W ramach listy folderów i dokumentów wyświetlane są foldery oraz dokumenty dodane do Repozytorium. W ramach folderu głównego „Repozytorium” nie jest możliwe dodanie dokumentu, istnieje natomiast opcja (tylko dla użytkownika  z uprawnieniami administratora Repozytorium) utworzenia nowego folderu w tym miejscu.

Uwaga

Folder główny „Repozytorium”  ma kilka specyficznych cech:

• dostęp do niego mają tylko administratorzy Repozytorium – czyli użytkownicy, którzy w aplikacji desktop posiadają uprawnienia administratora, a w  ramach ustawień Struktury organizacyjnej w aplikacji desktop mają wybraną i zapisaną opcję współpracy z modułem ” Obieg Dokumentów i Repozytorium”
• w tym folderze możliwe jest tylko dodawanie nowych folderów z przypisanym administratorem
• niemożliwe jest dodawanie do niego dokumentów
• uprawnienia do niego można nadać lub usunąć jedynie poprzez aplikację desktop
• w stosunku do niego nie można nadać innego poziomu uprawnień niż „Administrator”

W folderze głównym „Repozytorium”  foldery mogą być sortowane według nazwy lub według daty dodania, za pomocą strzałek znajdujących się przy polach „Nazwa” i „Dodano”. Podobnie odbywa się sortowanie folderów i dokumentów w folderach podrzędnych. Kolumny zawierające informacje o folderze/dokumencie zawierają zawsze nazwę, natomiast widoczność innych kolumn jest zależna od ustawień wybranych przez użytkownika (zob. Repozytorium – konfiguracja dla użytkownika – widok kolumn). Domyślnie na liście folderów i dokumentów może być widocznych 6 kolumn: Nazwa, Dodano, Autor, Wersje, Rozmiar i Typ dokumentu. Kolejność kolumn również zależy od ustawień użytkownika. Możliwe jest wyszukiwanie danego folderu lub dokumentu za pomocą wyszukiwarki nad listą folderów i dokumentów, także przy użyciu dostępnych filtrów (w kwestii filtrów zob. Okno Repozytorium-główne okno)

W dolnej części strony za pomocą opcji można określić liczbę elementów, które mają być widoczne na stronie, a za pomocą strzałek  dostępnych obok przejść do następnej strony, wrócić do poprzedniej lub przejść do końca listy dokumentów.

Rodzaje folderów

W ramach Repozytorium można wyróżnić 2 rodzaje folderów:

  obszar – folder, do którego uprawnienia są wydzielone i przydzielone do administratorów lokalnych podczas tworzenia folderu;  folder dziedziczy także  uprawnienia użytkowników na poziomie administratora z nadrzędnych obszarów .

folder, do którego nie są przypisani administratorzy lokalni; folder dziedziczy także wszystkie rodzaje uprawnień użytkowników  z nadrzędnych obszarów

Użytkownicy z poziomem uprawnień „Edytor” lub Przeglądający” w ramach danego obszaru zachowują swoje uprawnienia w stosunku do wszystkich folderów podrzędnych i dokumentów znajdujących się w folderze, nie mają jednak uprawnień do podrzędnych obszarów (chyba że zostaną im osobno nadane).

Przyklad

Założono Folder 6, w którym nadano uprawnienia:

• użytkownikowi „Józef Kowal” uprawnienie „Edytor”
• użytkownikowi „Anna Nowa” uprawnienie „Przeglądający”

 

 

Następnie utworzono dwa foldery podrzędne do Folderu 6:

• obszar o nazwie Folder 6.1
• folder o nazwie Folder 6.2

 

Po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.1 można zobaczyć, że brak tam uprawnień przyznanych użytkownikom „Józef Kowal” i „Anna Nowa” na poziomie Folderu 6. Oznacza to, że ani „Józef Kowal”, ani „Anna Nowa” nie mają dostępu do Folderu 6.1 i jego zawartości.

