Role operatorów – administrator i użytkownik
W ramach Comarch DMS Repozytorium można wyróżnić dwie główne role, jakie mogą pełnić operatorzy:
- Administrator – jest to użytkownik, który jednocześnie:
1. posiada uprawnienie administratora w Comarch DMS, tzn. w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2019/09/struktura-organizacyjna.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2019/09/struktura-organizacyjna.png)
Nowododany administrator posiada uprawnienia administratora także do obszarów , folderów podrzędnych
i dokumentów, które znajdowały się w Repozytorium zanim przyznano mu uprawnienia.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2023/09/Widok-ustawien-Administrator-i-Praca-z-modulem-wybranych-tak-aby-dany-uzytkownik-byl-jednoczesnie-administratorem-DMS-i-Repozytorium.png)
Administrator posiada w ramach Repozytorium wiele uprawnień niedostępnych dla standardowego użytkownika, takich jak:
- definiowanie typów dokumentu - w tym możliwość włączenia, edycji lub wyłączenia retencji
- definiowanie globalnej listy atrybutów
- dodawanie powodów unieważnienia dokumentów
- zarządzanie poziomem uprawnień innych użytkowników we wszystkich katalogach
i w stosunku do wszystkich dokumentów w Repozytorium
- tworzenie obszarów
(katalogów z przypisanym administratorem) w ramach katalogu głównego Repozytorium
- tworzenie, edycja i usuwanie obszarów
i katalogów
w każdym katalogu
w ramach Repozytorium
- dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów w ramach całego Repozytorium (poza katalogiem głównym Repozytorium)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-bez-admina.png)
Żeby usunąć administratora z Repozytorium, konieczna jest:
- zmiana parametru Praca z modułem na Obieg dokumentów – wtedy dany operator przestaje mieć jakikolwiek dostęp do Repozytorium, ale pozostaje administratorem DMS (więc może przywrócić sobie dostęp do Repozytorium)
albo
- zmiana parametru Administrator na Nie – wówczas dany operator ma nadal dostęp do Repozytorium, ale nie ma już w nim uprawnień administratora, nie ma nawet dostępu do wcześniej dodanych przez siebie obszarów
, katalogów podrzędnych
i dokumentów – dostęp do jakiegokolwiek katalogu
repozytorium musi mu być nadany przez aktualnego administratora.
W każdym przypadku usunięcia uprawnień administratora należy zapisać zmiany na karcie pracownika za pomocą ikony [Zapisz].
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2023/09/Usuwanie-administratora-Repozytorium-zmiana-parametru-Praca-z-modulem-uzytkownik-pozostaje-administratorem-DMS-ale-traci-dostep-do-Repozytorium.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2023/09/usuwani-admina-repo-2.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-bez-admina.png)
- Standardowy użytkownik – operator, którego dodano w Comarch DMS, a który nie jest administratorem i który w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki
[Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia, w sekcji Funkcjonalności ma parametr Praca z modułem wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Użytkownik może mieć następujące poziomy uprawnień: administrator obszaru, edytor albo przeglądający.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-bez-admina.png)
Rodzaje uprawnień operatorów
W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu administrator Repozytorium może nadać użytkownikowi jeden z trzech rodzajów uprawnień:
-
-
- Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru
/katalogu
/dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”, a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to obszar
, którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.
- Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru
-
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Widok-zawartosci-Folderu-2-dla-uzytkownika-ktoremu-nadano-w-stosunku-do-niego-uprawnienie-Przegladajacy-e1709729523217.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
-
-
- Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar
/katalog
/dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem” ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium. W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów
(zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.
- Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar
-
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Widok-zawartosci-folderu-5-e1709729684247.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/tworzenie-folder-c-e1709729771589.png)
Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar
Folder C.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Widok-obszaru-Folder-na-faktury-dla-administratora-Repozytorium-e1709729893185.png)
Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Widok-obszaru-Folder-na-faktury-dla-operatora-Jan-Kowalski-o-uprawnieniach-Edytor-e1709729950530.png)
-
-
- Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar
/katalog
/dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem” ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru
, dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.
- Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar
-
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/Folder-obszar.png)
Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-uprawnien-admina-do-obszaru-w-obszarze-1.png)
Następnie w ramach obszaru Folder 5 administrator utworzył nowy obszar
Folder na instrukcje, nadając operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora w stosunku do niego.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-uprawnien-admina-do-obszaru-w-obszarze-2-e1709730149141.png)
Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego
Folder 5.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-uprawnien-admina-do-obszaru-w-obszarze-3-e1709730040817.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/repo_obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/repo_obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/01/repo_obszar.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Widok-zawartosci-Folderu-4-dla-uzytkownika-ktoremu-nadano-w-stosunku-do-niego-uprawnienie-Administrator-e1709730453959.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/rodzaje-uprawnien.png)
Przykłady funkcjonowania uprawnień w Repozytorium
Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladM1.png)
Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy obszar
Styczeń 2022 i nadaje w nim uprawnienia administratora użytkownikowi "Barbara Nowacka".
