Celem modułu Repozytorium jest przechowywanie dokumentów w formie plików w ramach kreowanej przez administratorów i (częściowo) edytorów struktury folderów. Dostęp danego pracownika do danego folderu  lub pliku zależy od tego, czy zostały mu do niego przyznane uprawnienia.  W ramach modułu Repozytorium widoczne są dla użytkownika tylko te foldery i pliki, do których przyznał mu dostęp użytkownik o uprawnieniach administratora (Repozytorium lub lokalnego).

W module Repozytorium można przechowywać:

 

 

 

W bieżącej wersji wymagane jest, żeby użytkownik, który korzysta z modułu Repozytorium, posiadał licencję umożliwiającą pracę z tym modułem.

Weryfikacja licencji na moduł Repozytorium będzie następowała za każdym razem, kiedy wykorzystywane będą dane Repozytorium.

Jeżeli użytkownik będzie próbował korzystać z funkcjonalności modułu Repozytorium, choć nie posiada licencji na korzystanie z tego modułu, wyświetlony zostanie komunikat informujący o zaistniałym problemie.

Bez licencji na pracę z modułem Repozytorium nie jest możliwe:

Moduł Repozytorium jest dostępny zarówno dla Comarch DMS Standalone, jak i dla wszystkich form współpracy: z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i  Comarch ERP CEE.

System Comarch DMS składa się z modułów:

Aby umożliwić działanie modułu Workflow i modułu Repozytorium, niezbędne  jest zainstalowanie trzech odrębnych aplikacji na serwerze IIS, z których jedna służy potrzebom modułu Comarch DMS Workflow (Obieg Dokumentów), a dwie tworzą moduł Comarch DMS Repozytorium.

Instalacja serwera MongoDB w systemie Windows

W celu pobrania instalatora serwera MongoDB należy wejść na stronę https://www.mongodb.com/, następnie wybrać zakładkę „Products”, później „Community Edition”, następnie „MongoDB Community Server” i  w panelu „Available Downloads” nacisnąć zielony przycisk „Download” (bezpośredni link do „MongoDB Community Server”: MongoDB Community Download | MongoDB).

Proces instalacji przedstawiony poniżej to skrócona wersja instalacji – przy założeniu, że na tej samej maszynie, gdzie Mongo DB jest uruchamiany, zainstalowana jest też baza. Z pełnym procesem instalacji środowiska MongoDB można zapoznać się w instrukcji producenta pod adresem Install MongoDB Community Edition on Windows — MongoDB Manual.

Po pobraniu pliku instalacyjnego należy go otworzyć. Wówczas na ekranie pojawia się okno instalatora Mongo DB, gdzie powinno się kliknąć „Next”.

Następnie należy wyrazić zgodę na umowę licencyjną, zaznaczając checkbox i kliknąć „Next”.

Kolejnym krokiem jest wybór typu instalacji – należy wybrać opcję „Complete”.

Następnie należy w oknie konfiguracji usługi wybrać checkbox „Run service as Network Service user”.

W kolejnym oknie instalacyjnym zaznacza się parametr „Install Mongo DB Compass”. Mongo DB Compass to aplikacja, która służy do przeglądania bazy danych, analogicznie do SSMS dla SQL Server. Po wyborze przycisku „Next” następuje przejście do kolejnego okna.

Następnie należy kliknąć „Install”.

Na zakończenie instalacji należy kliknąć przycisk „Finish”.

Po ukończeniu instalacji konieczne jest upewnienie się, czy usługa MongoDB jest uruchomiona. Można to sprawdzić wchodząc do Menedżera zadań systemu Windows, wybierając zakładkę Usługi  i znajdując pozycję Mongo DB, dla której w polu „Stan” powinno wyświetlać się „Uruchomiony”.

Dodawanie administratora MongoDB i bazy danych dla Comarch DMS Repozytorium za pomocą MongoDB Compass

Po instalacji na MongoDB należy uruchomić MongoDB Compass. Jeśli Mongo DB zostało zainstalowane lokalnie, wówczas nie ma konieczności uzupełniania connection stringa – wystarczy nacisnąć „Connect”, aby zalogować się do serwera.

Kiedy zalogowano się do serwera Mongo DB, wówczas należy utworzyć użytkownika o uprawnieniach administratora na serwerze – w poniższym przykładzie taki użytkownik to admin, zaś jego hasło to Passwd1234. Posiada najwyższy poziom uprawnień na serwerze. Aby utworzyć użytkownika należy:

db.createUser(
{
user:"admin",
pwd:"Passwd1234",
roles:[{role:"root",db:"admin"}] }
)

Następnie należy utworzyć bazę danych dla Comarch DMS Repozytorium i dodać użytkownika, dla którego będzie następowało łączenie się aplikacji Comarch DMS Repozytorium z bazą danych. W tym celu konieczne jest, aby:

db.createUser(
{
user:"MongoUser",
pwd:"Passwd1234",
roles:[{role:"readWrite",db:"Repository"}] }
)

Po wykonaniu powyższych czynności Mongo DB Compass może zostać zamknięty.

Wprowadzanie zmian w pliku mongod.cfg

Następnie należy  dokonać edycji  pliku konfiguracyjnego mongod.cfg. Plik znajduje się w lokalizacji:

<install directory>\bin\mongod.cfg

domyślnie lokalizacja to: C:\Program Files\MongoDB\Server\<wersja>\bin\mongod.cfg

Zmiany, których należy dokonać w pliku mongod.cfg:

• w sekcji #network interfaces:

port: 27017 – port domyślny

bindIp: 127.0.0.1 – domyślnie jest w tym miejscu ustawiony localhost – tu powinien być umieszczony adres IP klienta, który komunikuje się z serwerem bazodanowym (dla Comarch DMS Repozytorium: z serwerem IIS).      Jeżeli  zamiast bindIp zostanie wpisane bindIpAll: true,  wówczas można będzie połączyć się z serwerem z każdego komputera.

• w sekcji #security:

Uwaga

Należy usunąć znak # przed security

 

Uwaga

Należy dodać dwie spacje i wpisać authorization: enabled

 

Uwaga

Bez dwóch spacji przed  authorization: enabled serwer nie będzie mógł zostać uruchomiony.

 

Dzięki tej zmianie możliwe będzie logowanie do bazy MongoDB przy użyciu loginu i hasła.

 

 

Następnie należy zapisać plik i uruchomić ponownie serwer MongoDB w Menedżerze zadań Windows, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i naciskając „Uruchom ponownie”.

 

 

Uwaga

Podczas ponownego łączenia do MongoDB Compass konieczne będzie wpisanie connection stringa według poniższego wzoru:

mongodb://<mongodb user>:<mongodb password>@<server ip>:<server port>/<database name>?authSource=<database name>

Przykładowo dla administratora:

mongodb://admin:Passwd1234@localhost/?authSource=admin

Przykładowo dla użytkownika MongoUser:

mongodb://MongoUser:Passwd1234@localhost/Repository?authSource=Repository

 

Instalacja serwera MongoDB w systemie Linux, dystrybucja Ubuntu

 

Uwaga

Minimalna obsługiwana wersja serwera MongoDB to wersja 4.2, zaś najwyższa obsługiwana wersja to 5.0.

 

Instalacja serwera MongoDB na Ubunt powinna zostać przeprowadzona według instrukcji producenta, do której można przejść za pomocą następującego linku: Install MongoDB Community Edition on Ubuntu — MongoDB Manual.

 

Wprowadzanie zmian w pliku mongod.conf

Kiedy zainstalowano serwer, kolejnym krokiem jest wprowadzenie zmian w pliku konfiguracyjnym mongod.conf, dostępnym w lokalizacji: /etc/mongod.conf. Polecenie, które uruchamia plik mongod.conf do edycji, to:

sudo gedit/etc/mongod.conf

Zmiany, których należy dokonać w pliku mongod.conf:

• w sekcji #network interfaces:

port: 27017 - port domyślny

bindIp: 127.0.0.1 - domyślnie jest w tym miejscu ustawiony localhost - tu powinien być umieszczony adres IP      klienta, który komunikuje się z serwerem bazodanowym (dla Comarch DMS Repozytorium: z serwerem IIS).      Jeżeli  zamiast bindIp zostanie wpisane bindIpAll: true,  wówczas można będzie połączyć się z serwerem z  każdego komputera.

• w sekcji #security:

 

Uwaga

Należy usunąć znak # przed security

 

Uwaga

Należy dodać dwie spacje i wpisać authorization: enabled

 

Uwaga

Bez dwóch spacji przed  authorization: enabled serwer nie będzie mógł zostać uruchomiony.

 

Dzięki tej zmianie możliwe będzie logowanie do bazy MongoDB przy użyciu loginu i hasła.

Po zapisaniu wprowadzonych zmian należy ponownie uruchomić serwer MongoDB, przykładowo używając poniższej komendy:

sudo systemctl restart mongod

 

Dodawanie administratora MongoDB i bazy danych dla Comarch DMS Repozytorium z poziomu terminala w Ubuntu

Następnie należy zalogować się do MongoDB z poziomu terminala w Ubuntu,  a później utworzyć bazę danych i dodać operatora, dla którego nastąpi łączenie się Comarch DMS Repozytorium z bazą danych.

