Funkcjonalność Obserwatora została wprowadzona z myślą o użytkownikach, którzy muszą nadzorować pracę współpracowników w wielu obszarach działania firmy. Obserwator nie musi być uprawniony do żadnego z etapów w typie obiegu.
W kolumnie „Typ” ustawiany jest typ uprawnienia „Pracownik”. Obecnie obserwatorem może być tylko pracownik. W kolumnie „Wartość” należy wskazać konkretnego użytkownika, a w ostatniej kolumnie „Tryb pracy” określić jego zakres uprawnień.
Możliwe tryby pracy to:
- Podgląd – operator ma możliwość obserwacji wszystkich dokumentów w ramach typu obiegu, dla którego zostało nadane mu takie uprawnienie.
- Uprawnienie umożliwia tylko podgląd dokumentu bez prawa edycji i przekazania dokumentu dalej.
- Jeżeli obserwator jest jednocześnie osobą zastępującą uprawnionego do etapu, to uprawnienie zastępstwa jest tu nadrzędne nad uprawnieniem tylko do podglądu dla obserwatora.
- Podgląd i edycja – operator ma możliwość obserwacji wszystkich dokumentów w ramach typu obiegu, dla którego zostało nadane mu takie uprawnienie. Dodatkowo może edytować dokument nawet jeśli dokument nie jest do niego przypisany.
- Uprawnienie umożliwia podgląd dokumentu, jego edycję i możliwość przekazania dokumentu do następnego etapu.
Powyższe ustawienia są globalne i odnoszą się do wszystkich dokumentów wystawionych w ramach danego typu obiegu we wszystkich instancjach.
Ustawienia obiegu – Obserwator dokumentu