W Comarch DMS w pliku web.config udostępniono klucz:
<add key=”CombinationCompanies” value=” „/>.

Klucz odpowiada za możliwość ustawienia różnych spółek dla kontrolek na definicji obiegu.

Gdy <add key=”CombinationCompanies” value=”TRUE”/> na definicji typu obiegu możliwe będzie wskazanie różnych spółek w kontrolkach.

Gdy <add key=”CombinationCompanies” value=”FALSE”/> na definicji typu obiegu w kontrolkach można wskazać tą samą spółkę lub ustawić wyrażenie „Dowolna spółka ERP…” przy czym wyrażenie musi odnosić się do tego samego typu systemu ERP.

Domyślnym ustawieniem parametru CombinationCompanies jest wartość FALSE.

W przypadku, gdy w wielofirmowym trybie pracy Comarch DMS wartość parametru
<add key=”CombinationCompanies” value=”FALSE”/> na definicji typu obiegu prezentowany jest dodatkowy parametr ‘Zastosuj spółkę zalogowanego operatora podczas generowania dokumentu’.

\

Zaznaczenie parametru ‘Zastosuj spółkę zalogowanego operatora podczas generowania dokumentu’ spowoduje, że w sytuacji, gdy na definicji określono spółkę jako ‘Dowolna spółka ERP…’, podczas dodawania dokumentu nie będzie wyświetlane pytanie o spółkę, w ramach której będzie dodawany dokument, lecz automatycznie zostanie wskazana spółka, do której zalogowany jest operator dodający dokument.

Gdy parametr ‘Zastosuj spółkę zalogowanego operatora podczas generowania dokumentu’ pozostanie odznaczony, wówczas operator podczas dodawania dokumentu otrzyma komunikat z pytaniem o spółkę, dla której rejestruje dokument.

W przypadku, gdy <add key=”CombinationCompanies” value=”TRUE”/>, na karcie obiegu będzie prezentowana spółka wyłącznie w przypadku, gdy na definicji typu obiegu, we właściwościach kontrolek wskazano tę samą spółkę. W przeciwnym wypadku, nazwa spółki nie będzie prezentowana na dokumencie.

Funkcjonalność umożliwia:

1. wyeksportowanie zdefiniowanego typu obiegu

2. ponowne zaimportowanie do aplikacji pod inną nazwą

3. import predefiniowanego typu obiegu.

Import typu obiegu

Aby importować typ obiegu, należy wejść do zakładki [Definicje obiegów dokumentów] i  w górnej części ekranu kliknąć na ikonę [Importuj]. Zostanie wówczas wyświetlone okno Import typu obiegu, w ramach którego można:

W wersji 2023.0.0 wprowadzono zmiany na formularzu importu typu obiegu. Lista wzorców zapisanych przez użytkownika została oddzielona od listy predefiniowanych typów obiegów. Podobnie jak do tej pory użytkownik będzie mógł zaimportować predefiniowany typ obiegu, typ obiegu zapisany przez użytkownika jako wzorzec lub typ obiegu z pliku.

W wersji 2023 w ramach okna „Import typu obiegu”:

1. Przesunięto pola „Nazwa typu obiegu” i „Prefix” do górnej części okna

2. Przeniesiono checkbox „Prezentuj predefiniowane typy obiegu” pod pole „Wybierz”

3. Przeniesiono checkbox „Importuj zdefiniowane uprawnienia” do dolnej części okna

4. Usunięto checkbox „Import typu obiegu z pliku”

5. Usunięto pole „Wzorzec”,

6. Wprowadzono dwie nowe opcje:

Opcja „Z bazy danych”

Jeżeli użytkownik zaznaczy opcję „Z bazy danych”, wówczas należy:

• • • W polu „Nazwa typu obiegu” uzupełnić nazwę typu obiegu, wpisując zapisaną nazwę wzorca

Uwaga

Jeśli importowany jest predefiniowany typ obiegu, wówczas po wyborze danego typu obiegu następuje automatyczne uzupełnienie pól “Nazwa typu obiegu” i “Prefix” według nazwy predefiniowanego typu obiegu z pominięciem przy wpisywaniu oznaczenia: (*) i (nazwy systemu Comarch ERP, którego dotyczy predefiniowany typ obiegu).