Aby utworzyć bazę, powinna zostać wpisana komenda: use Repository.

W dalszej kolejności należy utworzyć użytkownika, zaczynając od wpisania komendy use admin. Później konieczne jest wprowadzenie polecenia, które utworzy użytkownika o uprawnieniach administratora na serwerze - w poniższym przykładzie taki użytkownik to admin, zaś jego hasło to Passwd1234. Posiada najwyższy poziom uprawnień na serwerze:

db.createUser(
{
user:"admin",
pwd:"Passwd1234",
roles:[{role:"root",db:"admin"}]
}
)

 

Uwaga

Wielkość liter w nazwach użytkowników jest istotna dla logowania.

 

Wskazówka

Zaleca się zmianę hasła na inne mocne hasło.

 

Uwaga

Jeżeli w mocnym haśle został użyty znak "@", wówczas w ConnectionString konieczne jest wpisanie "%40" zamiast "@". Potrzeba zmiany wynika z tego, że Mongo traktuje znak "@" jako oddzielenie pozycji.

 

Następnie należy dodać użytkownika, dla którego będzie następowało łączenie się aplikacji Comarch DMS Repozytorium z bazą danych. W tym celu konieczne jest wprowadzenie następującego polecenia:

db.createUser(
{
user:"MongoUser",
pwd:"Passwd1234",
roles:[{role:"readWrite",db:"Repository"}]
}
)

 

Tworzenie i odtwarzanie backupów bazy danych MongoDB

Backupy baz danych Mongo DB mogą być tworzone i odtwarzane za pomocą narzędzi mongodump oraz mongorestore, które należą do MongoDB Database Tools. Można je pobrać ze strony producenta:

Download MongoDB Command Line Database Tools | MongoDB

Z dokumentacją dotyczącą narzędzi do tworzenia i odtwarzania baz MongoDB można się zapoznać na stronie producenta: The MongoDB Database Tools Documentation — MongoDB Database Tools.

 

Konfiguracja aplikacji na serwerze IIS

Instalacja komponentów

Zanim rozpocznie się konfigurację aplikacji Comarch DMS na serwerze IIS, konieczne jest zainstalowanie dwóch komponentów, niezbędnych do poprawnego działania aplikacji:

• URL Rewrite - do pobrania poprzez link: URL Rewrite : The Official Microsoft IIS Site
• ASP.NET Core 3.1 Runtime - Windows Hosting Bundle Installer - do pobrania poprzez link: Download ASP.NET Core 3.1 Runtime (v3.1.14) - Windows Hosting Bundle Installer (microsoft.com)

Przenoszenie katalogów DocumentManager.WebApi i DocumentManager.WebClient

Jeżeli na serwerze nie jest zainstalowany Comarch DMS, konieczna jest instalacja aplikacji Comarch DMS web i desktop według instrukcji znajdującej się na stronie https://pomoc.comarch.pl/dms/pl/20212/ po wejściu do kategorii wybranej współpracy, w rozdziale Instalacja i konfiguracja.

Następnie należy z pakietu instalacyjnego z lokalizacji Comarch DMS {wersja} \ Comarch DMS {wersja}\ DMS Repository\ pobrać do folderu C:\inetpub\wwwroot\ dwa katalogi:

Dodawanie nowej puli aplikacji dla Comarch DMS Repozytorium

Comarch DMS Repozytorium jest modułem Comarch DMS, jednak musi zostać zainstalowany jako osobna aplikacja na serwerze IIS i wymaga osobnej puli aplikacji.

Dla puli aplikacji dedykowanej modułowi Comarch DMS Repozytorium konieczne jest określenie wersji środowiska .NET CLR jako 'Bez kodu zarządzanego'.

Dla puli aplikacji dedykowanej modułowi Comarch DMS Workflow (Obieg Dokumentów) konieczne jest określenie wersji środowiska .NET CLR jako .NET CLR v4.0. Następnie należy nacisnąć opcję "Ustawienia zaawansowane", dostępną do wyboru po kliknięciu na "Pule aplikacji", a następnie naciśnięciu nazwy odpowiedniej puli prawym przyciskiem myszy. Można też, alternatywnie,  kliknąć nazwę puli i wybrać opcję z paska "Akcje" po prawej stronie ekranu. W ramach "Ustawień zaawansowanych" konieczne jest ustawienie parametru 'Włącz aplikacje 32-bitowe' na False.

Konwertowanie katalogów DocumentManager.WebApi i DocumentManager.WebClient na aplikacje

W kolejnym kroku należy  w ramach Menedżera IIS nacisnąć prawym przyciskiem myszy folder DocumentManager.WebApi i wybrać opcję "Konwertuj na aplikację".

Następnie otworzy się okno "Dodawanie aplikacji", w którym należy nacisnąć opcję "Wybierz", wybrać pulę aplikacji dedykowaną Comarch DMS Repozytorium - w poniższym przykładzie jest to pula "DMS_repository" -  i nacisnąć "Ok". Analogicznie należy postąpić z folderem DocumentManager.WebClient.

Konfiguracja pliku web.config aplikacji Comarch DMS

W ramach Comarch DMS można korzystać z Managera dokumentów lub z modułu Repozytorium, nie jest jednak możliwe jednoczesne korzystanie z obydwóch opcji. Domyślnie włączony jest Manager dokumentów, dlatego aby włączyć obsługę modułu Comarch DMS Repozytorium, w kluczu web.config, dostępnym domyślnie w lokalizacji C:\inetpub\wwwroot\DMS, należy uzupełnić 3 następujące klucze:

Wprowadzone zmiany należy zapisać.

Wskazówka

Adres URL aplikacji DocumentManager.WebApi lub DocumentManager.WebClient można sprawdzić, klikając w daną aplikację w Menedżerze internetowych usług informacyjnych (IIS) i naciskając opcję "Przeglądaj *:80 (http)" w panelu " Zarządzaj aplikacją" po prawej stronie ekranu. Adres strony widoczny w otwartym oknie przeglądarki to adres danej aplikacji.

 

Wprowadzanie zmian w appsettings.json, pliku konfiguracyjnym serwera

Następnie konieczne jest wejście do katalogu DocumentManager.WebApi, dostępnym domyślnie w lokalizacji C:\inetpub\wwwroot\DMS , a następnie edycja znajdującego się tam pliku konfiguracyjnego appsettings.json , w którym należy uzupełnić poniższe informacje:

• „IdentityMongoDatabaseSettings” – connection string do bazy Comarch DMS Repozytorium, która zawiera konta użytkowników.

Przyklad

Connection string powinien składać się z takich części:

„mongodb://<mongodb user>:<mongodb password>@<server ip>:<server port>/<database name>?authSource=<database name>”

gdzie:

<mongodb user>:<mongodb password>  – nazwa i hasło użytkownika MongoDB, który został dodany do bazy Comarch DMS Repozytorium

@<server ip>:<server port> – ip i port serwera, na którym znajduje się baza Mongo DB

/<database name> – nazwa utworzonej bazy repozytorium

?authSource=<database name> –  ponownie nazwa utworzonej bazy repozytorium

 

Przykład:

„mongodb://MongoUser:Passwd1234@localhost:27017/Repository?authSource=Repository”

• „ApplicationMongoDatabaseSettings” – connection string do bazy Comarch DMS Repozytorium, która zawiera dane aplikacji. Przykładowo:

„mongodb://MongoUser:Passwd1234@localhost:27017/Repository?authSource=Repository”

• „DocumentWorkflowSettings” – adres serwera DMS. Przykładowo:

„http://localhost/Standalone”

 

Wskazówka

W tym parametrze powinien zostać wprowadzony adres aplikacji web modułu Workflow – taki, jak został wprowadzony w dms.exe.config – pliku konfiguracyjnym aplikacji desktop

 

 

• ”StorageSettings” – ustawienia bazy, która przechowuje pliki

„Type” – właściwość, która określa domyślne miejsce przechowywania plików  dodawanych do Comarch DMS  Repozytorium. Może przyjmować wartości:

„IBard” – wtedy pliki dodawane do Repozytorium będą przechowywane   w usłudze Comarch IBARD

„Mongo” – wtedy pliki dodawane do Repozytorium będą przechowywane w bazie MongoDB

 

 

 

• ”IBARDStorageSettings” – parametr uzupełniany, jeśli wybrano bazę IBARD, baza danych, która przechowuje dane wymagane dla IBARD

 

„ConnectionString” – connection string do bazy z konfiguracją współpracy z IBARD – znajduje się tu ta sama informacja, która w wersji poprzedniej była w IBARDMongoDatabase Settings

 

Uwaga

Jeśli wszystkie pliki Comarch DMS Repozytorium mają być przechowywane tylko w usłudze IBARD – wówczas należy usunąć pozycje „MongoStorageSettings”, „ConnectionString”, „ChunkSizeBytes”.

 

Uwaga

W przypadku przechowywania plików z Repozytorium w usłudze IBARD po uzupełnieniu „Connection String” w „IBARDStorageSettings” konieczne jest zalogowanie  do usługi IBARD w sekcji „Przechowywanie plików” w zakładce „Ustawienia” w aplikacji desktop Comarch DMS, klikając przycisk „Autoryzacja”.

