Pracownicy tworzeni w Comarch DMS są operatorami natywnymi (nie występują w systemie Comarch ERP Optima) lub operatorami występującymi w Comarch ERP Optima, dodanymi do aplikacji.

W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) działów, pracowników i stanowisk. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła. Dla operatorów natywnych można zmienić imię i nazwisko, wprowadzić adres mailowy oraz hasło. Istnieje również możliwość zmiany loginu operatora natywnego. Może tego dokonać tylko operator z uprawnieniami administratora. Dla operatorów ERP Optima możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany imienia i nazwiska. Zmiany wprowadzane na właściwościach operatora ERP Optima nie są zapisywane w bazie Comarch ERP Optima.

Istnieje możliwość zdefiniowania stanowisk operatora. W tym celu należy kliknąć Dodaj obok pola Stanowisko na karcie pracownika i wybrać odpowiednie stanowisko z listy dostępnych stanowisk. Operator może mieć zdefiniowanych kilka stanowisk.

Na zakładce Ogólne można również zdefiniować zastępstwo za danego operatora. Osobę zastępującą należy wybrać z listy operatorów, a następnie określić przedział czasowy zastępstwa lub zastępstwo na czas nieokreślony. Więcej informacji na temat zastępstw znajduje się w rozdziale Zastępstwa.

Po modyfikacji pól należy zapisać kartę przyciskiem .

Pracownicy – zakładka Ogólne

Uprawnienia ogólne

Administrator – umożliwia nadanie operatorowi uprawnień administracyjnych.

Zastosuj login ERP – wyświetlanie dokumentów Comarch ERP Optima z poziomu aplikacji stacjonarnej oraz generowanie dokumentów Comarch ERP Optima w przypadku operatora ERP Optima może być autoryzowane za pomocą loginu własnego lub z konfiguracji. Login własny to login ERP Optima na który operator loguje się do aplikacji Comarch DMS. Login z konfiguracji to login operatora wprowadzony w oknie „Ustawienia -> Autoryzacja API -> Domyślny login”.

Praca z dokumentem

Zmiana daty utworzenia dokumentu – domyślnie operator nie ma prawa do zmiany daty na dokumencie. Ustawiona wartość „Tak” umożliwia zmianę daty utworzenia dokumentu.

Usuwanie dokumentów – domyślnie operator nie ma prawa do usuwania dokumentów. Uprawnienie nadaje się poprzez wybór opcji „Tak”.

Wydruk standardowy – parametr decydujący o możliwości wykonania standardowego wydruku karty obiegu dokumentów. Gdy wartość parametru zostanie ustawiona na „Tak”, na karcie obiegu po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany dotychczasowy wydruk karty obiegu. Jeżeli wartość parametru zostanie ustawiona na „Nie”, wówczas standardowy wydruk nie będzie dostępny i jeżeli nie zostały zdefiniowane żadne raporty, do których pracownik jest uprawniony, wówczas ikona będzie niewidoczna dla pracownika. Jeżeli parametr „Wydruk standardowy” zostanie ustawiony na „Nie” i pracownik jest uprawniony do wywołania raportu w kontekście szczegółów dokumentu, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany raport. Gdy w kontekście szczegółów dokumentu pracownik uprawniony jest do wywołania wielu raportów, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie uruchomiony pierwszy z listy dostępnych raportów. Pozostałe raporty, do których pracownik jest uprawniony w danym kontekście dostępne są na liście pod przyciskiem .

Funkcjonalności

Inicjowanie obiegu na podstawie skanu dokumentu – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność Skany dokumentów , dzięki czemu operator może inicjować określone typy obiegów w oparciu o skany dokumentów.

Automatyczne generowanie dokumentów– nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność automatycznego tworzenia dokumentów z wykorzystaniem narzędzia OCR . Możliwe jest inicjowanie obiegu dla dokumentów pobranych z systemu Comarch ERP Optima za pomocą zapytania SQL.

Wydruk książki nadawczej – uprawnienie aktywuje funkcjonalność drukowania książki nadawczej. Na liście dokumentów zostaje włączona ikona „Wydruk książki nadawczej”.

Eksport listy dokumentów do arkusza – uprawnienie aktywuje funkcjonalność eksportu wyświetlonej listy dokumentów do arkusza MS Excel.

Kreator raportów i dashboardów – uprawnienie aktywuje funkcjonalność tworzenia raportów i dashboardów. W menu bocznym aplikacji pojawia się ikona [Kreator raportów i dashboardów].

Praca z modułem – określa czy pracownik posiada dostęp do modułu Manager dokumentów. Jeżeli w parametrze wybrano wartość „Obieg dokumentów i Manager dokumentów” wówczas w menu bocznym dostępna jest ikona [Manager dokumentów].

Na formatce prezentowane są typy obiegów, do których operator ma dostęp lub zostały dla niego wkluczone. Nowe typy obiegu dodawane są za pomocą linku „Dodaj”. Dodany typ można usunąć za pomocą ikony kosza. Wprowadzone modyfikacje należy zapisać ikoną dyskietki.

