W ramach modułu Comarch DMS Repozytorium można określić, czy dokumenty, które będą przypisane do danego typu dokumentu będą podlegać retencji – czyli czy jako dokumenty zarchiwizowane będą musiały być przechowywane w repozytorium przez określony czas , bez możliwości usunięcia w tym okresie. Retencja jest domyślnie wyłączona, może jednak zostać włączona podczas dodawania lub edycji typu dokumentu.

Włączanie retencji dla nowego typu dokumentu

Po kliknięciu ikony [Ustawienia], a następnie zakładki  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcji Typy dokumentów należy wybrać przycisk [Dodaj typ], potem zaś zakładkę Przechowywanie dokumentów.

W ramach zakładki dostępne są dwie opcje:

W wersji 2022.0.1 nastąpił szereg zmian widocznych w zakładce Przechowywanie dokumentów po włączeniu retencji:

W wersji 2022.0.1 zmianom uległy również istniejące definicje reguł retencji, które zostały dostosowane do nowego wyglądu okna. Wprowadzono następujące zmiany:

Po włączeniu retencji dla typu dokumentów można określić parametry:

• Przechowuj dokumenty przez określony czas – parametr określający czas, przez który dokumenty zarchiwizowane opatrzone danym typem dokumentu będą przechowywane w systemie. W tym czasie dokumenty nie mogą być usunięte z systemu. Domyślnie ustawiona jest wartość 24 miesiące.
• Czas może być określany w miesiącach lub w latach, w liczbach całkowitych. Minimalny czas to 1 miesiąc.
• Wybierz kryterium – w ramach tego pola użytkownik może wybrać datę, od której ma być liczony okres przechowywania dokumentu. Wybór daty następuje z rozwijanej listy, na której znajdują się wszystkie atrybuty typu data przypisane do danego typu dokumentu, dla którego włączana jest retencja. Wybór opcji w ramach pola Wybierz kryterium  nie jest obowiązkowy. Jeśli żaden atrybut typu data nie zostanie wybrany, wówczas konieczne jest ręczne uzupełnienie daty retencji na danym dokumencie. Jeżeli do typu dokumentu nie przypisano żadnego atrybutu typu data, na liście wyświetlana jest tylko nazwa pola. Obok pola Wybierz kryterium znajduje się ikonka Info, w której wyświetlana jest informacja objaśniająca działanie pola. Dla  atrybutu, który został wybrany w polu Wybierz kryterium  istnieje możliwość ustawienia wymagalności/niewymagalności.Jeśli użytkownik wybierze atrybut typu data w polu Wybierz kryterium, wówczas pole Kryterium okresu przechowywania  na dokumencie jest aktualizowane zgodnie z datą z kontrolki, która została wskazana w definicji typu dokumentu.

 

 

Uwaga

Atrybut Kryterium okresu przechowywania nie jest dostępny w ustawieniach kontrolki załącznik w ramach integracji modułu Comarch DMS Repozytorium z modułem Comarch DMS Workflow.

 

Atrybut typu data, który został wybrany w polu , nie może zostać:

•       Dezaktywowany
•       Odpięty od definicji typu dokumentu, dopóki jest powiązany z definiowaniem reguły retencji

Uwaga

Jeżeli użytkownik podejmie próbę zaznaczenia opcji Nieaktywny  dla atrybutu, który został wskazany w polu Wybierz kryterium i zapisu zmian,  wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości dezaktywacji atrybutu.

 

 

Jeżeli użytkownik podejmie próbę usunięcia z danego typu dokumentu atrybutu, który został wskazany w polu Wybierz kryterium, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości odpięcia atrybutu.