W przypadku importu typu obiegu ze wzorca użytkownika również następuje automatyczne uzupełnienie pól “Nazwa typu obiegu” i “Prefix” według nazwy wzorca.

Nazwę i prefix importowanego typu obiegu można edytować, zarówno w przypadku predefiniowanych typów obiegu, jak i w przypadku wzorców użytkownika.

• • • W polu „Prefix” uzupełnić 4 pierwsze znaki z nazwy typu obiegu

 

Uwaga

 Prefix należy zapisywać za pomocą wielkich liter.

 

• • • Dokonać wyboru:

A zaznaczyć opcję „Prezentuj predefiniowane typy obiegu” – wówczas wyświetlana jest lista zarówno predefiniowanych typów obiegu, jak i zapisanych wzorców użytkownika

lub

B pozostawić opcję „Prezentuj predefiniowane typy obiegu” odznaczoną – wówczas wyświetlana jest jedynie lista zapisanych wzorców użytkownika.

W ramach predefiniowanych typów obiegów dostępne są typy obiegów wspólne dla wszystkich trybów pracy Comarch DMS, a także przykłady typów obiegów przeznaczonych jedynie dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima lub pracującego w trybie Lite

• • • wybrać odpowiedni typ obiegu z listy – w przypadku wyboru z listy predefiniowanego typu obiegu w dolnej części okna wyświetlane jest pole „Opis”, w którym znajduje się opis danego typu obiegu.

 

Uwaga

Po wyborze z listy typów obiegów wzorca zapisanego przez użytkownika nie jest wyświetlane pole “Opis”

 

 

Opcja „Z bazy danych” jest domyślnie zaznaczona w ramach okna „Import typu obiegu”.

 

 

Istnieje możliwość usunięcia wzorca z listy zapisanych wzorców, podobnie jak do tej pory. W tym celu należy zaznaczyć  opcję „Z bazy danych”, wybrać z rozwijanej listy zapisanych wzorców dostępnej w ramach pola „Wybierz”, który ma zostać usunięty i kliknąć w ikonkę kosza , która jest widoczna obok. Wtedy zostanie wyświetlony następujący komunikat:

 

 

 

Jeżeli użytkownik wybierze:

• • • [Usuń] – wzorzec zostanie usunięty z listy zapisanych wzorców użytkownika
    • [Anuluj] albo znak X – komunikat zostanie zamknięty i nastąpi powrót do okna „Import typu obiegu”

Opcja „ Z pliku”

Jeżeli użytkownik zaznaczy opcję „Z pliku”, wówczas może zaimportować typ obiegu z pliku *.workflow, który jest zapisany na dysku. Poniżej opcji „Z pliku” wyświetlony zostaje przycisk „Wybierz plik”, w który należy kliknąć.

Wtedy otwiera się okno systemowe, w którym należy dokonać wyboru pliku własnego typu obiegu znajdującego się na dysku, podobnie jak miało to miejsce dotychczas.

Po wyborze pliku, a następnie przycisku „Otwórz” użytkownik powraca do okna „Import typu obiegu”, gdzie pod przyciskiem „Wybierz plik” widoczna jest etykieta „Wybrany plik” wraz ze ścieżką do wybranego pliku z typem obiegu.

Aby importować typ obiegu musi następnie:

Jeżeli na liście obiegów znajduje się już typ obiegu z taką samą nazwą i/lub prefiksem jak typ obiegu, który użytkownik próbuje zaimportować, wówczas zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Jeżeli użytkownik wybierze [Ok] lub znak X – komunikat zostanie zamknięty i nastąpi powrót do okna „Import typu obiegu”.

Podczas zapisywania definicji typu obiegu weryfikowane jest czy:

Jeżeli wykryto brak jednego albo więcej z powyższych elementów, wtedy zostaje wyświetlony komunikat informujący o takim braku.