 

 

Natomiast po wejściu  do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.2 widoczne jest, że obydwoje użytkowników zachowało swe uprawnienia. Oznacza to, że i „Józef Kowal”, i „Anna Nowa”  mają dostęp do Folderu 6.2  oraz jego zawartości – oprócz znajdujących się w nim innych obszarów   wraz z zawartością.

 

Dodawanie i edycja folderów

Nowy folder może zostać dodany przez użytkownika o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” w ramach folderu , do którego ma uprawnienia.  Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” może dodawać foldery obydwóch rodzajów – (z administratorem) i (bez administratora), natomiast  użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Edytor” – jedynie jednego rodzaju – (bez administratora). Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Nowy folder] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Aby utworzyć nowy folder należy nacisnąć ikonkę [Nowy folder]. Pojawia się wówczas  okno „Nowy folder”. W polu „Nazwa folderu” należy obowiązkowo wprowadzić nazwę, jaka ma zostać nadana folderowi. Nazwa nie może się powtarzać w ramach jednego folderu nadrzędnego, może jednak ulegać powtórzeniu, jeśli jednakowo nazwane foldery znajdują się w różnych folderach nadrzędnych . Opcjonalnie ( i jeśli pozwalają na to uprawnienia) można  przypisać do folderu nowego administratora, zaznaczając checkbox przy polu „Przypisz nowego administratora folderu”. Następnie należy  wyszukać użytkownika, któremu mają zostać nadane uprawnienia administratora do folderu, wpisując przynajmniej jedną literę jego imienia lub nazwiska – wyświetli się wówczas lista wyboru spośród nazw użytkowników, w których występuje podana fraza. Kliknięciem w nazwę użytkownika nadaje mu się uprawnienia administratora folderu. Możliwe jest również dodanie w analogiczny sposób kolejnych użytkowników jako administratorów. Później należy nacisnąć przycisk [Utwórz], aby zapisać wprowadzone zmiany lub [Anuluj], aby je anulować. Po naciśnięciu [Utwórz] powstaje nowy folder w ramach folderu nadrzędnego, w którym naciśnięto przycisk [Nowy folder].

Możliwość edycji folderu ogranicza się do zmiany nazwy folderu w ramach jego menu kontekstowego, poprzez wybór opcji [Zmień nazwę], wpisanie nowej nazwy folderu i kliknięcie przycisku „Zapisz”.. Edycji może dokonywać tylko użytkownik o uprawnieniach „Administrator” lub „Edytor”.

Usuwanie folderów

Uprawnienia do usuwania folderów mają użytkownicy o uprawnieniach „Administratora” lub „Edytora”. Folder może zostać usunięty poprzez wybranie menu kontekstowego folderu i kliknięcie [Usuń]. Można także usunąć wiele folderów na raz, zaznaczając przy nich checkboxy i wybierając opcję   z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów, możliwe jest też usuwanie na raz wielu folderów i dokumentów.

Przy usuwaniu folderu/folderów na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu.

Uwaga

Folder nie zostanie usunięty, jeśli znajduje się w nim dokument z włączonym okresem retencji. Jeśli w katalogu znajdują się dokumenty podlegające regule retencji, wtedy przy próbie usunięcia katalogu w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu w link zostaje wyświetlone okno komunikatu z informacją o braku możliwości usunięcia folderu z powodu obecności dokumentów podlegających regule retencji.

 

 

 

 

Również  folder, w którym znajduje się dokument,  który uległ archiwizacji i ma status „zarchiwizowany” (jest „wyszarzony” na liście dokumentów), nie może zostać usunięty. Jeżeli w katalogu znajdują się dokumenty zarchiwizowane, przy próbie jego usunięcia na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o błędzie podczas usuwania elementu.

