Zasady pracy zostaną przedstawione na przykładzie zatwierdzenia faktury sprzedaży. Została tu zastosowana automatyczna zmiana właściciela dokumentu.

Na potrzeby przykładu została zdefiniowana struktura organizacyjna. Do wskazanych pracowników zostały przypisane stanowiska. Stanowiska Kierownik, Dyrektor i Prezes zostały powiązane ze strukturą organizacyjną.

W konfiguracji typu obiegu poszczególne etapy posiadają przypisane uprawnienia.

Etap „Dekretacja ” nie posiada przypisanych uprawnień, natomiast ma zaznaczoną właściwość „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu”. Przekazując dokument do tego etapu będzie można wybrać jedynie jedno uprawnienie typu pracownik. Po przekazaniu dokumentu do etapu „Dekretacja ” nastąpi automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Właścicielem dokumentu zostanie wskazany w uprawnieniu pracownik.

Dodatkowo etap „Zatwierdzenie przez kierownika” ma ustawiony warunek na wartość dokumentu [Wartosc] < 1000. Etap „Zatwierdzenie przez dyrektora” [Wartosc] >= 1000 and [Wartosc] <= 6000. Etap „Zatwierdzenie przez prezesa” [Wartosc] > 6000.

Generowanie dokumentu:

Dostęp do pierwszego etapu „Rejestracja ”, a zarazem możliwość generowania dokumentów typu „Faktura zakupu” posiadają wszyscy operatorzy, którym nadano stanowisko „Sekretarka”. W tym przypadku dokument może wygenerować Aleksandra Maj.

To, kto będzie miał dostęp do dokumentu po etapie „Dekretacja kosztów” zależy od warunku „Wartość” w definicji etapów (Akceptacja Kierownika, Dyrektora, Prezesa).

W przykładzie wartosc= 5000, dlatego będzie możliwy do wyboru etap „Zatwierdzenie przez dyrektora”. W tym etapie zostało ustawione uprawnienie „Dyrektor”. Najbliższym operatorem, który posiada to uprawnienie jest „Barbara Nowacka” podpięta pod gałąź „Firma X”.

Można podglądnąć kto będzie miał dostęp do kolejnego etapu, klikając link „Osoby uprawnione do następnego etapu”.

Rozważmy inny przypadek, w którym właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 8. Pracownik znajduje się w dziale Magazyn, który jest podpięty pod główną gałąź „Firma handlowa”. Dostęp do dokumentu w kolejnym etapie posiadałby Pracownik 1, podpięty do gałęzi głównej.

Jeżeli właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 4, dostęp do dokumentu w kolejnym etapie zostałby nadany Pracownikowi 19.

Jeżeli właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 19, dostęp do dokumentu w kolejnym etapie zostałby nadany Pracownikowi 19.

Zdefiniowano strukturę organizacyjną:

Zdefiniowano następujące stanowiska:

stanowiska Kierownik (K) i Dyrektor (D) są powiązane ze strukturą organizacyjną.

Zdefiniowano proces:

Uprawnienia do inicjowania dokumentu posiadają pracownicy na stanowisku sekretarka.

Etap – Rejestracja – uprawnieni pracownicy na stanowisku sekretarka.

Etap – Opisanie faktury – brak wskazanych uprawnień, zaznaczone parametry „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu” i „Zawężanie uprawnień na wcześniejszym etapie”.

Etap – Akceptacja – kierownik – uprawnieni pracownicy na stanowisku kierownik, dodatkowo na etapie ustawiono warunek przekazania na wartość dokumentu <1000.

Etap – Akceptacja – dyrektor – uprawnieni pracownicy na stanowisku dyrektor, dodatkowo na etapie ustawiono warunek przekazania na wartość dokumentu >=1000 i <=6000.

Etap – Akceptacja – prezes – uprawnieni pracownicy na stanowisku prezes, dodatkowo na etapie ustawiono warunek przekazania na wartość dokumentu >6000.

Etap – Księgowość – uprawnieni pracownicy na stanowisku księgowa.

Etap – Archiwum – uprawnieni na stanowisku główna księgowa.

1. W etapie „Rejestracja”, sekretarka rejestruje dokument o wartości 2000 zł, przekazuje dokument do etapu „Opisanie faktury”, jako uprawnionych do dokumentu wskazuje Dział handlowy 2, zezwalając na edycję dokumentu wszystkim pracownikom znajdującym się w dziale.
2. Następnie jeden z operatorów znajdujących się w Dziale handlowym 2 przekazuje dokument do etapu „Akceptacja – dyrektor”.
3. Wyszukiwanie osoby znajdującej się na stanowisku dyrektor, powiązanym ze strukturą rozpoczyna się od wskazanego działu, tj. Dział handlowy 2.
4. Ponieważ w dziale handlowym 2 nie ma osoby zajmującej stanowisko dyrektor, wyszukiwanie takiej osoby rozpoczyna się w wyższym węźle struktury organizacyjnej, tj. w dziale Handel.
5. W dziale Handel znajduje się Operator 18 zajmujący stanowisko dyrektor, powiązane ze struktura organizacyjną, więc do niego zostanie przypisany dokument do zatwierdzenia.