Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia:

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: ’Ogólne’ i ’Archiwa’.

W zakładce ’Archiwa’:

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium lub dodawania plików z Repozytorium do kontrolki była możliwa, należy kolejno:

1. w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę ’Archiwa’

2. zaznaczyć opcję ’Współpraca z Repozytorium’

3. określić warunki zapisu, takie jak:

• przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.

 

 

 

• przy wyborze w 'Zastosuj login operatora Repozytorium’ możliwe są dwie opcje:

a) własny (wartość domyślna) – pliki będą dodawane w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki.

b) z konfiguracji – wówczas pliki będą dodawane w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce ‘Ustawienia’ w zakładce ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu na sekcję ‘Kontrolki typu Załącznik’,  a następnie w przycisk ‘Ustaw’ w polu ’Repozytorium’

Przyklad

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik  w polu ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’ zaznaczono ‘Z konfiguracji’.

 

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

 

 

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji ’Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

1. typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny).

Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie.

Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.

Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

Przyklad

Ustawianie typów dokumentów dostępnych w oknie „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z modułu Repozytorium do modułu Workflow

Użytkownik w ustawieniach kontrolki typu załącznik „Załącznik”, w zakładce „Archiwa”, po zaznaczeniu parametru „Współpraca z Repozytorium” i wybraniu lokalizacji oraz loginu operatora:

• usunął domyślny typ dokumentu „Nieokreślony”;
• dodał dwa typy dokumentów dostępne w Repozytorium: „Faktura zakupu” i „Instrukcja”, wraz z atrybutami i zapisał zmiany

 

 

• po dodaniu nowego dokumentu i kliknięciu kontrolki „Załącznik”, a następnie wyborze opcji „Z Repozytorium” zostaje otwarte okno, w którym dostępne są jedynie dwa typy dokumentów, zgodnie z ustawieniami kontrolki – „Faktura zakupu” i „Instrukcja”.

 

2. kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone).

Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.

Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w ’Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

Przyklad

Wybór atrybutów

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

 

 

3. w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany.

Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu.

Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika z dysku lub ze skanu na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik.

Przypisanie typu dokumentu dla załącznika dodanego do Repozytorium z poziomu Workflow lub załącznika dodanego z Repozytorium do dokumentu w Workflow można później zmienić, klikając na ikonę obok nazwy załącznika, wybierając inny typ dokumentu i zapisując zmiany. Zmiana typu dokumentu będzie widoczna w module Repozytorium.

W wersji 2021.2.0 została wprowadzona integracja modułu DMS Workflow z modułem Repozytorium. Oznacza to umożliwienie bezpośredniego przekazywania plików z poziomu kontrolki typu załącznik na dokumencie w obiegu do repozytorium.

Na prawym panelu Repozytorium wprowadzona została dodatkowa zakładka „Procesy powiązane z dokumentem”, oznaczona ikoną .

Po zaznaczeniu checkboxa obok danego dokumentu na tej zakładce są wyświetlane takie informacje jak:

Powyższe informacje, w zależności od etapu, na którym jest dokument, znajdują się w jednej z dwóch sekcji:

W wersji 2023.1.0 została wprowadzona funkcjonalność dołączania plików z modułu Repozytorium do dokumentu w module Workflow jako załącznik (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium).

Uwaga

W przypadku usunięcia dokumentu DMS, który był powiązany z plikiem przesłanym do Repozytorium albo usunięcia pliku z załącznika plik ten pozostaje  w Repozytorium (choć w tym drugim przypadku zostaje przeniesiony do zakładki ‘Kosz’),  ale skasowane zostają informacje  znajdujące się w zakładce 'Procesy powiązane z dokumentem’.

 

Trwałe usunięcie pliku z Repozytorium a plik dodany z Repozytorium do modułu Workflow

Jeśli do dokumentu w module Workflow dodano jako załącznik plik z modułu Repozytorium, a następnie plik ten został trwale usunięty z modułu Repozytorium, wówczas:

•  podgląd takiego dokumentu w module Workflow nie jest możliwy – po kliknięciu w nazwę załącznika wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości podglądu dokumentu;

 

• pobranie takiego dokumentu na dysk nie jest możliwe – po kliknięciu w ikonę dyskietki wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości pobrania dokumentu.

Domyślny operator Repozytorium

Operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą dodawać do niego pliki w formie załączników dokumentów DMS, dlatego została dodana funkcjonalność operatora domyślnego.

Operator domyślny jest określany przez administratora DMS w ramach okna ’Ustawienia’ na zakładce ’Przechowywanie plików’  (dawna zakładka 'IBARD’) w sekcji ’Kontrolki typu Załącznik’ przy wyborze opcji ’Login domyślnego operatora repozytorium’. W imieniu tego operatora pozostali operatorzy mogą przesyłać pliki do Repozytorium.