 

 

Przykład uzupełnienia pliku appsettings.json, jeśli wszystkie pliki mają być przechowywane  w usłudze  Comarch IBARD:

 

• ”MongoStorageSettings” – parametr uzupełniany, jeśli wybrano bazę MongoDB, baza danych, która przechowuje pliki binarne.  W tym parametrze należy uzupełnić „ConnectionString” do  bazy, która będzie służyć do przechowywania plików dodawanych do Comarch DMS Repozytorium. Drugi klucz, ”ChunkSizeBytes”, dotyczy tylko plików przechowywanych w bazie MongoDB, definiuje maksymalny rozmiar pojedynczej części pliku (w bajtach), który jest dodawany do bazy.

 

Uwaga

Jeżeli przesyłany plik okaże się być większego rozmiaru niż określono w ”ChunkSizeBytes”, plik ulegnie podziałowi na tyle części, ile razy ”ChunkSizeBytes” mieści się w rozmiarze tego pliku, z ewentualnym jednym  dodatkowym plikiem (jeśli z podziału zostanie reszta).

 

Uwaga

Jeśli wszystkie pliki Comarch DMS Repozytorium mają być przechowywane tylko w usłudze Mongo – wówczas należy usunąć pozycje „IbardStorageSettings” i jego „ConnectionString”.

 

Przykład uzupełnienia pliku appsettings.json, jeśli wszystkie pliki mają być przechowywane  w bazie MongoDB:

 

Możliwa jest również sytuacja, w której podczas pracy z Comarch DMS Repozytorium zostało zmienione miejsce przechowywania plików z usługi IBARD na bazę MongoDB – wtedy możliwe jest korzystanie z plików przechowywanych zarówno w IBARD, jak i w MongoDB. Warunkiem jest uzupełnienie „Connection String”  w kluczu „IBARDStorageSettings” (tak, żeby następowało połączenie z bazą, która przechowuje konfigurację współpracy z IBARD) oraz „Connection String”  w kluczu „MongoStorageSettings” (tak, żeby następowało połączenie z bazą, która przechowuje pliki). Przy takim uzupełnieniu connection stringów domyślnie pliki, które zostaną dodane do Comarch DMS Repozytorium, będą zapisane zgodnie z lokalizacją, którą określono w parametrze Type w sekcji Storage Settings. 

 

Przykład uzupełnienia pliku appsettings.json, jeśli  pliki mają być zapisywane  w bazie MongoDB, ale możliwa również będzie praca z plikami, które są przechowywane w usłudze IBARD:

• „AllowedOrigins” – adres witryny Comarch DMS Repozytorium, przykładowo http://<IP serwera>

Powyższe ustawienia są niezbędne do właściwej konfiguracji pliku. Poniższe ustawienia natomiast można zmienić opcjonalnie:

Włączenie protokołu WebSocket

Od wersji 2022.0.1 konieczne jest włączenie protokołu WebSocket. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

• w ramach pola wyszukiwania przy przycisku „Start” wpisać frazę „Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows” i kliknąć „Otwórz”

Następnie w oknie, które zostało otwarte, należy rozwinąć zawartość folderu folder „Internetowe usługi informacyjne”, później „Usługi WWW”, potem „Funkcje tworzenia aplikacji”, zaznaczyć checkbox przy folderze „Protokół WebSocket” i kliknąć przycisk .

Zostanie wówczas otwarte okno Funkcje systemu Windows, w ramach którego system dokona zapisu wprowadzonych zmian.

Gdy zmiany zostaną zapisane, informacja o tym zostanie wyświetlona w ramach okna. Należy wówczas zamknąć okno, klikając na przycisk .

Następnie należy otworzyć Menadżer Internetowych Usług Internetowych (IIS) i w środkowej części okna, w sekcji Zarządzanie kliknąć na ikonę Edytor konfiguracji, a następnie wybrać opcję Otwórz funkcję, znajdującą się po prawej stronie, w górnej części panelu Akcje.

Po wyborze opcji Otwórz funkcję w środkowej części Menedżera zostanie wyświetlony Edytor konfiguracji. W polu Sekcja należy wyszukać na rozwijalnej liście sekcję system.webServer/webSocket, a następnie wybrać dla pola enabled wartość True. Następnie aby zapisać zmiany, wybierz opcję Zastosuj dostępną w ramach panelu Akcje po prawej stronie Menedżera.

Później należy ponownie uruchomić IIS, wybierając opcję Uruchom ponownie na panelu Akcje w ramach Menedżera IIS.

Jeśli użytkownik korzystał przedtem z Comarch DMS i z Comarch DMS Repozytorium, powinien dokonać aktualizacji.

Najpierw konieczna jest aktualizacja aplikacji web i desktop Comarch DMS, którą można przeprowadzić ręcznie albo za pomocą instalatora. Kiedy obie aplikacje zostały zaktualizowane, wówczas można przystąpić do aktualizacji modułu Repozytorium.

Przebieg aktualizacji:

• w pobranym pakiecie instalacyjnym  należy otworzyć folder Comarch DMS {wersja},  a następnie DMS Repository, w którym znajdują się dwa foldery: DocumentManager.WebApi i DocumentManager.WebClient

 

 

 

 

• następnie konieczne jest podmienienie dotychczasowej zawartości  folderów DocumentManager.WebApi i DocumentManager.WebClient, znajdujących się domyślnie w lokalizacji C:\inetpub\wwwroot, na odpowiadającą im zawartość analogicznych folderów z pakietu instalacyjnego, poprzez jej skopiowanie i wklejenie

 

 

Uwaga

Wszystkie pliki w folderach DocumentManager.WebApi i DocumentManager.WebClient powinny zostac podmienione z wyjątkiem pliku appsettings.json, który znajduje się w folderze DocumentManager.WebApi. Jest to plik, który zawiera konfigurację połączenia z Comarch DMS i z bazą MongoDB – jeśli zostanie podmieniony, trzeba uzupełnić od nowa plik (zob. Wprowadzanie zmian w appsettings.json, pliku konfiguracyjnym serwera)

 

• następnie należy zrestartować serwer IIS  w Menedżerze internetowych usług informacyjnych (IIS) , klikając przycisk „Uruchom ponownie” po prawej stronie ekranu

 

 

• w dalszej kolejności konieczne jest wyczyszczenie danych przeglądarki, na której użytkownik korzysta z modułu Repozytorium, w tym plików cookie oraz innych danych witryn

 

Tak przygotowane Repozytorium jest zaktualizowane i gotowe do pracy.

Błędy w module Comarch DMS Repozytorium po stronie serwera są logowane do pliku tekstowego przy pomocy frameworka Serilog oraz mechanizmów ASP.NET Core, tak jak wskazano w pliku konfiguracyjnym appsettings.json, a także po stronie klienta aplikacji do konsoli przeglądarki. Aby dana opcja po stronie serwera stała się aktywna, konieczne jest odkomentowanie jej, czyli usunięcie znaków //, w ramach pliku appsettings.json (domyślna lokalizacja pliku: C:\inetpub\wwwroot\DocumentManager.WebApi\appsettings.json). Zaleca się logowanie błędów do pliku tekstowego repository_log.txt (lokalizacja domyślna: C:\temp\repository_log.txt).

Dodawanie uprawnień dostępu do modułu Repozytorium

Po instalacji opisanej w artykule Repozytorium – instalacja dla administratora należy uruchomić aplikację desktopową Comarch DMS. W pierwszej kolejności trzeba nadać uprawnienia osobom, które mają pracować z modułem Repozytorium. W tym celu konieczne jest wejście do zakładki  [Struktura organizacyjna], wybór sekcji „Pracownicy”, później karty danego pracownika, a następnie sekcji „Uprawnienia” i, w ramach działu „Funkcjonalności”, pola „Praca z modułem”, gdzie należy wybrać opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium”, a następnie zapisać zmiany za pomocą ikony dyskietki .

Uwaga

Aby uniknąć problemów z dostępem do Repozytorium należy najpierw zapisać w ramach zakładki „Struktura organizacyjna” uprawnienia Administratora i jeszcze przynajmniej jednej osoby, która powinna mieć uprawnienia administratora w Repozytorium, ale nie jest administratorem Comarch DMS. Nawet, jeżeli dana osoba miała już wcześniej wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium”, należy przełączyć na „Obieg Dokumentów”, zapisać, przełączyć z powrotem na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i ponownie zapisać. Tak samo powinno się postępować w stosunku do wszystkich osób, które miały wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” przed konfiguracją modułu Repozytorium. W przeciwnym wypadku takie osoby nie mają dostępu do Repozytorium.

Przyklad

Użytkownik „Administrator” (który jest jednocześnie administratorem Comarch DMS) przed rozpoczęciem pracy z modułem Repozytorium loguje się do aplikacji desktopowej Comarch DMS, następnie wchodzi do zakładki „Struktura organizacyjna” , wybiera sekcję „Pracownicy”,  później swoją  kartę pracownika, a następnie sekcję „Uprawnienia” i, w ramach działu „Funkcjonalności”, pole „Praca z modułem”. Tam zmienia dotychczas ustawioną opcję  „Obieg Dokumentów i Repozytorium” na „Obieg Dokumentów”, zapisuje za pomocą ikony dyskietki , a potem znów zmienia na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i zapisuje.