 

• Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania – parametr określający co stanie się z dokumentami po zakończeniu okresu retencji. Domyślnie parametr jest zaznaczony.
• Gdy parametr jest zaznaczony, każdy dokument po zakończeniu retencji będzie przenoszony na listę dokumentów usuniętych po retencji, gdzie jeszcze przez 30 dni będzie dostępny dla administratora. Dokument po 30 dniach zostanie trwale usunięty z systemu.
• Gdy parametr jest odznaczony, po zakończeniu retencji dokument pozostanie na liście dokumentów.
• Ikona Info – po najechaniu kursorem myszy na ikonę wyświetlana jest informacja:

• Powód włączenia retencji – pole tekstowe, obowiązkowe do uzupełnienia za każdym podczas włączania/wyłączania lub edycji reguły przechowywania. Operator musi wprowadzić powód wykonania operacji, informacje te przechowywane są w historii zmian reguły przechowywania. Aby zapisać powód włączenia/edycji/wyłączenia reguły przechowywania, wystarczy wprowadzić w polu tekstowym 1 znak.

Kiedy reguła retencji zostanie zapisana, wówczas dla danego typu dokumentu do listy atrybutów w zakładce Atrybuty zostanie dodany atrybut Kryterium okresu przechowywania, nawet jeśli nie wybrano żadnego atrybutu typu data podczas definiowania retencji.

Atrybut Kryterium okresu przechowywania:

Data, którą ustawiono w atrybucie, może być modyfikowana ręcznie do czasu archiwizacji dokumentu, później jej zmiany można dokonać za pomocą  nowowprowadzonej funkcji Edycja zakończenia okresu przechowywania.

Edycja retencji typu dokumentu

Możliwe jest edytowanie warunków retencji. W tym celu konieczne jest kliknięcie ikony [Ustawienia], a następnie zakładki  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcji Typy dokumentów. Następnie należy wywołać menu kontekstowe , najeżdżając kursorem na typ dokumentu, dla którego ma być dokonana edycja retencji, a potem wybrać opcję Edytuj i  zakładkę Przechowywanie dokumentów.  Aby edytować dotychczasowe warunki retencji, trzeba kliknąć przycisk [Edytuj warunki przechowywania]. Wówczas wyświetlone jest ostrzeżenie "Edycja warunków przechowywania" dotyczące konieczności ostrożnego postępowania przy edycji retencji. Jeżeli administrator chce nadal dokonać edycji, powinien wybrać przycisk [Rozumiem, chcę edytować]. Jeżeli pragnie wycofać się z edycji okresu przechowywania, może wybrać opcję [Nie, dziękuję], znak "x" albo kliknąć poza polem komunikatu.

Po naciśnięciu przycisku [Rozumiem, chcę edytować] zostaje przywrócona możliwość edycji wszystkich parametrów dotyczących okresu retencji, analogicznie do  opisanych przy dodawaniu nowego typu dokumentu (parametry: Przechowuj dokumenty przez określony czas, Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania, Kryterium przechowywania). Natomiast zamiast opisania powodu włączenia retencji wymagane jest teraz określenie powodu edycji warunków przechowywania. Po naciśnięciu [Zapisz] wprowadzone zmiany zostaną zastosowane w stosunku do wszystkich dokumentów danego typu.

W przypadku dokonania przez użytkownika edycji reguły retencji danego typu dokumentu:

Wyliczanie okresu retencji

W wersji 2022.0.1 nastąpiła zmiana wyliczania okresu retencji:

Przyklad

W atrybucie Kryterium okresu przechowywania wybrano 13.07.2022, a w ramach pola Przechowuj dokumenty przez określony czas 2 miesiące.

 

 

Wówczas data zakończenia okresu przechowywania = 31.07.2022 + 2 miesiące, z tym, że datą kończącą okres retencji jest ostatni kalendarzowy dzień miesiąca, który jest ostatnim okresem przechowywania– czyli w tym przypadku 30.09.2022

W takim przypadku dokument może zostać usunięty (ręcznie lub automatycznie) pierwszego dnia po ostatnim dniu ostatniego okresu przechowywania, czyli w tym przypadku 01.10.2022

Przyklad

W atrybucie Kryterium okresu przechowywania wybrano 13.07.2022, a w ramach pola Przechowuj dokumenty przez określony czas 2 lata.

