Górny pasek narzędziowy składa się z następujących elementów:

– numer dokumentu obiegu. Numer składa się z 4 części:

[Nawiguj wstecz (Powrót)] – powrót na listę dokumentów,

[Zapisz] – opcja zapisu zmian,

[Usuń] – umożliwia usunięcie dokumentu; opcja jest dostępna, jeśli operator ma uprawnienie do usuwania dokumentów,

[Tryb pełnoekranowy] – przycisk włączający/ wyłączający tryb pełnoekranowy

[Diagram] – ikona diagramu prezentująca schemat obiegu (jeżeli diagram został zdefiniowany dla danego typu obiegu),

[Przebieg etapów] – ikona prezentująca schemat zrealizowanych etapów.

Okno podzielone jest na dwie części: sekcja lewa, na której prezentowana jest Karta obiegu z wartościami kontrolek (zdefiniowanych na typie obiegu) oraz sekcja prawa: „Przekazanie”, „Podgląd załącznika”, „Przebieg etapów”, „Diagram”.

Dokument w Comarch DMS w wersji web – szczegóły dokumentu

Trzeci panel na szczegółach dokumentu prezentuje przebieg zrealizowanych etapów. Etap aktualny prezentowany jest na schemacie w kolorze pomarańczowym.

Obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest czas, jaki dokument przebywał w danym etapie, a także czas przeterminowania dokumentu. Czas przekazania dokumentu (data i godzina), imię i nazwisko operatora, który przekazał dokument do określonego etapu prezentowany jest na strzałce pomiędzy etapami. Komentarz wpisany przez operatora na etapie poprzedzającym został także przeniesiony na strzałkę.

Diagram przebytych etapów zaczyna się od strzałki, na której prezentowany jest login operatora inicjującego dokument oraz data i czas tej czynności.

Czas przebywania dokumentu w etapie liczy się od momentu „wejścia” dokumentu do etapu do momentu „wyjścia” dokumentu, czyli przekazania do następnego etapu. Nie ma znaczenia forma przekazania, ani który operator to zrobił (np. zastępujący). Nie ma znaczenia także czy na danym etapie był określony czas na realizację zadania.

Dodatkowo, gdy dokument miał zdefiniowany czas na realizacje zadania i operator nie dokonał przekazania dokumentu w określonym czasie, prezentowany jest czas przeterminowania dokumentu. Czas przeterminowania nie sumuje się z czasem na realizację zadania – jest naliczany od momentu upływu czasu na realizację zadania.

Przebieg etapów w Comarch DMS w wersji webowej, okno w trybie pełnoekranowym

Na karcie obiegu dokumentu, w prawej części, dostępny jest przycisk [Diagram] otwierający pogląd diagramu obiegu, z którego korzysta dokument.

Karta obiegu dokumentu z przyciskiem Diagram

Okno Diagram prezentuje diagram poszczególnych etapów obiegu wraz z zależnościami je łączącymi (możliwe ścieżki przekazywania dokumentu w obiegu).

Okno Diagram prezentujące etapy i połączenia pomiędzy etapami

Dokumenty utworzone w ramach typu obiegu Repozytorium dokumentów NIE podlegają oznaczeniu:

Uprawniony do pracy z dokumentem, operator może:

Typ obiegu Repozytorium dokumentów

Okno karty obiegu składa się z kontrolek zdefiniowanych w konfiguracji typu obiegu. W wersji webowej dostępne są wszystkie typy kontrolek, które występują w wersji stacjonarnej. Poniżej zostało opisanych klika przykładowych typów kontrolek z Comarch DMS:

– kontrolka typu Tekst,

– kontrolka typu Data i godzina. Możliwość zmiany daty za pomocą rozwijalnej formatki z kalendarzem.

– kontrolka typu Liczba (rzeczywista/całkowita/stałoprzecinkowa),

– kontrolka typu załącznik. Prezentowana jest nazwa załącznika oraz ikony umożliwiające usunięcie z karty obiegu oraz zapis załącznika na dysku. Istnieje możliwość dodania nowego załącznika po kliknięciu na ikonę . Gdy załączniki mają włączoną opcję wersjonowania, wtedy obok nazwy załącznika prezentowana jest cyfra określająca liczbę porządkową tego samego pliku w kontrolce.

