Do pracy z katalogami i dokumentami w managerze dokumentów, oprócz nadania uprawnień do pracy z modułem Manager dokumentów na właściwościach pracownika, konieczne jest nadanie uprawnień dla każdego katalogu i dokumentu.
Okno Uprawnienia, wyświetlone dla katalogu
Uprawnienia nadawane pracownikom dzielą się na dwie sekcje: „Katalog” i „Dokumenty w katalogu”.
W sekcji katalog dostępne są uprawnienia:
- Przeglądanie zawartości katalogu – pracownik uzyskuje uprawnienie do przeglądania zawartości katalogu, gdy zostanie wskazany na liście uprawnionych osób do pracy z katalogiem, ale nie zostaną zaznaczone inne uprawnienia.
- Administrator – operator posiadający tego typu uprawnienie może budować strukturę katalogów podrzędnych w katalogu, na którym posiada uprawnienie administratora. Ponadto może zarządzać uprawnieniami i właściwościami struktury podfolderów, a także przeglądać, edytować i archiwizować dokumenty znajdujące się w katalogach podrzędnych.
- Edycja – uprawnienie pozwalające na dodawanie i usuwanie oraz zmianę nazwy katalogu.
- Archiwizacja – zaznaczenie powoduje, że każdy nowy dokument dodany do katalogu automatycznie przejmuje z katalogu ustawienie liczby dni, po których dokument zostanie automatycznie zarchwizowany.
W sekcji Dokumenty w katalogu dostępne są następujące rodzaje uprawnień:
- Przeglądanie – uprawnienie pozwalające na podgląd dokumentu, brak możliwości pobrania dokumentu.
- Edycja – pozwala na dodawanie, usuwanie i pobieranie dokumentów, a także na dodawanie nowych wersji dokumentów, o ile dokument posiada włączoną właściwość wersjonowania.
- Archiwizacja – pozwala na archiwizowanie dokumentów za pomocą polecenia „Archiwizuj” znajdującego się w menu kontekstowym dokumentu.
W oknie „Uprawnienia” wyświetlonym w kontekście katalogu oprócz nadawania uprawnień możliwa jest aktualizacja uprawnień wskazanym pracownikom na istniejących katalogach podrzędnych, na dokumentach znajdujących się w katalogu lub na dokumentach znajdujących się w katalogu i katalogach podrzędnych.
Aby dokonać aktualizacji uprawnień, należy zaznaczyć pracowników, dla których będą aktualizowane uprawnienia.
Aktualizacja uprawnień odbywa się w trzech trybach:
- Zastosuj na katalogach podrzędnych – uprawnienia zostaną nadane na wszystkich katalogach podrzędnych katalogowi, z poziomu którego dokonano aktualizacji.
- Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu – uprawnienia zostaną zaktualizowane na dokumentach znajdujących się bezpośrednio w katalogu, z poziomu którego dokonano aktualizacji, uprawnienia na katalogach podrzędnych i na dokumentach w katalogach podrzędnych pozostaną bez zmian.
- Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu i podkatalogów – uprawnienia zostaną zaktualizowane na dokumentach znajdujących się bezpośrednio w katalogu, z poziomu którego dokonano aktualizacji oraz na dokumentach znajdujących się w katalogach podrzędnych. Uprawnienia na katalogach podrzędnych pozostaną bez zmian.
W przypadku, gdy uprawnienia zostały zmienione w celu aktualizacji na dokumentach lub katalogach podrzędnych wybranie przycisku „OK” spowoduje zmianę uprawnień na katalogu i w konsekwencji nadawanie takich uprawnień nowym dokumentom tworzonym w ramach katalogu. Wybranie przycisku „Anuluj” przywróci zestaw uprawnień sprzed aktualizacji.
Blokowanie struktury katalogów w managerze dokumentów
Funkcjonalność blokowania struktury katalogów umożliwia wskazanie operatorów posiadających uprawnienia do zarządzania układem katalogów w managerze dokumentów. Przez zarządzanie układem katalogów należy rozumieć możliwość przeniesienia danego katalogu w górę lub w dół na drzewie katalogów.
W pliku Web.config dostępny jest klucz
<add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=” „/>.
Domyślnie wartość klucza jest pusta – wszyscy operatorzy zgodnie z uprawnieniami nadanymi w managerze dokumentów mogą zarządzać kolejnością katalogów na drzewie.
W przypadku, gdy wartość klucza zostanie uzupełniona identyfikatorami operatorów, tylko ci operatorzy będą mieli możliwość zarządzania strukturą katalogów, natomiast dla pozostałych operatorów funkcjonalność zostanie zablokowana. W kluczu należy wskazać identyfikatory operatorów znajdujące się w kolumnie DCD_ID w tabeli DF_ConfOsDictionary. Numery identyfikatorów w kluczu powinny być rozdzielane przecinkami.
np. np. <add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=”1077, 2, 1012 „/>
Przeniesienie katalogu „Projekty” w górę drzewa struktury katalogów