 

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie. Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

• dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

 

• dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.  Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów). Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.  Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze. Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

 

 

 

• dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”. Opcja „Zarządzaj uprawnieniami”  otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do folderu (zob. Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora i Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami). Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów). Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.  Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze. Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

 

Dokumenty – informacje ogólne

Dokumenty dodawane do Repozytorium mogą występować w dowolnym formacie. Każdemu dokumentowi dodanemu z  poziomu Repozytorium (za pomocą przycisku „Prześlij”) zostaje nadany typ „Nieokreślony”, który można później edytować na inny typ dokumentu, co wiąże się z przypisaniem mu tym samym określonego zestawu atrybutów związanego z danym typem. Pliki dodawane z poziomu kontrolki typu Załącznik w module Workflow, w ramach integracji z modułem Workflow, przyjmują typ dokumentu i atrybuty zdefiniowane w ramach obiegu dokumentów.

Dodawanie dokumentów

Uprawnienia do dodawania i edycji dokumentów mają jedynie użytkownicy o poziomie uprawnień „Administrator” lub „Edytor”. Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Prześlij] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie. Od wersji 2022.0 możliwe jest przesyłanie wielu plików jednocześnie.

Dodawanie dokumentu odbywa się po kliknięciu w przycisk [Prześlij] znajdujący się w prawym górnym rogu okna Repozytorium. Wyświetlane jest wówczas okno eksploratora dokumentów, w którym należy wskazać dokument/dokumenty, które zostaną dodane do Comarch DMS Repozytorium. Możliwe jest także przekazywanie dokumentów do Repozytorium za pomocą przeciągania elementów (metodą drag&drop). Po rozpoczęciu przesyłania wyświetlane jest okno transferu plików, a następnie lista dokumentów jest odświeżana i dokument/dokumenty są wyświetlane w katalogu, w kontekście którego uruchomiono przesyłanie dokumentu/dokumentów.

W ramach Repozytorium możliwe jest dodawanie kolejnych wersji danego dokumentu i zarządzanie nimi.
W celu dodania nowej wersji pliku należy przejść do lokalizacji w Repozytorium, w której znajduje się plik, nacisnąć przycisk [Prześlij] w prawym górnym rogu Repozytorium i w ramach eksploratora plików wybrać plik o tej samej nazwie oraz rozszerzeniu, a następnie potwierdzić przyciskiem .

Wówczas zostaje wyświetlone okno Przesyłanie elementów o tej samej nazwie, w ramach którego można wybrać jedną z trzech opcji:

Jeżeli w ramach okna operator zaznaczy checkbox Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze (dostępny tylko przy przesyłaniu wielu dokumentów jednocześnie), wówczas wybór opcji będzie dotyczył także innych aktualnie przesyłanych dokumentów, które mają takie same nazwę i rozszerzenie jak dokumenty znajdujące się już w danej lokalizacji w Repozytorium.

Po wybraniu przycisku [Zaktualizuj istniejący] dokument zostaje zapisany w tej samej lokalizacji jako kolejna wersja istniejącego dokumentu.

Jeżeli operator prześle do danej lokalizacji w Repozytorium dokument, a będzie się już w niej znajdował dokument o takich samych nazwie i rozszerzeniu, ale zarchiwizowany lub zarchiwizowany unieważniony, to wówczas zostanie wyświetlony komunikat Przesyłanie elementów o tej samej nazwie tylko z dwiema opcjami:

Jeśli dany dokument był wersjonowany przed  archiwizacją, wówczas można tylko pobrać jego poprzednie wersje. Nie są wtedy natomiast możliwe takie działania jak:

Jeśli Operator 1 wybrał opcję Zarządzaj wersjami ( lub ) dla danego dokumentu, a w tym samym czasie Operator 2 zarchiwizował go , to przy próbie wykonania akcji zostanie wyświetlony komunikat:

Każda z nowododanych wersji pliku zachowuje w stosunku do poprzedniej wersji:

Dodawanie kolejnej wersji pliku jest także możliwe w ramach okna zarządzania wersjami po wyborze linku [Prześlij nową wersję] (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu).