 

 

Następnie wybiera kartę pracownika „Jan Abacki” i nadaje mu uprawnienia do Repozytorium, podobnie, jak uczynił to dla siebie – z tą różnicą, że „Jan Abacki” nie jest administratorem Comarch DMS.  Następnie zapisuje zmianę.

 

 

Po przeprowadzeniu powyższych czynności administratorami Repozytorium są użytkownicy „Administrator” i „Jan Abacki”. Mogą oni teraz swobodnie pracować z Repozytorium.

Operatorzy, którzy jednocześnie:

zostają dodani do modułu Comarch DMS Repozytorium jako administratorzy, co oznacza poniższe uprawnienia:

Przejście do modułu Repozytorium i utworzenie struktury folderów

Kiedy zapisano już uprawnienia pracowników do pracy z modułem „Obieg dokumentów i Repozytorium”, wówczas należy kliknąć zakładkę [Repozytorium] i nacisnąć przycisk [Uruchom aplikację web].

Wówczas operator zostaje przeniesiony do okna logowania do aplikacji webowej w przeglądarce.

Po wpisaniu loginu i hasła, a następnie kliknięciu „Zaloguj się” pojawia się okno „Inna sesja” z pytaniem dotyczącym zmiany sesji. Należy kliknąć „Tak”, a wówczas operator zostanie przeniesiony do zakładki aplikacji webowej Comarch DMS, gdzie znajduje się Repozytorium.

Administrator powinien zacząć pracę  w Repozytorium od utworzenia struktury folderów. W ramach katalogu głównego  [Repozytorium] jedynie administrator DMS może dodać nowe foldery. W tym celu należy wybrać przycisk [Nowy folder]. Pojawi się wówczas okno dodawania folderu. Należy wpisać nazwę folderu w polu „Nazwa folderu”. W ramach katalogu głównego jest możliwe dodawanie tylko obszarów – folderów z przypisanym administratorem, dlatego w polu administrator konieczne jest znalezienie w wyszukiwarce pracownika lub pracowników, którzy mają zostać administratorami nowego folderu. Aby wyszukać danego użytkownika, wystarczy wpisać pierwszą literę jego imienia.

Po wyborze administratorów należy zapisać zmiany, klikając w przycisk [Utwórz]. Nowy folder jest widoczny na liście dokumentów w ramach katalogu głównego    [Repozytorium] oraz na strukturze folderów na panelu po lewej stronie.

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 1” . Na jego administratorów wyznacza 2 użytkowników: „Jan Kowalski” i „Joanna Bławatek”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 1”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Joanna Bławatek” do folderu „Folder 1”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu ma on wówczas możliwość usunięcia takiego dostępu. Może także zamiast tego zmienić zakres uprawnień użytkownika do folderu.

 

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 2” . Na jego administratora wyznacza tylko 1 użytkownika: „Aleksandra Maj”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 2”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu „Folder 2”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu nie ma on wówczas możliwości usunięcia takiego dostępu ani modyfikacji uprawnień użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu.

 

Osoba, którą wybrano na administratora danego obszaru będzie też miała dostęp do jego zawartości (folderów i dokumentów).

W ramach zakładki  [Ustawienia] można wyróżnić dwie sekcje:

Po kliknięciu w link [Skonfiguruj ustawienia aplikacji] w ramach zakładki „Zarządzanie aplikacją” dostępne są cztery sekcje:

Sekcja „Atrybuty”

W ramach sekcji „Atrybuty” możliwe jest dodawanie nowych i edycja istniejących atrybutów.  Atrybuty to pola do wypełnienia, które można przypisać do typów dokumentów innych niż „Nieokreślony” (zostaną wtedy automatycznie przypisane do dokumentu, dla którego wybrano dany typ) lub bezpośrednio do danego dokumentu.

Typy atrybutów

W ramach Repozytorium dostępne jest 5 typów atrybutów:

• „Krótki tekst” (do 40 znaków) – zawiera opcjonalny parametr Lista podpowiedzi, który domyślnie jest odznaczony. Jeżeli zostanie zaznaczony, wówczas pokazują się pola, które należy wypełnić – w każdym z takich pól wpisuje się jedną z opcji, które mają być wyświetlone przy danym atrybucie. Kiedy dany atrybut będzie dodawany do danego dokumentu, w polu atrybutu wyświetlą się podpowiedzi ułożone w kolejności alfabetycznej. Parametr Lista podpowiedzi można edytować podczas edycji atrybutu.

 

 

 

• „Długi tekst” (do 255 znaków)
• „Liczba” – zawiera również opcjonalny parametr „Część dziesiętna” (domyślnie zaznaczony), dzięki któremu możliwe jest wpisanie liczby z max. 2 miejscami po przecinku. W przypadku odznaczenia tego parametru można wpisać tylko liczby całkowite.

 

Uwaga

Parametru „Część dziesiętna” nie można edytować po zapisie atrybutu

 

 

• „Data”
• „Wartość logiczna”- możliwość wyboru za pomocą suwaka opcji „Tak” lub „Nie”

Dodawanie nowego atrybutu

Aby dodać nowy atrybut należy wybrać przycisk , dostępny po prawej stronie ekranu. Otwiera się wówczas okno „Dodaj atrybut”, w ramach którego należy wpisać nazwę atrybutu (musi być niepowtarzalna w obrębie wszystkich atrybutów – aktywnych i nieaktywnych) i wybrać dla niego z rozwijanej listy odpowiedni typ atrybutu. Po dokonaniu zmian należy nacisnąć przycisk , aby zapisać nowy atrybut.

Dodany atrybut jest teraz widoczny na liście z adnotacją „aktywny”.

Edycja atrybutu

Możliwa jest edycja atrybutu – w tym celu należy najechać kursorem na dany atrybut i kliknąć menu kontekstowe , a następnie „Edytuj”.

Po wyborze „Edytuj” wyświetlone zostaje okno „Edytuj atrybut”, w którym możliwa jest edycja:

Przyklad

W ramach sekcji atrybuty dodano atrybut typu Wartość logiczna „Czy został zatwierdzony”, domyślnie zaznaczony jako „aktywny”. Następnie dodano go do typu dokumentu „Faktura” wraz z drugim atrybutem „Data wystawienia”.

 

Następnie status atrybutu „Czy został zatwierdzony” zmieniono na „Nieaktywny”. Wówczas atrybut przestaje być przypisany do typu dokumentu „Faktura”, nie można go też znaleźć na liście atrybutów możliwych do przypisania.

Usuwanie atrybutu

Po wybraniu menu kontekstowego atrybutu   możliwe jest również jego usunięcie za pomocą opcji „Usuń”.

Uwaga

Jeżeli atrybut został już powiązany z dokumentem – należy do typu dokumentu, który przypisano już do jakiegoś dokumentu lub został osobno przypisany do dokumentu – wówczas pojawia się komunikat mówiący o braku możliwości usunięcia, a atrybut nie jest usuwany. Konieczne jest wówczas usunięcie atrybutu przy danym dokumencie – nawet jeśli usunięto go już z danego typu dokumentu.

 

Lista atrybutów

Nad listą atrybutów znajduje się wyszukiwarka , w której można wpisać odpowiednią frazę, aby wyszukać atrybut po nazwie – lista atrybutów zostaje wówczas ograniczona do tych, które zawierają daną frazę.

Lista atrybutów składa się z 3 kolumn:

Sekcja „Typy dokumentów”

W tej zakładce możliwe jest określenie typów dokumentów oraz włączenie, edycja lub wyłączenie retencji dokumentów. Typy dokumentów to definiowane przez administratora rodzaje dokumentów wraz z przypisanymi atrybutami, dzięki którym można szczegółowo opisać dokument dodany do repozytorium. Na liście typów dokumentu znajduje się jeden predefiniowany typ „Nieokreślony”, który jest nadawany automatycznie nowododanym do repozytorium dokumentom i którego nie można edytować ani usunąć – możliwa jest jednak zmiana typu danego dokumentu na inny niż „Nieokreślony” w ramach edycji dokumentu.

Lista typów dokumentów

Lista typów dokumentów składa się z 3 kolumn:

• Typ dokumentu – tu znajduje się nazwa, jaką danemu typowi dokumentu nadał administrator; można ją edytować w razie potrzeby
• Atrybuty – lista atrybutów, jakie administrator przypisał do danego typu dokumentu; jeżeli z powodu braku miejsca nie wszystkie atrybuty są widoczne na liście, wystarczy przesunąć kursor na daną pozycję – pokaże się wówczas okienko komunikatu pokazujące wszystkie przypisane do typu dokumentu atrybuty.

 

Nad listą typów dokumentów znajduje się pole wyszukiwarki , gdzie można wyszukać dany typ dokumentu, wpisując pierwszą literę nazwy lub którąś z innych liter występujących w nazwie.

