Aby operator miał możliwość pracy z managerem dokumentów konieczne jest dodanie uprawnienia na karcie pracownika w sekcji „Funkcjonalności” w parametrze „Praca z modułem” ustawić wartość „Obieg dokumentów i Manager dokumentów”.

Po włączeniu pracy z modułem Manager dokumentów i ponownym zalogowaniu do Comarch DMS, w menu bocznym zostanie wyświetlona ikona Managera dokumentów . Po kliknięciu w ikonę otwierane jest okno Managera.

Operatorowi posiadającemu uprawnienia administratora w systemie Comarch DMS, po kliknięciu w ikonę Managera dokumentów wyświetlone zostaje okno z dostępem do katalogu głównego „Dokumenty”, w którym będzie mógł zbudować strukturę katalogów.

Po włączeniu pracy z modułem Manager dokumentów, pracownik, któremu nie nadano dodatkowych uprawnień na katalogach i/lub dokumentach będzie miał dostęp do pustego okna Managera dokumentów.

Umożliwienie pracy z poszczególnymi gałęziami struktury katalogów będzie wymagało nadania dodatkowych uprawnień na katalogu. Po nadaniu pracownikowi uprawnień do katalogu, zostanie wyświetlona struktura katalogów Managera oraz jeżeli dodano dodatkowe uprawnienia do przeglądania, zostaną wyświetlone istniejące dokumenty i podkatalogi.

Okno managera dokumentów złożone jest z dwóch części, w lewej wyświetlana jest struktura katalogów managera, w prawej wyświetlana jest zawartość katalogu podświetlonego na drzewie katalogów.

Prawa część okna posiada dwa tryby wyświetlania:

W oknie dostępne są przyciski:

– umożliwia dodanie nowego dokumentu

– umożliwia dodanie nowego katalogu

– umożliwia wyszukiwanie dokumentów i katalogów po zadanej frazie

– wyświetla menu z parametrami:

– usuwa zaznaczenie parametrów filtra oraz frazę wyszukiwania

– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie dużych ikon

– zmiana widoku zawartości katalogu, kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie zawartości w formie listy ze szczegółami dokumentów i katalogów

– przycisk wyświetlany w prawej części okna managera dokumentów, obok nazwy katalogu, pozwala na przejście do katalogu nadrzędnego

– przyciski nad drzewem katalogów, pozwalają na zmianę kolejności katalogów wyświetlanych w ramach katalogu nadrzędnego.

Dla katalogów i dokumentów dostępne jest menu kontekstowe.
W menu kontekstowym dla katalogu dostępne są opcje:

W menu kontekstowym dla dokumentu dostępne są opcje:

Okno Właściwości katalogu służy do przeglądania i edycji właściwości katalogu oraz dokumentów znajdujących się w katalogu i podkatalogach podrzędnych. Właściwości dokumentów określone na katalogu są wzorcem właściwości, dla podkatalogów i dokumentów, które są dodawane do tego katalogu. W oknie „Właściwości katalogu” wyświetlane są informacje na temat katalogu:

• Ścieżka do katalogu – prezentowana jest cała ‘gałąź’ drzewa katalogów, począwszy od katalogu głównego „Dokumenty”, aż do katalogu, dla którego wyświetlono właściwości.
• Pełna nazwa katalogu.
• Data utworzenia katalogu oraz operator, który utworzył katalog.
• Data ostatniej modyfikacji właściwości katalogu oraz operator, który dokonał modyfikacji.
• Wersjonowanie – domyślnie odznaczone. Jest to właściwość dokumentów znajdujących się w katalogu. We właściwościach katalogu uprawniony pracownik może zadecydować czy dokumenty przechowywane w katalogu będą mogły być wersjonowane (parametr zaznaczony), jeżeli nie, w menu kontekstowym dokumentów w tym katalogu zostanie deaktywowana opcja „Dodaj wersję”.

• Włącz archiwizację – opcja domyślnie odznaczona. Parametr odnoszący się do właściwości dokumentów znajdujących się w katalogu. Zaznaczenie parametru aktywuje możliwość automatycznej archiwizacji dokumentów znajdujących się w katalogu po zadanej liczbie dni.
  • Archiwizuj dokumenty po upływie <liczba> dni – liczba dni, po upływie których dokumenty zostaną zarchiwizowane.
• Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu – przycisk służący do aktualizacji właściwości na dokumentach znajdujących się w katalogu (właściwości podkatalogów i dokumentów w podkatalogach nie są aktualizowane).
• Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu i podkatalogów – przycisk służący do aktualizacji właściwości na dokumentach znajdujących się w katalogu oraz na dokumentach znajdujących się we wszystkich katalogach podrzędnych (właściwości podkatalogów nie będą aktualizowane).

W oknie „Właściwości dokumentu” możliwe jest przeglądanie i edycja właściwości dokumentu, dla którego z menu kontekstowego wybrano opcję „Właściwości”.

W oknie znajdują się informacje:

Do pracy z katalogami i dokumentami w managerze dokumentów, oprócz nadania uprawnień do pracy z modułem Manager dokumentów na właściwościach pracownika, konieczne jest nadanie uprawnień dla każdego katalogu i dokumentu.

Okno Uprawnienia, wyświetlone dla katalogu

Uprawnienia nadawane pracownikom dzielą się na dwie sekcje: „Katalog” i „Dokumenty w katalogu”.