Identyfikator dokumentu

Po zmianie typu nowego dokumentu z „Nieokreślony” na inny dokumentowi zostaje przyznany własny identyfikator, wyświetlany w ramach prawego panelu po naciśnięciu [Szczegóły]. Identyfikator jest złożony z prefiksu typu dokumentu, ukośnika i kolejnego numeru dokumentu dodanego w ramach danego typu. Identyfikator ulega zmianie wraz ze zmianą typu danego dokumentu. Raz wykorzystany identyfikator nie jest używany ponownie.

Edycja dokumentów

W ramach edycji dokumentu możliwe do zmiany są cztery cechy dokumentu:

Edycji nazwy dokumentu może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po wyborze menu kontekstowego   lub dokumentu lub przycisku w podglądzie dokumentu i kliknięciu opcji  [Zmień nazwę] (zob. Menu kontekstowe dokumentu).

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po kliknięciu w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów i  wyborze przycisku [Edytuj atrybuty].

Pola możliwe do edycji:

– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium. Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne. Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko]. Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór. W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania. Atrybut ten umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany. Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów należy nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany. Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.

Usuwanie dokumentów

Usuwanie plików z Comarch DMS Repozytorium możliwe jest zawsze, gdy dokument posiada status Aktywny. Od wersji 2022.0 możliwe jest również usunięcie wielu plików na raz. Gdy dokument został zarchiwizowany  nie ma możliwości usunięcia go z Comarch DMS Repozytorium. Po kliknięciu opcji [Usuń] w menu kontekstowym, plik jest przenoszony do kosza, a po wyborze ikonki wyświetlone zostaje okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu.

Jeżeli podczas usuwania wystąpiły błędy, wówczas po kliknięciu w napis [Nie usunięto] w Oknie wykonywanych akcji  (zob. Okno „Wykonywane akcje”) wyświetlany jest komunikat informujący o przyczynach nieusunięcia plików.

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”, Po wybraniu opcji „Pobierz”, dokument zostaje natychmiast pobrany. Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie.

Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,               wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,           wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja               (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

Blokada edycji dokumentu

Jeżeli jeden z użytkowników edytuje dokument, wówczas inny użytkownik nie może  w tym samym czasie dokonywać w stosunku do niego takich akcji jak:

Przyklad

Dwoje użytkowników: „AnnaNowa” i „Abacki” jest zalogowanych w tym samym czasie do Repozytorium DMS.  „Anna Nowa” klika w nazwę dokumentu „Dokument 1” w „Folderze 3″, a następnie na przycisk ” Edytuj atrybuty”. W tym samym czasie  również użytkownik „Abacki” postanawia  edytować „Dokument 1”, jednak kiedy wchodzi do „Folderu 3”, widzi przy dokumencie znak kłódki. Po wejściu do podglądu dokumentu okazuje się, że opcja „Edytuj atrybuty” jest wyszarzona, a pod nazwą dokumentu i w prawym dolnym rogu aplikacji wyświetlana jest informacja o tym, że „AnnaNowa” edytuje dokument i że edycja przez innego użytkownika jest niemożliwa. Użytkownik „Abacki” musi poczekać, aż „AnnaNowa” zakończy edycję, aby sam mógł dokonać zmian w dokumencie.

 

 

 

Podgląd dokumentu

Podgląd dokumentu jest możliwy w przypadku dokumentów w formacie PDF i plików graficznych (JPG, PNG) i dostępny zarówno dla użytkowników o uprawnieniach na poziomie „Administrator” i „Edytor”, jak i na poziomie „Przeglądający”.

Podgląd dokumentu wyświetla się po kliknięciu w nazwę dokumentu na liście folderów i dokumentów. W ramach okna podglądu dokumentu widoczne są ikonki:

– przyciski służące do przechodzenia pomiędzy stronami podglądu dokumentu

– ikonka , po kliknięciu której następuje pobranie dokumentu na dysk

– przycisk, po wyborze którego otwiera się okno drukowania dokumentu

– ikonka, za pomocą której można obracać podgląd dokumentu zgodnie z ruchem wskazówek zegara

– przyciski służące do oddalania i przybliżania widoku podglądu

[Więcej akcji] – przycisk, po naciśnięciu którego rozwija się menu kontekstowe; jego zawartość zależy od uprawnień użytkownika (zob. Menu kontekstowe dokumentu). W przypadku dokumentów unieważnionych w ramach menu kontekstowego możliwe jest jedynie pokazanie lub ukrycie szczegółów dokumentu oraz  jego pobranie.

