Podpisy elektroniczne dokumentów w formacie pdf - Baza Wiedzy programu Comarch DMS

W wersji 2023.0.0 została wprowadzona funkcjonalność elektronicznego podpisywania dokumentów w formacie PDF.

W aktualnej wersji możliwość podpisania dokumentu jest dostępna jedynie w aplikacji stacjonarnej Comarch DMS.

Na karcie obiegu dokumentu obok linku załącznika znajduje się przycisk, po którego naciśnięciu zostaje wyświetlona formatka, w ramach użytkownik dokonuje wyboru certyfikatu.

Kiedy certyfikat został wybrany i nastąpiło uwierzytelnienie (użytkownik wpisał poprawne hasło do certyfikatu) obok ikony załącznika pojawia się symbol oznaczający, że dany dokument został podpisany.

Symbol informujący o podpisie elektronicznym danego dokumentu jest widoczny w aplikacji serwerowej (dawny web), jeżeli taki podpis został przedtem złożony w aplikacji desktop.

Przycisk służący do podpisu elektronicznego dokumentu jest dostępny tylko wtedy, kiedy w ramach konfiguracji danej kontrolki typu załącznik zaznaczono checkbox „Podpisy elektroniczne PDF”.

W wersji 2023.0.0 została także wprowadzona funkcjonalność kontroli, czy załącznik, który został dodany z dysku został przedtem podpisany elektronicznie w innym programie.

Jeśli dokument dodany z dysku do kontrolki typu załącznik został uprzednio podpisany elektronicznie, zostaje oznaczony odpowiednim symbolem analogicznie do dokumentów podpisanych w Comarch DMS.

Istnieje możliwość ponownego podpisania takiego dokumentu w Comarch DMS – w takim przypadku na dokumentach będą się znajdować obok siebie zarówno poprzedni podpis, jak i ten dodany w Comarch DMS. Oznaczenie tego dokumentu na karcie obiegu nie ulegnie wówczas zmianie.

Konfiguracja kontrolki załącznik

W wersji 2023.0.0 w ustawieniach kontrolki typu załącznik na zakładce „Ogólne” został dodany checkbox „Podpisy elektroniczne PDF”.

Konfiguracja kontrolki typu Załącznik, zakładka Ogólne – checkbox „Podpisy elektroniczne PDF”

Domyślnie checkbox „Podpisy elektroniczne PDF” jest odznaczony. Jeżeli użytkownik zaznaczy checkbox, wówczas przy załącznikach dodanych na dokumentach w Comarch DMS dostępny jest dodatkowy przycisk do podpisywania dokumentów (ikona certyfikatu).

Uwaga

Dodatkowy przycisk (ikona ceryfikatu) jest widoczny jedynie przy załącznikach w formacie PDF.

Załączniki na dokumencie Comarch DMS

Od wersji 2023.0.0 jeżeli:

W ustawieniach danej kontrolki typu załącznik zaznaczono checkbox „ Podpisy elektroniczne PDF”
Do danej kontrolki typu załącznik dodano załącznik w formacie PDF

Wówczas przy takim załączniku w aplikacji stacjonarnej Comarch DMS dostępna jest dodatkowa ikonka , która służy do złożenia podpisu elektronicznego.

Uwaga

Funkcjonalność elektronicznego podpisywania dokumentów nie jest dostępna dla:

Dokumentów w Managerze dokumentów
Dokumentów dodawanych z Managera dokumentów jako załączniki do dokumentu w module Workflow

Jeśli użytkownik naciśnie ikonę podpisu elektronicznego obok dokumentu, który został dołączony z Managera dokumentów, wówczas wyświetlony zostaje następujący komunikat:

Komunikat informujący o braku możliwości podpisu elektronicznego dla dokumentów z Managera dokumentów

Ikona certyfikatu widoczna obok załączników w formacie PDF

Gdy użytkownik kliknie w ikonkę , wtedy zostaje otwarta formatka, w ramach której należy wybrać odpowiedni certyfikat.

Kiedy użytkownik naciśnie [Ok], a następnie przy próbie zapisu dokumentu wpisze w ramach wyświetlanego okienka prawidłowe hasło i kliknie na przycisk [Ok], wówczas dokument zostanie podpisany za pomocą certyfikatu elektronicznego.

Jeśli użytkownik wprowadzi niewłaściwe hasło, wówczas zostanie wyświetlony komunikat z informacją o błędzie.

Okno, w ramach którego należy wpisać hasło do certyfikatu

Komunikat wyświetlany, jeśli wprowadzono niepoprawne hasło

Jeżeli użytkownik kliknął w ikonę , jednak nie posiada żadnego certyfikatu elektronicznego, wówczas zostaje wyświetlone okno z następującą informacją:

Okno wyświetlane, jeśli użytkownik kliknął w ikonę certyfikatu, a nie ma żadnego certyfikatu elektronicznego

Jeśli dany dokument został podpisany elektronicznie, wówczas po zapisaniu dokumentu w module Workflow w prawym dolnym rogu ikony załącznika PDF widoczny jest czerwony symbol certyfikatu .

Załączniki dodane do dokumentu – załącznik PDF w kontrolce „Załącznik 2” został podpisany elektronicznie

Uwaga

Nie jest możliwe usunięcie podpisu dokumentu.

Jeżeli dokument został podpisany elektronicznie w Comarch DMS, wówczas na podglądzie dokumentu widoczny jest graficzny podpis cyfrowy, na ostatniej stronie, na końcu dokumentu.

Przykładowy graficzny podpis cyfrowy widoczny na podglądzie załącznika

Widoczność podpisu w formie graficznej zależy od viewera, w którym wyświetla się plik.

Możliwe jest wielokrotne podpisywanie dokumentu, przez wielu operatorów, nie ma także limitu ilości podpisujących operatorów ani podpisów. Po pierwszym podpisie widoczna jest ikona , kolejne podpisy nie mają wpływu na jej wyświetlanie.

Aplikacja serwerowa

Elektroniczne podpisywanie dokumentów w formacie PDF nie jest dostępne w aplikacji serwerowej ani web Comarch DMS, dlatego nie jest tam wyświetlany przycisk podpisu elektronicznego dokumentu .

Jeżeli natomiast dany dokument został podpisany w aplikacji stacjonarnej Comarch DMS, wówczas obok ikony załącznika w aplikacji serwerowej (dawna web) widoczna jest ikona , która oznacza złożony podpis. W aplikacji web nie jest aktualnie wyświetlane oznaczenie złożonego podpisu elektronicznego.