Konfiguracja kontrolki typu Załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow

Uwaga

W aktualnej wersji Comarch DMS w ramach typów obiegów, dla których został włączony zapis załączników do Repozytorium, nie są dostępne funkcjonalności:

  • przekazanie czasowe
  • przekazanie z listy

W następnych wersjach Comarch DMS będą prowadzone prace nad udostępnieniem tych funkcjonalności

Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia automatyczne przesyłanie do Repozytorium plików, które zostały dodane za pomocą kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS w module Workflow.

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: 'Ogólne’ i 'Archiwa’.

 

Pola w zakładce 'Ogólne’ kontrolki typu załącznik

 

W zakładce 'Archiwa’, jeżeli współpraca z modułem Repozytorium jest wyłączona, znajduje się checkbox 'Manager dokumentów’. Jeśli natomiast współpraca z Repozytorium jest włączona, w tym miejscu pojawia się checkbox 'Zapisz do Repozytorium’.

 

Opcja 'Zapisz do Repozytorium’ w zakładce 'Archiwa’ we właściwościach kontrolki typu załącznik (przed zaznaczeniem checkboxa)

 

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium była możliwa, należy w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę 'Archiwa’ i zaznaczyć opcję 'Zapisz do Repozytorium’, później zaś określić warunki zapisu, takie jak:

  • przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.

 

Lokalizacja – struktura drzewa folderów w module Repozytorium

 

Wybór określonej lokalizacji ( w tym przypadku Folderu 1) w module Repozytorium z poziomu właściwości kontrolki typu załącznik w aplikacji stacjonarnej

 

  • przy wyborze w 'Zastosuj login operatora Repozytorium’ możliwe są dwie opcje:

a) własny (wartość domyślna) – pliki będą dodawane w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki.

 

Wybór opcji w ramach pola 'Zastosuj login operatora Repozytorium” po zaznaczeniu 'Zapisz do Repozytorium’

 

Wybór loginu własnego operatora Repozytorium

 

b) z konfiguracji – wówczas pliki będą dodawane w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce ‘Ustawienia’  w sekcji ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu w pole ‘Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów’ i w przycisk ‘Ustaw’

 

Przyklad

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

Ustawianie operatora domyślnego dla Repozytorium

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik  w polu ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’ zaznaczono ‘Z konfiguracji’.

 

Wybór loginu operatora Repozytorium z konfiguracji

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

Dokument z kontrolką typu załącznik zapisany przez Administratora (przy zaznaczonej opcji ‘z konfiguracji’)

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

Dokument utworzony przez Administratora – jako autor dokumentu figuruje Anna Nowa, ponieważ została wybrana na operatora domyślnego w Repozytorium

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji 'Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

  • typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny). Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie. Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.  Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

 

Widok przykładowych typów dokumentów zdefiniowanych w module Repozytorium

 

 

Wybór typu dokumentów we właściwościach kontrolki typu załącznik

 

  • kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone). Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.  Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w 'Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

 

Uwaga
Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow  do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.

 

Przyklad

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

Definiowanie typu dokumentu ‘Faktura zakupu’ w module Repozytorium – atrybuty ustawione jako wymagane

 

Definiowanie typu dokumentu ‘instrukcja’ w module Repozytorium – atrybuty nie są ustawione jako wymagane

 

Dodawanie atrybutów i kontrolek we właściwościach kontrolki ‘Załącznik’

 

  • w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

 

Wybór etapu mapowania

 

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany. Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu. Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

  •  atrybut krótki tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL,  typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane,  typu kontrahent, typu lista,  typu tekst, typu towar,  typu URL,  typu właściciel
  • atrybut długi tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL,  typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane,  typu kontrahent, typu lista,  typu tekst, typu towar,  typu URL,  typu właściciel
  • atrybut liczba (z odznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita
  • atrybut liczba (z zaznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita, typu liczba rzeczywista, typu liczba stałoprzecinkowa
  • atrybut data – kontrolka typu data i godzina
  • atrybut wartość logiczna – kontrolka typu wartość logiczna

 

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik. Jeśli zostanie wybrany typ inny niż domyślny, dokument otrzyma status ‘Nieokreślony’.

Okno wyboru typu dokumentu po naciśnięciu kontrolki typu załącznik

Czy ten artykuł był pomocny?