[Edytuj atrybuty] – przycisk, po naciśnięciu którego możliwy jest wybór lub edycja typu i atrybutów dokumentu (zob. Edycja dokumentów). Ikonka jest „wyszarzona” i nieaktywna dla użytkowników z poziomem uprawnień „Przeglądający” oraz dla wszystkich użytkowników, jeśli dokument został zarchiwizowany.

Na prawo od podglądu dokumentu widoczny jest również prawy panel, analogiczny do tego, który znajduje się przy liście folderów i dokumentów (zob. Okno Repozytorium).

Od wersji 2022.0 możliwe jest masowe przesyłanie plików do Repozytorium.

Po kliknięciu w prawym górnym rogu okna Repozytorium w przycisk zostaje otwarte okno dialogowe, w którym można zaznaczyć jeden lub więcej plików, które będą przesłane do Repozytorium.

Po wyborze plików należy potwierdzić wybór, klikając w oknie dialogowym przycisk . Operator może również zamiast używać przycisku , przeciągnąć plik/pliki i upuścić na obszar listy za pomocą kursora (metodą drag&drop). W każdej z tych opcji po wyborze plików do transferu zostanie otwarte okno z informacją o postępie transferu każdego z wybranych plików, widoczne na środku ekranu.

W ramach okna transferu plików dostępne są informacje dotyczące:

Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:

Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:

Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie przesłano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu transferu.

Zwinięte – widoczne są wtedy następujące informacje:

Okno transferu plików można rozwijać lub zwijać za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku   w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających transferów jednocześnie.

Jeżeli w lokalizacji, do której jest przesyłany plik o danej nazwie, znajduje się już plik o takiej samej nazwie, wówczas wyświetlony zostaje poniższy komunikat:

W ramach komunikatu można wybrać jeden z trzech przycisków:

Jeżeli operator zaznaczy w ramach komunikatu checkbox  [Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze], wtedy wybrana w ramach komunikatu opcja zostanie zastosowana w stosunku do wszystkich pozostałych przesyłanych elementów.

Jeśli w oknie transferu pliku znajdują się pliki o statusie Przesyłanie lub Oczekuje, a operator próbuje zamknąć przeglądarkę, wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

Możliwy jest wówczas wybór opcji:

Okno „Wykonywane akcje” to okno powiadomień o wykonywanych akcjach. Zostaje wywołane, jeśli użytkownik dla co najmniej jednego elementu na liście dokumentów w ramach menu kontekstowego wybierze jedną z poniższych opcji:

Po wybraniu opcji z menu kontekstowego na belce nad Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka, która znika po otwarciu okna. Informacja dotycząca zakończonych akcji znajdują się w oknie aż do czasu drugiego wylogowania z systemu po zapoczątkowaniu akcji.

W ramach okna Wykonywane akcje wyświetlane są następujące elementy:

• Komunikat o działaniu w tle wykonywanej akcji

 

• Nazwa akcji i jej stan, przykładowo Trwa przenoszenie, Zakończono usuwanie, Usuwanie – jeżeli trwa oczekiwanie na rozpoczęcie akcji

 

• Pasek postępu – informuje o aktualnym stanie realizacji akcji. Jeżeli akcja została poprawne zakończona, obok paska wyświetlana jest ikona , natomiast jeśli wystąpiły błędy i akcja nie została wykonana dla części elementów – ikona .

 

 

 

 

• Informacja o przeprocesowaniu akcji dla danej liczby elementów spośród wszystkich wybranych elementów wraz z czasem, jaki pozostał do zakończenia wykonywania akcji albo informacja „Oczekuje”.

