W przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument, nie ma możliwości przekazania dokumentu do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadania pracownika.
Funkcjonalność umożliwia wskazanie operatora, który zastępuje pracownika w razie jego nieobecności. Istnieje możliwość ustawienia zastępstwa bez oznaczania czasu, czyli „bez ograniczeń” lub w określonym zakresie dat.
Szczegóły konfiguracji funkcjonalności zostały opisane w części dotyczącej aplikacji desktop w rozdziale Zastępstwa.
Operator zastępujący nie widzi dokumentów osoby zastępowanej po zakończeniu czasu zastępstwa.
Operator zastępowany widzi zawsze dokumenty do niego przypisane pomimo zdefiniowanego zastępstwa.
Operator wskazany, jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora, którego zastępuje. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego:
- jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze,
- jeżeli w zastępstwie zostały wskazane daty – widzi dokumenty tyko w czasie zastępstwa.
Operator zastępujący może przekazywać i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. Wyjątkiem są tu operacje wynikające z uprawnień, które są nadane na właściwościach pracownika.
W przypadku, gdy operator Ope1 zastępuje dwóch użytkowników Ope2 i Ope3, a Ope2 i Ope3 są uprawnieni do tego samego etapu:
- przy inicjowaniu dokumentu przez osobę zastępującą – pojawia się formatka z prośbą o wybranie operatora w imieniu, którego zostanie zainicjowany dokument,
- przy przekazywaniu dokumentu przez osobę zastępującą – pojawia się formatka z prośbą o wybranie operatora, w imieniu którego dokument jest przekazywany do następnego etapu.
Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący.
W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (i przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów zaprezentowana zostanie informacja „przekazany w imieniu” oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej.