W Comarch DMS użytkownik ma możliwość anonimizacji danych osobowych zarówno kontrahentów, jak i pracowników.

Anonimizację danych kontrahentów można przeprowadzić w menu „Ustawienia:, zakładka „Narzędzia”, sekcja „Ochrona danych osobowych”. Opis działania w polu „Ustawienia konfiguracyjne” został opisany w rozdziale Ochrona danych osobowych – ustawienia konfiguracyjne.

Anonimizacja danych pracownika możliwa jest z poziomu karty pracownika, zakładka „Dane osobowe”. Wprowadzone zmiany należy zapisać przyciskiem .

Konfiguracja ustawień ochrony danych osobowych jest dostępna w aplikacji desktop, w menu „Ustawienia” na zakładce „Narzędzia”.

Kliknięcie w link wywołuje okno „Ustawienia konfiguracyjne”, w którym administrator wskazuje typy obiegów dokumentów i wskazuje kontrolki, które będą podlegały anonimizacji.

Kliknięcie w link włącza rozwijane menu, w którym administrator może wskazać typ obiegu, w ramach którego będzie przeprowadzana anonimizacja danych kontrahenta.

Po wskazaniu typu obiegu kolejnym krokiem konfiguracji jest wskazanie kontrolek i elementów kontrolek zawierających dane wymagające anonimizacji.

Po kliknięciu w link w rozwijanym menu zostają wyświetlone wszystkie kontrolki dostępne we wszystkich instancjach wskazanego typu obiegu.

Po zapisaniu ustawień konfiguracyjnych anonimizacji, administrator może przejść do wyszukiwania danych do anonimizacji klikając w link (zob. artykuł Ochrona danych osobowych – dane do anonimizacji).

Kliknięcie w link wywołuje okno, w którym administrator wyszukuje dane do anonimizacji w ramach typu obiegu dokumentów i kontrolek wybranych w Ustawieniach konfiguracyjnych.

W oknie udostępniono funkcje:

Wpisz dane do anonimizacji – w polu należy wpisać frazę, według której nastąpi wyszukiwanie danych do anonimizacji.

– wyszukuje wpisaną frazę w zadanych kontrolkach i kolumnach kontrolki typu dane tabelaryczne.

Typy obiegu – lista skonfigurowanych typów obiegu dokumentów, w ramach których można dokonać anonimizacji danych kontrahentów.

Pola karty obiegu / Wiersze danych tabelarycznych – wskazanie w jakiego typu elementach karty obiegu będzie wyszukiwana wpisana fraza.

Po wyszukaniu danych do anonimizacji, zostaje wyświetlona tabela zawierająca listę, na których dane zostaną zanonimizowane. Aby łatwiej można było zweryfikować poprawność wyszukanych danych, wyniki zostały podzielone na strony po 100 dokumentów (o ile ilość wyszukanych dokumentów przekracza 100). Po zanonimizowaniu strony automatycznie zostanie wyświetlona kolejna strona.

Po zaznaczeniu pozycji poddawanych anonimizacji, należy kliknąć w przycisk . Zanim dane zostaną bezpowrotnie usunięte z bazy, zostanie wyświetlony komunikat:

Po wykonaniu anonimizacji na dokumencie w kontrolce, wierszu kontrolki ‘Dane tabelaryczne’ wyświetlana jest informacja: „Dane zanonimizowane”.

W Comarch DMS możliwa jest anonimizacja pracownika, czyli bezpowrotne usunięcie danych pracownika z bazy.

Po przeprowadzeniu anonimizacji, we wszystkich miejscach w Comarch DMS, w których wyświetlano dane zanonimizowanego pracownika, wyświetlana jest informacja „Dane zanonimizowane”.

Aby przeprowadzić anonimizację pracownika na zakładce „Dane osobowe” należy zaznaczyć parametr  „Zanonimizuj i usuń”.

Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych kontrolek. W kontrolce „Od dnia” umieszczana jest data bieżąca jako data anonimizacji. Do karty takiego pracownika możliwe jest przypięcie załącznika z dysku oraz wpisanie komentarza.

Po zapisaniu karty pracownika, wpis o nim znika z listy aktywnych pracowników, po zaznaczeniu parametru „Pokaż archiwalne” wyświetlana jest informacja „Zanonimizowane”.

W efekcie anonimizacji pracownika na przebiegu procesu wyświetlana jest informacja, że dokument został przekazany przez zanonimizowanego pracownika:

Zanim zostanie wykonana anonimizacja pracownika, możliwe jest przekazanie jego uprawnień innemu pracownikowi.

W wersji 2024.1.1 została zablokowana możliwość anonimizacji użytkowników, dla których w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia ogólne” wybrano opcję „Tak” w polu „Administrator”.

Na karcie pracownika o uprawnieniach administratora na zakładce „Dane osobowe” zaznaczenie checkboxa „Zanonimizuj i usuń” nie jest możliwe, zaś wszystkie pola w ramach tej zakładki są wyszarzone i nieaktywne – nie można zatem zanonimizować danych pracownika o uprawnieniach administratora.

Jeżeli w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie danego pracownika na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia ogólne” zmieniono opcję na „Nie” w polu „Administrator” i zapisano zmianę za pomocą przycisku [Zapisz], wówczas jest możliwe zaznaczenie checkboxa „Zanonimizuj i usuń”, a wszystkie pola w ramach tej zakładki są wtedy aktywne. W takim przypadku po zaznaczeniu checkboxa i kliknięciu w przycisk [Zapisz] dane pracownika ulegają anonimizacji.