W menu Definicje obiegów dokumentów możliwe jest utworzenie Obiektu typu repozytorium dokumentów.
Wskazówka
Aby zobaczyć, jak dodać Obiekt typu repozytorium, kliknij na film poniżej:
Dla dokumentów wystawionych w ramach obiektu typu repozytorium dokumentów kolumna Data przekazania na liście dokumentów zawsze jest pusta.
W kolumnie Numer prezentowana jest nazwa obiektu, którą użytkownik wprowadził przy tworzeniu dokumentu.
Na liście dokumentów zakończonych prezentowane są obiekty w statusie „zarchiwizowane” (status „zakończone” nie jest dostępny dla obiektów typu repozytorium dokumentów).
Dokumenty utworzone w ramach typu obiegu repozytorium dokumentów podlegają tym samym zasadom, co pozostałe dokumenty aktywne (w zakresie kolejności ułożenia dokumentów na liście). Nie podlegają tylko funkcjonalności dokumentów przeterminowanych.
Dokumenty utworzone w ramach typu obiegu repozytorium dokumentów podlegają działaniu filtrów: Data wystawienia (aplikacja sprawdza datę utworzenia) oraz funkcjonalności Eksportuj listę do arkusza.
Wydruk książki nadawczej – nie są obsługiwane na niej dokumenty wystawione w ramach typu obiegu jako repozytorium dokumentów.
Funkcjonalność masowego skanowania – nie obsługuje inicjowania dokumentów według typu Repozytorium dokumentów.
Repozytoria dokumentów na liście dokumentów
Repozytorium – elementy okna
Repozytorium dokumentów
– kontrolka daty utworzenia repozytorium. Nie jest możliwa jej modyfikacja.
– możliwość wprowadzenia własnej nazwy dla dokumentu wystawianego w ramach funkcjonalności repozytorium dokumentów
[Nawiguj wstecz] – powrót na listę dokumentów
[Zapisz] – funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji
[Usuń] – umożliwia usunięcie dokumentu
[Archiwizuj] – ikona umożliwia zamknięcie dokumentu typu repozytorium. Dokumenty zamknięte będą posiadały status Zarchiwizowany i będą prezentowane na liście dokumentów jeśli w ramach filtra zaznaczony zostanie parametr „Zakończony” lub „Wszystkie”
– kontrolka typu etykieta
– kontrolka typu załącznik ze skanera lub z dysku. Prezentowana jest nazwa załącznika, ikona umożliwiająca usunięcie załącznika i ikona zapisu załącznika do bazy.
– kontrolka typu tekst z wypełnionymi dowolnymi znakami np. liczbowymi lub tekstem.
– kontrolka typu „Dokumenty w obiegu”. Umożliwia dodanie dokumentów istniejących w aplikacji. Dodane dokumenty można usunąć z kontrolki za pomocą znaku „x”.
– kontrolka typu URL. Umożliwia dodanie odnośnika do wybranej strony internetowej.
Dokumenty wystawione w ramach repozytorium dokumentów posiadają tylko statusy: Niezakończone i Zarchiwizowane.
Dokumenty utworzone w ramach typu repozytorium dokumentów nie podlegają oznaczeniu:
propagacji czasowej
dokumentów przeterminowanych
dokumentów zakończonych
dokumentów nieprzypisanych do mnie (wyjątek uprawnienie Administrator)
propagacji do etapu domyślnego
określeniu czasu na realizację zadania
Operator uprawniony do pracy z dokumentem może:
inicjować dokument w ramach tego typu obiegu
dodawać/ wypełniać kontrolki na szczegółach dokumentu
usuwać/modyfikować wartości w kontrolkach
usunąć dokument
zapisać zmiany na dokumencie
dokonać importu typu obiegu z pliku lub jako wzorca typu obiegu (z uprawnieniami administratora)
zmienić status dokumentu na Zarchiwizowane
Scenariusz pracy:
Operator z uprawnieniami administratora definiuje typ obiegu jako repozytorium dokumentów.
Wprowadza nazwę.
Dodaje kontrolki w sekcji Repozytorium.
Na zakładce Uprawnienia modyfikuje lub nie nazwę repozytorium. Dodaje uprawnienia. Zapisuje typ obiegu.
Operator z uprawnieniami do wybranego typu obiegu inicjuje dokument w ramach zdefiniowanego typu obiegu.
Na szczegółach operator wypełnia wartości w istniejących kontrolkach.
Operator wprowadza nazwę dokumentu w miejscu, gdzie dotychczas był numer dokumentu.
Zapisuje dokument.
Operator ponownie otwiera dokument, modyfikuje szczegóły dokumentu poprzez: zmianę danych, usunięcie danych. Zapisuje dokument.
Aplikacja zapisuje zmodyfikowane dane.
W wybranym przez operatora czasie – dokument może zostać zakończony (zarchiwizowany).
Nie ma warunków, które uniemożliwiałby zamknięcie dokumentu.