Reguła przechowywania dokumentów w Repozytorium – retencja dla użytkownika

Administrator systemu może dla określonego typu dokumentu ustalić retencjęczas, podczas którego dokument danego typu nie może zostać usunięty z systemu.

Zasadom retencji podlega każdy dokument, do którego przypisano dany typ dokumentu.

Po zakończeniu okresu retencji, w zależności od określonych przez administratora systemu warunków retencji, dokument może pozostać na liście dokumentów lub trafić do lokalizacji „Pliki usunięte po retencji” dostępnej jedynie dla administratora systemu.

 

Uwaga
W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmianę dotyczącą dokumentów, do ktorych przypisano typ dokumentu z określoną regułą retencji – taki dokument może zostać usunięty aż do czasu zarchiwizowania dokumentu.

Nie jest natomiast możliwe usunięcie zarchiwizowanego dokumentu podlegającego regule retencji

 

Dla zarchiwizowanych plików znajdujących się na liście dokumentów i podlegających regule retencji w menu możliwe jest:

  • pobranie na dysk lokalny (dla pojedynczego elementu; dotyczy także poprzednich wersji dokumentu, dodanych zanim został zarchiwizowany);
  • przeniesienie do innej lokalizacji;
  • zobaczenie/ukrycie szczegółów;
  • zarządzanie uprawnieniami (dla pojedynczego elementu);
  • unieważnienie dokumentu;
  • edytowanie zakończenia okresu przechowywania dokumentu.

 

Wskazówka
Wszystkie dokumenty, które zostały usunięte po okresie retencji,widoczne dla Administratora Repozytorium w  zakładce [Ustawienia], po wyborze opcji „Zarządzanie aplikacją”, a następnie „Pliki usunięte po retencji”, gdzie są dostępne przez 30 dni. Później zostają trwale usunięte

 

Dokładny opis mechanizmu retencji  jest dostępny w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!