Okno managera dokumentów złożone jest z dwóch części, w lewej wyświetlana jest struktura katalogów managera, w prawej wyświetlana jest zawartość katalogu podświetlonego na drzewie katalogów.
Prawa część okna posiada dwa tryby wyświetlania:
- po kliknięciu w ikonę
– tryb wyświetlający listę dokumentów ze szczegółami tj. datą modyfikacji oraz imieniem i nazwiskiem operatora modyfikującego. Dla dokumentów dodatkowo wyświetlane są informacje o liczbie wersji dokumentu, statusie dokumentu (w przypadku dokumentów archiwalnych wyświetlany jest status „Archiwalny”), rozszerzeniu i rozmiarze dokumentu.
- po kliknięciu w ikonę
– tryb wyświetlający duże ikony dokumentów i katalogów
W oknie dostępne są przyciski:
– umożliwia dodanie nowego dokumentu – istnieje możliwość, aby dokumenty o określonych rozszerzeniach nie mogły być dodane do Managera dokumentów (zob. Czarna lista zakazanych rozszerzeń plików w Managerze dokumentów)
– umożliwia dodanie nowego katalogu
– umożliwia wyszukiwanie dokumentów i katalogów po zadanej frazie
– wyświetla menu z parametrami:
-
-
- Pokaż archiwalne – zaznaczenie powoduje wyświetlenie dokumentów archiwalnych na liście
- Ukryj katalogi – zaznaczenie spowoduje, że w zawartości katalogu będą wyświetlane tylko dokumenty.
-
– usuwa zaznaczenie parametrów filtra oraz frazę wyszukiwania
– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie dużych ikon
– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie listy ze szczegółami dokumentów i katalogów
– przycisk wyświetlany w prawej części okna managera dokumentów, obok nazwy katalogu, pozwala na przejście do katalogu nadrzędnego
– przyciski nad drzewem katalogów, pozwalają na zmianę kolejności katalogów wyświetlanych w ramach katalogu nadrzędnego.
Dla katalogów i dokumentów dostępne jest menu kontekstowe, wyświetlane po kliknięciu na dany element prawym przyciskiem myszki.
W menu kontekstowym dla katalogu dostępne są opcje:
- Otwórz – wybranie opcji powoduje podświetlenie na drzewie i wyświetlenie zawartości katalogu, w kontekście którego wywołano menu.
- Zmień nazwę – wybranie opcji powoduje otworzenie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy katalogu.
- Usuń – usuwa katalog z managera dokumentów. Po wyborze opcji wyświetlany jest komunikat informujący o nieodwracalnym charakterze operacji – jeśli operator chce zrezygnować z usunięcia katalogu, powinien kliknąć „Anuluj” albo znak „x”, jeśli nadal chce usunąć katalog – powinien wybrać „OK”.
- Dodaj dokument – dodaje dokument do katalogu, w kontekście którego wyświetlono menu.
- Dodaj katalog – wywołuje okno dodania nowego katalogu. W ramach okna dostępne są parametry:
Wersjonowanie – jeśli zaznaczono parametr, wówczas każdy dokument dodawany do tego katalogu będzie mógł mieć wgraną kolejną wersję
Włącz archiwizację – jeśli parametr został zaznaczony, wtedy istnieje możliwość automatycznej archiwizacji dokumentów znajdujących się w katalogu po zadanej liczbie dni
Archiwizuj dokumenty po upływie – parametr dostępny po zaznaczeniu Włącz archiwizację; określa liczbę dni, po upływie których dokumenty zostaną zarchiwizowane
Po zapisie okna, katalog zostanie dodany jako podrzędny katalogowi, z poziomu którego wywołano menu.
- Właściwości – uruchamia okno, w którym prezentowane są właściwości katalogu (zob. Właściwości katalogu).
- Uprawnienia – uruchamia okno, w którym administrator wskazuje pracowników uprawnionych do pracy z zawartością katalogów (zob. Uprawnienia do katalogów).
W menu kontekstowym dla dokumentu dostępne są opcje:
- Otwórz – Otwiera dokument w programie domyślnym dla danego typu pliku.
- Zmień nazwę – wybranie opcji powoduje otworzenie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu.
- Pobierz – umożliwia pobranie dokumentu na dysk. Po kliknięciu tej opcji po naciśnięciu przycisku
możliwy jest wybór miejsca zapisu pobranego pliku. W ramach sekcji „Pobierz wersję” można – poprzez kliknięcie na wybraną pozycję – wybrać, która wersja dokumentu ma zostać pobrana (jeśli dokument jest wersjonowany). Aby pobrać dokument, należy nacisnąć „Zapisz”. Jeżeli zaznaczono parametr „Uruchom po zapisie”, wówczas dokument zostanie automatycznie otwarty po pobraniu.
- Dodaj wersję – umożliwia dodanie nowej wersji dokumentu.
- Lista wersji – wyświetla listę wersji dokumentu.
- Archiwizuj – oznacza dokument jako archiwalny. Po wyborze tej opcji wyświetlany jest komunikat dotyczący potwierdzenia archiwizacji – jeśli operator chce zrezygnować z archiwizacji dokumentu, powinien kliknąć „Anuluj” albo znak „x”, jeśli nadal chce zarchiwizować dokument – powinien wybrać „OK”.
- Usuń – usuwa dokument. Po wyborze tej opcji wyświetlany jest komunikat dotyczący potwierdzenia usunięcia dokumentu – jeśli operator chce zrezygnować z usunięcia dokumentu, powinien kliknąć „Anuluj” albo znak „x”, jeśli nadal chce usunąć dokument – powinien wybrać „OK”.
- Właściwości – uruchamia okno, w którym prezentowane są właściwości dokumentu (zob. Właściwości dokumentu).
- Uprawnienia – uruchamia okno, w którym określani są pracownicy uprawnieni do pracy z dokumentem (zob. Uprawnienia nadawane na dokumencie).
