Kontrolka „Właściciel” umożliwia zmianę właściciela dokumentu.
Właścicielem dokumentu domyślnie jest osoba tworząca dokument.
Na definicji kontrolki dostępne są następujące pola:
Nazwa wyświetlana – jest to pole, którego zawartość będzie widoczna na karcie obiegu, wartość pola nie musi być unikalna, dzięki temu możliwe jest dodanie kilku kontrolek, dla których wyświetlana jest taka sama nazwa.
Nazwa (identyfikator) – jest to pole, którego wartość widoczna jest wyłącznie we właściwościach kontrolki. Wartość tego pola musi być unikalna w ramach karty obiegu.
Prezentuj na całej szerokości – zaznaczenie tej właściwości spowoduje wyświetlenie kontrolki na całej szerokości okna „Karta obiegu”.
Ustaw kontrolkę na początku wiersza – parametr odpowiada za ustawienie kontrolki na początku nowego wiersza karty obiegu, bez konieczności dodawania separatorów pomiędzy kontrolką bieżącą, a kontrolką poprzednią. Możliwość użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” uzależniona jest od wartości parametru „Prezentuj na całej szerokości”. Gdy zaznaczono parametr „Prezentuj na całej szerokości”, nie ma możliwości użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”. Gdy parametr „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” jest zaznaczony, parametr „Prezentuj na całej szerokości” jest dostępny, jego zaznaczenie spowoduje wyłączenie i dezaktywację parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”.
Pokaż na liście – parametr odpowiedzialny za to, czy na liście dokumentów zawężonej do typu obiegu, na którym dodano kontrolkę, będzie wyświetlana kolumna z wartościami kontrolki.
Funkcjonalność właściciela dokumentu wprowadzona została w aplikacji na potrzeby funkcjonalności stanowisk powiązanych ze strukturą organizacyjną.
Operator, który jest właścicielem dokumentu jest zarazem punktem odniesienia w strukturze organizacyjnej, od którego należy zacząć wyszukiwanie najbliższego przełożonego, posiadającego określone uprawnienie typu Stanowisko powiązane ze strukturą organizacyjną, np. Kierownik (zob. Stanowisko powiązane ze strukturą).
Właścicielem dokumentu staje się domyślnie operator, który utworzył dokument. Istnieją dwa sposoby na zmianę właściciela dokumentu:
Zmiana poprzez kontrolkę „Właściciel” – właściciela dokumentu można zmienić ręcznie na każdym etapie zmieniając operatora w kontrolce typu „Właściciel” (warunek: kontrolka nie podlega w danym etapie właściwościom Tylko do odczytu i jest widoczna). Aby zmienić operatora, należy wpisać odpowiednią frazę w kontrolce i wybrać operatora z wyświetlanej listy.
W ramach kontrolki typu Właściciel na karcie danego dokumentu po wpisaniu frazy można wybrać z listy jednego z pracowników lub działów, które zdefiniowano w zakładce „Struktura organizacyjna” (zob. Informacje ogólne). Przy nazwiskach pracowników widoczne jest oznaczenie (P), zaś przy nazwach działów (D). W przypadku pracy w trybie wielospółkowym w nawiasach kwadratowych obok oznaczenia (P) lub (D) znajduje się skrót nazwy spółki.
Automatyczna zmiana właściciela dokumentu – właściciel dokumentu może zostać zmieniony automatycznie podczas przekazywania dokumentu do etapu, na którym została ustawiona właściwość „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu”. Musi być tu spełniony jeden warunek – dostęp do dokumentu na tym etapie może posiadać tylko jeden operator. Takie uprawnienie można ustawić w konfiguracji typu obiegu (uprawnienia statyczne) lub wybrać na szczegółach dokumentu podczas przekazywania dokumentu (uprawnienia dynamiczne). Jeśli parametr „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu” został zaznaczony, a na szczegółach dokumentu podczas przekazywania dokumentu dodano więcej niż jednego operatora uprawnionego do dokumentu w następnym etapie, wówczas przekazanie dokumentu nie jest możliwe i wyświetlany jest komunikat informujący o przyczynie problemu z przekazaniem.
Jeżeli na typie obiegu zostanie zdefiniowana kontrolka typu „Właściciel”, to nie można na żadnym etapie tego typu obiegu zaznaczyć właściwości „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu” i odwrotnie. Błędna konfiguracja typu obiegu skutkuje komunikatem ostrzegawczym przy próbie zapisu:
Uwaga
Dla funkcjonalności właściciela dokumentu nie ma możliwości zdefiniowania w jednym typie obiegu: kontrolki typu “Właściciel” na karcie obiegu oraz aktywowania parametru “Automatyczna zmiana właściciela dokumentu”, znajdującego się na właściwościach któregokolwiek etapu.