Zaznaczenie parametru „Dostępne” spowoduje zaprezentowanie dodanych typów obiegu na liście dokumentów. Zaznaczenie parametru „Wykluczone” spowoduje wykluczenie dodanych pozycji typów obiegu z listy dokumentów.

Jeżeli operatorowi nie zostanie nadany dostęp do typu obiegu, a operator ma prawo inicjować dokumenty w tym typie, aplikacja wyświetli komunikat: „Operator nie ma uprawnień na liście dokumentów do następujących typów: <nazwa typów obiegu>. W ustawieniach definicji wskazanych typów obiegów jest on uprawniony do tworzenia dokumentów. Bez dostępu do wymienionych typów obiegów, operator nie będzie mógł tworzyć dokumentów.”

Na zakładce umożliwiono anonimizację danych pracownika, czyli bezpowrotne usunięcie danych pracownika z bazy. Po przeprowadzeniu anonimizacji, we wszystkich miejscach w Comarch DMS, w których wyświetlano dane zanonimizowanego pracownika, wyświetlana jest informacja ‘Zanonimizowane’.
Opis funkcjonalności dostępny jest w rozdziale Ochrona danych osobowych – anonimizacja i usunięcie pracownika.

W przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument, nie ma możliwości przekazania dokumentu do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadania pracownika.

Struktura organizacyjna, pracownicy

Operator wskazany jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego:

Operator zastępujący może przekazywać i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. Wyjątkiem są tu operacje wynikające z uprawnień, które są nadane na właściwościach pracownika.

W przypadku, gdy operator np. Ope1 zastępuje dwóch użytkowników np. Ope2 i Ope3, (których aktualnie nie ma), a Ope2 i Ope3 są uprawnieni do tego samego etapu:

Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący.

W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (a przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów wyświetlona zostanie informacja „Przekazany w imieniu” oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej.

Funkcjonalność służy przekazaniu uprawnień do aktualnych dokumentów innemu pracownikowi, np. w przypadku zwolnienia danego pracownika.

Na liście pracowników udostępniono przycisk wywołujący okno ‘Zamień pracownika’. W polu ‘Wyszukaj pracownika’ należy wskazać operatora, którego uprawnienia zostaną przejęte przez pracownika wskazanego w polu ‘Zmień na”.

Po wskazaniu zamienianego pracownika wyświetlana są informacje:

– ilość dokumentów, do których ma uprawnienia

– jeżeli zdefiniowano zastępstwo, wyświetlany jest pracownik zastępujący zamienianego operatora

– lista typów obiegu, w ramach których zamieniany operatory był uprawniony do inicjowania dokumentów

Lista pracowników, okno ‘Zamień pracownika’

Parametry wydruku definiowane są w tabeli: do.DF_ConfPrint w czterech kolumnach: DCP_DocumentType (GidTyp dokumentu), DCP_PrintSource (ID źródłowe), DCP_Print (Wydruku) i DCP_PrintForma (Formatu).

Poniższa tabela przedstawia domyślne parametry (GidTyp dokumentu Comarch ERP XL):

Numer i nazwa dokumentu	ID źródłowe	Wydruku	Formatu
2004 Deprecjacja	0	100	2
2037 Faktura eksportowa	0	974	1
3344 Faktura importowa	0	355	2
2033 Faktura sprzedaży	0	303	6
2038 Faktura sprzedaży a-vista	0	303	6
1520 Faktura VAT RR	0	546	1
2036 Faktura wewnętrzna	0	985	1
1521 Faktura zakupu	0	68	1
1526 Faktura zakupu a-vista	0	68	1
2003 Korekta kosztu	0	99	1
1232 Koszt dodatkowy zakupu	0	928	1
4144 Nota memoriałowa	0	220	2
8832 Oferta na zakup	0	244	2
8960 Oferta sprzedaży	0	243	2
2034 Paragon	0	537	1
5104 Promocja	0	465	1
1604 Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie	0	644	1
1603 Przesunięcie międzymagazynowe wydanie	0	643	1
1602 Przesunięcie wewnątrzmagazynowe	0	532	1
1617 Przychód wewnętrzny	0	101	2
1089 Przyjęcie magazynowe	0	106	2
2002 Przyjęcie towarów kaucjonowanych	0	444	1
1489 Przyjęcie zewnętrzne	0	538	1
2039 Raport sprzedaży	0	528	1
3584 Reklamacja sprzedaży	0	691	1
3585 Reklamacja zakupu	0	693	1
1616 Rozchód wewnętrzny	0	103	2
1968 Tax Free	0	577	2
4145 Uproszczona nota memoriałowa	0	633	1
1601 Wydanie magazynowe	0	106	2
2000 Wydanie towarów kaucjonowanych	0	443	1
2001 Wydanie zewnętrzne	0	94	1
2005 Wydanie zewnętrzne eksportowe	0	111	1
960 Zamówienie	0	246	2
Paczka	0	286	1
Wysyłka	0	288	1
4700 Zlecenie serwisowe	0	684	1