Okno automatycznego generowania dokumentów

Uwaga
Zastrzegamy, że mogą pojawić się sytuacje, w których w ramach mechanizmu punktów ACD we współpracy ze skrzynką mailową pobranie załącznika z maila nie jest możliwe. Tego typu sytuacje nie zależą od mechanizmów zastosowanych w Comarch DMS, są związane z niestandardowymi formatami mailowymi generowanymi przez aplikacje trzecie, za pośrednictwem których maile są wysyłane.

W takich sytuacjach należy zweryfikować nadawcę wiadomości email i ewentualnie zapytać, czy mail może zostać wysłany za pomocą innego narzędzia.

 

Okno pracującego punktu konfiguracyjnego podzielone jest na trzy sekcje:

–  sekcja, w której wyświetlane do podglądu są załączniki graficznie typu pdf, jpg, tiff, png, w jej prawej części znajduje się lista załączników, które można wyświetlić po lewej stronie. Na liście załączników dostępne są przyciski umożliwiające zmianę kolejności na liście załączników, przyciski umożliwiające obrót załączonego pliku ( dla plików graficznych), przyciski umożliwiające powiększenie lub pomniejszenie wyświetlanego załącznika, przycisk pozwalający na przełączanie podglądu między podglądem wbudowanym a DevExpress, przycisk umożliwiający przełączanie podglądu do domyślnej aplikacji zewnętrznej oraz przycisk pozwalający na usunięcie załączników z listy załączników.

W ramach podglądu załącznika dostępne są następujące przyciski:

– ikona wydruku załącznika.

 

– ikona szybkiego wydruku załącznika przy podglądzie za pomocą DevExpress .

 

– ikona funkcjonalności zmiany ustawień widoku podglądu załącznika w formie pliku graficznego przy podglądzie za pomocą Devexpress.

 

– ikony służące do zmiany strony w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

– ikony służące do zmiany strony w plikach PDF przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

 

– ikony służące do przejścia na koniec lub początek dokumentu w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

 

– panel do nawigacji po dokumencie w formie pliku graficznego przy podglądzie za pomocą DevExpress.

 

 – ikona zmniejszenia skali podglądu dokumentu (zoom -).

 

 – ikona umożliwiająca ustawienie procentowej wielkości podglądu załącznika.

 

 – ikona zwiększenia skali podglądu dokumentu (zoom +).

 

– układ strony w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress

 

– układ strony w plikach PDF przy podglądzie za pomocą DevExpress

 

– możliwość ciągłego przewijania pomiędzy stronami dokumentu w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą Devexpress

 

– przycisk aktywny po zaznaczeniu podglądu dwóch stron obok siebie w ramach ikony ; przenosi do pierwszej strony wydruku w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress

 

–  przy podglądzie za pomocą DevExpress ikona umożliwiająca zapis na dysku załącznika-pliku graficznego w formie pliku o typie: .pdf, .html, .mht, .rtf, .xls, .xlsx, . csv, .txt, .img

 

–  przy podglądzie za pomocą DevExpress ikona umożliwiająca zapis załącznika graficznego w formie pliku w powyższych typach oraz przesłanie go mailem.

 

– sekcja, w której po kliknięciu w przycisk wyświetlana jest lista pobranych wiadomości e-mail.

W pliku DMS.exe.config znajduje się klucz <add key=”MailsMaximumNumber” value=”” />, w którym można zmienić liczbę maili pobieranych jednorazowo ze skrzynki pocztowej. Domyślnie wartość klucza ustawiona jest na 15, oznacza to, że jednorazowe odświeżenie listy maili za pomocą przycisku pobierze i wyświetli na liście kolejne 15 wiadomości.

W przypadku, gdy w kluczu zostanie ustawiona wartość 0, wówczas będą pobierane wszystkie wiadomości e-mail.

W wersji 2022.0.3 w aplikacji desktopowej Comarch DMS w punktach ACD współpracujących ze skrzynką pocztową dodano pole Pobieranie maili, w ramach którego użytkownik może wybrać kolejność, w jakiej maile zostaną pobrane do punktu.