Jeżeli operator inicjujący nie wskaże w kontrolce typu „Właściciel” (na karcie obiegu) innego operatora to, po zapisie zmian wprowadzonych na dokumencie lub po przekazaniu do kolejnego etapu, aplikacja wstawi domyślnego operatora (w tym wypadku inicjującego dokument).
Załącznik
Kontrolka typu „Załącznik” umożliwia załączanie plików:
z dysku
bezpośrednio z urządzenia typu skaner lub z innych urządzeń
Kontrolka posiada możliwość uruchomienia skanera w celu wykonania skanu dokumentu.
Uwaga
Uruchomienie skanera jest możliwe tylko w przypadku aplikacji stacjonarnej.
Uwaga
Dodawanie załącznika z modułu Repozytorium jest aktualnie możliwe tylko w przypadku aplikacji stacjonarnej.
Właściwości kontrolki typu Załącznik są podzielone na dwie sekcje:
Ogólne
Archiwa
W ramach sekcji „Ogólne” dostępne są następujące pola:
Nazwa wyświetlana – jest to pole, którego zawartość będzie widoczna na karcie obiegu, wartość pola nie musi być unikalna, dzięki temu możliwe jest dodanie kilku kontrolek, dla których wyświetlana jest taka sama nazwa.
Nazwa (identyfikator) – jest to pole, którego wartość widoczna jest wyłącznie we właściwościach kontrolki. Wartość tego pola musi być unikalna w ramach karty obiegu.
Podpisy elektroniczne PDF – checkbox dodany w wersji 2023.0.0; po jego zaznaczeniu przy załącznikach formacie PDF dostępny jest przycisk do podpisywania dokumentów (zob. Podpisy elektroniczne dokumentów PDF).
Prezentuj na całej szerokości – zaznaczenie tej właściwości spowoduje wyświetlenie kontrolki na całej szerokości okna „Karta obiegu”.
Ustaw kontrolkę na początku wiersza – parametr odpowiada za ustawienie kontrolki na początku nowego wiersza karty obiegu, bez konieczności dodawania separatorów pomiędzy kontrolką bieżącą, a kontrolką poprzednią. Możliwość użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” uzależniona jest od wartości parametru „Prezentuj na całej szerokości”. Gdy zaznaczono parametr „Prezentuj na całej szerokości”, nie ma możliwości użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”. Gdy parametr „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” jest zaznaczony, parametr „Prezentuj na całej szerokości” jest dostępny, jego zaznaczenie spowoduje wyłączenie i dezaktywację parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”.
Wersjonowanie pliku – opcja „Tak” umożliwia podpięcie kilku wersji tego samego pliku o takiej samej nazwie pod jedną kontrolkę. Każdy nowo dodany plik zawiera na końcu nazwy kolejny numer wersji podany w nawiasach. Domyślną opcją jest „Nie”.
W ramach sekcji „Archiwa” dostępne są następujące pola:
Manager dokumentów – umożliwia załączanie plików umieszczonych w managerze dokumentów albo „Współpraca z Repozytorium” – jeśli współpraca z Repozytorium jest włączona.
Nazwa spółki – parametr dostepny w trybie wielospółkowym, w parametrze należy wskazać spółkę, w której będą zapisywane załączniki.
Lokalizacja – pole dostępne, gdy zaznaczono checkbox przy „Współpraca z Repozytorium”; lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki
Zastosuj login operatora Repozytorium – pole dostępne, gdy zaznaczono checkbox przy „Współpraca z Repozytorium”; w tym polu należy wybrać operatora, w którego imieniu załączniki będą przekazywane do Repozytorium
przycisk ‘Dodaj’ w sekcji ” Ustawienia typów dokumentów” – pole dostępne, gdy zaznaczono checkbox przy „Współpraca z Repozytorium”; pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:
typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny
po kliknięciu „Dodaj”, a następnie wyborze konkretnych atrybutów i kliknięciu „Ustaw” – kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów
Etap mapowania – pole dostępne, gdy zaznaczono checkbox przy „Współpraca z Repozytorium”; etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na plik przesłany do Repozytorium
W ramach sekcji „Archiwa” kontrolki typu Załącznik umożliwiono wskazanie spółki „Dowolna spółka ERP XL”. Wybranie tej wartości w nazwie spółki spowoduje, że podczas dodawania dokumentu w ramach tak zdefiniowanego typu obiegu zostanie wyświetlone pytanie o spółkę Comarch ERP XL, do której zostanie przypisany załącznik.
