Repozytorium – konfiguracja początkowa dla administratora

Dodawanie uprawnień dostępu do modułu Repozytorium

Po instalacji opisanej w artykułach: Repozytorium – instalacja dla administratora i Konfiguracja aplikacji WEB (nowej aplikacji web) do współpracy z modułem Repozytorium  należy uruchomić aplikację desktopową Comarch DMS.

1. W pierwszej kolejności trzeba nadać uprawnienia osobom, które mają pracować z modułem Repozytorium. W tym celu konieczne jest (kolejno):

Uwaga

Aby uniknąć problemów z dostępem do Repozytorium należy najpierw zapisać w ramach zakładki „Struktura organizacyjna” uprawnienia Administratora i jeszcze przynajmniej jednej osoby, która powinna mieć uprawnienia administratora w Repozytorium, ale nie jest administratorem Comarch DMS. Nawet, jeżeli dana osoba miała już wcześniej wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium”, należy przełączyć na „Obieg Dokumentów”, zapisać, przełączyć z powrotem na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i ponownie zapisać. Tak samo powinno się postępować w stosunku do wszystkich osób, które miały wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” przed konfiguracją modułu Repozytorium. W przeciwnym wypadku takie osoby nie mają dostępu do Repozytorium.

Przyklad

Użytkownik „Administrator” (który jest jednocześnie administratorem Comarch DMS) przed rozpoczęciem pracy z modułem Repozytorium loguje się do aplikacji desktopowej Comarch DMS, następnie wchodzi do zakładki „Struktura organizacyjna” , wybiera sekcję „Pracownicy”,  później swoją  kartę pracownika, a następnie sekcję „Uprawnienia” i, w ramach działu „Funkcjonalności”, pole „Praca z modułem”. Tam zmienia dotychczas ustawioną opcję  „Obieg Dokumentów i Repozytorium” na „Obieg Dokumentów”, zapisuje za pomocą ikony dyskietki , a potem znów zmienia na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i zapisuje.

 

 

Następnie wybiera kartę pracownika „Jan Abacki” i nadaje mu uprawnienia do Repozytorium, podobnie, jak uczynił to dla siebie – z tą różnicą, że „Jan Abacki” nie jest administratorem Comarch DMS.  Następnie zapisuje zmianę.

 

 

Po przeprowadzeniu powyższych czynności administratorami Repozytorium są użytkownicy „Administrator” i „Jan Abacki”. Mogą oni teraz swobodnie pracować z Repozytorium.

Operatorzy, którzy jednocześnie:

zostają dodani do modułu Comarch DMS Repozytorium jako administratorzy, co oznacza poniższe uprawnienia:

Przejście do modułu Repozytorium i utworzenie struktury folderów

2. Kiedy zapisano już uprawnienia pracowników do pracy z modułem „Obieg dokumentów i Repozytorium„, wówczas należy kliknąć zakładkę [Repozytorium] i nacisnąć przycisk [Uruchom aplikację web].

Wówczas (od wersji 2024.0.0) operator zostaje przeniesiony do okna logowania do  nowej aplikacji webowej w przeglądarce.

3. Po wpisaniu loginu i hasła, a następnie kliknięciu „Zaloguj się” pojawia się okno „Jesteś już zalogowany” z pytaniem dotyczącym zmiany sesji. Należy kliknąć „Zaloguj się ponownie”, zalogować się, a wówczas operator zostanie przeniesiony do strony startowej nowej aplikacji webowej Comarch DMS, gdzie w bocznym menu należy wybrać zakladkę [Repozytorium].

4. Administrator powinien zacząć pracę  w Repozytorium od utworzenia struktury folderów.

W ramach katalogu głównego  [Repozytorium] jedynie administrator DMS może dodać nowe foldery.

W tym celu należy wybrać przycisk [Nowy folder]. Pojawi się wówczas okno dodawania folderu. Należy wpisać nazwę folderu w polu „Nazwa folderu„.

W ramach katalogu głównego jest możliwe dodawanie tylko obszarów – folderów z przypisanym administratorem, dlatego w polu „Wybierz nowego administratora” konieczne jest znalezienie w wyszukiwarce pracownika lub pracowników, którzy mają zostać administratorami nowego folderu. Aby wyszukać danego użytkownika, wystarczy wpisać pierwszą literę jego imienia.

Po wyborze administratorów należy zapisać zmiany, klikając w przycisk [Utwórz]. Nowy folder jest widoczny na liście dokumentów w ramach katalogu głównego    [Repozytorium] oraz na strukturze folderów na panelu po lewej stronie.

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 1” . Na jego administratorów wyznacza 2 użytkowników: „Jan Kowalski” i „Joanna Bławatek”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 1”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Joanna Bławatek” do folderu „Folder 1”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu ma on wówczas możliwość usunięcia takiego dostępu. Może także zamiast tego zmienić zakres uprawnień użytkownika do folderu.

 

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 2” . Na jego administratora wyznacza tylko 1 użytkownika: „Aleksandra Maj”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 2”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu „Folder 2”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu nie ma on wówczas możliwości usunięcia takiego dostępu ani modyfikacji uprawnień użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu.

 

Osoba, którą wybrano na administratora danego obszaru będzie też miała dostęp do jego zawartości (folderów i dokumentów).

Wskazówka

Warto pamiętać, aby poza zapisaniem w Comarch DMS desktop uprawnień pracownika do pracy z Repozytorium nadać mu również uprawnienia do przynajmniej jednej konkretnej lokalizacji w Repozytorium – w przeciwnym wypadku w ramach Repozytorium nie będą dla niego widoczne żadne elementy struktury folderów, a na środku ekranu wyświetlany będzie napis Brak dostępu.