Aplikację uruchamia się poprzez kliknięcie na plik DMS.exe.

 – ikona pliku uruchamiającego aplikację Comarch DMS

Aplikacja Comarch DMS ma domyślnie wprowadzonego użytkownika Administrator, który ma dostęp do konfiguracji aplikacji.

Aby zalogować się po raz pierwszy do aplikacji Comarch DMS w polu Login należy wpisać „Administrator”, natomiast pole Hasło należy zostawić puste.

Następnie należy kliknąć ikonę [Zaloguj się], aby przejść do aplikacji desktop Comarch DMS.

Uwaga

Od wersji 2023.0.0 aplikacja desktop Comarch DMS domyślnie otwiera się na stronie startowej (zob. Strona startowa). Użytkownik może zmienić to ustawienie w zakładce [Panel użytkownika] tak, aby po zalogowaniu wyświetlana była lista dokumentów (zob. Panel użytkownika).

Strona startowa jest dostępna w każdej chwili w zakładce [Strona startowa]

W wersji 2024.3.0 wprowadzono funkcjonalność uwierzytelnienia dwustopniowego. Uwierzytelnienie dwustopniowe może być:

Jeżeli administrator włączył obowiązkowe logowanie dwustopniowe dla wszystkich użytkowników, a dany operator nie ustawił wcześniej logowania dwustopniowego, wówczas musi je skonfigurować podczas kolejnego logowania – po wprowadzeniu loginu i hasła i kliknięciu „Zaloguj” zostaje otwarte okno „Włącz logowanie dwuetapowe”.

Następnie operator musi kolejno wykonać następujące czynności:

1. Pobrać aplikację Google Authenticator na urządzeniu mobilnym

2. Otworzyć aplikację Google Authenticator

3. W aplikacji Google Authenticator kliknąć w przycisk „Dodaj kod”

4. Wybrać jedną z następujących możliwych ścieżek postępowania:

5. Zapisać kod z pola „Klucz bezpieczeństwa” na nośniku zewnętrznym – umożliwi to dostęp do konta w przypadku utraty lub usterki urządzenia mobilnego

6. W polu „Wpisz kod weryfikacyjny z aplikacji Google Authenticator” dostępnym w oknie „Włącz logowanie dwuetapowe” w Comarch DMS wpisać 6-cyfrowy kod weryfikacyjny wyświetlany w aplikacji Google Authenticator, zanim upłynie jego ważność, oznaczona zanikającym niebieskim kołem (kod jest ważny 60 sekund) – jeśli dany kod wygasł, w Comarch DMS należy wpisać kolejny wygenerowany kod

7. Kliknąć przycisk [Zapisz].

Po kliknięciu przycisku [Zapisz] operator zostanie zalogowany do aplikacji desktop Comarch DMS.

Jeżeli operator ma już włączoną weryfikację dwuetapową, wówczas przy kolejnym otwarciu okna logowania do aplikacji desktop i wprowadzeniu loginu i hasła, a następnie kliknięciu w przycisk [Zaloguj się] zostaje wyświetlone okno „Podaj kod z aplikacji”. W ramach tego okna należy wprowadzić 6-cyfrowy kod weryfikacyjny wyświetlany w aplikacji Google Authenticator (zanim upłynie jego ważność, oznaczona zanikającym niebieskim kołem (kod jest ważny 60 sekund) – jeśli dany kod wygasł, w oknie „Podaj kod z aplikacji” należy wpisać kolejny wygenerowany kod. Następnie operator powinien kliknąć w przycisk [Zaloguj się] dostępny w ramach okna „Podaj kod z aplikacji”.

Po wprowadzeniu prawidłowego kodu weryfikacyjnego i naciśnięciu przycisku [Zaloguj się] okno logowania i okno „Podaj kod z aplikacji” zostają zamknięte, a otwiera się aplikacja desktop Comarch DMS.

W wersji 2024.1.1 wprowadzono możliwość zablokowania logowania po określonej liczbie prób logowania na wybrany okres czasu.

W tym celu w pliku Web.config znajdującym się w katalogu z plikami aplikacji serwerowej (dawna web) wprowadzono dwa nowe klucze:

Jeśli operator próbował zalogować się do aplikacji desktop Comarch DMS za pomocą błędnego loginu i/lub hasła, a liczba prób przekroczyła wartość wprowadzoną w ramach klucza <add key=’MaxLoginAttempts’ value=”5″/>, wówczas poniżej pola „Hasło” zostanie wyświetlona informacja Wykryto zbyt wiele nieudanych prób logowania. Poczekaj i spróbuj ponownie.

