Konfiguracja kontrolki typu Załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow

Uwaga

W aktualnej wersji Comarch DMS w ramach typów obiegów, dla których został włączony zapis załączników do Repozytorium, nie są dostępne funkcjonalności:

  • przekazanie czasowe
  • przekazanie z listy

W następnych wersjach Comarch DMS będą prowadzone prace nad udostępnieniem tych funkcjonalności

 

Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia:

  • automatyczne przesyłanie do Repozytorium plików, które zostały dodane za pomocą kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS w module Workflow;
  • od wersji 2023.1.0 dodawanie pliku z modułu Repozytorium do kontrolki typu załącznik w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium)

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: ’Ogólne’ i ’Archiwa’.

 

Pola w zakładce 'Ogólne’ kontrolki typu załącznik

 

W zakładce ’Archiwa’:

 

  •  jeżeli współpraca z modułem Repozytorium jest wyłączona, znajduje się checkbox ’Manager dokumentów’.
  • jeśli współpraca z Repozytorium jest włączona, w tym miejscu pojawia się checkbox ’Współpraca z Repozytorium’ (od wersji 2023.1.0; wcześniej 'Zapisz do Repozytorium’).

 

Opcja „Współpraca z Repozytorium” w zakładce „Archiwa” we właściwościach kontrolki typu załącznik (przed zaznaczeniem checkboxa)

 

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium lub dodawania plików z Repozytorium do kontrolki była możliwa, należy kolejno:

1. w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę ’Archiwa’

2. zaznaczyć opcję ’Współpraca z Repozytorium’

3. określić warunki zapisu, takie jak:

 

  • przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.

 

Lokalizacja – struktura drzewa folderów w module Repozytorium

 

Wybór określonej lokalizacji ( w tym przypadku Folderu 1) w module Repozytorium z poziomu właściwości kontrolki typu załącznik w aplikacji stacjonarnej

  • w ramach pól:  ‘Podczas zapisu załącznika w Repozytorium stosuj’ i ’Podczas pracy z załącznikiem z Repozytorium stosuj’”, dostępnych od wersji 2024.2.0 w wyniku zastąpienia pola ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’), rodzaj uprawnień do zapisu i odczytu danych w module Workflow we współpracy z modułem Repozytorium

 

W każdym z pól dostępne są dwie opcje:

    • Login własny operatora – zapis załącznika/praca z załącznikiem odbywa się w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki/pracuje z załącznikiem.
    • Login operatora z konfiguracji – zapis załącznika/praca z załącznikiem odbywa się w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce „Ustawienia” w sekcji ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu w pole „Kontrolki typu Załącznik” i w przycisk „Ustaw”

Operator, w zależności od tego, jakie opcje wybrał w tych dwóch polach, może korzystać:

    • Z uprawnień własnych zarówno podczas zapisu załącznika, jak i podczas dalszej pracy z załącznikiem (mapowania wartości, odczytu załącznika) – jeśli wybrano następujące ustawienia:

 

    • Z uprawnień operatora z konfiguracji zarówno podczas zapisu załącznika, jak i podczas dalszej pracy z załącznikiem (mapowania wartości, odczytu załącznika) – jeśli wybrano ustawienie „Login operatora z konfiguracji” w polu „Podczas zapisu załącznika w Repozytorium stosuj” (w tym przypadku pole „Podczas pracy z załącznikiem z Repozytorium stosuj” ustawia się automatycznie i jest nieedytowalne):

 

    • Z uprawnień własnych podczas zapisu załącznika, zaś z uprawnień operatora z konfiguracji podczas dalszej pracy z załącznikiem (mapowania wartości, odczytu załącznika) – jeśli wybrano następujące ustawienia:

 

 

Przyklad

Przykład zapisywania załącznika w Repozytorium w imieniu operatora z konfiguracji:

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

Ustawianie operatora domyślnego dla Repozytorium

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik w polu „Podczas zapisu załącznika w Repozytorium stosuj” zaznaczono „Login operatora z konfiguracji”.