– kontrolka typu Dokument elektroniczny z podpiętym dokumentem z systemu Comarch ERP XL. Operacja podpinania dokumentów elektronicznych możliwa jest jedynie w wersji stacjonarnej. W wersji webowej istnieje natomiast możliwość podglądu szczegółów dokumentu Comarch ERP XL. W tym celu, należy włączyć operatorowi uprawnienie „Podgląd wydruku dokumentu (WWW)” w aplikacji stacjonarnej na właściwościach operatora.

– kontrolka typu Dokumenty związane. Prezentuje dokumenty z systemu Comarch ERP XL, które są powiązane z danym dokumentem Comarch DMS.

– kontrolka typu Dokument ERP XL. Kontrolka umożliwia dekretację kosztów dla dokumentu Comarch ERP XL, który następnie może zostać wygenerowany z poziomu aplikacji Comarch DMS.

– kontrolka typu Dane tabelaryczne umożliwia wprowadzenie nieograniczonej liczby wierszy.

– kontrolka typu Towar, po kliknięciu w ikonę wyświetlana jest lista towarów z systemu Comarch ERP XL.

Podgląd załącznika prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok sekcji Karta obiegu po kliknięciu w nazwę załącznika.

Istnieje możliwość dodania kilku załączników jednocześnie. Wyświetlony podgląd można przybliżać za pomocą przycisków „zoom” lub przewijać w pionie i w poziomie za pomocą pasków przewijania.

Podgląd załącznika pdf  aplikacji webowej

Podgląd plików pdf w aplikacji Web

W aplikacji web Comarch DMS dostępna jest funkcjonalność podglądu załączników typu pdf bezpośrednio w aplikacji.

W oknie podglądu załącznika pdf dostępne są następujące opcje:

wybranie ikony powoduje wyjście z podglądu pliku pdf

Ikona aktywna w przypadku plików wielostronicowych, pozwala na przejście do poprzedniej strony pliku

Pole informujące o liczbie stron pliku oraz o numerze aktualnie wyświetlanej strony

Ikona aktywna w przypadku plików wielostronicowych, pozwala na przejście do następnej strony pliku

Kliknięcie w ikonę powoduje powiększenie widoku strony

Kliknięcie w ikonę powoduje pomniejszenie widoku strony

Kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie całej strony pliku

Kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie pliku w rzeczywistym rozmiarze (100%)

Klikniecie w ikonę spowoduje obrót wyświetlanej strony o 90^o w prawo

Klikniecie w ikonę spowoduje obrót wyświetlanej strony o 90^o w lewo

Funkcjonalność umożliwia modyfikację daty utworzenia dokumentu. Zmiana daty utworzenia dokumentu może wpłynąć na zmianę formatu numeru dokumentu (miesiąc i rok). Podczas inicjowania dokumentu operator z nadanym uprawnieniem „Zmiana daty utworzenia dokumentu” może edytować datę utworzenia. Domyślnie aplikacja prezentuje datę bieżącą dokumentu. Edycja daty możliwa jest tylko przed zapisem dokumentu. Po przyciśnięciu ikony operator, może wskazać w kalendarzu nową datę. Zmiana daty utworzenia nie jest możliwa na kolejnych etapach. Na dokumencie w późniejszym etapie prezentowana jest tylko informacja z datą utworzenia dokumentu.

Operator bez uprawnienia „Zmiana daty utworzenia dokumentu” podczas pracy z dokumentem widzi tylko informacje z datą utworzenia dokumentów.

Zmiana daty utworzenia dokumentu

Panel „Przekazanie” służy do przekazywania dokumentów pomiędzy etapami. Składa się z następujących elementów:

– pole w którym prezentowany jest przebieg etapów jakie przebył dany dokument. Możliwe jest wyłączenie widoczności przebiegu.

Gdy przebieg etapów jest wyłączony, w panelu przekazania w prawym górnym rogu prezentowana jest ikona .

Gdy przebieg etapów jest prezentowany w panelu Przekazanie, kliknięcie w ikonę ukryje przebieg etapów.

– pole, w którym wyświetlane są informacje zdefiniowane na właściwościach etapu w polu Źródło.

– pole, w którym wyświetlane są informacje zdefiniowane na właściwościach etapu w polu Postępowanie.

– w polu wyświetlane są informacje o pracownikach, działach i stanowiskach uprawnionych do pracy z dokumentem w etapie, w którym aktualnie znajduje się dokument.

– pole służące do wprowadzenia komentarza na etapie przekazania. Komentarz jest widoczny na diagramie zrealizowanych etapów.