Poprawny import typu obiegu możliwy jest w ramach tej samej wersji aplikacji. System weryfikuje zgodność wersji. W przypadku różnych wersji, system poinformuje o tym operatora stosownym komunikatem.

Eksport typu obiegu

Eksport typu obiegu możliwy jest tylko z okna szczegółów danego typu obiegu.

Po wybraniu ikony eksportu aplikacja otwiera formatkę, na której operator wybiera sposób zapisu typu obiegu. Dostępne są dwa sposoby zapisu typu obiegu:

• • • jako wzorzec – po wpisaniu  nazwy w ramach pola Zapisz typ obiegu jako wzorzec i kliknięciu przycisku [Zapisz] dany typ obiegu zostanie zapisany jako wzorzec i będzie dostępny w ramach pola Wzorzec w oknie importu typu obiegu (zobacz powyżej). Po zapisie typu obiegu jako wzorca wyświetlany jest komunikat informujący o zapisie.

 

 

 

• • •  do pliku – aby zapisać typ obiegu w formie pliku .workflow należy wybrać link „Zapisz do pliku”. Pojawi się okno systemowe, które umożliwi operatorowi wybranie miejsca, w którym dany plik zostanie zapisany.

Informacje ogólne

Zakładka Definicje obiegów dokumentów w menu głównym dostępna jest tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora.

Okno składa się z listy typów obiegów dokumentów definiowanych przez operatora.

Obszar roboczy składa się z dwóch sekcji, w lewej znajdują się trzy kolumny:

Elementy okna

[Dodaj] – przycisk umożliwiający dodanie nowego katalogu typów obiegów dokumentów

Zmiana nazwy katalogu jest możliwa po kliknięciu na dany katalog na liście – wówczas po prawej stronie pojawia się pole Nazwa katalogu, w którym należy wprowadzić nową nazwę katalogu. Następnie konieczny jest zapis za pomocą przycisku [Zapisz].

[Dodaj] – opcja dodania nowego typu obiegu

– funkcjonalność umożliwiająca dodanie nowego typu obiegu lub obiektu typu repozytorium dokumentów

– przyciski [Przesuń wyżej / Przesuń niżej] odpowiadają za możliwość przesunięcia katalogu/typu obiegu w górę lub w dół.

Zmiana kolejności typów obiegów może się odbywać w ramach katalogu, do którego zostały przypisane.

Przenoszenie typów obiegów pomiędzy katalogami odbywa się poprzez przeciągnięcie nazwy typu obiegu i upuszczenie na katalogu, do którego ma być przypisany – jak pokazano na poniższym filmie:

[Importuj] – funkcjonalność importowania typu obiegu z bazy danych oraz z pliku o rozszerzeniu .workflow.

Funkcjonalność pozwala utworzyć nowy typ obiegu w oparciu o wybrany wzorzec zapisany w bazie Comarch DMS lub w pliku podczas eksportu typu obiegu.

Uprawnienia zapisane na wzorcu mogą być uwzględnione na zaimportowanym typie obiegu. W tym celu należy zaznaczyć check box „Importuj zdefiniowane uprawnienia”. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Eksport i import typu obiegu.

[Usuń] – ikona widoczna po zapisaniu typu obiegu; funkcjonalność umożliwiająca usunięcie zdefiniowanego typu obiegów

Po wyborze danego typu obiegu i po kliknięciu na ikonę zostanie wyświetlone okno, w którym należy potwierdzić usunięcie typu obiegu za pomocą przycisku „Tak” – jeśli operator nie chce usunąć typu obiegu, wówczas powinien wybrać przycisk „Nie” lub kliknąć poza oknem.

Usunięty typ obiegu zostaje zarchiwizowany. Do dokumentów wystawionych w ramach usuniętego typu obiegu nie ma dostępu.

Ikona kosza jest nieaktywna w sytuacji, gdy nie ma wybranego typu obiegu.

Prefix usuniętego typu obiegu można wykorzystać podczas tworzenia nowego typu obiegu.

