Serwer pocztowy

Zakładka „Serwer pocztowy” służy do zdefiniowania domyślnego konta pocztowego, z którego wysyłane są powiadomienia typu: przekazanie dokumentu, przypomnienia o przeterminowanych dokumentów, itp.

Zakładka „Serwer pocztowy” składa się z trzech sekcji, w których znajdują się następujące parametry:

  • Profil na serwerze SQL
    • Nazwa – nazwa profilu serwera SQL obsługującego operacje wysyłania maili. Dane bez możliwości edycji.
    • Opis – dodatkowy opis profilu. Dane bez możliwości edycji.
    • Włącz wysyłanie wiadomości email – parametr aktywujący funkcjonalność wysyłania maili.
  • Ustawienia konta pocztowego
    • Nazwa konta – nazwa konta mailowego na serwerze pocztowym.
    • Email (wychodzący) – adres mailowy skrzynki pocztowej, z której wychodzi korespondencja.
    • Nazwa wyświetlana – nazwa konta mailowego.
    • Adres zwrotny – opcjonalny adres mailowy.
    • Opis – opis konta pocztowego.
    • Nazwa serwera – nazwa serwera pocztowego.
    • Typ serwera – domyślnie SMTP.
    • Port – port wykorzystywany przez protokół wysyłający maile.
    • Login – dane do logowania do skrzynki pocztowej.
    • Hasło – hasło do logowania do skrzynki pocztowej.
    • SSL – opcja szyfrowania maila.
  • Wyślij testową wiadomość email
    • Adres email odbiorcy
    • Temat
    • Treść wiadomości

Wprowadzone dane należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32.

Okno serwera pocztowego

Ustawienia konta pocztowego 



EMAIL

Zakładka oferuje możliwość zdefiniowania wzorca maila.

zapisz32 [Zapisz] – przycisk służący do zapisu wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych.

URL Prefix – definicja adresu URL na potrzeby maski {WebDocumentUrl},

Temat maila – temat maila wysyłanego do operatora,

Treść maila – treść maila wysyłanego do operatora.

Predefiniowane szablony wiadomości e-mail to:

  • Otrzymany dokument każdorazowo i zbiorczo,
  • Przeterminowany dokument,
  • Przypominający,
  • Dla obserwatora każdorazowo i zbiorczo.

W szablonach stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {DocumentNumber} – numer dokumentu,
  • {WorkflowName} – nazwa typu obiegu,
  • {StageName} – nazwa etapu,
  • {WebDocumentUrl} – link URL do szczegółów dokumentu aplikacji webowej,
  • {Origin} – powód, dla którego dokument trafił do danego operatora (źródło),
  • {Proceeding} – wytyczne dla operatora dotyczące realizacji etapu,
  • {ExpirationTime} – czas przeterminowania etapu,
  • {ExpiredDocumentsBegin} – data przekazania do etapu,
  • {ExpiredDocumentsEnd} – data wyjścia z etapu.

Okno szablonu wiadomości e-mail



Narzędzia

W sekcji „Ochrona danych” osobowych administrator może dokonać anonimizacji danych kontrahentów. Konfiguracja anonimizacji danych kontrahentów odbywa się poprzez wskazanie typu obiegu dokumentów i kontrolek, w których dane zostaną zanonimizowane.

Zakładka „Narzędzia” w menu „Ustawienia”

Opis funkcjonalności dostępny jest w rozdziale: Ochrona danych osobowych (RODO)