Wybór operatora domyślnego jest dokonywany w ramach listy operatorów DMS, która została zawężona do operatorów mających uprawnienia do pracy z modułem Repozytorium.

Jeśli aktywny jest tryb wielospółkowy, operator zostaje wskazany z listy operatorów wybranej spółki.

Operatorzy na liście są uszeregowani w kolejności alfabetycznej. Możliwe jest wyświetlenie na liście maksymalnie 11 operatorów, przy większej liczbie pojawia się pasek przewijania.

Zmiana operatora domyślnego jest możliwa po usunięciu poprzedniego po kliknięciu ikony kosza i ponownym dokonaniu wyboru z listy.

Od wersji 2023.1.0 operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą również dodawać pliki z modułu Repozytorium do kontrolek typu załącznik w module Workflow w imieniu operatora domyślnego.

Jeżeli dokumenty przesłane do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w module Workflow mają trafić także do usługi IBARD, administrator powinien w pliku Web.config (domyślna lokalizacja: C:\inetpub\wwwroot\DMS)  zmienić parametr „DestinationAttachmentsWorkflow”, tak, aby „DestinationAttachmentsWorkflow” = IBARD.

Wówczas w Ustawieniach w ramach sekcji  Kontrolki typu Załącznik pojawia się dodatkowa podsekcja Comarch Ibard. Po wyborze przycisku  [Autoryzacja] zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik, a następnie kliknąć [Zaloguj].

Po zalogowaniu do usługi IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD  w sekcji Kontrolki typu Załącznik wyświetlany jest login  użytkownika w IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik trafiają do usługi IBARD.

Wskazówka

Po kliknięciu w drugą sekcję o nazwie ‘Repozytorium’ i naciśnięciu kontrolki „Autoryzacja”  możliwe jest ustawienie konta IBARD, gdzie zostaną zapisane pliki dodawane do repozytorium.

 

W wersji 2023.1.0 została wprowadzona funkcjonalność dodawania załącznika z modułu Repozytorium w aplikacji desktop Comarch DMS, dostępna, jeśli Comarch DMS współpracuje z modułem Repozytorium

Uwaga

Od wersji 2023.1.0 aby możliwa była poprawna współpraca z modułem Repozytorium należy zainstalować dodatek Application Request Routing, dostępny pod następującym adresem:

https://www.iis.net/downloads/microsoft/application-request-routing

Później w ramach Menedżera Internetowych usług Internetowych należy kliknąć na ikonę „Application Request Routing Cache”, a następnie w ramach panelu „Akcje” po prawej stronie ekranu nacisnąc link „Otwórz funkcje”.

 

Następnie należy zaznaczyć parametr „Enable proxy” w ramach zakładki „Application Request Routing” i potwierdzić zmianę przyciskiem „Zastosuj”.

Jeśli użytkownik zaznaczył checkbox „Współpraca z Repozytorium” w ustawieniach danej kontrolki typu załącznik (zob. Załącznik) i zapisał zmiany, wówczas po kliknięciu ikony w ramach danej kontrolki typu załącznik na dokumencie widoczna jest opcja „Z Repozytorium”.

Kiedy użytkownik kliknie na opcję „Z Repozytorium”, wówczas zostanie otwarte okno „Dodaj załącznik”, w ramach którego można dokonać wyboru pliku lub plików, które zostaną dodane do danej kontrolki typu załącznik.

Aby dodać dokument z modułu Repozytorium, użytkownik powinien kolejno:

• kliknąć w ramach okna „Dodaj załącznik” na folder, w którym znajduje się dokument, który ma zostać dodany do kontrolki typu załącznik;

 

 

• na liście dokumentów kliknąć w nazwę danego dokumentu, a następnie nacisnąć przycisk [Dodaj];

 

 

Wówczas okno „Dodaj załącznik” zostanie zamknięte, a dokument będzie dodany do kontrolki typu załącznik. Użytkownik może na raz zaznaczyć i dodać wiele dokumentów.

Kiedy dokumenty zostaną zaznaczone, wówczas na ciemnoniebieskiej belce wyświetlanej nad listą dokumentów wyświetlana jest ich liczba.

Przycisk [Dodaj] pozostaje nieaktywny aż do czasu, kiedy użytkownik zaznaczy przynajmniej jeden dokument.

Uwaga

Nie jest możliwe załączanie folderów z Repozytorium. Jeśli użytkownik chce załączyć wiele plików, wówczas powinien wejść do folderu i zaznaczyć te pliki.