 

 

Wówczas data zakończenia okresu przechowywania = 31.12.2022 + 2 lata, czyli 31.12.2024

W takim przypadku dokument może zostać usunięty (ręcznie lub automatycznie) pierwszego dnia po ostatnim dniu ostatniego okresu przechowywania, czyli w tym przypadku 01.01.2025

Wyłączanie retencji typu dokumentu

Istnieje możliwość wyłączenia retencji. W tym celu konieczne jest kliknięcie ikony [Ustawienia] , a następnie zakładki  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcji Typy dokumentów. Następnie należy wywołać menu kontekstowe , najeżdżając kursorem na typ dokumentu, dla którego ma być dokonane wyłączenie retencji, a potem wybrać opcję Edytuj i  zakładkę Przechowywanie dokumentów. Później wystarczy zaznaczyć opcję Nie określaj czasu przechowywania (wyłączona). Pojawi się wówczas komunikat Wyłączenie reguły przechowywania ostrzegający o możliwych skutkach wyłączenia retencji. Jeżeli administrator  nadal chce wyłączyć retencję, powinien wybrać przycisk [Zgadzam się]. Jeżeli pragnie wycofać się z wyłączania okresu przechowywania, może wybrać opcję [Nie, dziękuję], znak "x" albo kliknąć poza polem komunikatu.

Po kliknięciu przycisku [Zgadzam się] pod opcją Nie określaj czasu przechowywania (wyłączona) pojawia się wymagane do wypełnienia pole, w którym należy podać powód wyłączenia retencji.

Po kliknięciu następnie [Zapisz] retencja zostaje wyłączona.

Od wersji 2022.0 możliwe jest przenoszenie dokumentów i folderów do innych lokalizacji w obrębie Repozytorium.

Po zaznaczeniu jednego lub więcej elementów na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym , na menu kontekstowym przy danym elemencie   lub po naciśnięciu przycisku [Więcej akcji] w ramach podglądu dokumentu dostępna jest opcja  [Przenieś do]. Możliwe jest przenoszenie pojedynczych lub wielu folderów (z zawartością) i dokumentów. Dostęp do opcji przenoszenia ma:

Aby przenieść dany folder lub dokument do nowej lokalizacji trzeba mieć do niej uprawnienia co najmniej edytora. Dla operatora o uprawnieniach przeglądającego do danej lokalizacji taka lokalizacja jest widoczna w oknie przenoszenia folderu lub pliku, jednak dokonanie przeniesienia nie jest możliwe.

Operator może przenosić dokumenty aktywne, w tym również takie, których dotyczy reguła retencji, a także zarchiwizowane.

Jeżeli dany element ma zostać przeniesiony do lokalizacji, w której znajduje się jego odpowiednik pod względem rodzaju (folder/dokument) i nazwy, wówczas zostaje zapisany jako nazwa pliku (1). W nawiasie znajduje się kolejny numer pliku o tej samej nazwie i rodzaju przesłanego do danej lokalizacji.

Aby przenieść elementy, należy zaznaczyć checkbox obok jednego lub większej liczby elementów na liście dokumentów, a następnie na belce, która zostanie wyświetlona nad listą dokumentów, kliknąć w menu kontekstowe   i wybrać opcję [Przenieś do] .

W przypadku przenoszenia tylko jednego elementu:

Po wyborze opcji zostaje wyświetlone okno Przenieś plik, w którym operator powinien wybrać lokalizację, do której ma zostać przeniesiony zaznaczony element/elementy. W obrębie lokalizacji, do których dany operator posiada uprawnienia administratora lub edytora, możliwe jest przeniesienie elementu/elementów do każdego obszaru lub folderu, także do folderu podrzędnego (z wyjątkiem wspomnianym w powyższej uwadze). Nie jest natomiast możliwe przeniesienie elementu/elementów do obszaru lub folderu, dla którego operator nie ma uprawnień lub ma jedynie uprawnienia przeglądającego.