 

Wybór loginu operatora Repozytorium z konfiguracji

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

 

Dokument z kontrolką typu załącznik zapisany przez Administratora (przy zaznaczonej opcji 'Login operatora z konfiguracji’)

 

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

Dokument utworzony przez Administratora – jako autor dokumentu figuruje Anna Nowa, ponieważ została wybrana na operatora domyślnego w Repozytorium

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji ’Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

1. typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny).

Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie.

Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.

Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

Wskazówka
Od wersji 2023.1.0 wybór typów dokumentów w ramach kontrolki typu załącznik określa również, które typy dokumentów i przypisane do nich dokumenty będą dostępne w ramach okna „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z Repozytorium do dokumentów w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium ).

Widok przykładowych typów dokumentów zdefiniowanych w module Repozytorium

 

 

Wybór typu dokumentów we właściwościach kontrolki typu załącznik

 

Przyklad

Ustawianie typów dokumentów dostępnych w oknie „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z modułu Repozytorium do modułu Workflow

Użytkownik w ustawieniach kontrolki typu załącznik „Załącznik”, w zakładce „Archiwa”, po zaznaczeniu parametru „Współpraca z Repozytorium” i wybraniu lokalizacji oraz loginu operatora:

  • usunął domyślny typ dokumentu „Nieokreślony”;
  • dodał dwa typy dokumentów dostępne w Repozytorium: „Faktura Zakupu” i „instrukcja”, wraz z atrybutami i zapisał zmiany

 

Typy dokumentów dodane w ustawieniach kontrolki typu załącznik „Załącznik”

 

  • po dodaniu nowego dokumentu i kliknięciu kontrolki „Załącznik”, a następnie wyborze opcji „Z Repozytorium” zostaje otwarte okno, w którym dostępne są jedynie dwa typy dokumentów, zgodnie z ustawieniami kontrolki – „Faktura Zakupu” i „instrukcja”.

 

Okno „Dodaj załącznik”, w którym dostępne są tylko dwa typy dokumentów – „Faktura Zakupu” i „instrukcja”

 

2. kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone).

Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.

Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w ’Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

 

Uwaga
Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow  do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.

 

Przyklad

Wybór atrybutów

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

Definiowanie typu dokumentu ‘Faktura zakupu’ w module Repozytorium – atrybuty ustawione jako wymagane

 

Definiowanie typu dokumentu ‘instrukcja’ w module Repozytorium – atrybuty nie są ustawione jako wymagane

 

Dodawanie atrybutów i kontrolek we właściwościach kontrolki ‘Załącznik’

 

3. w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

 

Wybór etapu mapowania

 

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany.

Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu.

Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

  • atrybut krótki tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL,  typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane,  typu kontrahent, typu lista,  typu tekst, typu towar,  typu URL,  typu właściciel
  • atrybut długi tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL,  typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane,  typu kontrahent, typu lista,  typu tekst, typu towar,  typu URL,  typu właściciel
  • atrybut liczba (z odznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita
  • atrybut liczba (z zaznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita, typu liczba rzeczywista, typu liczba stałoprzecinkowa
  • atrybut data – kontrolka typu data i godzina
  • atrybut wartość logiczna – kontrolka typu wartość logiczna

 

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika z dysku lub ze skanu na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik.

 

Okno wyboru typu dokumentu po naciśnięciu kontrolki typu załącznik

 

Przypisanie typu dokumentu dla załącznika dodanego do Repozytorium z poziomu Workflow lub załącznika dodanego z Repozytorium do dokumentu w Workflow można później zmienić, klikając na ikonę obok nazwy załącznika, wybierając inny typ dokumentu i zapisując zmiany. Zmiana typu dokumentu będzie widoczna w module Repozytorium.

 

Zmiana typu dokumentu, do którego przypisano dany dokument

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Powrót do początku artykułu