W takim przypadku operator musi poczekać, aż upłynie czas określony w ramach klucza <add key=’LoginBlockTime’ value=”60″/>, aby znów spróbować się zalogować.

Funkcjonalność logowania oferuje również opcję zapamiętywania logowania.

Okno logowania do systemu

Okno logowania do systemu w trybie wielospółkowym

Parametr  [zapamiętaj logowanie] – zaznaczenie parametru oznacza, że operator jest zalogowany w Comarch DMS do momentu użycia funkcji [Wyloguj się]. Gdy zalogowany operator zamknie okno Comarch DMS za pomocą przycisku , ponowne uruchomienie aplikacji nie będzie wymagało wpisywania loginu i hasła, logowanie przebiegnie automatycznie.

Link  [Zmień hasło] jest dostępny, jeśli:

Po kliknięciu w link  [Zmień hasło] otwierana jest lista, z której można wybrać jeden z 4 języków: polski, angielski, niemiecki albo francuski – po zalogowaniu do Comarch DMS aplikacja będzie wyświetlana w wybranym języku.

W danym momencie operator może pracować tylko z jedną wersją (stacjonarną, WWW lub mobilną) aplikacji Comarch DMS.

Podczas logowania, aplikacja weryfikuje czy operator jest już zalogowany do innej wersji aplikacji.

Jeżeli weryfikacja wykaże, że obecnie operator zalogowany jest do innej wersji, wyświetlony zostanie komunikat z pytaniem dotyczącym automatycznego wylogowania. Zatwierdzenie komunikatu spowoduje wylogowanie operatora z dotychczasowej wersji aplikacji i umożliwi zalogowanie do nowej.

Funkcjonalność umożliwia operatorowi natywnemu zmianę hasła.

Nie jest możliwa zmiana hasła dla operatora systemu ERP.

Na formatce logowania dostępny jest link „Zmień hasło”.

Link „Zmień hasło” na formatce logowania

Po przyciśnięciu linku zostanie otwarta strona jak poniżej:

Operator wprowadza login lub adres e-mail, dla którego chce zmienić hasło. Jeżeli dla wprowadzonego operatora nie został wprowadzony adres mailowy, zmiana hasła nie jest możliwa.

Jeżeli kilku operatorów posiada ten sam adres mailowy, aplikacja poprosi o wybór operatora,
dla którego ma zostać zmienione hasło.

Zmiana hasła podczas logowania do Comarch DMS.

W przypadku, gdy Comarch DMS pracuje poprzez VPN w linku do zmiany hasła użytkownika przekazywany jest adres serwera zawierający jego nazwę. Dla połączeń VPN z zewnątrz, nazwa serwera jest niedostępna. W takiej sytuacji konieczne jest, aby w linku do zmiany hasła znalazł się adres IP serwera.

W standardowym działaniu Comarch DMS adres, pod którym użytkownik może zmienić hasło, budowany jest z informacji zawartych na serwerze (nazwa serwera) oraz informacji identyfikujących użytkownika, np.: http://localhost/Comarch_DMS/EditPassword?guid=6e7a25ac-ae9e-4a00-86e8-891d59cfc7f7.

Aby wskazać adres IP serwera, dodano możliwość określenia w bazie adresu, który ma być elementem składowym linku, pod którym użytkownik będzie mógł zmienić hasło. Adres IP należy wprowadzić w tabeli do.DF_Conf w kolumnie C_Value dla klucza WebUrl o id C_Id=60.

W przypadku, gdy Comarch DMS powinien budować link do zmiany hasła w sposób standardowy, w kolumnie C_Value powinna znaleźć się wartość pusta, w kolumnie C_LongValue wartość NULL.

W przypadku, gdy z uwagi na środowisko pracy konieczne jest wskazanie adresu IP serwera, należy w polu C_Value umieścić adres rozpoczynający się od http://…. Na końcu tego adresu nie może znaleźć się znak „/” z uwagi na to, że następny człon budowanego linku zawiera już ten znak.

Po przyciśnięciu przycisku „Wyślij” aplikacja wysyła informację mailową na wskazany adres.

Przyciśnięcie linku przenosi operatora na formatkę logowania do aplikacji.

Na stronie „Nowe hasło” operator wprowadza nowe hasło.

W sytuacji, gdy ustawiona jest wartość „true” w kluczu „UseStrongPassword”  (por. Plik Web.config) aplikacja weryfikuje, czy nowe hasło spełnia politykę bezpiecznego hasła. Polityka bezpiecznego hasła wymaga wprowadzenia tzw. „mocnego hasła”: minimum 8 znaków w tym 1 litera duża, 1 cyfra, 1 znak specjalny.