Dodawanie nowego typu dokumentu

Nowy typ dokumentu można dodać, naciskając przycisk , znajdujący się powyżej listy typów dokumentów, po prawej stronie ekranu. Po wyborze tego przycisku wyświetlane jest okno „Dodaj typ dokumentu”, gdzie wymagane jest określenie parametrów:

Wskazówka

Obok prefixa znajduje się ikonka informacji, po kliknięciu której wyświetlane są  ogólne informacje dotyczące prefixów.

Oprócz tego w ramach okna dostępne są dwie zakładki:

W ramach zakładki Atrybuty  konieczne jest przypisanie przynajmniej 1 atrybutu, maksymalnie zaś 50 atrybutów. Atrybuty mogą być wybrane spośród dostępnych na rozwijalnej liście atrybutów, które dodano w ramach sekcji Atrybuty (zobacz: Sekcja „Atrybuty”) albo dodane nowe za pomocą przycisku . W ramach listy rozwijalnej należy zaznaczyć checkbox obok wybranego atrybutu/atrybutów i kliknąć przycisk . Aby usunąć pojedyncze atrybuty, trzeba odznaczyć checkboxy obok nich i ponownie nacisnąć . Jeśli administrator chce usunąć wszystkie  przypisania atrybutów do danego typu jednocześnie, może to zrobić, wybierając na liście rozwijalnej atrybutów lub naciskając znak „x” przy polu z wybraną ilością atrybutów (np. ). Atrybut dodany za pomocą przycisku dołącza zarówno do listy atrybutów przy danym typie dokumentów, jak i do listy wszystkich dostępnych atrybutów w sekcji Atrybuty.

Uwaga

Jeżeli dodano nowy atrybut za pomocą przycisku , to pozostaje on na liście atrybutów dostępnych w sekcji Atrybuty, nawet jeśli ostatecznie nowy typ dokumentu nie został zapisany.

Po dodaniu atrybutu (oprócz atrybutów typu Wartość logiczna) można zaznaczyć, czy dany atrybut będzie wymagany, zaznaczając opcję „Wymagane”. Oznacza to, że po dodaniu danego typu  do dokumentu konieczne będzie wpisanie wartości tego atrybutu, aby móc dokonać zapisu. Jeśli parametr „Wymagane” pozostanie niezaznaczony, wówczas uzupełnienie wartości atrybutu jest opcjonalne. Parametr „Wymagane” jest domyślnie odznaczony.

W dolnej części zakładki Atrybuty  widoczna jest lista rozwijalna „Lokalizacja domyślna”. Ten parametr odnosi się wyłącznie do współpracy z CEE. Pozwala na wybranie lokalizacji, do której będą automatycznie przesyłane z CEE do Repozytorium dokumenty należące do danego typu.

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów można określić, czy dokumenty, które będą przypisane do danego typu dokumentu będą podlegać retencji – czyli czy będą musiały być przechowywane w Repozytorium przez określony czas , bez możliwości usunięcia w tym okresie.  Funkcjonalność retencji została szczegółowo omówiona w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora. W zakładce dostępne są dwie opcje:

Menu kontekstowe typu dokumentu

Na liście typów dokumentu po przesunięciu kursorem na dany typ (oprócz typu „Nieokreślony”) wyświetlane jest menu kontekstowe , w ramach którego dostępne są trzy opcje:

Edycja typu dokumentu

Po kliknięciu w ramach menu kontekstowego w opcję Edytuj  zostaje otwarte okno Edytuj typ dokumentu. W ramach zakładki Atrybuty możliwa jest edycja:

Nie jest natomiast możliwa edycja prefixa identyfikatora typu.

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów  możliwe jest:

Edycja i wyłączenie retencji zostały opisane w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora)

Historia zmian reguły przechowywania

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Historia zmian reguły przechowywania  wyświetlony zostaje wykaz wszelkich zmian dotyczących retencji dla danego typu dokumentu, a są to:

Zmiany wyświetlane są w kolejności od najnowszej do najstarszej.

W przypadku pozycji dotyczących włączenia lub edycji reguły retencji możliwy jest wybór przycisku . Wyświetlane jest wówczas okno Szczegóły zmiany, w którym obok rodzaju zmiany, daty jej dokonania (dnia i godziny) oraz osoby, która jej dokonała, wyświetlane są również parametry, jakie ustawiano przy włączaniu retencji lub jej edycji.

Uwaga

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany  w ramach okna Historia zmian, po wyborze przycisku ,  w oknie Szczegóły zmiany  – pola prezentowane są w nowym układzie: usunięto checkbox  Zablokuj możliwość zmiany  typu dokumentu w okresie retencji i zmodyfikowano wygląd sekcji Zmieniono z  i Zmieniono na, tak, aby miały wygląd analogiczny do  ustawień reguły retencji na definicji typu obiegu.

W przypadku edycji retencji w oknie Szczegóły zmiany pokazywane są zarówno parametry ustawione przed edycją (w ramach pola Zmieniono z:), jak i parametry ustawione podczas edycji (w ramach pola Zmieniono na). Pokazywany jest wówczas jedynie powód edycji, bez powodu włączenia retencji.

Nad wykazem zmian dostępna jest wyszukiwarka , dzięki której można wyszukać daną aktywność (włączenie/edycja/wyłączenie retencji), wpisując literę lub frazę pochodzącą z uzasadnienia włączenia/edycji/wyłączenia retencji. W ramach zaś znajdującego się obok pola możliwe jest wyznaczenie zakresu dat, z których zmiany retencji mają być pokazywane na wykazie. Wybór zakresu potwierdzany jest przyciskiem .

Okno historii zmian retencji można zamknąć, wybierając znak „x” lub przycisk , znajdujący się w prawym dolnym rogu strony.

Usuwanie typu dokumentu

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Usuń możliwe jest natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie tego typu z Repozytorium.

Uwaga

Jeżeli dany typ dokumentu został już przypisany do co najmniej jednego dokumentu (aktywnego lub zarchiwizowanego), wówczas tego typu nie można usunąć, dopóki pozostaje przypisany, a przy próbie usunięcia wyświetlany jest komunikat:

 

Sekcja „Pliki usunięte po retencji”

Lista usuniętych dokumentów

W ramach sekcji wyświetlana jest lista usuniętych dokumentów z informacjami o nich podanymi w 3 kolumnach:

Menu kontekstowe usuniętego dokumentu i przywracanie dokumentów

Jeżeli operator wybrał co najmniej jeden plik z listy, wówczas nad listą dokumentów, pod wyszukiwarką i przyciskami filtrów, w miejscu paska pojawia się belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość wszystkich elementów dostępnych na liście]. Na belce dostępne są przyciski:

[Odznacz] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają odznaczone
 [Zaznacz wszystkie] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają zaznaczone

[Pobierz] – po kliknięciu w niego wszystkie zaznaczone elementy na liście dokumentów zostaną pobrane

 [Menu kontekstowe] – po naciśnięciu tego przycisku zostają wyświetlone następujące opcje:

Te opcje znajdują się także w menu kontekstowym , które pojawia się po przesunięciu kursorem na dany dokument – to menu jest dostępne tylko dla pojedynczego dokumentu.

Ikony związane z paginacją – [Ilość na stronie] i  [ikony zmiany stron] – są widoczne tylko po przesunięciu strony w dół za pomocą suwaka, jeśli na liście jest przynajmniej 10 plików.

Po wybraniu w ramach menu kontekstowego  przycisku [Przywróć] zostaje wyświetlony komunikat Przywracanie plików automatycznie usuniętych po retencji, informujący o skutkach przywrócenia dokumentu/dokumentów. Jeżeli administrator nadal chce przywrócić dokument/dokumenty, powinien wybrać przycisk . Jeżeli chce wycofać się z akcji przywracania, może wybrać opcję , znak albo kliknąć poza polem komunikatu.

Po wyborze przycisku zostaje wyświetlone okno Przywróć wybrane pliki (<liczba wybranych plików>), w ramach którego należy z listy folderów wybrać folder, do którego zostaną przywrócone wszystkie dokumenty. Można także dodać nowy folder, do którego trafią wszystkie zaznaczone pliki, klikając ikonkę , następnie wpisując nazwę folderu i wybierając . Później należy wybrać nowododany folder z listy .

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o przywróceniu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Podgląd usuniętego dokumentu i prawy panel

Po dwukrotnym kliknięciu w nazwę usuniętego dokumentu wyświetlony zostaje jego podgląd (dla plików PDF,JPG,PNG), dostępny jest też prawy panel, na którym znajdują się następujące informacje:

Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu.

Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów. W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem”, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu. Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie. Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

W ramach okna podglądu możliwe jest również pobranie, przywrócenie lub usunięcie na zawsze dokumentu za pomocą, odpowiednio, przycisków [Pobierz], [Przywróć] i [Usuń na zawsze].

Ikony nad listą usuniętych dokumentów

Nad listą usuniętych dokumentów znajdują się przyciski:

– wpisując w tym polu pierwszą literę lub frazę z nazwy dokumentu można wyszukać dokument

–  po kliknięciu tego filtra można zawęzić wyświetlaną listę do dokumentów usuniętych danego dnia lub w danym zakresie dni

– po naciśnięciu tego filtra możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do dokumentów przypisanych do danego typu dokumentu

– naciskając ten przycisk można usunąć jednocześnie wszystkie dokumenty znajdujące się w sekcji Pliki usunięte po retencji.

