Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora

• Aby przejść dalej, należy nacisnąć [Zgadzam się],
• Aby się wycofać, należy nacisnąć przycisk [Nie, dziękuję], znak „x” albo kliknąć poza polem komunikatu.

• Poniżej dodana została etykieta licząc od końca okresu, w którym przypada data oraz pole Wybierz kryterium.
• usunięto parametr „Zablokuj możliwość zmiany typu dokumentu w okresie retencji” z definicji retencji i zmieniono informację, która wyświetlana jest po wyborze ikony obok parametru Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania.

• Liczba lat albo miesięcy jest prezentowana jako liczba okresów ( odpowiednio rocznych lub miesięcznych)
• Zaznaczenie parametru Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania zostało przeniesione na nową formatkę
• Parametr Zablokuj możliwość zmiany typu dokumentu w okresie retencji jest ignorowany
• W ramach sekcji licząc od daty: [ ] z uwzględnieniem przepisów praw jest wyświetlana domyślna wartość Wybierz kryterium ­­– jeśli taki dokument zostanie zarchiwizowany, użytkownik musi uzupełnić pole Wybierz kryterium na dokumencie

1. Przechowuj dokumenty przez określony czas– parametr określający czas, przez który dokumenty zarchiwizowane opatrzone danym typem dokumentu będą przechowywane w systemie. W tym czasie dokumenty nie mogą być usunięte z systemu. Domyślnie ustawiona jest wartość 24 miesiące.:

• Czas może być określany w miesiącach lub w latach, w liczbach całkowitych. Minimalny czas to 1 miesiąc.

• Wybierz kryterium – w ramach tego pola użytkownik może wybrać datę, od której ma być liczony okres przechowywania dokumentu.
• • • Wybór daty następuje z rozwijanej listy, na której znajdują się wszystkie atrybuty typu data przypisane do danego typu dokumentu, dla którego włączana jest retencja.
    • Wybór opcji w ramach pola Wybierz kryterium  nie jest obowiązkowy.
    • Jeśli żaden atrybut typu data nie zostanie wybrany, wówczas konieczne jest ręczne uzupełnienie daty retencji na danym dokumencie.
    • Jeżeli do typu dokumentu nie przypisano żadnego atrybutu typu data, na liście wyświetlana jest tylko nazwa pola.
    • Obok pola Wybierz kryterium znajduje się ikonka Info, w której wyświetlana jest informacja objaśniająca działanie pola.
    • Dla  atrybutu, który został wybrany w polu Wybierz kryterium  istnieje możliwość ustawienia wymagalności/niewymagalności.
    • Jeśli użytkownik wybierze atrybut typu data w polu Wybierz kryterium, wówczas pole Kryterium okresu przechowywania  na dokumencie jest aktualizowane zgodnie z datą z kontrolki, która została wskazana w definicji typu dokumentu.

• • •       Dezaktywowany
    •       Odpięty od definicji typu dokumentu, dopóki jest powiązany z definiowaniem reguły retencji

• • • Gdy parametr jest zaznaczony, każdy dokument po zakończeniu retencji będzie przenoszony na listę dokumentów usuniętych po retencji, gdzie jeszcze przez 30 dni będzie dostępny dla administratora. Dokument po 30 dniach zostanie trwale usunięty z systemu.
    • Gdy parametr jest odznaczony, po zakończeniu retencji dokument pozostanie na liście dokumentów.
    • Ikona Info – po najechaniu kursorem myszy na ikonę wyświetlana jest informacja:

3. Powód włączenia retencji – pole tekstowe, obowiązkowe do uzupełnienia za każdym podczas włączania/wyłączania lub edycji reguły przechowywania.

Operator musi wprowadzić powód wykonania operacji, informacje te przechowywane są w historii zmian reguły przechowywania.

Aby zapisać powód włączenia/edycji/wyłączenia reguły przechowywania, wystarczy wprowadzić w polu tekstowym 1 znak.

• • • Przyjmuje wartość typu data
    • Może przyjmować wartości, które wynikają z atrybutu, który został określony w ramach definicji reguły retencji
    • Może mieć wartość uzupełnioną ręcznie
    • Nie jest wyświetlany na liście wszystkich dostępnych atrybutów w ramach zakładki Zarządzanie aplikacją w sekcji Atrybuty – nie ma możliwości oznaczenia go jako nieaktywny
    • Nie jest dostępny na liście wszystkich atrybutów w ramach kontrolki Wybierz lub dodaj atrybuty podczas definiowania typu dokumentu
    • Nie jest widoczny na liście typów dokumentów w ramach zakładki Zarządzanie aplikacją w sekcji Typy dokumentów, choć zawsze występuje na dokumencie, jeśli retencja jest włączona
    • Nie jest wliczany w liczbę atrybutów, które można dodać do typu dokumentu i na dokumencie – zatem przy włączonej regule retencji można dodać 50 atrybutów, nie wliczając atrybutu Kryterium okresu przechowywania
    • Może mieć zmienioną kolejność w stosunku do innych atrybutów przypisanych do typu dokumentu – podobnie jak inne atrybuty można przeciągnąć go np. z szóstej na drugą pozycję w ramach definicji typu dokumentu
    • Może zostać oznaczony jako wymagany – wówczas jego wypełnienie będzie konieczne do zapisu przypisanego do dokumentu typu i atrybutów
    • Jest widoczny na definicji typu obiegu tylko jeśli została włączona reguła retencji dla tego typu
    • Jest domyślnie ustawiony jako ostatni atrybut na liście atrybutów na zakładce Atrybuty w ramach okna definiowania typu dokumentu (po włączeniu retencji)

• • • Zmiany, których dokonano w ustawieniach reguły retencji i które zostały zapisane, dotyczą jedynie dokumentów, którym przypisano dany typ dokumentu już po wprowadzeniu tych zmian
    • Zmiany dokonane w regule retencji dla danego typu dokumentu nie mają wpływu na dokumenty, które istniały w Repozytorium przed ich wprowadzeniem

• • • Wybrano „miesiące”: ustalany jest ostatni dzień miesiąca, a później do daty końca miesiąca dodawana jest liczba okresów, która wynika z definicji reguły retencji
    • Wybrano „lata”: ustalany jest ostatni dzień roku, a później do daty końca roku dodawana jest liczba okresów przechowywania, która wynika z definicji reguły retencji.