 

 

 

• Znak , za pomocą którego można zatrzymać akcję, gdy operator przesunie na niego kursor, wyświetlona zostaje informacja Anuluj akcję. Po wyborze tego znaku pasek postępu zostaje zatrzymany na takim etapie, na jakim jest – czyli np. jeżeli przenoszono 100 dokumentów, a naciśnięto, gdy informacja pod paskiem postępu brzmiała Przeniesiono 50 z 100, wówczas 50 dokumentów jest przeniesionych do wyznaczonej lokalizacji, 50 pozostałych pozostaje w pierwotnej lokalizacji, a w nazwie akcji widoczny jest napis Zakończono przenoszenie. Jeśli akcja miała status Oczekuje, wtedy po wybraniu akcja zostaje anulowana bez podania informacji.

 

Uwaga

Po kliknięciu znaku nie ma możliwości wznowienia przerwanych akcji – konieczne jest ponowne wybranie plików i uruchomienie akcji.

 

 

• Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana np. jako Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

 

 

 

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk  , znak lub kliknąć poza oknem.

• Link Wyczyść zakończone akcje – po jego naciśnięciu, jeżeli wszystkie akcje są zakończone, informacje o nich zostaną usunięte. Natomiast jeśli akcje wciąż trwają, wówczas tylko informacje dotyczące akcji zakończonych zostaną usunięte, a informacje o trwających akcjach pozostaną.

Akcje w ramach okna Wykonywane akcje są ustawione w taki sposób, że te najdawniej rozpoczęte znajdują się w dolnej części okna. Jeżeli w oknie Wykonywane akcje wyświetlane są więcej niż 4 akcje, wówczas istnieje możliwość przechodzenia do kolejnych akcji za pomocą suwaka z prawej strony okna.

Uwaga

Foldery nie podlegają archiwizacji ani unieważnieniu. Jeśli użytkownik wybierze opcję dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie unieważniono: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

 

Jeżeli natomiast użytkownik wybierze opcję dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie zarchiwizowano: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie zarchiwizowano i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

Okno Wykonywane akcje jest dostępne również z listy dokumentów w koszu.

Po naciśnięciu przycisku [Prześlij] w prawym górnym rogu okna Repozytorium i wyborze plików lub przesłaniu ich za pomocą metody drag&drop nie jest wyświetlane okno Wykonywane akcje, ale osobne okno transferu plików.

Jeśli dla części wybranych elementów akcja nie została wykonana, wówczas po kliknięciu w oknie Wykonywane akcje w link dostępne są następujące komunikaty, informujące o powodzie, dla którego nie wykonano akcji dla konkretnego elementu:

Jeżeli próbowano przeprowadzić archiwizację pliku:

Dostęp do zarządzania wersjami dokumentu ma jedynie operator, który posiada w stosunku do niego uprawnienia na poziomie:

Dla operatora o takich uprawnieniach po zaznaczeniu jednego dokumentu na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest akcja [Zarządzaj wersjami]. Akcję tę można także wybrać, klikając link w zakładce „Szczegóły” na prawym panelu, który pokazuje się po zaznaczeniu dokumentu lub z menu kontekstowego przy danym dokumencie.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] jest dostępna tylko w menu kontekstowym pojedynczego dokumentu. W przypadku zaznaczenia wielu dokumentów opcja nie jest aktywna.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] nie jest dostępna w ramach zakładki [Kosz] ani na liście dokumentów w sekcji „Pliki usunięte po retencji” w zakładce „Zarządzanie aplikacją”.

Po wyborze opcji Zarządzaj wersjami zostaje otwarte okno Zarządzaj wersjami, w ramach którego dostępne są wszystkie wersje dokumentu, które dotychczas dodano. Opcja Zarządzaj wersjami jest aktywna także dla dokumentów, które mają tylko jedną wersję – w oknie zarządzania wersjami możliwe jest dodanie kolejnej wersji.