Nad listą dokumentów znajduje się również informacja , przypominająca o warunkach przechowywania w koszu dokumentów po okresie retencji. Zgodnie z treścią komunikatu, dokumenty, które znalazły się w sekcji Pliki usunięte po retencji  zostają automatycznie usunięte po 30 dniach (liczonych od daty usunięcia dokumentu) i ulegają trwałemu usunięciu z systemu.

Trwałe usuwanie plików

Po zaznaczeniu przez operatora plików i wybraniu w ramach menu kontekstowego przycisku  [Usuń na zawsze] zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć , znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk . Wtedy na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”) .

Jeżeli natomiast operator chce trwale usunąć wszystkie pliki znajdujące się na liście dokumentów w zakładce Pliki usunięte po retencji, wówczas może kliknąć link . Wtedy zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć , znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk . Wówczas wszystkie pliki z kosza retencji zostaną trwale usunięte.

Aby opróżnić kosz retencji, można także zaznaczyć wszystkie dokumenty z listy, wybierając przycisk [Zaznacz wszystkie] na belce nad listą dokumentów, a następnie z menu kontekstowego opcję [Usuń na zawsze], a potem na wyświetlonym komunikacie.

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza retencyjnego.

Sekcja „Powody unieważnienia”

W wersji 2022.0.1 w ramach zakładki  [Ustawienia], w sekcji Zarządzanie aplikacją  dodano nową zakładkę Powody unieważnienia, w której znajduje się lista powodów unieważnienia. Na liście domyślnie dostepny jest jeden predefiniowany powód Duplikat. Uprawnienia do zarządzania powodami unieważnienia dokumentu ma administrator Repozytorium. Powody unieważnienia mogą być:

Dodawanie powodu unieważnienia dokumentu

Aby dodać nowy powód unieważnienia dokumentu, administrator powinien wpisać jego nazwę w polu Dodaj nowy powód, a następnie nacisnąć przycisk  [Dodaj]. Przycisk jest nieaktywny, jeśli w polu nie wpisano żadnego znaku – staje się aktywny po wpisaniu co najmniej 1 znaku. Nazwa powodu może mieć co najmniej 1, a maksymalnie 50 znaków. Po kliknięciu przycisku [Dodaj] nowy powód zostaje umieszczony na liście zgodnie z kolejnością alfabetyczną, pod predefiniowanym powodem Duplikat i domyślnie jest określony jako aktywny. Za pomocą strzałek obok  nazwy kolumny Powód można zmieniać kolejność powodów unieważnienia dodanych przez administratora.

Użytkownik nie może dodać powodu unieważnienia, który ma taką samą nazwę jak powód, który znajduje się już na liście. W przypadku podjęcia takiej próby pod polem Dodaj nowy powód zostaje wyświetlona informacja Taki powód już istnieje, a przycisk  [Dodaj] jest wyszarzony.

Jeśli dwóch użytkowników w tym samym czasie próbuje wprowadzić nowy powód unieważnienia dokumentu o tej samej nazwie, a pierwszy z nich naciśnie przycisk [Dodaj], wówczas dla drugiego użytkownika po naciśnięciu również  przez niego przycisku  [Dodaj] wyświetlany jest następujący komunikat:

Po wybraniu przez drugiego użytkownika [Dodaj] lub przycisku „Enter” na klawiaturze oprócz wyświetlenia powyższego komunikatu następuje również odświeżenie listy powodów unieważnienia.

Menu kontekstowe na liście powodów unieważnienia

Menu kontekstowe jest dostępne dla wszystkich powodów unieważnienia, które zostały dodane przez administratora.

Menu kontekstowe powodu unieważnienia  zostaje wyświetlone po przesunięciu kursora na daną pozycję. Są w nim dostępne dwie opcje:

Usuwanie powodu unieważnienia

Usunięcie powodu unieważnienia jest możliwe z poziomu jego menu kontekstowego  , widocznego po przesunięciu kursora na daną pozycję. Po wyborze opcji Usuń powód unieważnienia zostaje usunięty  z listy.

Jeśli użytkownik próbuje usunąć  powód unieważnienia, który został już przypisany do dokumentu, wówczas akcja nie zostaje przeprowadzona i wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości usunięcia powodu.

Jeżeli dwóch operatorów próbuje usunąć ten sam powód unieważnienia, to dla operatora, który kliknie opcję Usuń  jako drugi zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Oznaczanie powodu unieważnienia jako aktywny lub nieaktywny

Powód unieważnienia może zostać oznaczony jako nieaktywny. W takim przypadku powód unieważnienia:

Przyklad

Powód unieważnienia dokumentu Brak konieczności zachowania został oznaczony jako nieaktywny.

 

Powód unieważnienia Brak konieczności zachowania jest jednak nadal prezentowany na prawym panelu dokumentu, do którego go wcześniej przypisano.

 

Zdezaktywowany powód unieważnienia Brak konieczności zachowania  nie jest już jednak dostępny do wyboru w oknie unieważniania dokumentu FZ_4_2021.

 

Aby dezaktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako nieaktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Nieaktywny .

Jeśli w tym samym czasie na liście powodów unieważnienia pracuje dwóch użytkowników, Użytkownik 1 usunie powód unieważnienia z listy, a Użytkownik 2 próbuje oznaczyć go jako nieaktywny, wówczas dla Użytkownika 2 zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Istnieje możliwość zmiany statusu powodu unieważnienia z powrotem na aktywny. W takim przypadku powód unieważnienia będzie ponownie dostępny na liście powodów unieważnienia możliwych do wyboru  w ramach okna unieważniania dokumentu.

Aby aktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako aktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Aktywny .

Zakładka Zawartość twojej listy zawiera parametr Widok kolumn, taki sam jak dla standardowego użytkownika.

W ramach parametru Widok kolumn możliwe jest określenie, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą  widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.

Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:

Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn  poprzez kliknięcie , zaznaczenie opcji  „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne. Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem. Następnie należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.

Na okno Repozytorium składają się  trzy części: Struktura drzewa folderów, główne okno i prawy panel. Zostaną one omówione poniżej.

Struktura drzewa folderów

Struktura drzewa folderów  powstaje poprzez dodawanie kolejnych folderów nadrzędnych i podrzędnych. W ramach drzewa widoczne są dla użytkownika jedynie te foldery, do których nadano mu uprawnienia, wraz z zawartymi w nich podfolderami oraz takie, w których znajduje się inny katalog lub dokument, do którego użytkownik jest uprawniony.  W ramach drzewa zastosowano dwa rodzaje oznaczeń folderów   ( obszary- foldery,  którym podczas ich dodawania przyznano administratorów)   i ( foldery, którym podczas dodawania nie przyznano administratorów).

Przyklad

Widok struktury drzewa folderów dla użytkownika JuliaNowacka wynika zarówno z posiadanych przez tego użytkownika uprawnień, jak i ich braku:

• • • Użytkownik JuliaNowacka nie ma nadanych uprawnień do Folderów 2 i 4, dlatego nie są dla niej widoczne na strukturze drzewa folderów.
    • Na drzewie użytkownika JuliaNowacka znajduje się Folder 1, bo użytkownikowi przyznano uprawnienie „Edytor” w  stosunku do znajdującej się w nim faktury. Nie jest natomiast widoczny podrzędny Folder 1.1 , ponieważ JuliaNowacka nie posiada uprawnień do Folderu 1.
    • Folder 3.3 jest widoczny na drzewie użytkownika JuliaNowacka, bo użytkownikowi nadano uprawnienie „Przeglądający” w odniesieniu do tego katalogu, znajduje się tam także Folder 3 jako jego folder nadrzędny. Brak jednakże Folderu 3.1 i Folderu 3.2, bo użytkownik nie ma uprawnień do Folderu 3.
    • Widoczny jest również Folder 5 i jego foldery podrzędne Folder 5.1 i Folder 5.2, bo użytkownikowi nadano w stosunku do Folderu 5 uprawnienie „Administrator”

 

 

Pod strukturą drzewa folderów znajdują się również ikonki:

– po kliknięciu tej ikonki przechodzi się do kosza, gdzie znajdują się usunięte dokumenty i dokumenty, które znajdowały się w usuniętych folderach (zob. Kosz w module Repozytorium).

– po naciśnięciu tej ikonki  przechodzi się do ustawień, gdzie możliwa jest zmiana widoku kolumn  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zawartość twojej listy” dla administratora lub Repozytorium – konfiguracja i ustawienia dla użytkownika), a dla administratora Repozytorium także określenie  typów oraz atrybutów dokumentów, retencji, jak również zarządzanie plikami usuniętymi po retencji i dodawanie powodów unieważnienia dokumentów  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora).

Główne okno

U samej góry okna znajduje się lokalizacja, w której aktualnie znajduje się użytkownik. Jeśli adres jest długi , ulega skróceniu – jego część zmienia się w znak wielokropka , po kliknięciu którego wyświetla się brakująca część adresu. Możliwe jest wówczas przejście do wybranej lokalizacji poprzez naciśnięcie odpowiedniego odcinka tego adresu.

