Cofnij dokument:
- Blokada cofnięcia dokumentu – parametr określa, czy dokument z danego etapu może cofnięty do etapu poprzedniego. Zaznaczenie parametru blokuje możliwość cofnięcia.
Właściciel dokumentu:
- Automatyczna zmiana właściciela dokumentu – parametr umożliwia automatyczną zmianę właściciela dokumentu wynikającą z uprawnień typu „Stanowisko powiązane ze strukturą organizacyjną firmy”. Parametr jest domyślnie odznaczony. Możliwość zaznaczenia parametru istnieje tylko w sytuacji, gdy na danym typie obiegu nie ma zdefiniowanej kontrolki typu właściciel.
Uprawnienia do etapu:
- Uprawnienia dodatkowe – domyślnie zaznaczone, jako aktywne. Pozwala na zdefiniowanie dodatkowych uprawnień podczas przekazywania dokumentu do następnego etapu. Oznacza to, że operator może określić dodatkowego pracownika, dział lub stanowisko z dostępem do następnego wybranego etapu.
- Zawężenie uprawnień na wcześniejszym etapie – funkcjonalność umożliwia zawężenie uprawnień do następnego wskazanego etapu poprzez odznaczenie uprawnień dla wybranych operatorów.
- Dostęp do dok. dla operatora niepracującego z dokumentem – zaznaczenie parametru na wskazanym etapie powoduje, że w każdym kolejnym etapie dostęp do dokumentu (poprzez filtr „W obiegu (nieaktywny)” na liście dokumentów) będą mieli wszyscy operatorzy, którzy na aktualnym etapie mieli dostęp do dokumentu. Parametr dotyczy sytuacji w której dokument powinien zostać udostępniony operatorom, którzy na określonym etapie mieli dostęp do dokumentu ale nie brali udziału w przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu. Przykładem może być proces realizacji zadania, w którym bierze udział kilku zainteresowanych np. wykonawców. Na określonym etapie dokument trafia do etapu „Realizacja zadania” do tego etapu ma dostęp kilku wykonawców. Rozpoczęcie realizacji jest potwierdzane przez jednego wykonawcę ale pozostali nadal powinni mieć wgląd do dokumentu DMS.
Sekcja „Uprawnienia do etapu” pozwala na zdefiniowanie uprawnień statycznych dla operatorów, działów oraz stanowisk do danego etapu. Wybór uprawnień nie jest obowiązkowy za wyjątkiem etapu oznaczonego jako początkowy. W przypadku braku zdefiniowanych uprawnień, podczas pracy z dokumentem operator otrzymuje komunikat: „Dla etapu początkowego nie zostały zdefiniowane uprawnienia. Czy chcesz, aby zostało nadane Tobie uprawnienie do tego etapu?”