Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia automatyczne przesyłanie do Repozytorium plików, które zostały dodane za pomocą kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS w module Workflow.

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: 'Ogólne’ i 'Archiwa’.

W zakładce 'Archiwa’, jeżeli współpraca z modułem Repozytorium jest wyłączona, znajduje się checkbox 'Manager dokumentów’. Jeśli natomiast współpraca z Repozytorium jest włączona, w tym miejscu pojawia się checkbox 'Zapisz do Repozytorium’.

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium była możliwa, należy w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę 'Archiwa’ i zaznaczyć opcję 'Zapisz do Repozytorium’, później zaś określić warunki zapisu, takie jak:

• przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.

 

 

 

• przy wyborze w 'Zastosuj login operatora Repozytorium’ możliwe są dwie opcje:

a) własny (wartość domyślna) – pliki będą dodawane w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki.

b) z konfiguracji – wówczas pliki będą dodawane w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce ‘Ustawienia’  w sekcji ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu w pole ‘Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów’ i w przycisk ‘Ustaw’

Przyklad

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik  w polu ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’ zaznaczono ‘Z konfiguracji’.

 

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji 'Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

• typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny). Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie. Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.  Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

 

 

 

 

• kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone). Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.  Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w 'Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

 

Uwaga

Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow  do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.

 

Przyklad

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

 

 

 

• w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

 

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany. Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu. Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik. Jeśli zostanie wybrany typ inny niż domyślny, dokument otrzyma status ‘Nieokreślony’.

W wersji 2021.2.0 została wprowadzona integracja modułu DMS Workflow z modułem Repozytorium. Oznacza to umożliwienie bezpośredniego przekazywania plików z poziomu kontrolki typu załącznik na dokumencie w obiegu do repozytorium.

Na prawym panelu Repozytorium wprowadzona została dodatkowa zakładka „Procesy powiązane z dokumentem”, oznaczona ikoną .

Po zaznaczeniu checkboxa obok danego dokumentu na tej zakładce są wyświetlane takie informacje jak:

Powyższe informacje, w zależności od etapu, na którym jest dokument, znajdują się w jednej z dwóch sekcji:

Uwaga

W przypadku usunięcia dokumentu DMS, który był powiązany z plikiem przesłanym do Repozytorium albo usunięcia pliku z załącznika plik ten pozostaje  w Repozytorium (choć w tym drugim przypadku zostaje przeniesiony do zakładki ‘Kosz’),  ale skasowane zostają informacje  znajdujące się w zakładce 'Procesy powiązane z dokumentem’.

 

Domyślny operator Repozytorium

Operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą dodawać do niego pliki w formie załączników dokumentów DMS, dlatego została dodana funkcjonalność operatora domyślnego.

Operator domyślny jest określany przez administratora DMS w ramach okna 'Ustawienia’ na zakładce 'Przechowywanie plików’  (dawna zakładka 'IBARD’) w sekcji 'Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów’ przy wyborze opcji 'Login domyślnego operatora repozytorium’. W imieniu tego operatora pozostali operatorzy mogą przesyłać pliki do Repozytorium. Wybór operatora domyślnego jest dokonywany w ramach listy operatorów DMS, która została zawężona do operatorów mających uprawnienia do pracy z modułem Repozytorium. Jeśli aktywny jest tryb wielospółkowy, operator zostaje wskazany z listy operatorów wybranej spółki. Operatorzy na liście są uszeregowani w kolejności alfabetycznej. Możliwe jest wyświetlenie na liście maksymalnie 11 operatorów, przy większej liczbie pojawia się pasek przewijania. Zmiana operatora domyślnego jest możliwa po usunięciu poprzedniego po kliknięciu ikony kosza i ponownym dokonaniu wyboru z listy.

Jeżeli dokumenty przesłane do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w module Workflow mają trafić także do usługi IBARD, administrator powinien w pliku Web.config (domyślna lokalizacja: C:\inetpub\wwwroot\DMS)  zmienić parametr „DestinationAttachmentWorkflow”, tak, aby „DestinationAttachmentWorkflow” = IBARD.

Wówczas w Ustawieniach w ramach sekcji  Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów pojawia się dodatkowa podsekcja Comarch Ibard. Po wyborze przycisku   zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik, a następnie kliknąć .

Po zalogowaniu do usługi IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD  w sekcji Kontrolki typu Załącznik wyświetlany jest login  użytkownika w IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik trafiają do usługi IBARD.

Wskazówka

Po kliknięciu w drugą sekcję o nazwie ‘Repozytorium’ i naciśnięciu kontrolki „Autoryzacja”  możliwe jest ustawienie konta IBARD, gdzie zostaną zapisane pliki dodawane do repozytorium.