Jeżeli hasło nie spełnia wymogów polityki, aplikacja generuje komunikat: „Hasło nie spełnia wymogów polityki bezpieczeństwa haseł. Hasło powinno zawierać minimum 8 znaków w tym 1 literę duża, 1 cyfrę i 1 znak specjalny”.

Istnieje możliwość zmiany logo Comarch DMS  na logo klienta.

Zmiana możliwa jest w następujących miejscach:

Grafiki z logo Klienta należy umieścić w katalogu aplikacji serwerowej (dawna web): …\Content\Images\Logos\, należy podmienić istniejące pliki zachowując rozmiary grafik dostarczanych z aplikacją.

Menu główne aplikacji Comarch DMS składa się z poniższych elementów:

[Strona startowa] – zakładka dodana w wersji 2023.0.0, dostępna dla wszystkich użytkowników; pozwala na przejście do strony startowej Comarch DMS

[Dokumenty w obiegu] – na tej formatce znajduje się lista wszystkich dokumentów wystawionych w Comarch DMS. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status, Etap, Czas na realizację zadania, Zostanie przekazany i Przekaż) oraz dynamicznych, skonfigurowanych na formatce definicji typu obiegu (własnych, zdefiniowanych przez operatora).

[Manager dokumentów / Repozytorium] – funkcjonalność dostępna po nadaniu operatorowi uprawnienia do pracy z modułami  „Obieg dokumentów i Manager dokumentów” lub „Obieg dokumentów i Repozytorium”. Umożliwia przechowywanie dokumentów w aplikacji. W managerze lub Repozytorium użytkownik może zbudować strukturę katalogów i nadać innym użytkownikom uprawnienia do wybranych gałęzi drzewa katalogów oraz do poszczególnych dokumentów.

[Skany dokumentów] – funkcjonalność dostępna w zależności od uprawnienia operatora „Inicjowanie obiegu na podstawie skanu dok.”. Umożliwia inicjowanie obiegu dokumentu na podstawie skanu dokumentu.

[Automatyczne generowanie dokumentów] – funkcjonalność dostępna po nadaniu uprawnienia operatora „Automatyczne generowanie dokumentów”. Umożliwia inicjowanie obiegu dokumentu na podstawie skanu dokumentu pobranego z narzędzia OCR lub listy dokumentów z bazy Comarch ERP Optima.

[Struktura organizacyjna] – na tej zakładce zdefiniowana jest struktura firmy (Dział, Pracownicy, Stanowiska). Ikonka nie jest widoczna przez operatorów z innymi uprawnieniami niż administrator. Zakładka składa się z trzech części:

[Definicje obiegów dokumentów] – lista typów obiegów dokumentów tworzonych przez administratora. Ikonka nie jest widoczna dla użytkowników z innymi uprawnieniami niż administrator.

[Ustawienia] – zakładka dostępna dla operatorów z uprawnieniami administratora systemu. Miejsce wskazania bazy danych, ustawień serwera poczty oraz wzorców maili. Na stronie dostępne są następujące zakładki:

[Raporty i dashboardy] – podgląd raportów graficznych. Ikona widoczna dla operatorów, którzy uprawnieni są do przynajmniej jednego raportu graficznego.

[Kreator raportów i dashboardów] – funkcjonalność dostępna po nadaniu uprawnienia „Kreator raportów” na właściwościach operatora. Umożliwia definiowanie raportów graficznych i nadawanie uprawnienia.

[Konfiguracja automatycznego trybu pracy] – funkcjonalność dostępna od wersji 2023.1.0 po nadaniu uprawnienia „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” na właściwościach operatora. Umożliwia tworzenie skryptów do pracy automatycznej w punktach ACD.

[Rezerwacje] – funkcjonalność dostępna od wersji 2024.3.0 – w ramach tej zakładki każdy operator może dokonać rezerwacji wybranego zasobu na wybrany termin lub usunąć rezerwację. Operatorzy o uprawnieniach administratora mogą także definiować zasoby i grupy zasobów.

[Panel użytkownika] – ustawienia użytkownika dotyczące list i szczegółów dokumentów

[Wyloguj się] – ikona umożliwiająca wylogowanie z aplikacji.

Wielofirmowość umożliwia obsługę scenariusza w którym w grupie kapitałowej kilka firm prowadzi swoją działalność z wykorzystaniem systemów Comarch ERP oraz Comarch DMS.

Comarch DMS w trybie wielofirmowym umożliwia skonfigurowanie spółek współpracujących z systemami Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i Comarch ERP Enterprise. W takiej konfiguracji operatorzy korzystają z jednej instalacji Comarch DMS, w której mają możliwość pracy na dokumentach pochodzących z różnych firm.