– pole prezentujące czas na realizację zadania w danym etapie. Ikona „ołówka” pozwala na zmianę wprowadzonych wartości. Prezentacja ikony jest uzależniona od zaznaczenia parametru „Możliwość zmiany czasu przez operatora” w konfiguracji etapu.

– pole informujące operatora o długości czasu przeterminowania dokumentu. Czas przeterminowania liczy się od momentu upływu czasu przeznaczonego na realizację zadania ustawionego w konfiguracji etapu lub ustawionego przez uprawnionego operatora na szczegółach dokumentu.

– sekcja służąca do zmiany etapu dokumentu. Naciśnięcie przycisku z nazwą etapu przekazuje dokument do danego etapu. Pod przyciskiem przekazania do następnego etapu znajduje się ekspander, który można rozwinąć za pomocą ikony i zwinąć klikając w ikonę . W ekspanderze pracownik ze stosownymi uprawnieniami ma możliwość rozszerzenia listy osób do których trafi dokument w następnym etapie.

[Osoby uprawnione do następnego etapu] – ikona prezentująca formatkę z listą osób uprawnionych do dokumentu w następnym etapie. W przypadku, gdy zostało ustawione uprawnienie typu Dział lub Stanowisko, na formatce zostaną wyświetlone wszystkie osoby przypięte do wybranego działu lub/i stanowiska. Istnieje możliwość zawężania listy operatorów uprawnionych do następnego etapu.

[Czas na realizację zadania w etapie] – funkcjonalność prezentująca czas na realizację zadania w następnym etapie. Ikona „ołówka” pozwala na zmianę wprowadzonych wartości. Prezentacja ikony uzależniona jest od zaznaczenia parametru „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” dostępnego w konfiguracji typu obiegu.

Aplikacja oferuje możliwość zawężania listy operatorów uprawnionych do pracy z wybranym etapem. Aktywność funkcjonalności uzależniona jest od parametru „Zawężenie uprawnień na wcześniejszym etapie” dostępnego w konfiguracji typu obiegu na właściwościach etapu. Zaznaczenie parametru umożliwia zawężenie listy osób uprawnionych do następnego etapu. Funkcjonalność dostępna jest po naciśnięciu ikony na szczegółach dokumentu w panelu przekazania. Na liście prezentowane są wszystkie osoby uprawnione do pracy z dokumentem w następnym etapie.

Opcja „Szukaj” pozwala na wyszukanie pracownika, co jest przydatne w przypadku dużej liczby wyświetlonych pracowników. Opcja „Zaznacz wszystko” pozwala na ponowne zaznaczenie wszystkich osób uprawnionych do dalszej pracy z dokumentem.

Czerwona ikona informuje użytkownika o tym, że na danym etapie została zawężona lista uprawnionych operatorów.

Funkcjonalność umożliwia cofnięcie dokumentu do wcześniejszego etapu w sytuacji, gdy dokument został przekazany do etapu na skutek pomyłki. Możliwe jest cofnięcie do etapu poprzedniego lub wcześniejszych. Za każdym razem o jeden etap wstecz. Nie ma znaczenia czy w danym typie obiegu zdefiniowany jest schemat obiegu dokumentu. Dokument przekazywany jest zawsze do etapu, z którego trafił do obecnego etapu. Funkcjonalnością cofania nie zostały objęte dokumenty wystawiane w obiegach typu „Repozytorium.”

Operator cofa dokument za pomocą przycisku umieszczonego w sekcji Przekazanie pod przyciskami przekazania do następnego etapu. Funkcjonalność cofania dokumentów jest dostępna dla każdego operatora, nie zależy od indywidualnych uprawnień. W momencie cofania dokumentu aplikacja wyświetla komunikat:

Na dokumentach w statusie „Nieprzypisane do mnie” i „Zakończony, nieprzypisany do mnie” nie jest prezentowana ikona cofania. Operatorzy, którzy nie są uprawnieni do dokumentu w danym etapie nie mogą cofnąć dokumentu. Wyjątkiem są operatorzy z uprawnieniem Administrator i operatorzy Obserwator z uprawnieniem „Podglądu i edycji” dokumentów w danym typie obiegu.

W Comarch DMS na liście dokumentów wprowadzono oznaczenie dla dokumentów, które zostały cofnięte do poprzedniego etapu. W przypadku, gdy dokument wrócił do aktualnego etapu, w kolumnie z nazwą etapu wyświetlana jest ikona .

Dokument cofnięty – widok na liście dokumentów