Dla parametru „Nazwa spółki” możliwe są również opcje:
„Brak spółki – baza OD” – załączniki są zapisywane do bazy Comarch DMS,
„Brak spółki – IBARD” – załączniki są zapisywane w usłudze Comarch IBARD.
określona spółka Comarch ERP XL
Obok nazwy załączonego pliku prezentowana jest:
w przypadku załącznika dodanego z dysku lub ze skanu:
ikona podpisu elektronicznego (jeśli w ustawieniach kontrolki typu załącznik zaznaczono parametr „Podpis elektroniczny PDF i jeśli dodany załącznik jest w formacie PDF)
ikona zapisu załącznika (umożliwia zapisanie pliku na dysk lokalny)
ikona kosza (umożliwia odpięcie pliku od dokumentu). Ikona kosza jest nieaktywna, gdy na właściwościach kontrolki został oznaczony parametr „Tylko do odczytu”.
w przypadku załącznika dodanego z modułu Repozytorium:
ikona podpisu elektronicznego (po zapisaniu dokumentu w Comarch DMS – jeśli w ustawieniach kontrolki typu załącznik zaznaczono parametr „Podpis elektroniczny PDF i jeśli dodany załącznik jest w formacie PDF)
ikona zapisu załącznika (umożliwia zapisanie pliku na dysk lokalny)
ikona kosza (umożliwia odpięcie pliku od dokumentu). Ikona kosza jest nieaktywna, gdy na właściwościach kontrolki został oznaczony parametr „Tylko do odczytu”
ikona zmiany typu dokumentu (umożliwia zmianę typu dokumentu w Repozytorium na jeden z dostępnych w ustawieniach danej kontrolki typu załącznik. Ikona jest niewidoczna, gdy na właściwościach kontrolki został oznaczony parametr „Tylko do odczytu”.
W pliku Web.config znajduje się klucz: <add key=”DestinationAttachmentsWorkflow” value=”” />.
Wartość klucza definiuje bazę, w której będą przechowywane załączniki dodawane do dokumentów.
Klucz <add key=”DestinationAttachmentsWorkflow” value=”” /> przyjmuje wartości:
„DO” – baza danych DMS,
„XL” – baza danych ERP XL,
„IBARD” – usługa IBARD.
Wskazówka
Załączniki są przesyłane do bazy danych Comarch ERP XL tylko jeśli w pliku Web.config:
Przesłane załączniki są dostępne w Comarch ERP XL w zakładce „Załączniki”, która jest dostępna przykładowo:
Po kliknięciu na zakładkę „Narzędzia” w module Administrator
Po kliknięciu w zakładkę „Listy” w module Zamówienia
Załączniki z Managera dokumentów
Załączanie plików przechowywanych w managerze dokumentów dostępne jest dla pracowników posiadających uprawnienie do pracy z modułem Manager dokumentów (zob. Dostęp do modułu Manager dokumentów), w tych typach obiegów, w których na kontrolce typu załącznik zaznaczono parametr ‘Manager dokumentów’.
Możliwe jest przesyłanie załączników z managera dokumentów na dysk lokalny. Lokalizację przechowywania plików przesłanych do managera dokumentów określa klucz:
<add key=”DestinationAttachmentsRepository” value=”DO” />. Przyjmuje wartości:
„DO” – baza danych DMS
„IBARD” – usługa IBARD.
Operator posiadający uprawnienia do Managera dokumentów, podczas dodawania plików w kontrolce typu Załącznik będzie miał dostępną do wyboru opcję „Z managera dokumentów”.
Operator może do kontrolki typu Załącznik dodać wyłącznie te pliki, do których posiada przynajmniej uprawnienie do podglądu.
Plik zostanie załączony po podświetleniu w wywołanym oknie managera dokumentów i kliknięciu w ikonę lub po podwójnym kliknięciu w wiersz, w którym wyświetlane są informacje o pliku.
Załączniki w Comarch DMS Repozytorium
W przypadku, gdy spółka korzysta z funkcjonalności Comarch DMS Repozytorium, załączniki przesyłane do Repozytorium mogą być przechowywane w bazie MongoDB lub w usłudze IBARD. Dokumentacja dotycząca funkcjonalności Repozytorium znajduje się na indywidualnych stronach partnerów oraz na stronach pomocowych pod adresem Comarch DMS – Repozytorium – Baza Wiedzy programu Comarch DMS.
Kontrolki w trybie wielofirmowym
Wybór spółki na definicji typu obiegu
Możliwość określenia spółki dostępna jest w kontrolkach których wartości mogą być inicjowane przez SQL OD, tj:
Liczba całkowita,
Liczba stałoprzecinkowa,
Liczba rzeczywista,
Tekst,
Data i godzina,
Lista,
Dokument elektroniczny,
Dane tabelaryczne,
Kontrahent,
Towar
Kontrolki proste (typu Liczba całkowita/stałoprzecinkowa/ rzeczywista, Data i godzina, Tekst)
Wybór spółki jest obowiązkowy dla właściwości „Zmiana wartości (Obserwator)” w przypadku wyboru pozycji „SQL ERP”.Podczas definiowania zapytań SQL system waliduje poprawność składni SQL i musi to zrobić na wskazanej bazie.