W przypadku włączenia trybu wielofirmowego na bazie Comarch DMS dotychczas pracującej w trybie jednofirmowym, istniejąca spółka zostanie ustawiona jako pierwsza spółka, w ustawieniach spółek zaś zostanie wyświetlona jako spółka domyślna.

Tryb wielofirmowy jest dostępny na wszystkich platformach aplikacji Comarch DMS (desktop, WWW, mobile: iOS, Android).

Tryb pracy Wielofirmowy

Praca w trybie wielofirmowym możliwa jest po ustawieniu w pliku web.config klucza MultiCompany na true: <add key=”MultiCompany” value=”true” /> (zob. Instalacja aplikacji web w trybie ręcznym).

Po włączeniu trybu wielofirmowego, wartości poniższych kluczy zdefiniowanych w pliku web.config w sekcji <appSettings> są ignorowane przez aplikację, ponieważ zostały przeniesione na zakładkę „Ustawienia” -> „Połączenia z ERP” (zob. Połączenia z ERP):

Pozostałe klucze konfiguracyjne z sekcji <appSettings> są wykorzystywane bez zmian przez aplikację:

Wybór spółki na formatce logowania

Na formatce logowania do aplikacji Comarch DMS na potrzeby funkcjonalności wielofirmowości zostało udostępnione pole umożliwiające wybór spółki. W polu prezentowana jest lista zdefiniowanych spółek.

Po wybraniu spółki aplikacja weryfikuje czy wprowadzony login znajduje się w bazie spółki, a następnie zawęża listę operatorów do tych zdefiniowanych w wybranej spółce.

Aby wybrać jedną z dostępnych spółek (inną niż domyślna) w oknie logowania należy:

• usunąć wartość wyświetlaną domyślnie w polu „Spółka” – wtedy zostanie wyświetlona lista wszystkich dostępnych spółek, na której operator powinien kliknąć na nazwę spółki, do której chce się zalogować

 

lub

• usunąć wartość wyświetlaną domyślnie w polu „Spółka” i wpisać frazę z nazwy spółki, do której operator chce się zalogować, a następnie kliknąć na nazwę tej spółki na liście

Zachęcamy do zapoznania się z filmami instruktażowymi Comarch DMS.

Dostępne tytuły dla Comarch DMS współpracującym z Comarch ERP Optima (link do strony z filmami)oraz w wersji Standalone (link do strony z filmami):

Filmy z lektorem są świetnym uzupełnieniem artykułów pomocowych dostępnych na naszych stronach.

„Łatwy start w aplikacji Comarch DMS współpracującej z systemem Comarch ERP Optima”

Film instruktażowy z lektorem, przygotowany w oparciu o przykład definicji procesu „Delegacja”, w którym w przystępny sposób przedstawiono, jak:

Zapraszamy do zapoznania się ze wszystkimi filmami Comarch DMS.

„Modyfikacja i konfiguracja gotowej definicji procesu w aplikacji Comarch DMS”

Film instruktażowy w wersji z lektorem, w którym przedstawiono, jak:

Zapraszamy do zapoznania się ze wszystkimi filmami Comarch DMS 

„Tworzenie i konfiguracja nowej definicji procesu w aplikacji Comarch DMS”

Film instruktażowy w wersji z lektorem, w którym  przedstawiono, jak:

Film został przygotowany w oparciu o przykład definicji procesu „Rejestr wizyt”, który pozwala na rejestrację, akceptację i ewidencję wizyt gości w firmie.

Zapraszamy do zapoznania się ze wszystkimi filmami Comarch DMS.

W wersji 2023.0.0 w aplikacji desktop Comarch DMS udostępniono ekran startowy, którego celem jest pomoc dla nowych użytkowników w korzystaniu z Comarch DMS.

Ekran startowy domyślnie otwiera się zawsze po rozpoczęciu pracy z Comarch DMS, chyba, że użytkownik dokona zmiany ustawień w zakładce [Panel użytkownika] (zob. Panel użytkownika).

Dodano również nową zakładkę   [Strona startowa] w menu głównym aplikacji desktop Comarch DMS.

Strona startowa w aplikacji desktop oraz zakładka [Strona startowa] są widoczne dla wszystkich użytkowników.

Na ekranie znajdują się kafelki, pod którymi znajdują się linki do stron dotyczących danego trybu pracy z Comarch DMS (Standalone, współpraca z Comarch ERP XL, współpraca z Comarch ERP Optima, itd.).

Na ekranie startowym dostępne są następujące kafelki:

Uwaga

Ekran startowy jest dostępny dla każdego użytkownika w dowolnym momencie po kliknięciu na zakładkę [Strona startowa].