Górny pasek narzędziowy składa się z następujących elementów:

– numer dokumentu obiegu. Numer składa się z 4 części:

[Nawiguj wstecz (Powrót)] – powrót na listę dokumentów,

[Zapisz] – opcja zapisu zmian,

[Usuń] – umożliwia usunięcie dokumentu; opcja jest dostępna, jeśli operator ma uprawnienie do usuwania dokumentów,

[Tryb pełnoekranowy] – przycisk włączający/ wyłączający tryb pełnoekranowy

[Diagram] – ikona diagramu prezentująca schemat obiegu (jeżeli diagram został zdefiniowany dla danego typu obiegu),

[Przebieg etapów] – ikona prezentująca schemat zrealizowanych etapów.

Okno podzielone jest na dwie części: sekcja lewa, na której prezentowana jest Karta obiegu z wartościami kontrolek (zdefiniowanych na typie obiegu) oraz sekcja prawa: „Przekazanie”, „Podgląd załącznika”, „Przebieg etapów”, „Diagram”.

Dokument w Comarch DMS w wersji web – szczegóły dokumentu

Trzeci panel na szczegółach dokumentu prezentuje przebieg zrealizowanych etapów. Etap aktualny prezentowany jest na schemacie w kolorze pomarańczowym.

Obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest czas, jaki dokument przebywał w danym etapie, a także czas przeterminowania dokumentu. Czas przekazania dokumentu (data i godzina), imię i nazwisko operatora, który przekazał dokument do określonego etapu prezentowany jest na strzałce pomiędzy etapami. Komentarz wpisany przez operatora na etapie poprzedzającym został także przeniesiony na strzałkę.

Diagram przebytych etapów zaczyna się od strzałki, na której prezentowany jest login operatora inicjującego dokument oraz data i czas tej czynności.

Czas przebywania dokumentu w etapie liczy się od momentu „wejścia” dokumentu do etapu do momentu „wyjścia” dokumentu, czyli przekazania do następnego etapu. Nie ma znaczenia forma przekazania, ani który operator to zrobił (np. zastępujący). Nie ma znaczenia także czy na danym etapie był określony czas na realizację zadania.

Dodatkowo, gdy dokument miał zdefiniowany czas na realizacje zadania i operator nie dokonał przekazania dokumentu w określonym czasie, prezentowany jest czas przeterminowania dokumentu. Czas przeterminowania nie sumuje się z czasem na realizację zadania – jest naliczany od momentu upływu czasu na realizację zadania.

Przebieg etapów w Comarch DMS w wersji webowej, okno w trybie pełnoekranowym

Na karcie obiegu dokumentu, w prawej części, dostępny jest przycisk [Diagram] otwierający pogląd diagramu obiegu, z którego korzysta dokument.

Karta obiegu dokumentu z przyciskiem Diagram

Okno Diagram prezentuje diagram poszczególnych etapów obiegu wraz z zależnościami je łączącymi (możliwe ścieżki przekazywania dokumentu w obiegu).

Okno Diagram prezentujące etapy i połączenia pomiędzy etapami

Dokumenty utworzone w ramach typu obiegu Repozytorium dokumentów NIE podlegają oznaczeniu:

Uprawniony do pracy z dokumentem, operator może:

Typ obiegu Repozytorium dokumentów

Podgląd załącznika wyświetlany jest w prawej części dokumentu, poniżej panelu ze szczegółami przekazania, po kliknięciu w nazwę załącznika.

Istnieje możliwość dodania kilku załączników do jednej kontrolki .

W oknie podglądu załącznika dostępne są następujące opcje i ikony:

Uwaga

Aktualnie w nowej  aplikacji web Comarch DMS ikony:  ,   i  nie są aktywne.  Funkcjonalności będą rozwijane w kolejnych wersjach aplikacji.  

kliknięcie w ten znak spowoduje wyjście z podglądu pliku

ikona jest aktywna, jeśli plik ma więcej niż 1 stronę, umożliwia przejście do poprzedniej strony pliku

pole, które informuje o liczbie stron danego pliku oraz o numerze aktualnie wyświetlanej strony

ikona jest aktywna, jeśli plik ma więcej niż 1 stronę, umożliwia przejście do następnej strony pliku

ikona, po naciśnięciu której plik zostanie pobrany na dysk komputera

ikona, po kliknięciu w którą zostanie otwarte okno drukowania pliku

klikniecie w ikonę spowoduje, że wyświetlana strona obróci się o 90o w prawo

kliknięcie w ikonę powoduje, że widok strony się zmniejsza

procentowe oznaczenie rozmiaru widoku strony; ulega zmianie, jeśli użytkownik naciśnie albo

kliknięcie w ikonę powoduje, że widok strony się powiększa

kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie pliku w rzeczywistym rozmiarze (100%)

kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie całej strony pliku

kliknięcie ikony umożliwia otwarcie podglądu załącznika w nowym oknie

Funkcjonalność, która umożliwia modyfikację daty utworzenia dokumentu.

