W systemie Comarch DMS dostępna jest funkcjonalność rejestrowania historii zmian jakie zaszły na dokumencie w obiegu. Na definicji typu obiegu na zakładce „Ustawienia obiegu”, w sekcji „Ogólne” widnieje parametr „Historia zmian”. Domyślnie parametr jest odznaczony, aby włączyć rejestrację historii zmian dokumentów danego typu należy zaznaczyć parametr i zapisać typ obiegu dokumentów.

Historia zmian prezentowana jest na predefiniowanym raporcie (R*) Historia zmian dokumentu lub na predefiniowanym wydruku sPrint (sPrint*) Historia zmian dokumentu. Aby użytkownik mógł wyświetlić historię zmian dokumentu należy nadać mu stosowne uprawnienia w kreatorze raportów i dashboardów na zakładce Uprawnienia i określić miejsce wywołania raportu lub wydruku – Szczegóły dokumentu.

Na raporcie Historia zmian dokumentu dostępne są informacje:

– numer dokumentu, dla którego wyświetlana jest historia zmian.

– informacje o dacie i godzinie modyfikacji, osobie wprowadzającej zmiany i etapie, na którym wprowadzono prezentowane zmiany.

Nazwa pola – w kolumnie prezentowane są nazwy wyświetlane pól karty obiegu, w których zmieniono wartość.

Identyfikator pola – w kolumnie prezentowane są nazwy (identyfikatory) pól karty obiegu, w których zmieniono wartość.

Nazwa kol. – w kolumnie prezentowana jest nazwa kolumny z pola typu Dane tabelaryczne, w którym zarejestrowano zmianę wartości.

Identyfikator kol.– w kolumnie prezentowany jest identyfikator kolumny z pola typu Dane tabelaryczne, w którym zarejestrowano zmianę wartości.

Nr wiersza – w kolumnie prezentowany jest numer wiersza z pola typu Dane tabelaryczne, w którym zarejestrowano zmianę wartości.

Wartość przed zmianą – zawiera informację o wartości jaka znajdowała się w zmienionym polu przed zmianą.

Wartość po zmianie – zawiera informację o nowej wartości jaka została wprowadzona do danego pola.

Akcja – w kolumnie znajduje się informacja o akcji wykonanej na danym polu. W kolumnie mogą pojawić się wartości:

Dod. – dodanie nowej informacji w polu,

Mod. – zmiana wartości pola na inną,

Usun. – wartość usunięta, tego typu akcja pojawia się w przypadku pola typu Dane tabelaryczne, gdy usunięto wiersz tabeli.

Widoczność karty obiegu z momentu przekazania dokumentu – zaznaczenie parametru powoduje, że operator, który przynajmniej raz przekazał dokument do kolejnego etapu ma przez cały czas dostęp do tego dokumentu i na każdym etapie może otworzyć ten dokument do podglądu.

Po przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu, operator ma możliwość podglądu wyłącznie tych kontrolek, które były dostępne na etapie, do edycji którego miał uprawnienia, przy czym jeżeli w kolejnych etapach wartość kontrolki uległa zmianie, widoczna będzie zmieniona wartość.

Historia zmian – parametr umożliwiający rejestrację historii wprowadzanych zmian na dokumencie. Domyślnie parametr jest odznaczony, aby włączyć rejestrację historii zmian dokumentów danego typu należy zaznaczyć parametr i zapisać typ obiegu dokumentów.

Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu – parametr odpowiadający za to, czy dodany dokument będzie zapisywany w bazie tuż po otwarciu formatki nowego dokumentu, czy dopiero po wprowadzeniu zmian i kliknięciu w ikonę zapisu.

Zastosuj spółkę zalogowanego operatora podczas generowania dokumentu – parametr dostępny, gdy Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym oraz w pliku web.config ustawiono wartość klucza „CombinationCompanies” jako „FALSE”.

Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu

Mechanizm automatycznego zapisu po zainicjowaniu dokumentu polega na tym, że dodany dokument w pierwszej kolejności zapisywany jest w bazie danych, uzyskując tym samym własne ID, następnie inicjowane są wartości w zdefiniowanych zapytaniach SQL.

Zaznaczenie parametru „Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu” uruchamia funkcjonalność.

Gdy automatyczny zapis jest włączony, nowododany dokument prezentowany jest z kolejnym numerem dokumentu w pierwszym etapie procesu.