Poniżej lokalizacji znajduje się pole służące do wyszukiwania wszystkich folderów podrzędnych w ramach folderów nadrzędnych oraz dokumentów w ramach danego folderu.

Jeżeli w danym folderze nie zostanie znaleziona wpisana fraza, wówczas pod wyszukiwarką pojawia się link [Wyszukaj w repozytorium], po wyborze którego wyszukiwanie zostanie powtórzone w całym repozytorium, tylko w zakresie lokalizacji, do których dany użytkownik posiada uprawnienia.

Pod oknem wyszukiwania umieszczono  cztery parametry określające filtrowanie wyników wyszukiwania:

– [Status] – odpowiada za filtrowanie dokumentów po ich statusie. W wersji 2022.0.1 filtr Status uległ zmianie – dostępne są w nim następujące opcje:

Operator wybiera daną opcję, zaznaczając znajdujące się obok nich checkboxy. Jeżeli użytkownik zaznaczy co najmniej 2 statusy, wówczas na liście dokumentów prezentowane są dokumenty o jednym albo drugim statusie. Jeżeli natomiast żaden status nie został wybrany, wtedy na liście dokumentów widoczne są wszystkie foldery i dokumenty.

Domyślnie nie są wybrane żadne statusy, wyświetla się status Dowolny – wówczas wyświetlana jest lista zarówno wszystkich dokumentów (niezależnie od ich statusu), jak i katalogów, według poziomu uprawnień użytkownika.

Po wyborze co najmniej jednego innego statusu w filtrze wyświetlany jest dany status, np. , a na liście dokumentów pokazywane są jedynie dokumenty, których dotyczy status wybrany w ramach filtra – są to dokumenty znajdujące się w folderze, w którym uruchomiono filtrowanie i w folderach podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Po wyborze przycisku [Wyczyść filtry] , wszystkie filtry są odznaczane, a na liście przywracany jest status: Dowolny.

Jeżeli wybrano dwa statusy, wówczas filtr jest prezentowany jako [Status:2/3], a na liście dokumentów widoczne są tylko dokumenty, które mają jeden albo drugi z wybranych statusów – np. po wybraniu statusów Zarchiwizowane i Unieważnione na liście prezentowane są zarówno dokumenty zarchiwizowane, jak i dokumenty unieważnione – zarówno z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie trzy statusy – Aktywne, Zarchiwizowane i Unieważnione, wówczas dodatkowo zaznaczeniu ulega parametr Zaznacz wszystko, a w filtrze widoczna jest informacja   . Podobnie, jeśli użytkownik zaznaczy parametr Zaznacz wszystko, wówczas także pozostałe statusy zostaną zaznaczone, a w filtrze również widoczna jest informacja . W obydwóch przypadkach na liście prezentowane są jedynie dokumenty z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

– parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone dodane wówczas foldery i dokumenty.

– parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu. Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia). Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

– parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów. W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry dodano filtr Powód unieważnienia.

Po kliknięciu pola [Wybierz powód] rozwijana jest lista powodów unieważnienia, na której za pomocą checkboxów można zaznaczyć jeden lub wiele powodów unieważnienia, według których odbędzie się filtrowanie dokumentów. Przykładowo, jeśli zaznaczono checkboxy przy powodach Duplikat i Błędny, wówczas wyszukane zostaną zarówno dokumenty, które unieważniono, podając powód Duplikat, jak i dokumenty, które unieważniono, podając powód Błędny. Aby wybrać powody unieważnienia, wystarczy zaznaczyć je i zatwierdzić ich wybór przyciskiem [Wybierz] w ramach listy powodów, a następnie nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki].

W polu [Wybierz powód] po wyborze przynajmniej jednego powodu unieważnienia z listy wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wybranych powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Jeśli operator zaznaczy opcję [Zaznacz wszystko], wówczas zaznaczone zostaną wszystkie dostępne powody unieważnienia. Podobnie, jeśli każdy z powodów unieważnienia zostanie pojedynczo zaznaczony, automatycznie zaznaczeniu ulegnie także opcja [Zaznacz wszystko]. Wówczas w ramach pola Wybierz powód wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wszystkich powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Wybrane filtry można usunąć, klikając [Wyczyść] na liście powodów unieważnienia. W tym celu można również wybrać przycisk [Wyczyść wszystko] w ramach okna Pozostałe filtry (ale wówczas usunięte zostaną wszystkie filtry z tego okna) lub [Wyczyść filtry] nad listą dokumentów (zostają wtedy jednak usunięte wszystkie filtry, nie tylko filtr Powód unieważnienia).

Jeśli żaden powód unieważnienia nie został wskazany, filtr jest pomijany i nie wlicza się do liczy wybranych filtrów, widocznej na przycisku [Wybrane filtry].

W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry został również dodany dodatkowy predefiniowany filtr Kryterium okresu przechowywania.

Filtr Kryterium okresu przechowywania składa się z kontrolek  – (Data od i Data do); użytkownik wybiera w nich zakres dat – wynikiem filtrowania będą dokumenty, których kryterium okresu przechowywania znajduje się w podanym zakresie.

Po uzupełnieniu kontrolek należy nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki]. Okno zostanie wówczas zamknięte, a wyniki filtrowania zostaną wyświetlone na liście dokumentów analogicznie do wyników filtrowania po innych atrybutach, czyli zostaną wyświetlone dokumenty, które znajdują się w folderze, w którym filtrowanie zostało uruchomione oraz we wszystkich folderach podrzędnych (jeśli operator ma do nich uprawnienie co najmniej przeglądającego).

Aby dodać filtr na podstawie atrybutu, należy wybrać opcję [Dodaj nowy filtr], zostanie wyświetlona lista wszystkich atrybutów zdefiniowanych w systemie. Za pomocą wyszukiwarki można znaleźć atrybut, którego nazwa zawiera daną frazę.

Po wybraniu atrybutu należy ustalić jego wartość, według której dokument ma być szukany. Kolejne atrybuty, według których ma być filtrowana lista dokumentów, można dodać klikając [Dodaj kolejny filtr].

W wersji 2022.0.1 jeżeli po wyborze nad listą dokumentów opcji [Więcej filtrów], w ramach okna Pozostałe filtry wybrano opcję [Dodaj kolejny filtr] i w polu [Wybierz atrybut] dokonano wyboru atrybutów, ale ich wartości nie zostały uzupełnione – wówczas filtrowanie według takich atrybutów nie zostaje przeprowadzone.

Przyklad

W ramach okna Pozostałe filtry wybrano 3 atrybuty: Czy zatwierdzony, Data transportu i Firma – ale dla atrybutu Data transportu nie wybrano zakresu dat.

 

Wówczas atrybut Data transportu nie jest uwzględniany przy filtrowaniu, lista dokumentów jest natomiast zawężana zgodnie z podanymi wartościami atrybutów Czy zatwierdzony i Firma.

W oknie Pozostałe filtry dostępne są przyciski:

Wybranie przycisku w prawym górnym rogu okna spowoduje:

Po prawej stronie okna głównego znajdują się dwa przyciski:

– za pomocą tego przycisku można utworzyć nowy folder. Możliwe jest przypisanie innego użytkownika jako administratora folderu lub pozostawienie pola wyboru nowego administratora niezaznaczonego – wtedy administratorem nowego folderu jest  tylko administrator lokalny, który go utworzył i administratorzy Repozytorium.  Dla użytkownika o poziomie uprawnień edytora do danej lokalizacji dostępne jest tylko dodawanie w tej lokalizacji nowych folderów bez administratora. Jeżeli przycisk jest wyszarzony, oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień, aby tworzyć nowy folder w danej lokalizacji.

– przycisk służący do dodawania do danego folderu pliku z komputera, otwiera okno przeglądania dokumentów. Nie jest dostępny na poziomie katalogu głównego Repozytorium.

Ikona okna Wykonywane akcje – znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Po wybraniu jednej z akcji dostępnych dla elementów w menu kontekstowym na ikonie pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji.

W oknie głównym znajduje się również lista folderów i dokumentów wraz z wybranymi informacjami dodatkowymi. Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy dokumentów.