Zmiana daty utworzenia dokumentu może wpłynąć na zmianę formatu numer dokumentu (miesiąc i rok).

Podczas inicjowania dokumentu operator, któremu na karcie pracownika w aplikacji desktop nadano uprawnienie „Zmiana daty utworzenia dokumentu” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia ) może edytować datę utworzenia.

Domyślnie aplikacja prezentuje datę bieżącą dokumentu.

Edycja daty możliwa jest tylko przed zapisem dokumentu, w ramach okna Utwórz nowy dokument, w zakładce Ustawienia dla etapu początkowego. W tym celu należy kliknąć w link [Edytuj] dostępny obok nazwy pola „Data utworzenia dokumentu”.

Po kliknięciu w link [Edytuj] zostaje otwarte okno Wybierz datę, w ramach którego operator może ustawić w kalendarzu nową datę utworzenia dokumentu.

Operator może:

Po zaznaczeniu nowej daty utworzenia dokumentu należy zapisać zmiany, naciskając przycisk [Zastosuj].

Jeśli operator nie chce dokonać zmiany daty utworzenia dokumentu, wówczas powinien wybrać znak x w prawym górnym rogu okna Wybierz datę lub kliknąć poza oknem.

Jeśli chce usunąć zaznaczenie na kalendarzu, wówczas powinien kliknąć w link [Wyczyść].

Zmiana daty utworzenia nie jest możliwa na kolejnych etapach. Na dokumencie w późniejszym etapie widoczna jest tylko informacja z datą utworzenia dokumentu.

Operator bez uprawnienia „Zmiana daty utworzenia dokumentu” podczas pracy z dokumentem widzi jedynie informację o dacie utworzenia dokumentu w panelu szczegółów dokumentu.

Aplikacja oferuje możliwość zawężania listy operatorów uprawnionych do pracy z wybranym etapem.

Aktywność funkcjonalności uzależniona jest od parametru „Zawężenie uprawnień na wcześniejszym etapie” dostępnego w konfiguracji typu obiegu w zakładce „Schemat obiegu” na właściwościach etapu w zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia do etapu”.

Zaznaczenie parametru umożliwia zawężenie listy osób uprawnionych do następnego etapu.

Aby zawęzić uprawnienia, należy rozwinąć panel przekazania dokumentu, a następnie kliknąć w link [Zarządzaj uprawnieniami].

W otwartym oknie Zarządzaj uprawnieniami, po prawej stronie w ramach pola Osoby uprawnione do następnego etapu widoczne są wszystkie osoby uprawnione do pracy z dokumentem w następnym etapie.

Jeśli operator  chce, aby dana osoba spośród tych osób była uprawniona do kolejnego etapu, wówczas powinien zaznaczyć checkbox po lewej stronie danej pozycji, a następnie nacisnąć przycisk [Zapisz].

Jeżeli operator zaznaczył checkboxy obok wybranych osób, ale później kliknął w przycisk [Anuluj] lub w znak x w prawym górnym rogu okna, wówczas zmiany nie zostaną zapisane i wszystkie przypisane osoby będą uprawnione do dokumentu na następnym etapie.

Funkcjonalność umożliwia cofnięcie dokumentu do wcześniejszego etapu w sytuacji, gdy dokument został przekazany do etapu na skutek pomyłki.

Możliwe jest cofnięcie do etapu poprzedniego lub wcześniejszych, za każdym razem o jeden etap wstecz. Nie ma znaczenia, czy w danym typie obiegu zdefiniowany jest schemat obiegu dokumentu. Dokument przekazywany jest zawsze do etapu, z którego trafił do obecnego etapu.

Operator cofa dokument, wybierając opcję [Poprzedni etap] w ramach rozwijanej listy etapów w sekcji szczegółów przekazania (zob. Sekcja szczegółów przekazania).

Funkcjonalność cofania dokumentów jest dostępna dla każdego operatora, nie zależy od indywidualnych uprawnień.

W momencie cofania dokumentu zostaje wyświetlony komunikat informujący o przekazaniu dokumentu:

Operatorzy, którzy nie są uprawnieni do dokumentu w danym etapie, nie mogą cofnąć dokumentu (przycisk [Przekaż] jest wyszarzony). Wyjątkiem są operatorzy z uprawnieniem Administrator i operatorzy Obserwator z uprawnieniem „Podglądu i edycji” dokumentów w danym typie obiegu.