Kontrolka typu Lista
Podobnie jak w przypadku kontrolek prostych, na właściwościach kontrolki „Lista” wybór spółki jest obowiązkowy podczas definiowania zapytania typu „SQL ERP”.
Kontrolka wyboru spółki prezentowana jest na właściwościach kontrolek typu:
Dokument elektroniczny,
Kontrahent,
Towar
Wybrana wartość spółki określa, z której bazy systemu Comarch ERP XL będą pobierane wartości dla kontrolek. Wybór spółki nie jestobowiązkowy.
Jeżeli na właściwościach kontrolki nie została wskazana spółka to operator musi wskazać spółkę w momencie inicjowania dokumentu.
Uwaga
Do kontrolki „Dokument elektroniczny” dokumenty ERP XL może dowiązywać tylko operator znajdujący się w tej samej spółce, która została określona na właściwościach kontrolki lub podczas inicjowania dokumentu.
Operatorzy z innych spółek nie mogą przeglądać, dodawać lub modyfikować dokumentów ERP XL.
Dla operatorów uprawnionych do dokumentu DMS będących z innych spółek prezentowany jest tylko numer dokumentu ERP XL.
Kontrolka typu Dokument ERP XL
Kontrolka wyboru spółki prezentowana jest na właściwościach kontrolki typu Dokument ERP XL wraz z kontrolką wyboru centrum.
Wybrana wartość spółki określa, w której bazie systemu Comarch ERP XL wygeneruje dokument.
Uwaga
Wybrane centrum musi odpowiadać domyślnemu centrum operatora, który będzie generował dokument z poziomu Comarch DMS.
Wybór spółki jest konieczny, jeżeli na właściwościach kontrolki nie została wskazana spółka.
W momencie inicjowania dokumentu operator zobowiązany jest wskazać spółkę oraz domyślne centrum, w którym dokument będzie generowany.
Po zapisaniu dokumentu DMS zawierającego kontrolkę „Dokument ERP XL” zmiana wskazanej spółki nie będzie możliwa. Wskazana spółka zostanie zaprezentowana na szczegółach formatki „Dokument ERP XL”.
Uwaga
Z poziomu kontrolki „Dokument ERP XL” dokumenty ERP XL może generować operator zalogowany do tej samej spółki, którą została zainicjowana kontrolka.
Szczegóły dokumentu
Wybór spółki na karcie obiegu
Przed rozpoczęciem pracy z dokumentem DMS posiadającym kontrolki typu: dokument elektroniczny, kontrahent, towar lub dokument ERP XL, każda z tego typu kontrolek musi posiadać określoną spółkę.
Jeżeli spółka nie została wskazana na właściwościach kontrolek to w momencie inicjowania dokumentu aplikacja wyświetli pytanie z jaką spółką niezainicjowane kontrolki mają współpracować.
Po wskazaniu spółki i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem OK, wyświetlana jest karta obiegu w kontekście wskazanej spółki.
Dzięki funkcjonalności dynamicznego wyboru spółki podczas tworzenia dokumentu DMS możliwe jest przygotowanie jednego typu obiegu, który może być wykorzystywany w rożnych spółkach ERP.
Dla przykładu, w procesie w którym występują kontrolki typu: „Kontrahent”, „Dokument elektroniczny”, „Dokumenty ERP XL”, kontrolka z wartością dokumentu pobieraną z bazy ERP, mogą być oznaczone pozycją „Dowolna spółka ERP XL”. W momencie tworzenia dokumentu DMS aplikacja zapyta operatora o spółkę, która zostanie przekazana do kontrolek. Kontrolki „Kontrahent” i „Dokument elektroniczny” zostaną powiązane z wybraną spółką (możliwe będzie otwarcie listy/szczegółów kontrahentów oraz dokumentów dla wskazanej spółki). Na wskazanej spółce wygenerowany zostanie dokument ERP XL (za pomocą kontrolki „Dokumenty ERP XL”). Zapytanie które pobierze wartość dokumentu z bazy ERP XL do kontrolki liczbowej również wykona się na wskazanej spółce.
Każda kontrolka z karty obiegu, która obsługuje wielofirmowość posiada w konfiguracji dodatkowe pozycje: „Dowolna spółka ERP XL”, „Dowolna spółka ERP Optima”, „Dowolna spółka ERP Altum” . Wybór jednej z tych opcji powoduje zwężenie spółek skonfigurowanych w aplikacji Comarch DMS, do spółek wskazanego typu systemu Comarch ERP, na etapie tworzenia dokumentu DMS.
Uwaga
Aplikacja nie pozwoli zapisać typu obiegu jeżeli dla kontrolek zostaną wskazane dowolne spółki powiązane z różnymi systemami Comarch ERP.