Po kliknięciu jednego z obszarów element/elementy mogą zostać zapisane albo bezpośrednio w tym obszarze albo w jednym z folderów podrzędnych. Można również dodać nowy folder, do którego zostanie przeniesiony dany element/elementy. W tym celu w ramach okna Przenieś plik należy wejść do jednego z obszarów lub folderów i wybrać przycisk , wpisać nazwę nowego folderu w wyznaczonym polu, a potem nacisnąć . Na liście dostępnych folderów zostanie wówczas wyświetlony nowoutworzony folder, który może zostać wybrany przez operatora, podobnie jak inne foldery. Jeżeli operator wpisze nazwę nowego folderu, a następnie wybierze od razu przycisk , wówczas nowy folder nie zostanie dodany, a folder będzie przeniesiony do obszaru nadrzędnego, w ramach którego próbowano dodać nowy folder.

Nie jest możliwe omyłkowe przeniesienie elementu do jego aktualnej lokalizacji – zarówno wszystkie elementy, które się w niej znajdują, jak i przycisk są wyszarzone.

W ramach okna Przenieś tutaj nie jest możliwe utworzenie nowego obszaru, do którego miałby zostać przeniesiony element/elementy.

Po przeniesieniu elementu/elementów do nowej lokalizacji uprawnienia użytkowników z poprzedniej lokalizacji w stosunku do niego, zarówno wynikające z poprzedniej lokalizacji, jak i nadane ręcznie, zostają utracone, natomiast element/elementy dziedziczy uprawnienia z obszaru lub folderu nadrzędnego, do którego go przeniesiono . Po wyborze lokalizacji i kliknięciu zostaje wyświetlony komunikat, który informuje o zmianie uprawnień do elementu/elementów.

Operator może potwierdzić przeniesienie elementu/elementów, wybierając   [Przenieś] lub zrezygnować z przeniesienia, naciskając [Anuluj] , znak lub klikając poza oknem. Jeżeli operator nie chce, aby komunikat ukazywał się w przyszłości, powinien zaznaczyć checkbox obok napisu Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że zawsze przy przenoszeniu zmieniają się uprawnienia.

Uwaga

 Aby zaznaczenie checkboxa Nie pokazuj więcej tego komunikatu zostało zapamiętane, konieczne jest, aby po zaznaczeniu checkboxa nacisnąć przycisk [Przenieś] lub [Anuluj], aby zmiany zostały zapisane. Jeżeli po zaznaczeniu checkboxa operator wybierze znak lub kliknie poza oknem, komunikat zostanie wyświetlony znowu przy kolejnym przenoszeniu elementów.

Następnie po wyborze przycisku [Przenieś ] element/elementy zostają przeniesione do wybranej lokalizacji. W przypadku zaznaczenia wielu elementów wszystkie zostaną przeniesione do tej samej lokalizacji.

Przenoszenie elementu/elementów do innej lokalizacji nie jest traktowane jako modyfikacja, więc pole Ostatnia modyfikacja w zakładce Szczegóły na prawym panelu dokumentu nie ulega zmianie po dokonaniu przeniesienia.

Po kliknięciu przycisku  w ramach okna   [Przenieś] na belce nad Repozytorium pojawia się czerwona kropka na ikonie , a po kliknięciu w ikonę zostaje otwarte okno Wykonywane akcje (zob. Okno „Wykonywane akcje”). Elementy zostają przeniesione do wybranej lokalizacji, jeśli zaś nie zostały przeniesione, operator może kliknąć w napis Nie przeniesiono w oknie Wykonywane akcje – zostanie wówczas wyświetlone okno z listą zaistniałych błędów.

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk [Zamknij] , znak lub kliknąć poza oknem.

Dokument po przeniesieniu zachowuje:

Jeżeli w lokalizacji docelowej znajduje się już element tego samego rodzaju o takiej samej nazwie, to do nazwy nowoprzesłanego dokumentu zostaje dopisany w nawiasie numer wersji, np. nazwa(1).

W przypadku, jeśli użytkownik korzysta z dodawania załączników do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow, w imieniu operatora domyślnego z konfiguracji, należy zwrócić uwagę na poziom uprawnień tego operatora w lokalizacji, do której zostaje przeniesiony folder:

Przyklad

Przykład odebrania uprawnień operatorowi podczas przenoszenia elementu

Operator „Joanna Bławatek” jest administratorem lokalnym obszaru Folder na dokumenty.
Operator „Anna Kowalik” jest edytorem obszaru Folder na dokumenty i obszaru Instrukcje.