 

Uwaga

Dołączanie wielu plików jest możliwe tylko w obrębie jednego katalogu. Zaznaczane dokumenty zostają zliczone, a ich liczba będzie widoczna na belce wyświetlanej na miejscu filtrów. Kiedy użytkownik wejdzie do innego katalogu, licznik dokumentów zostaje wyzerowany i dokumenty są od nowa zliczane w danym katalogu.

Jeśli jednak lista dokumentów zostanie odfiltrowana (np. według wartości atrybutów), wówczas na liście widoczne są dokumenty z informacją o folderze, w którym się znajdują i można zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów.

 

 

 

Nad listą dokumentów w oknie „Repozytorium” znajdują się cztery pola służące do filtrowania listy:

• Status – w ramach tego pola można wybrać jedną z następujących opcji:
  • Dowolny – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty aktywne i zarchiwizowane z danego folderu
  • Aktywne – na liście widoczne będą wszystkie aktywne dokumenty z danego folderu
  • Zarchiwizowane – na liście widoczne będą jedynie dokumenty zarchiwizowane z danego folderu

 

 

• Data dodania – po kliknięciu na to pole otwierane jest okno, w ramach którego można wybrać zakres dat, w którym dodano dokumenty

 

 

• Typ dokumentu – po kliknięciu na to pole można wybrać typ/typy dokumentów, z których dokumenty mają być widoczne na liście. Domyślnie zaznaczone są wszystkie dostępne typy.

Uwaga

Wartości dostępne w ramach tego filtra są zależne od ustawień danej kontrolki typu załącznik, gdzie operator ustawia obsługiwane w ramach tej kontrolki typy dokumentów. W ramach filtra widoczne są jedynie typy dokumentów zdefiniowane w ustawieniach danej kontrolki.

 

 

• Więcej filtrów– w ramach tego pola w oknie „Pozostałe filtry” możliwe jest filtrowanie dokumentów według:
  • kryterium okresu przechowywania;
  • wartości atrybutów.

Kiedy użytkownik wybierze filtr, obok pól z filtrami widoczny jest link „Wyczyść filtry”. Gdy operator kliknie w ten link, wszystkie ustawione filtry zostaną usunięte.

Po dodaniu załącznika z modułu Repozytorium do dokumentu w aplikacji desktop Comarch DMS i po kliknięciu w nazwę załącznika jego podgląd zostanie wyświetlony po prawej stronie dokumentu.

Kiedy dokument z załącznikiem dodanym z Repozytorium zostanie przekazany do następnego etapu do operatora bez dostępu do Repozytorium, wówczas taki operator:

Jeżeli plik z modułu Repozytorium dodano do kontrolki typu załącznik w module Workflow, a następnie usunięto do kosza, kosza retencji lub z systemu, wówczas w przypadku jeśli użytkownik próbuje pobrać go na dysk, wyświetlić podgląd, szczegóły lub zmienić jego typ, wówczas zostaje wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o usunięciu dokumentu i braku możliwości wykonania danej czynności.

Mapowanie wartości z kontrolek na wartości atrybutów

W wersji 2023.1.0 nastąpiła aktualizacja funkcjonalności mapowania wartości z kontrolek do atrybutów podczas przesyłania pliku z dysku do modułu repozytorium jako załącznika dokumentu w module Workflow, związana z możliwością podpinania jednego dokumentu w module Repozytorium jako załącznik do wielu dokumentów w module Workflow.

Jeśli:

Dokument w module Workflow, z którego kontrolek wartości są mapowane do atrybutów dokumentu w module Repozytorium nosi nazwę „proces główny”. „Proces główny” to pierwszy dokument z modułu Workflow, do którego dołączono dokument z modułu Repozytorium. „Proces główny” posiada oznaczenie „Główny” w sekcji „Procesy powiązane z dokumentem” na prawym panelu dokumentu w module Repozytorium.

W przypadku dokumentów z modułu Repozytorium, które załączono do dokumentu w module Workflow, na prawym panelu wyświetlane są numery procesów, do których je dołączono (numery dokumentów z modułu Workflow).

Jeśli po tym, jak do kontrolki typu załącznik w module Workflow dodano załącznik z Repozytorium w trybie procesu głównego połączenie z serwerem zostało przerwane i nie nastąpiło zmapowanie atrybutów wartościami z kontrolek, wówczas zostanie wyświetlony informujący o tym komunikat.

Jeśli w kontrolkach na dokumencie w module Workflow zmieniły się wartości, które powinny zostać zmapowane na atrybuty dokumentów w module Repozytorium, a te dokumenty zostały przedtem zarchiwizowane, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości aktualizacji atrybutów danymi z karty obiegu.