Okno managera dokumentów złożone jest z dwóch części, w lewej wyświetlana jest struktura katalogów managera, w prawej wyświetlana jest zawartość katalogu podświetlonego na drzewie katalogów.
Prawa część okna posiada dwa tryby wyświetlania:
- Tryb wyświetlający listę dokumentów ze szczegółami tj. datą modyfikacji oraz imieniem i nazwiskiem operatora modyfikującego. Dla dokumentów dodatkowo wyświetlane są informacje o liczbie wersji dokumentu, statusie dokumentu (w przypadku dokumentów archiwalnych wyświetlany jest status „Archiwalny”), rozszerzeniu i rozmiarze dokumentu.
- Tryb wyświetlający duże ikony dokumentów i katalogów
W oknie dostępne są przyciski:
– umożliwia dodanie nowego dokumentu
– umożliwia dodanie nowego katalogu
– umożliwia wyszukiwanie dokumentów i katalogów po zadanej frazie
– wyświetla menu z parametrami:
-
-
- Pokaż archiwalne – zaznaczenie powoduje wyświetlenie dokumentów archiwalnych na liście
- Ukryj katalogi – zaznaczenie spowoduje, że w zawartości katalogu będą wyświetlane tylko dokumenty.
-
– usuwa zaznaczenie parametrów filtra oraz frazę wyszukiwania
– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie dużych ikon
– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie listy ze szczegółami dokumentów i katalogów
– przycisk wyświetlany w prawej części okna managera dokumentów, obok nazwy katalogu, pozwala na przejście do katalogu nadrzędnego
– przyciski nad drzewem katalogów, pozwalają na zmianę kolejności katalogów wyświetlanych w ramach katalogu nadrzędnego.
Dla katalogów i dokumentów dostępne jest menu kontekstowe.
W menu kontekstowym dla katalogu dostępne są opcje:
- Otwórz – wybranie opcji powoduje podświetlenie na drzewie i wyświetlenie zawartości katalogu, w kontekście którego wywołano menu.
- Zmień nazwę – wybranie opcji powoduje otworzenie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy katalogu.
- Usuń – usuwa katalog z managera dokumentów.
- Dodaj dokument – dodaje dokument do katalogu, w kontekście którego wyświetlono menu.
- Dodaj katalog – wywołuje okno dodania nowego katalogu. Po zapisie okna, katalog zostanie dodany jako podrzędny katalogowi, z poziomu którego wywołano menu.
- Właściwości – uruchamia okno, w którym prezentowane są właściwości katalogu.
- Uprawnienia – uruchamia okno, w którym administrator wskazuje pracowników uprawnionych do pracy z zawartością katalogów.
W menu kontekstowym dla dokumentu dostępne są opcje:
- Otwórz – Otwiera dokument w programie domyślnym dla danego typu pliku.
- Zmień nazwę – wybranie opcji powoduje otworzenie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu.
- Pobierz – umożliwia pobranie dokumentu na dysk.
- Dodaj wersję – umożliwia dodanie nowej wersji dokumentu.
- Lista wersji – wyświetla listę wersji dokumentu.
- Archiwizuj – oznacza dokument jako archiwalny.
- Usuń – usuwa dokument.
- Właściwości – uruchamia okno, w którym prezentowane są właściwości dokumentu.
- Uprawnienia – uruchamia okno, w którym określani są pracownicy uprawnieni do pracy z dokumentem.