W ramach okna zarządzania wersjami wyświetlane są:

Liczba wersji wyświetlanych na liście jest zależna od zaznaczenia/odznaczenia parametru Zachowaj na zawsze. W przypadku, gdy:

Wersja bieżąca nie może ulec automatycznemu usunięciu, ponieważ nie jest możliwe zaznaczenie dla niej parametru Zachowaj na zawsze.

Uwaga

Jeżeli po kliknięciu akcji [Prześlij nową wersję] w ramach okna dialogowego zostanie wybrany do przesłania plik o innej nazwie niż wersjonowany dokument w Repozytorium, ale o takim samym rozszerzeniu, wówczas nazwa wybranego pliku zostanie nadpisana nazwą dokumentu znajdującego się w Repozytorium. Jeżeli użytkownik wybierze w oknie dialogowym plik o innym rozszerzeniu niż rozszerzenie dokumentu w Repozytorium, wówczas nowa wersja nie zostanie przesłana, natomiast pojawi się następujący komunikat:

 

Obok każdej pozycji na liście znajduje się również menu kontekstowe  , po kliknięciu którego dostępne są:

Dla wersji bieżącej dokumentu 2 opcje:

Dla poprzednich wersji dokumentu 4 opcje:

Dla dokumentów zarchiwizowanych albo podlegających retencji lub unieważnionych w ramach okna zarządzania wersjami każda z wersji dokumentu ma w menu kontekstowym dostępną tylko jedną opcję – [Pobierz]. Nie jest możliwe przesłanie nowej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Prześlij nową wersję] – po jego kliknięciu zostanie jedynie wyświetlony komunikat o braku możliwości zarządzania wersjami dokumentu.

Okno Zarządzaj wersjami można zamknąć, naciskając przycisk [Zamknij] , znak lub klikając poza oknem.

Numerowanie wersji odbywa się według następujących zasad:

Przyklad

Zmiana nazwy nowej wersji bieżącej dokumentu po zmianie nazwy dokumentu

Znajdujący się na liście dokumentów dokument Spis ma 2 poprzednie wersje o tej samej nazwie. Operator „Joanna Bławatek” z poziomu menu kontekstowego na liście dokumentów zmienia nazwę dokumentu ze Spis na Spis dokumentów w Repozytorium.

 

 

 

 

Następnie operator „Joanna Bławatek” otwiera okno zarządzania wersjami i wybiera wersję 2 jako bieżącą. Wersja 2 jest widoczna na liście dokumentów jako Spis dokumentów w Repozytorium, bo jej nazwa uległa automatycznej zmianie wraz ze zmianą nazwy ówczesnej wersji bieżącej.

 

 

 

 

 

Przyklad

Próba zarządzania wersjami dokumentu przez jednego użytkownika, podczas gdy drugi przeniósł dany dokument do kosza
Użytkownik „Jan Kowalski” otworzył okno zarządzania wersjami dokumentu Struktura organizacyjna, ale w tym samym czasie użytkownik „Marian Kowalski” przeniósł ten dokument do kosza. Kiedy „Jan Kowalski” próbuje wybrać którąś z opcji z menu kontekstowego danej wersji, otrzymuje poniższy komunikat

 

Przyklad

Dwóch użytkowników ma jednocześnie otwarte okno zarządzania wersjami dla tego samego dokumentu – pierwszy użytkownik usuwa jedną z wersji, a później drugi próbuje ją pobrać

Użytkownicy „Joanna Bławatek” i „Anna Nowa” mają w tym samym czasie otwarte okno zarządzania wersjami dla dokumentu Test. Użytkownik „Joanna Bławatek” usuwa wersję 2 tego dokumentu.

 

 

Następnie użytkownik „Anna Nowa” w ramach swojego okna zarządzania wersjami próbuje pobrać wersję 2 tego samego dokumentu.