Uwaga

Aby zapisać dokument w pierwszym etapie procesu bez uzupełniania wartości w kontrolkach, pomimo że dokument został zapisany automatycznie, konieczny jest zapis poprzez kliknięcie w przycisk lub odpowiedź twierdząca na pytanie ‘Czy zapisać zmiany?’. Jeżeli dokument nie zostanie zapisany za pomocą jednego z powyższych sposobów, system automatycznie usunie dokument z listy dokumentów prezentowanej w aplikacji Comarch DMS.

W przypadku, gdy Comarch DMS pracuje w trybie wielofirmowym i w kontrolkach elektronicznych w polu „Nazwa spółki” wskazano typ spółki ‘Dowolna spółka ERP XL’, po dodaniu nowego dokumentu w pierwszej kolejności zostanie wyświetlone pytanie o spółkę, w ramach której rejestrowany jest dokument, następnie dokument zostanie automatycznie zapisany w pierwszym etapie procesu.

Funkcjonalność umożliwia wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej.

W celu jej aktywacji należy zaznaczyć za pomocą checkboxa parametr „Wydruk książki nadawczej”.

Obsługa wydruku książki nadawczej możliwa jest tylko dla operatorów posiadających uprawnienie na właściwościach pracownika: „Wydruk książki nadawczej”   (zob. Zakładka Uprawnienia ).

Dokumenty wchodzące w skład wydruku książki nadawczej pochodzą z etapu lub etapów definiowanych w parametrze „Etapy wydruku książki nadawczej”.

Zdefiniowane etapy można usuwać za pomocą ikony kosza.

Wydruk listy w formie książki nadawczej możliwy jest do wykonania dla dokumentów wybranego typu obiegu lub dla dokumentów wszystkich typów obiegu.

Zawartość wydruku będzie uzależniona od wyglądu listy dokumentów. Zastosowane na liście filtry będą miały wpływ na liczbę dokumentów ujętych na wydruku.

Dla elementów wydruku książki nadawczej należy wskazać kontrolki z karty obiegu zdefiniowane na danym typie obiegu. Wartości z przypisanych kontrolek na karcie obiegu zostaną przeniesione na wydruk książki nadawczej.

Jeżeli dla danego elementu wydruku nie została wskazana żadna kontrolka lub na wskazanym etapie kontrolka nie posiada wartości, na wydruku książki nadawczej w tej pozycji nie będzie żadnej wartości.

Elementy wydruku książki nadawczej:

Po wyborze etapu lub etapów  w parametrze „Etapy wydruku książki nadawczej” oraz kontrolek dla elementów wydruku książki nadawczej  należy zapisać typ obiegu.

Uprawniony operator może następnie:

1. uzupełnić wybrane kontrolki na nowym dokumencie;

2. zapisać ten dokument;

3. wybrać na liście dokumentów ikonę ;

4. wybrać opcję [Wydruk książki nadawczej]  i dokonać wydruku, wybierając przycisk „Drukuj” (zob. Wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej).

Na zakładce Ustawienia Obiegu dostępna jest sekcja Ustawienia dla aplikacji mobilnej, w której można wskazać jakie informacje będą prezentowane na kaflach w aplikacji mobilnej.

W ramach zakładki ’Widok kafli w wersji mobilnej’ można określić ustawienia dla trzech trybów wyświetlania listy dokumentów w aplikacji mobilnej:

1. kompaktowego

2. podstawowego

3. szczegółowego

Dla każdego trybu możliwe jest wskazanie zestawu informacji o dokumencie, które będą prezentowane na liście dokumentów.

Funkcjonalność umożliwia współpracę z mobilną wersją aplikacji Comarch DMS dedykowaną na platformę Android i IOS.

Poszczególne tryby różnią się ilością wyświetlanych parametrów na liście dokumentów w aplikacji mobilnej:

W ramach parametrów dostępne są do wyboru:

Przykłady dostępnych trybów:

1. tryb kompaktowy

2. tryb podstawowy

3. tryb szczegółowy

W ramach parametru 'Ustawienia dla aplikacji mobilnej’, w zakładce „Wybierz ikonę dla typu obiegu” można natomiast dokonać wyboru ikonki, która w aplikacji mobilnej będzie się pojawiać przy dokumentach należących do określonego typu obiegu.

Funkcjonalność umożliwia wyszukiwanie dokumentów na liście dokumentów w oparciu o kombinacje wartości kilku kontrolek z danego typu obiegu dokumentu.

Podczas definiowania typu obiegu na zakładce Ustawienia Obiegu w sekcji Filtry użytkownik może wybrać kontrolki uprzednio dodane na karcie obiegu.

Na podstawie wartości w tych kontrolkach będzie możliwe wyszukiwanie danego dokumentu na liście.

