Aplikacja Comarch DMS umożliwia tworzenie typu obiegu jako repozytorium dokumentów. Funkcjonalność umożliwia przechowywanie dokumentów w kontrolkach typu Załącznik. Repozytorium dokumentów nie ma zdefiniowanych etapów ani schematu oraz nie jest przekazywane do następnego etapu. Okno szczegółów typu obiegu Repozytorium dokumentów składa się z dwóch zakładek:
- Repozytorium – miejsce definiowania kontrolek oraz określania ich właściwości,
- Uprawnienia – formatka, na której zdefiniowana jest lista uprawnionych do pracy z dokumentem.
Elementy okna
– kontrolka do wprowadzenia nazwy typu obiegu Repozytorium dokumentów,
[Zapisz] – opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu typu obiegu Repozytorium dokumentów,
[Nawiguj wstecz] – powrót na listę typów obiegu,
[Eksportuj] – opcja eksportu zdefiniowanego typu obiegu Repozytorium dokumentów do pliku .workflow,
[Usuń] – opcja usuwania typu obiegu.
Zakładka Repozytorium
Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu Repozytorium dokumentów jest dodanie kontrolek, do których będą podpinane dokumenty.
Lista kontrolek jest predefiniowana i zawiera następujące elementy:
- Załącznik
- Tekst
- Etykieta
- Dokumenty w obiegu
- URL
Lista właściwości kontrolek:
- Nazwa wyświetlana – nazwa kontrolki widoczna na karcie obiegu,
- Nazwa (identyfikator) – jest to pole, którego wartość widoczna jest wyłącznie we właściwościach kontrolki. Wartość tego pola musi być unikalna w ramach karty obiegu,
- Prezentuj na całej szerokości – opcja umożliwia zaprezentowanie kontrolki na całej szerokości karty obiegu na szczegółach dokumentu,
- Wersjonowanie pliku – właściwość kontrolki typu Załącznik; umożliwia podpięcie kilku wersji tego samego pliku pod jedną kontrolkę załącznika,
- Max długość – właściwość kontrolki typu Tekst; pozwala określić maksymalną liczbę znaków, którą można wprowadzić do kontrolki,
- Tekst wielolinijkowy – właściwość kontrolki typu Tekst; umożliwia rozszerzenie kontrolki o zdefiniowaną liczbę wierszy,
- Dokumenty – właściwość kontrolki typu Dokumenty w obiegu. Umożliwia zawężenie listy dokumentów prezentowanych w kontrolce. Przyjmuje wartości „Wszystkie” i „Aktywne”.
Nowy typ obiegu Repozytorium dokumentów – zakładka Repozytorium
Zakładka Uprawnienia
Zakładka jest dostępna tylko dla operatora z uprawnieniami administratora.
Na zakładce „Uprawnienia” definiowane są uprawnienia do pracy z dokumentem. W kontrolce „Nazwa” określana jest nazwa obszaru zdefiniowanego w ramach repozytorium dokumentu. Sekcja „Uprawnienia” służy do definiowania operatorów uprawnionych do pracy z repozytorium. Wypełnienie tej sekcji jest wymagane, aby operator mógł zainicjować nowy dokument w ramach tego typu obiegu.
W sekcji „Uprawnienia” wyświetlane są następujące właściwości:
- Typ – kontrolka przyjmuje wartość: Pracownik, Stanowisko lub Dział,
- Wartość – kontrolka prezentuje listę zdefiniowanych w strukturze pracowników, stanowisk lub działów,
- Dodaj – umożliwia dodanie kolejnego uprawnienia.
Nowy typ obiegu Repozytorium dokumentów – zakładka Uprawnienia