 

 

Wówczas dla użytkownika „Anna Nowa” zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Przyklad

Pierwszy użytkownik ma otwarte okno zarządzania wersjami, ale w tym czasie drugi użytkownik przenosi dokument do lokalizacji, do której pierwszy użytkownik nie ma wystarczających uprawnień, aby zarządzać wersjami dokumentu. Kiedy pierwszy użytkownik próbuje zarządzać wersjami, wyświetla się następujący komunikat:

 

Podczas przesyłania nowej wersji pliku okno zarządzania wersjami jest blokowane spinnerem.

Usunięcie danej wersji jest możliwe w ramach okna Zarządzaj wersjami (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu) po wyborze w ramach menu kontekstowego danej wersji opcji [Usuń].

Po wyborze opcji [Usuń] zostaje wyświetlony jeden z trzech możliwych komunikatów, w zależności od rodzaju usuwanej wersji dokumentu:

• Dla wersji bieżącej (po jej usunięciu bieżącą stanie się następna w kolejce wersja)

 

• Dla wersji, której w ramach menu kontekstowego zaznaczono parametr [Zachowaj na zawsze] – choć z powodu zaznaczonego parametru nie jest możliwe automatyczne usunięcie tej wersji, można ją usunąć ręcznie:

 

 

• Dla wersji innej niż bieżąca i nieoznaczonej parametrem [Zachowaj na zawsze]:

 

 

Na każdym z przedstawionych komunikatów operator może potwierdzić usunięcie danej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Usuń] albo, jeśli chce zrezygnować z usuwania tej wersji, wybrać opcję [Anuluj], nacisnąć znak lub kliknąć poza oknem komunikatu.

Aby umożliwić przechowywanie w chmurze IBARD dokumentów dodanych w Repozytorium oprócz odpowiedniej konfiguracji podczas instalacji (edycji pliku konfiguracyjnego appsettings.json – zob. punkt Wprowadzanie zmian w appsettings.json, pliku konfiguracyjnym serwera) konieczna jest również modyfikacja ustawień aplikacji desktopowej Comarch DMS. W tym celu należy wylogować się z aplikacji webowej Comarch DMS i zalogować do aplikacji desktopowej. Następnie administrator powinien kliknąć w ikonę , wybrać zakładkę Przechowywanie plików, a następnie sekcję Repozytorium. Po naciśnięciu przycisku [Autoryzacja] zostaje wyświetlone okno, w którym należy wpisać dane logowania do usługi IBARD (login i hasło) i kliknąć [Zaloguj]. Wówczas połączenie z kontem IBARD zostaje nawiązane – nazwa użytkownika wyświetla się w sekcji Repozytorium obok przycisku [Autoryzacja] w formie informacji Zalogowano użytkownika [nazwa użytkownika]. Odtąd wszystkie dokumenty przesyłane do Comarch DMS Repozytorium będą przechowywane w usłudze Comarch IBARD.

Przy takiej konfiguracji usługi IBARD, kiedy po raz pierwszy  do Repozytorium zostanie dodany dokument, w ramach usługi IBARD zostanie zapisany w automatycznie utworzonym folderze Comarch DMS Repository.  Po przesłaniu struktura folderów z modułu Repozytorium nie jest zachowana – wszystkie dokumenty, niezależnie od lokalizacji w Repozytorium, z której pochodzą, trafiają do jednego wspólnego folderu.

Jeżeli moduł Repozytorium był zintegrowany z usługą IBARD (zob. Przechowywanie plików z Repozytorium w usłudze Comarch IBARD dla administratora), to jeśli usunięto w IBARD dokument przesłany z Repozytorium, wówczas nie jest możliwy podgląd tego dokumentu w Repozytorium, wyświetlana jest jedynie następująca informacja:

Wszystkie wersje dokumentu są wyświetlane na liście wersji, ale jeżeli jako wersja bieżąca zostanie ustawiona ta, która została usunięta w IBARD, wówczas podgląd dokumentu nie jest dostępny.

Nie jest możliwe pobranie wersji dokumentu, która została usunięta w IBARD, można ją jednak usunąć z listy wersji.

Analogiczne działania mają miejsce, jeżeli dokument został usunięty z MongoDB.