Kontrolki można dodać poprzez przyciśnięcie przycisku „Ustaw”. Aplikacja zaprezentuje rozwijalną listę kontrolek dostępnych dla danego typu obiegu.

Usunięcie kontrolki następuje po przyciśnięciu ikony kosza.

Po dodaniu filtrów i zapisaniu typu obiegu operator może wyszukiwać dokumenty według tak zdefiniowanych filtrów.

W tym celu powinien kolejno:

1. przejść na zakładkę [Dokumenty w obiegu],

2. kliknąć na liście  typów obiegów na typ obiegu, dla którego dodano filtry

3. nacisnąć przycisk [Filtry]

4. w wyświetlonym wówczas oknie  znaleźć sekcję „Filtry użytkownika”, w której dostępne są zdefiniowane w ustawieniach obiegu filtry.

Aby wyszukiwać według nich dokumenty, wystarczy wpisać frazę  lub/i wybrać zakres dat,  według których ma się odbyć wyszukiwanie, w zależności od typów kontrolek wybranych w ramach filtrów.

Aby usunąć filtrowanie, należy kliknąć na przycisk [Usuń filtry], podobnie jak w przypadku innych filtrów (zob. Elementy okna).

Na formatce konfiguracji typu obiegu „Ustawienia obiegu” dostępna jest sekcja „Uprawnienia do inicjowania dokumentu”. Tylko operatorzy uprawnieni do inicjowania dokumentów na tej formatce mogą tworzyć dokumenty danego typu obiegu.

Aby nadać uprawnienia do inicjowania dokumentów, należy kolejno:

1. kliknąć link „Ustaw”

2. wybrać spółkę (w trybie wielospółkowym), typ („Pracownik”, „Dział” lub „Stanowisko”) i konkretną wartość (określonego pracownika, dział lub stanowisko).

3. zapisaćzmiany, klikając przycisk [Zapisz]

Uprawnienie do inicjowania dokumentu można usunąć, klikając w ikonę kosza obok danego pracownika/stanowiska/działu i zapisując obieg.

W momencie zapisu typu obiegu aplikacja weryfikuje czy dla danego typu obiegu zostały nadane uprawnienia do inicjowania dokumentów.

W przypadku braku zdefiniowanych uprawnień, generowany jest komunikat: „Nie zostały zdefiniowane uprawnienia do tworzenia dokumentów. Zdefiniuj uprawnienia na zakładce Ustawienia obiegu, w sekcji „Uprawnienia do inicjowania dokumentu”.”

W przypadku zastępstwa, operator zastępujący operatora uprawnionego do inicjowania dokumentów „dziedziczy” uprawnienia od operatora zastępowanego.

Funkcjonalność Obserwatora została wprowadzona z myślą o użytkownikach, którzy muszą nadzorować pracę współpracowników w wielu obszarach działania firmy.

Obserwator nie musi być uprawniony do żadnego z etapów w typie obiegu.

Po kliknięciu w przycisk „Dodaj”:

Możliwe tryby pracy to:

• Podgląd – operator ma możliwość obserwacji wszystkich dokumentów w ramach typu obiegu, dla którego zostało nadane mu takie uprawnienie.
  • Uprawnienie umożliwia tylko podgląd dokumentu bez prawa edycji i przekazania dokumentu dalej.
  • Jeżeli obserwator jest jednocześnie osobą zastępującą uprawnionego do etapu, to uprawnienie zastępstwa jest tu nadrzędne nad uprawnieniem tylko do podglądu dla obserwatora.

 

 

• Podgląd i edycja – operator ma możliwość obserwacji wszystkich dokumentów w ramach typu obiegu, dla którego zostało nadane mu takie uprawnienie. Dodatkowo może edytować dokument nawet jeśli dokument nie jest do niego przypisany.
  • Uprawnienie umożliwia podgląd dokumentu, jego edycję i możliwość przekazania dokumentu do następnego etapu.

Powyższe ustawienia są globalne i odnoszą się do wszystkich dokumentów wystawionych w ramach danego typu obiegu we wszystkich instancjach.

Aby obserwowane dokumenty zostały wyświetlone na liście dokumentów po kliknięciu w ikonę [Filtry] należy ustawiać odpowiednie filtry:

• Wszystkie + Obserwowany – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, do których operator jest przypisany jako obserwator;

 

 

• W obiegu (nieaktywny) + Obserwowany – jeżeli operator jest tylko obserwatorem i nie jest przypisany do żadnego etapu lub do etapu, w którym obecnie znajduje się dokument;

 

 

• U mnie (aktywny) + Obserwowany – jeżeli operator jest obserwatorem i jest przypisany do danego etapu;