Funkcjonalność zawężania listy dostępnych typów obiegu dla operatora na liście dokumentów jest dostępna w menu Struktura organizacyjna na karcie danego pracownika w zakładce Typy obiegu.
Jeżeli na zakładce Typy obiegu operator nie ma zdefiniowanego żadnego typu obiegu to lista dostępnych typów obiegów nie jest ograniczona.
Właściwości pracownika, zakładka Typy obiegu
Operator zastępujący innego operatora „dziedziczy” uprawnienie do inicjowania dokumentów w ramach dostępnych typów obiegów wynikających z uprawnień osoby zastępowanej.
Zawężenie listy dostępnych typów dokumentu nie ma wpływu na pracę funkcjonalności wydruku książki nadawczej i funkcjonalności eksportu listy dokumentów do pliku.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Okno Struktura organizacyjna jest dostępne tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Podzielone jest na trzy sekcje:
drzewo struktury firmy;
działy, stanowiska i pracownicy;
właściwości działów, stanowisk i pracowników
Struktura organizacyjna – wygląd wszystkich trzech sekcji
W ramach pola „Struktura organizacyjna” w trybie wielofirmowym można dokonać wyboru spółki, w której w danym momencie definiowane będą działy/pracownicy/stanowiska (zob. Struktura organizacyjna w trybie wielofirmowym).
Wybór spółki w polu „Struktura organizacyjna”
Drzewo struktury firmy
W panelu drzewa struktury firmy znajdują się informacje, które mogą zostać zaimportowane z Comarch ERP XL (Struktura firmy –> Struktura praw).
Istnieje możliwość dodania do struktury nowego działu, stanowiska lub pracownika stworzonego w Comarch DMS. W tym celu należy kliknąć na ikonę [Dodaj], zdefiniować nową wartość, a następnie przenieść dział lub pracownika do pierwszej sekcji za pomocą funkcjonalności drag&drop.
Usuwanie danych ze struktury firmy odbywa się za pomocą PPM (prawy przycisk myszy), poprzez kliknięcie na dział lub pracownika do usunięcia.
Usuwanie pracownika ze struktury firmy
Odświeżanie listy odbywa się poprzez kliknięcie na zakładkę (menu) struktury organizacyjnej. Drzewo struktury organizacyjnej nie prezentuje stanowisk poszczególnych pracowników (widoczne są jedynie skróty nazw stanowisk).
Uwaga
Dział/Stanowisko/Pracownik utworzony w Comarch DMS nie jest przenoszony do struktury bazy Comarch ERP XL.
Przykładowa struktura organizacyjna firmy
Na drzewie struktury organizacyjnej dostępna jest wyszukiwarka. Lista działów i pracowników jest dynamicznie zawężana do zawierających wpisany tekst. Po wpisaniu wyszukiwanej frazy na drzewie struktury zostaje podświetlony pierwszy wynik wyszukiwania.
Obok pola wyszukiwania udostępniono przycisk odpowiadający za prezentowanie pracowników na strukturze.
Przycisk przyjmuje dwa stany:
(wyłączony) – pracownicy są prezentowani na strukturze
(włączony) – na strukturze wyświetlane są tylko działy
Struktura organizacyjna, prezentowane działy bez podległych pracowników
Wyszukiwanie na drzewie struktury organizacyjnej
Działy, stanowiska i pracownicy
Sekcja środkowa służy do definiowania:
nowych działów
stanowisk w firmie
pracowników
Aplikacja w szybki i łatwy sposób pozwala z tego poziomu dodać nowy dział, stanowisko w firmie i przypisać pracownika lub stworzyć nowego z unikalnym loginem.
Sekcja „Pracownik”, gdzie określane są właściwości działów, została opisana w dziale Pracownicy.
Uwaga
Zmiany dokonywane w sekcji „Działy”, „Stanowiska” lub „Pracownik” należy zapisać za pomocą przycisku [Zapisz]
Działy
Sekcja Działy służy do definiowaniai usuwania działów struktury organizacyjnej.
W sekcji Działy wyświetlana jest lista wszystkich utworzonych działów.
Działy dodawane są po kliknięciu w ikonę .
Aby zobaczyć, jak dodać nowe działy i przenieść je na drzewo struktury organizacyjnej, kliknij w filmy znajdujące się poniżej.
Następnie należy wpisać nazwę działu w polu „Nazwa1”. Pole „Nazwa2” jest opcjonalne – wpisana tu nazwa ma charakter informacyjny i nie jest widoczna poza listą działów.
Wprowadzone zmiany należy zapisać ikoną .
Nadawanie nazwy działu – po prawej stronie widoczna ikona zapisu
Okno „Struktura organizacyjna” z sekcją „Dział”
Struktura organizacyjna w trybie wielofirmowym
Po zdefiniowaniu nowych spółek na formatce „Połączenia z ERP”, operator powinien utworzyć strukturę organizacyjną dla każdej ze spółek na zakładce „Struktura organizacyjna”.
Dla każdej spółki operator powinien zdefiniować nowe działy/pracowników/stanowiska.
Operatorzy, działy i stanowiska, które są utworzone w jednej spółce nie są widoczne w pozostałych spółkach.
Uwaga
Uprawnienia nadane pracownikowi mają zastosowanie tylko do spółki w ramach, której zostały nadane. Wyjątkiem jest tu uprawnienie „Administrator”.
Operator z aktywnym uprawnieniem „Administrator” widzi dokumenty każdej ze spółek. Pozostali operatorzy widzą dokumenty, do których są uprawnieni.
Zdefiniowane w aplikacji typy obiegu są wspólne dla wszystkich spółek. Jednak uprawnienia dostępu lub odmowy dostępu do poszczególnych typów obiegu są uzależnione od indywidualnych ustawień operatora w każdej spółce.
Może się zdarzyć, że np. w Spółce 1, operator (sekretarka) ma dostęp do typu obiegu „Obieg 1” a w Spółce 2, ten sam pracownik ma zabroniony dostęp do tego typu obiegu.