W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:[su_list icon=”icon: check” icon_color=”#009de0″]
- Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
- Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
- Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-1.png”]
[/su_lightbox]
- W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja
[Edytuj zakończenie okresu przechowywania][/su_list]
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-3-e1710930899780.png”]
[/su_lightbox]
Jeżeli użytkownik wybierze opcję 
[Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku.
Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:
[su_dropcap style=”default” size=”2″]1.[/su_dropcap] Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku.
Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:
[su_dropcap style=”default” size=”2″]2.[/su_dropcap] Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku.
Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:
W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.
Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk 
[Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.
W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.
Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk 
[Odrzuć] lub znak 
– wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone.
Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk 
[Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach).
Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.
Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.
Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk 
[Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-17-e1710930979316.png”]
[/su_lightbox]
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-18-e1710931055179.png”]
[/su_lightbox]
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-19-e1710931149108.png”]
[/su_lightbox]
[su_lightbox type=”image” src=”https://pomoc.comarch.pl/dms/wp-content/uploads/2022/08/word-image-20439-20-e1710931242509.png”]
[/su_lightbox]
Po wyborze przycisku 
[Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku.
Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.
Po wyborze przycisku 
[Zamknij] lub znaku 
następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.
[su_note note_color=”#DDFACB” text_color=”#240b0b”]Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
[su_button url=”https://pomoc.comarch.pl/dms/index.php/dokumentacja/szkolenia-comarch-dms/”]Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium![/su_button][/su_note]
[su_divider top=”yes” text=”Powrót do początku artykułu” style=”default” divider_color=”#1914D6″ link_color=”#1914D6″ size=”1″ margin=”16″]