Na poniższym filmie przedstawiono przykładowe usuwanie typu obiegu:

[Nie prezentuj typu obiegu\Dodatkowo prezentuj typ obiegu] – przycisk odpowiadający za formę prezentacji drzewa typów obiegów – po jego naciśnięciu typy obiegów są pokazywane na liście/ukryte na liście (zob. Wyszukiwanie dokumentów i typów obiegu).

– wyszukiwarka typów obiegu (zob. Wyszukiwanie dokumentów i typów obiegu)

Konfiguracja typu obiegu

Konfiguracja typu obiegu zostanie wyświetlona po wyborze opcji „Nowy typ obiegu” lub kliknięciu w nazwę obiegu. Typ obiegu dokumentów to wzorzec konfiguracyjny, w oparciu o który są tworzone dokumenty.

W ramach górnej części okna konfiguracji typu obiegu dostępne  są następujące elementy:

– nazwa typu obiegu, nadawana przez użytkownika.

– element numeru dokumentu stosowany w celu rozróżniania dokumentów w zależności od miejsca powstania dokumentu lub jego typu np. FZ, MAG, itp. Prefix nie występuje na obiegu typu Repozytorium dokumentów.

[Nawiguj wstecz] – powrót na listę typów obiegu

[Zapisz] –  opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu typu obiegu – wprowadzone zmiany zawsze należy zapisać za pomocą tego przycisku

[Eksportuj] –  funkcjonalność eksportu typu obiegu z aplikacji Comarch DMS do pliku .workflow. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Eksport i import typu obiegu.

[Usuń] – funkcjonalność umożliwiająca usunięcie zdefiniowanego typu obiegu  Po kliknięciu na ikonę zostanie wyświetlone okno, w którym należy potwierdzić usunięcie typu obiegu za pomocą przycisku „Tak” – jeśli operator nie chce usunąć typu obiegu, wówczas powinien wybrać przycisk „Nie” lub kliknąć poza oknem.

Usunięty typ obiegu zostaje zarchiwizowany.

Do dokumentów wystawionych w ramach usuniętego typu obiegu nie ma dostępu.

Prefix usuniętego typu obiegu można wykorzystać podczas tworzenia nowego typu obiegu.

Konfiguracja typu obiegu składa się z:

Aplikacja Comarch DMS umożliwia tworzenie typu obiegu jako repozytorium dokumentów. Funkcjonalność umożliwia przechowywanie dokumentów w kontrolkach typu Załącznik.

Repozytorium dokumentów nie ma zdefiniowanych etapów ani schematu oraz nie jest przekazywane do następnego etapu. Okno szczegółów typu obiegu Repozytorium dokumentów składa się z dwóch zakładek:

Elementy okna

– kontrolka do wprowadzenia nazwy typu obiegu Repozytorium dokumentów,

[Zapisz] – opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu typu obiegu Repozytorium dokumentów,

[Nawiguj wstecz] – powrót na listę typów obiegu,

[Eksportuj] – opcja eksportu zdefiniowanego typu obiegu Repozytorium dokumentów do pliku .workflow (zob. Eksport i import typu obiegu),

[Usuń] – opcja usuwania typu obiegu.

Zakładka Repozytorium

Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu Repozytorium dokumentów jest dodanie kontrolek, do których będą podpinane dokumenty.

Lista kontrolek jest predefiniowana i zawiera następujące elementy:

Lista właściwości kontrolek:

Zakładka Uprawnienia

Zakładka jest dostępna tylko dla operatora z uprawnieniami administratora.

Na zakładce „Uprawnienia” definiowane są uprawnienia do pracy z dokumentem.

W kontrolce „Nazwa” określana jest nazwa obszaru zdefiniowanego w ramach repozytorium dokumentu.

Sekcja „Uprawnienia” służy do definiowania operatorów uprawnionych do pracy z repozytorium. Wypełnienie tej sekcji jest wymagane, aby operator mógł zainicjować nowy dokument w ramach tego typu obiegu.

W sekcji „Uprawnienia” wyświetlane są następujące właściwości:

Nadane uprawnienie można usunąć za pomocą ikony kosza, która znajduje się obok danej pozycji. Wprowadzone zmiany należy zapisać, klikając na ikonę dyskietki [Zapisz].