Jeśli w ustawieniach danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu”, na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Cofnij dokument” zaznaczono parametr „Blokada cofnięcia dokumentu” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia), wówczas opcja [Poprzedni etap] nie jest widoczna na rozwijanej liście etapów w sekcji szczegółów przekazania.

W Comarch DMS na liście dokumentów na prawo od nazwy dokumentu, który został cofnięty do poprzedniego etapu, znajduje się ikona , a w kolumnie z nazwą etapu wyświetlana jest ikona .

W ramach zakładki [Status] na panelu szczegółów dokumentu (zob. Panel szczegółów dokumentu) etap, z którego został cofnięty dokument, ma jasnopomarańczową barwę i jest oznaczony ikoną .

Po rozwinięciu pola etapu, z którego został cofnięty dokument, pod nazwą etapu widoczna jest również informacja Dokument został cofnięty.

Funkcjonalność umożliwia zmianę zadanego czasu na realizację zadania w danym etapie w zależności od uprawnień:

Operator może zmienić zadany czas, gdy na właściwościach etapu został zaznaczony parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora”(zob. Właściwości etapu – zakładka Przekazanie). Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas na panelu szczegółów dokumentu, w zakładce [Informacje] obok pola Czas na realizację zadania widoczny jest link [Edytuj], który służy do edycji czasu na realizację zadania na aktualnym etapie.

Po kliknięciu w link [Edytuj] zostaje otwarte okno Edytuj czas na realizację zadania. W górnej części okna widoczne są data i godzina, do której ma zostać wykonane zadanie dla aktualnego etapu , a obok – słowna informacja Ustawiono: [czas, jaki ustawiono na wykonanie zadania w danym etapie].

Po lewej stronie okna, w ramach kalendarza, operator może wybrać, do którego dnia zadanie ma zostać wykonane, klikając na wybrany dzień.

Po prawej stronie okna operator może ustawić za pomocą strzałek dodatkowy czas, liczony w godzinach i minutach, na wykonanie zadania, kiedy nadejdzie dzień, do którego zadanie ma zostać wykonane.

Po dokonaniu zmian operator powinien kliknąć przycisk [Zastosuj], aby zmiany zostały zapisane.

Jeśli operator chce usunąć dotychczasową wartość, wówczas powinien wybrać przycisk [Wyczyść].

Jeżeli natomiast operator nie chce wprowadzać zmian, powinien kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna lub kliknąć poza oknem.

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu.

Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora” jest aktywny i operator na dokumencie ustawi nową wartość, czas z konfiguracji zostanie przerwany i na dokumencie zostanie wyświetlony nowy czas.

Operator nie może zmienić czasu na dokumencie, który jest przeterminowany.

Nowe wartości należy zapisać, klikając przycisk [Zapisz] na karcie dokumentu.

Funkcjonalność pozwala na zmianę czasu na realizację zadania na kolejnym etapie po włączeniu parametru „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” w konfiguracji typu obiegu w zakładce „Schemat obiegu”, na właściwościach etapu, w zakładce „Przekazanie” w sekcji „Czas na realizację zadania” (zob. przykładowo Właściwości etapu – zakładka Przekazanie). Wówczas w sekcji szczegółów przekazania dokumentu obok pola „Czas na realizację zadania” dostępny jest link [Edytuj].

Po kliknięciu w link [Edytuj] zostaje otwarte okno Edytuj czas na realizację zadania. W górnej części okna widoczne są data i godzina, do której ma zostać wykonane zadanie dla aktualnego etapu , a obok – słowna informacja Ustawiono: [czas, jaki ustawiono na wykonanie zadania w danym etapie].

Po lewej stronie okna, w ramach kalendarza, operator może wybrać, do którego dnia zadanie ma zostać wykonane, klikając na wybrany dzień.

Po prawej stronie okna operator może ustawić za pomocą strzałek dodatkowy czas, liczony w godzinach i minutach, na wykonanie zadania, kiedy nadejdzie dzień, do którego zadanie ma zostać wykonane.

Po dokonaniu zmian operator powinien kliknąć przycisk [Zastosuj], aby zmiany zostały zapisane.

Jeśli operator chce usunąć dotychczasową wartość, wówczas powinien wybrać przycisk [Wyczyść].

Jeżeli natomiast operator nie chce wprowadzać zmian, powinien kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna lub kliknąć poza oknem.

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu.

Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora” jest aktywny i operator na dokumencie na etapie poprzedzającym ustawi nową wartość i przekaże dokument do danego etapu, czas z konfiguracji zostanie przerwany i na dokumencie zostanie zaprezentowany nowy czas.