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2024/03/Tworzenie-przez-administratora-obszaru-Styczen-2022.png)
Przy takim zdefiniowaniu uprawnień do tych obszarów zarówno "Barbara Nowacka", jak i "Anna Kowalik" mają uprawnienia do obszaru Styczeń 2022.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladM3-e1709730610185.png)
Jednocześnie operator "Barbara Nowacka" nie posiada żadnych uprawnień do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień - pomimo tego, że jest administratorem obszaru
znajdującego się w Folderze na potwierdzenia zamówień.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladM4-e1709730834937.png)
Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladM1.png)
Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy folder
Uwagi, nie dodając dodatkowego administratora.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2024/03/Tworzenie-przez-administratora-folderu-Uwagi.png)
Po wejściu do menu kontekstowego folderu
Uwagi i po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami administrator nadaje operatorowi "Barbara Nowacka" uprawnienie edytora w stosunku do tego folderu, wyszukując operatora za pomocą wyszukiwarki, klikając
[Dodaj] przy nazwisku "Barbara Nowacka", następnie w ramach pola Osoby z dostępem do pliku naciskając
obok tego użytkownika i wybierając opcję Edytor.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Wybor-przez-administratora-opcji-Zarzadzaj-uprawnieniami-z-menu-kontekstowego-folderu-Uwagi.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladO7-e1709730924405.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Zapisywanie-przez-administratora-uprawnien-edytora-dla-operatora-Barbara-Nowacka-e1709731178479.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladO2-e1709731253361.png)
Wówczas, kiedy administrator wybierze menu kontekstowe obszaru
Folder na potwierdzenia zamówień i opcję Zarządzaj uprawnieniami , wtedy będzie widoczne, że operator "Barbara Nowacka" co prawda znajduje się na liście Osoby z dostępem do pliku, ale z poziomem uprawnienia Brak dostępu.
Poziom uprawnień można zmienić z Brak dostępu na Edytor lub Przeglądający, naciskając strzałkę obok napisu Brak dostępu i wybierając odpowiednią opcję, a następnie
[Zapisz]
W ten sposób ułatwiono potencjalne nadanie uprawnień do folderu nadrzędnego dla osoby, która ma już uprawnienia do znajdującego się w nim folderu podrzędnego. Jeżeli natomiast administrator nie chce, żeby operatora "Barbara Nowacka" wyświetlano na liście, może usunąć tę pozycję z listy, klikając ikonę obok napisu Brak dostępu, a następnie
[Zapisz] - ta operacja nie wpłynie na uprawnienia operatora "Barbara Nowacka" w folderze podrzędnym.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Wybor-przez-administratora-opcji-Zarzadzaj-uprawnieniami-z-menu-kontekstowego-obszaru-Folder-na-potwierdzenia-zamowien.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/PrzykladO3-e1709731328837.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Opcje-zmiany-uprawnien-dla-uzytkownika-Barbara-Nowacka.png)
Na liście obszarów znajduje się obszar Folder 4 , a w nim dwa foldery podrzędne:
Folder 4.1 i
Folder 4.2.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2024/03/Zawartosc-obszaru-Folder-4.png)
Administrator nadaje uprawnienie „Przeglądający” operatorowi „Jan Kowalski” na poziomie obszaru Folder 4.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-2-Monika-ram.png)
Następnie administrator usuwa uprawnienia operatora „Jan Kowalski” na poziomie folderu podrzędnego Folder 4.1.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-2-Monika-2-ram.png)
Wówczas uprawnienia operatora "Jan Kowalski" na poszczególnych poziomach prezentują się następująco:
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-2-Monika-3-ram.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-2-Monika-5-ram.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/03/Przyklad-2-Monika-4-ram.png)
Przy dodawaniu uprawnień pracownikowi pod możliwymi do wyboru opcjami Przeglądający i Edytor dostępne są krótkie opisy możliwości działań na danym poziomie uprawnień – w wersji 2022.0.1 informacja dostępna pod opcją Edytor została zmodyfikowana, tak aby obejmować nowoprzyznane edytorowi uprawnienie archiwizacji dokumentów.
![](https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/Informacje-dotyczace-poziomu-uprawnien-w-oknie-zarzadzania-uprawnieniami.png)