W sekcji katalog dostępne są uprawnienia:

W sekcji Dokumenty w katalogu dostępne są następujące rodzaje uprawnień:

W oknie „Uprawnienia” wyświetlonym w kontekście katalogu oprócz nadawania uprawnień możliwa jest aktualizacja uprawnień wskazanym pracownikom na istniejących katalogach podrzędnych, na dokumentach znajdujących się w katalogu lub na dokumentach znajdujących się w katalogu i katalogach podrzędnych.

Aby dokonać aktualizacji uprawnień, należy zaznaczyć pracowników, dla których będą aktualizowane uprawnienia.

Aktualizacja uprawnień odbywa się w trzech trybach:

W przypadku, gdy uprawnienia zostały zmienione w celu aktualizacji na dokumentach lub katalogach podrzędnych wybranie przycisku „OK” spowoduje zmianę uprawnień na katalogu i w konsekwencji nadawanie takich uprawnień nowym dokumentom tworzonym w ramach katalogu. Wybranie przycisku „Anuluj” przywróci zestaw uprawnień sprzed aktualizacji.

Blokowanie struktury katalogów w managerze dokumentów

Funkcjonalność blokowania struktury katalogów umożliwia wskazanie operatorów posiadających uprawnienia do zarządzania układem katalogów w managerze dokumentów. Przez zarządzanie układem katalogów należy rozumieć możliwość przeniesienia danego katalogu w górę lub w dół na drzewie katalogów.

W pliku Web.config dostępny jest klucz
<add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=” „/>.
Domyślnie wartość klucza jest pusta – wszyscy operatorzy zgodnie z uprawnieniami nadanymi w managerze dokumentów mogą zarządzać kolejnością katalogów na drzewie.
W przypadku, gdy wartość klucza zostanie uzupełniona identyfikatorami operatorów, tylko ci operatorzy będą mieli możliwość zarządzania strukturą katalogów, natomiast dla pozostałych operatorów funkcjonalność zostanie zablokowana. W kluczu należy wskazać identyfikatory operatorów znajdujące się w kolumnie DCD_ID w tabeli DF_ConfOsDictionary. Numery identyfikatorów w kluczu powinny być rozdzielane przecinkami.
np. np. <add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=”1077, 2, 1012 „/>

Przeniesienie katalogu „Projekty” w górę drzewa struktury katalogów 

Dla każdego dokumentu dodanego do managera użytkownik ma możliwość zdefiniowania listy uprawnionych do pracy z danym dokumentem. Domyślnie uprawnienia są dziedziczone z uprawnień w sekcji „Dokumenty w katalogu”. W oknie uprawnienia wyświetlonym w kontekście dokumentu możliwa jest zmiana zakresu uprawnień wyłącznie do tego dokumentu. Na dokumencie możliwe jest nadanie uprawnień:

Dokumenty umieszczane w Managerze dokumentów mogą posiadać właściwość wersjonowania, oznacza to, że możliwe będzie wgranie nowej wersji dokumentu, przy zachowaniu w systemie dokumentu pierwotnego.

Właściwość wersjonowania może być włączona na katalogu, wówczas każdy dokument dodawany do tego katalogu będzie mógł mieć wgarną kolejną wersję. W sytuacji, gdy operator posiada uprawnienia do edycji dokumentu, może we właściwościach dokumentu zmienić wartość parametru „Wersjonowanie”. Wtedy tylko konkretny dokument w katalogu będzie mógł być wersjonowany.

Na listach dokumentów wyświetlana jest ostatnio wgrana wersja, a dostęp do starszych wersji dokumentów możliwy jest z poziomu okna „Pobierz dokument”, w którym w przypadku dokumentów wersjonowanych wyświetlana jest lista wszystkich wgranych wersji dokumentu.

Domyślnie na dysku zapisywana jest ostatnia wersja dokumentu, wyświetlana jako pierwsza na liście wersji. W przypadku, gdy użytkownik chciałby zapisać na dysku starszą wersję dokumentu, powinien po rozwinięciu ekspandera „Pobierz wersję”, zaznaczyć tę, która ma być zapisana na dysku.

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany związane z wprowadzeniem czarnej listy zakazancyh rozszerzeń plików w ramach Managera dokumentów.

W pliku web.config został dodany klucz <add key=”NotAllowedFileExtensionsDM” value=”” />. W polu value należy wpisać jako literowe oznaczenia (np. pdf, xml) nazwy rozszerzeń, które mają być zakazane podczas dodawania plików do Managera dokumentów.

Weryfikacja rozszerzenia pliku ma miejsce, kiedy zostanie zatwierdzony wybór pliku w ramach okna „Nowy dokument”.

Jeżeli w oknie „Nowy dokument” wybrano plik z zakazanym rozszerzeniem, wówczas po kliknięciu przycisku [Dodaj] pojawi się komunikat informujący o niedozwolonym rozszerzeniu.

Po kliknięciu „Ok” komunikat zostaje zamknięty, a użytkownik powraca do okna wyboru plików.

Jeżeli rozszerzenie pliku nie znajduje się na liście niedozwolonych rozszerzeń, wówczas zostaje dodany do Managera dokumentów po wyborze [Dodaj] w oknie „Nowy dokument” i komunikat nie jest wyświetlany.