Prawy panel

Na prawym panelu znajdują się ikonki, po kliknięciu których ukazują się informacje o folderze/dokumencie. Są to następujące ikony:

– strzałki służące do rozwijania i zwijania szczegółów prawego panelu

– ikonka, po kliknięciu której ukazuje się panel z takimi szczegółami jak:

• nazwa folderu/dokumentu
• zakładka „Informacje” (a w niej oznaczenie „folder” lub określenie formatu i rozmiaru dokumentu)
• informacja „Plik unieważniony”-  tylko jeżeli dokument został unieważniony
• zakładka „Identyfikator dokumentu”, zawierająca indywidualny identyfikator dokumentu według jego typu (zob. Dokumenty w Repozytorium)
• zakładka „Lokalizacja” (z oznaczeniem, gdzie w ramach Repozytorium znajduje się dany folder lub dokument)
• zakładka „Ostatnia modyfikacja” –   występuje tylko jeżeli dany folder/ dokument był modyfikowany; data ostatniej modyfikacji folderu/dokumentu wraz z nazwą użytkownika, który jej  dokonał
• zakładka „Utworzony”- data utworzenia dokumentu i nazwa użytkownika, który go utworzył
• zakładka „Zakończenie okresu przechowywania”- informacja wyświetla się tylko dla dokumentów zarchiwizowanych podlegających regule retencji, pokazuje datę, do której dokument podlega retencji; obok znajduje się przycisk Edytuj umożliwiający zmianę daty zakończenia okresu przechowywania dokumentu; jeżeli dokonywano zmian zakończenia okresu retencji dokumentu, wówczas widoczny jest poniżej również przycisk Zobacz historię zmian
• zakładka „Liczba wersji” – w sekcji znajdują się: informacja o dotychczasowej ilości wersji danego dokumentu dodanych do danej lokalizacji w Repozytorium oraz przycisk Zarządzaj wersjami uruchamiający okno o tej samej nazwie.
• zakładka „Dostęp do pliku” – w ramach tej zakładki znajdują się pierwsze litery nazw użytkowników uprawnionych do danego folderu/dokumentu; po przesunięciu kursora na dany inicjał widoczna jest nazwa danego użytkownika  wraz z poziomem jego uprawnień.

 

– ikonka, po kliknięciu której pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Atrybuty mogą być  uzupełnione albo w module Workflow ( jeżeli dokument był dodawany z poziomu kontrolki typu Załącznik – zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) albo z poziomu  Repozytorium  za pomocą edycji atrybutów w ramach podglądu dokumentu.

– ikonka, po której naciśnięciu wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów. W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem”, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu. Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie. Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

Role operatorów – administrator i użytkownik

W ramach Comarch DMS Repozytorium można wyróżnić dwie główne role, jakie mogą pełnić operatorzy:

• Administrator – jest to użytkownik, który posiada uprawnienie administratora w Comarch DMS, tzn. w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia, w sekcji Uprawnienia ogólne opcja Administrator  jest zaznaczona na Tak, a także ma  w  tej samej zakładce w sekcji Funkcjonalności  parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Nowododany administrator posiada uprawnienia administratora także do obszarów , folderów podrzędnych i dokumentów, które znajdowały się w Repozytorium zanim przyznano mu uprawnienia.

 

 

Administrator posiada w ramach Repozytorium wiele uprawnień niedostępnych dla standardowego użytkownika, takich jak:

• definiowanie typów dokumentu - w tym możliwość włączenia, edycji lub wyłączenia retencji
• definiowanie globalnej listy atrybutów
• dodawanie powodów unieważnienia dokumentów
• zarządzanie poziomem uprawnień innych użytkowników we wszystkich katalogach i w stosunku do wszystkich dokumentów w Repozytorium
• tworzenie obszarów (katalogów z przypisanym administratorem) w ramach katalogu głównego Repozytorium
• tworzenie, edycja i usuwanie obszarów i katalogów w każdym katalogu w ramach Repozytorium
• dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów w ramach całego Repozytorium (poza katalogiem głównym Repozytorium)

Uwaga

Administrator główny jest dodawany do każdego obszaru , katalogu i dokumentu, ponieważ jest dodawany do root'a (katalogu głównego Repozytorium).

Uwaga

Usunięcie administratora nie jest możliwe w żadnym zakresie w module Comarch DMS Repozytorium. Żeby usunąć administratora z Repozytorium, konieczna jest zmiana parametru Praca z modułem na Obieg dokumentów - wtedy dany operator przestaje mieć jakikolwiek dostęp do Repozytorium, ale pozostaje administratorem DMS (więc może przywrócić sobie dostęp do Repozytorium) albo zmiana parametru Administrator na Nie - wówczas dany operator ma nadal dostęp do Repozytorium, ale nie ma już w nim uprawnień administratora, nie ma nawet dostępu do wcześniej dodanych przez siebie obszarów , katalogów podrzędnych i dokumentów - dostęp do jakiegokolwiek katalogu repozytorium musi mu być nadany przez aktualnego administratora. W każdym przypadku usunięcia uprawnień administratora należy zapisać zmiany na karcie pracownika za pomocą ikony .

Uwaga

Jeżeli którekolwiek z wymienionych uprawnień  (administratora lub pracy z modułem Repozytorium) zostanie odebrane, wówczas operator zostanie usunięty z katalogu głównego Comarch DMS Repozytorium - czyli usunięty z wszelkich podrzędnych obszarów , katalogów i dokumentów.

• Standardowy użytkownik – operator, którego dodano w Comarch DMS, a który nie jest administratorem i który w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia,  w sekcji Funkcjonalności  ma parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Użytkownik może mieć następujące poziomy uprawnień: administrator obszaru, edytor albo przeglądający.

 

Uwaga

Aby standardowy użytkownik mógł pracować w Repozytorium, powinien  mieć przyznane przez administratora uprawnienia do przynajmniej jednego katalogu – w innym wypadku nie będzie w stanie przesłać żadnych dokumentów bezpośrednio do Repozytorium ani przeglądać żadnych dokumentów w ramach Repozytorium.

Rodzaje uprawnień operatorów

W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu administrator Repozytorium może nadać użytkownikowi jeden z trzech rodzajów uprawnień:

• • • Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

• • • Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem”  ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium.  W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

 

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

 

Przyklad

Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

 

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

 

 

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

 

• • • Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem”  ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

 

Uwaga

Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

 

Uwaga

Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

 

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder 5  administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

 

 

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

 

 

Uwaga

Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .

 

Przykłady funkcjonowania uprawnień w Repozytorium

Przyklad

Uprawnienia administratora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy obszar Styczeń 2022 i nadaje w nim uprawnienia administratora użytkownikowi "Barbara Nowacka".

 

 

Przy takim zdefiniowaniu uprawnień do tych obszarów zarówno "Barbara Nowacka", jak i "Anna Kowalik" mają uprawnienia do obszaru Styczeń 2022.

 

 

Jednocześnie operator "Barbara Nowacka" nie posiada żadnych uprawnień do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień - pomimo tego, że jest administratorem obszaru znajdującego się w Folderze na potwierdzenia zamówień.

 

Przyklad

Uprawnienia edytora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy folder Uwagi, nie dodając dodatkowego administratora.

 

 

Po wejściu do menu kontekstowego   folderu Uwagi   i po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami  administrator nadaje operatorowi "Barbara Nowacka" uprawnienie edytora w stosunku do tego folderu, wyszukując operatora za pomocą wyszukiwarki, klikając przy  nazwisku "Barbara Nowacka", następnie w ramach pola Osoby z dostępem do pliku naciskając obok tego użytkownika i wybierając  opcję Edytor.

 

 

 

 

 

Wówczas, kiedy administrator wybierze menu kontekstowe obszaru Folder na potwierdzenia zamówień  i opcję Zarządzaj uprawnieniami , wtedy będzie widoczne, że operator "Barbara Nowacka" co prawda znajduje się na liście Osoby z dostępem do pliku, ale z poziomem uprawnienia Brak dostępu. Poziom uprawnień można zmienić z Brak dostępu  na Edytor lub Przeglądający, naciskając strzałkę obok napisu Brak dostępu i wybierając odpowiednią opcję, a następnie [Zapisz]. W ten sposób  ułatwiono potencjalne nadanie uprawnień do folderu nadrzędnego dla osoby, która ma już uprawnienia do znajdującego się w nim folderu podrzędnego. Jeżeli natomiast administrator nie chce, żeby operatora "Barbara Nowacka" wyświetlano na liście, może usunąć tę pozycję z listy, klikając ikonę obok napisu Brak dostępu,  a następnie [Zapisz] -  ta operacja nie wpłynie na uprawnienia operatora "Barbara Nowacka" w folderze podrzędnym.

 

 

 

Przyklad

Uprawnienia operatora o poziomie uprawnień "przeglądający"  do folderu nadrzędnego Folder 4, kiedy zostaje mu odebrany dostęp do folderu podrzędnego Folder 4.1

Na liście obszarów znajduje się obszar Folder 4 , a w nim dwa foldery podrzędne: Folder 4.1 i  Folder 4.2.

 

 

Administrator nadaje uprawnienie „Przeglądający” operatorowi „Jan Kowalski” na poziomie obszaru Folder 4.

 

 

Następnie administrator usuwa uprawnienia operatora „Jan Kowalski” na poziomie folderu podrzędnego Folder 4.1.

 

Wówczas uprawnienia operatora "Jan Kowalski" na poszczególnych poziomach prezentują się następująco:

• W ramach uprawnień do Folder 4.1 – brak dostępu* z możliwością edycji

 

• W ramach uprawnień do drugiego folderu podrzędnego, Folder 4.2 – przeglądający

 

• W ramach uprawnień do obszaru nadrzędnego Folder 4 – przeglądający*

 

Przy dodawaniu uprawnień pracownikowi pod możliwymi do wyboru opcjami Przeglądający i Edytor dostępne są krótkie opisy możliwości działań na danym poziomie uprawnień – w wersji 2022.0.1 informacja dostępna pod opcją Edytor została zmodyfikowana, tak aby obejmować nowoprzyznane edytorowi uprawnienie archiwizacji dokumentów.