 

 

„Anna Kowalik” przenosi dokument Kontrolki do mapowania z obszaru Instrukcje do obszaru Folder na dokumenty.

 

 

 

 

W tym samym czasie „Joanna Bławatek” usuwa uprawnienia operatora „Anna Kowalik” do obszaru Folder na dokumenty – w rezultacie „Anna Kowalik” nie ma już dostępu do dokumentu Kontrolki do mapowania.

 

 

 

Kosz – informacje ogólne

Kosz w module Repozytorium znajduje się pod drzewem struktury folderów, na panelu po lewej stronie i jest oznaczony ikoną . Do „Kosza” przenoszone są foldery i dokumenty, dla których w menu kontekstowym zaznaczono opcję „Usuń”. Usunięte elementy są przechowywane w „Koszu” przez 30 dni, o czym informuje komunikat widoczny po wejściu do „Kosza”.  Po tym okresie są usuwane z „Kosza” i nie można ich już odzyskać. Na pasku zawierającym informację o przechowywaniu możliwy jest również wybór opcji [Opróżnij kosz], która umożliwia natychmiastowe usunięcie wszystkich elementów znajdujących się w „Koszu”, z pominięciem 30-dniowego okresu przechowywania.

Lista folderów i dokumentów w „Koszu”

Lista folderów i dokumentów znajdujących się w „Koszu” zawiera 5 kolumn:

• Nazwa – w tej kolumnie znajdują się nazwy folderów lub dokumentów, pod jakimi występowały one na liście folderów i dokumentów przed usunięciem. Po kliknięciu nazwy dokumentu możliwy jest jego podgląd, z poziomu podglądu można także wybrać widoczne w dolnej części ekranu opcje: [Pobierz], [Usuń na zawsze]  i [Przywróć z kosza] (dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający” dostępna jest tylko opcja [Pobierz]).

 

 

• Usunięto – kolumna prezentuje datę dzienną przeniesienia folderu lub dokumentu do kosza
• Autor – w kolumnie podana jest nazwa użytkownika, który dodał dany element do Repozytorium albo w którego imieniu dodano dokument do Repozytorium z poziomu kontrolki załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium).
• Typ dokumentu – kolumna prezentująca informację o typie dokumentu, jeżeli typ nie był wybrany przed usunięciem, zostaje opisany jako „Nieokreślony”. Ta kolumna nie dotyczy folderów, dlatego widnieje przy nich myślnik -.
• Trwałe usunięcie za – określa czas, za jaki dojdzie do trwałego usunięcia folderu lub dokumentu. W okres 30 dni wliczono dzień usunięcia.

Nad listą folderów i dokumentów znajduje się wyszukiwarka , służąca do wyszukiwania spośród wszystkich usuniętych folderów  oraz dokumentów w ramach „Kosza”.

Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy usuniętych folderów i dokumentów.

W ramach kosza możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu elementów. Kiedy operator wybierze przynajmniej jeden element, wówczas nad listą dokumentów zostanie wyświetlona belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość elementów dostępnych na całej liście]. W nagłówku listy dokumentów dostępny jest checkbox, po którego zaznaczeniu wszystkie elementy na liście zostają zaznaczone. Na belce dostępne są następujące przyciski:

Po zaznaczeniu elementu/elementów filtry pozostają widoczne i są dostępne nad belką.

Menu kontekstowe w „Koszu”

Po kliknięciu w ikonę menu kontekstowego po prawej stronie od kolumny „Trwałe usunięcie za” lub po zaznaczeniu checkboxów obok elementu/elementów i kliknięciu w ikonę menu   na belce, która pojawi się nad listą dokumentów, wyświetlane są dodatkowe opcje, uzależnione od poziomu uprawnień użytkownika:

Opcje dostępne w menu kontekstowym mają następujące funkcje:

Natomiast jeśli operator zaznaczy wiele elementów i w ramach menu kontekstowego na belce wybierze opcję [Usuń na zawsze] , wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

W obydwóch przypadkach operator może zrezygnować z usuwania elementu/elementów, wybierając przycisk , znak lub klikając poza oknem. Jeżeli jednak nadal chce usunąć element, powinien nacisnąć [Usuń]. Wówczas w prawym górnym rogu Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji. Usuwanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Jeżeli wystąpiły błędy, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, w oknie wykonywanych akcji wyświetlana jest informacja Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk , znak lub kliknąć poza oknem.