W polu Pobieranie maili możliwy jest wybór jednej z trzech możliwości:

  •   Od najnowszych – opcja domyślna; zostanie pobrana paczka maili, licząc od najnowszego znajdującego się w skrzynce
  •   Od najstarszych– zostanie pobrana paczka maili, licząc od najstarszego w skrzynce
  •   Z okresu – zostanie pobrana paczka maili z przedziału dat, wybranego w ramach okienek „Od” i „Do”, które pojawiają  się pod polem Pobieranie maili po zaznaczeniu tej opcji.  Daty można wybrać z kalendarza, wyświetlanego po  kliknięciu w strzałkę. Maile są pobierane licząc od pierwszego maila z dnia wybranego w rubryce „Od”.

 

Uwaga

Jeżeli w przypadku wyboru opcji “Z okresu” w podanym okresie znajduje się więcej wiadomości niż określono w pliku dms.exe.config w kluczu  MailsMaximumNumber (domyślna wartość 15), wówczas maile, które przekraczają tę liczbę, nie zostaną pobrane pomimo tego, że znajdują się w określonym przedziale.

Na przykład: jeżeli w ramach pola “Pobieranie maili” wybrano opcję “Z okresu” i wpisano zakres dat  od 1 do 30 maja, to chociaż na skrzynkę mailową przyszło wówczas 50 wiadomości, zostanie pobranych tylko 15, ponieważ <add key=”MailsMaximumNumber” value=”15″ />,

Klucz MailsMaximumNumber w pliku dms.exe.config

 

Punkt ACD współpracujący ze skrzynką pocztową, wybór opcji w ramach pola „Pobieranie maili”

 

Punkt ACD współpracujący ze skrzynką pocztową po wyborze opcji „Od najnowszych” w polu „Pobieranie maili”

 

Punkt ACD współpracujący ze skrzynką pocztową po wyborze opcji „Od najstarszych” w polu „Pobieranie maili”

 

Punkt ACD współpracujący ze skrzynką pocztową po wyborze opcji „ Z okresu” – określanie daty „Od”

W sekcji dostępne są również parametry:

  • ‘Pokaż maile przeprocesowane z ostatnich …dni’ parametr odpowiada za wyświetlanie maili z których zostały wygenerowane dokumenty we wskazanej liczbie dni
  • ‘Zaznacz wszystko’ – parametr odpowiadający za zaznaczenie wszystkich pozycji na liście maili.

 

Po zaznaczeniu checkboxa [Zaznacz wszystko] lub checkboxa obok dokumentu/dokumentów nad listą dokumentów pojawia się ikona kosza , po kliknięciu której następuje usunięcie zaznaczonych dokumentów.

 

– sekcja z danymi pobranymi z wiadomości e-mail w punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów. Na definicji punktu zdefiniowano mapowanie informacji pochodzących z wiadomości na kontrolki typu tekst (Temat, Treść maila)  i typu data (data) oraz wskazano mapowanie załącznika na kontrolkę typu załącznik o nazwie Załączniki.

 

Przykład punktu konfiguracyjnego współpracującego ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów

 

Dokumenty przetworzone przez OCR inicjowane są na liście dokumentów Comarch DMS po kliknięciu przycisku .  W ramach rozwijanej listy znajdującej się na lewo od tego przycisku można wybrać jedną opcję, która określa, jakie dokumenty z listy dokumentów mają być generowane. Dostępne są następujące opcje:

  • Wybrane – po wyborze tej opcji i przycisku „Generuj”  generowane są dokumenty wybrane ręcznie przez użytkownika
  • Wszystkie – po wyborze tej opcji i przycisku „Generuj”  generowane są wszystkie dokumenty dostępne w folderze źródłowy

Wybór dokumentów do generowania

 

Istnieje możliwość zatrzymania generowania dokumentów – w tym celu należy kliknąć w przycisk [Zatrzymaj], który znajduje się w oknie „Inicjowanie dokumentów”. Generowanie dokumentów zostanie wówczas przerwane.

 

Okno „Inicjowanie dokumentów” z przyciskiem „Zatrzymaj”

 

Kiedy wybrany dokument został wygenerowany, jeśli określono wartości kontrolek podczas konfiguracji obiegu, dane, które zostały rozpoznane przez usługę  OCR zostaną wyświetlone w kontrolkach karty obiegu.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 

Powrót do początku artykułu