Archiwizacja dokumentu

Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusu Zarchiwizowany.

Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.

 

Uwaga
W wersji 2022.0.1 nastąpiła zmiana dotycząca uprawnień do archiwizacji dokumentu – aktualnie dokument może być archiwizowany przez operatora, który posiada uprawnienia co najmniej edytora (a nie tylko administratora).

 

Opcja [Archiwizuj] jest dostępna w menu kontekstowym przy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu [Więcej akcji] dokumentu.

 

W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybrano opcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:

 

Komunikat, który zostaje wyświetlony po wyborze opcji „Archiwizuj” dla jednego elementu

 

Komunikat, który zostaje wyświetlony po wyborze opcji „Archiwizuj” dla wielu elementów

 

Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane.

Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk [Archiwizuj] – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

 

Archiwizowanie dokumentów

 

 

Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:

  • Podgląd dokumentu, typu dokumentu i wartości przypisanych mu atrybutów – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
  • Pobranie dokumentu na dysk (także poprzednich wersji dokumentu – jeśli był wersjonowany przed zarchiwizowaniem) – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
  • Zarządzanie uprawnieniami do dokumentu – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem administrator.
  • Przenoszenie dokumentu do innej lokalizacji – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej edytor
  • Wyświetlenie szczegółów dokumentu – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
  • Unieważnienie dokumentu
  • Edycja zakończenia okresu przechowywania (jeśli dokument podlega regule retencji)

 

W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:

  • Usunięcie dokumentu
  • Zmiana wartości atrybutów
  • Dodanie nowych atrybutów
  • Zmiana typu dokumentu
  • Zmiana nazwy dokumentu
  • Dodawanie nowych wersji dokumentu
  • Edytowanie wersji dokumentu
  • Usuwanie poprzednich wersji dokumentu

 

Podgląd zarchiwizowanego dokumentu

 

Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.

 

Lista dokumentów, dokumenty aktywne i zarchiwizowane

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Powrót do początku artykułu