Przykład obiegu dokumentów „Zapotrzebowanie” w aplikacji Comarch DMS w wersji 2023.0.0
Rozpoczęcie pracy
Aby rozpocząć pracę na przygotowanym przykładzie, należy zaimportować go za pomocą opcji Importuj
.
Następnie w oknie Import typu obiegu należy:
- zaznaczyć check „Prezentuj predefiniowane typy dokumentów”
- wybrać plik „Zapotrzebowanie.workflow”
Opis
Przykład prezentuje proces złożenia zapotrzebowania na produkty/usługi np. na materiały biurowe, sprzęt IT, surowce, itp. Dokument przechodzi przez kolejne etapy, w których odpowiedzialni za niego pracownicy uzupełniają formularz niezbędnymi danymi. Po przejściu wszystkich etapów dokument trafia do etapu Archiwizacji.
Procesowanie
Na etapie „Rejestracja wniosku” należy uzupełnić niezbędne informacje:
- dotyczące realizacji zapotrzebowania, min. Datę utworzenia, osobę, która takie zapotrzebowanie utworzyła. Należy dodać informacje o przedmiotach, o które wnioskuje dany pracownik w sekcji „Pozycje”
- na temat dostawcy, jeśli pracownik je posiada, który może zrealizować dane zapotrzebowanie, można go wprowadzić do odpowiedniego pola na karcie obiegu poprzez wybór z listy, pole ‘Wybór dostawcy’ lub dodając go w polu ‘Preferowany dostawca’.
Po wprowadzeniu niezbędnych danych dokument należy przekazać do etapu „Akceptacja przełożonego”, w którym kierownik weryfikuje zawarte we wniosku informacje i decyduje o kolejnym kroku:
- jeśli wniosek zostaje odrzucony, dokument należy przekazać do etapu „Dokument odrzucony”.
- jeśli zostaje zaakceptowany i wartość zapotrzebowania jest >=5000 dokument należy przekazać do etapu „Akceptacja Zarządu”.
- jeśli wartość zapotrzebowania jest <5000 dokument należy przekazać do etapu „Realizacja przez dział zakupów”, w którym należy uzupełnić informacje o formie i terminach dostawy. Zaakceptowany przez Zarząd dokument również należy przekazać do działu zakupów.
Po uzupełnieniu niezbędnych informacji dokument należy przekazać do etapu „Archiwum”, w celu jego archiwizacji.