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza.

W ramach kosza również nie ma możliwości pobrania folderu – jeśli operator zaznaczy wiele elementów, w tym folder i wybierze przycisk [Pobierz], wówczas folder nie zostanie pobrany, zostanie natomiast następujący komunikat:

Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:

W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox . Jeśli użytkownik go zaznaczy i wybierze , wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany. Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.

Przywracanie folderów i plików z "Kosza"

Elementy mogą zostać również przywrócone z kosza. Jeżeli zaznaczono co najmniej jeden element i wybrano z menu kontekstowego opcję [Przywróć], wówczas element zostaje przywrócony do wybranej lokalizacji albo nowoutworzonej po kliknięciu w ikonę    w ramach wyświetlonego okna dialogowego Wybierz nową lokalizację.

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk [Przywróć tutaj] zostanie otwarte okno Wykonywane akcje, a na nagłówku Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawi się czerwona kropka . Przywracanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jest   jako Nie przywrócono <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie przywrócono i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Filtry w "Koszu"

W ramach "Kosza" dostępne są również filtry. Usunięte foldery i dokumenty można filtrować według takich filtrów jak:

[Data usunięcia] - parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone usunięte wówczas foldery i dokumenty.

[Typ dokumentu] - parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu. Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia). Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

[Więcej filtrów] - parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów. Po naciśnięciu pola "Dodaj nowy filtr" możliwe jest wyszukiwanie dokumentu na podstawie jednego z określonych w repozytorium atrybutów, przyporządkowanego do dokumentu. Po kliknięciu "Dodaj kolejny filtr"  można wybrać kolejne atrybuty, według których zostanie przeprowadzone wyszukiwanie. Filtry zostaną zastosowane po naciśnięciu przycisku  "Pokaż wyniki". Możliwe jest filtrowanie według wielu atrybutów jednocześnie.

Prawy panel w "Koszu"

W ramach kosza po wyborze checkboxa przy danej pozycji lub opcji [Zobacz/Ukryj szczegóły] w ramach menu kontekstowego dostępny jest prawy panel.

Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć jego atrybuty.

Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) - dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów. W ramach zakładki "Procesy powiązane z dokumentem", podzielonej na dwa pola: "Aktywne" i "Zakończone", wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu. Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu "Aktywne" wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie. Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu "Zakończone" wraz z datą zakończenia obiegu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć dostępne procesy.

Integracja modułu Comarch DMS Repozytorium z systemem Comarch ERP Enterprise (CEE) przynosi różne korzyści, mianowicie:

W wersji 2021.2.0 została wprowadzona integracja modułu DMS Workflow z modułem Repozytorium. Oznacza to umożliwienie bezpośredniego przekazywania plików z poziomu kontrolki typu załącznik na dokumencie w obiegu do repozytorium.

Na prawym panelu Repozytorium wprowadzona została dodatkowa zakładka „Procesy powiązane z dokumentem”, oznaczona ikoną .

Po zaznaczeniu checkboxa obok danego dokumentu na tej zakładce są wyświetlane takie informacje jak:

Powyższe informacje, w zależności od etapu, na którym jest dokument, znajdują się w jednej z dwóch sekcji:

Uwaga

W przypadku usunięcia dokumentu DMS, który był powiązany z plikiem przesłanym do Repozytorium albo usunięcia pliku z załącznika plik ten pozostaje  w Repozytorium (choć w tym drugim przypadku zostaje przeniesiony do zakładki ‘Kosz’),  ale skasowane zostają informacje  znajdujące się w zakładce 'Procesy powiązane z dokumentem’.

 

Domyślny operator Repozytorium

Operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą dodawać do niego pliki w formie załączników dokumentów DMS, dlatego została dodana funkcjonalność operatora domyślnego.

Operator domyślny jest określany przez administratora DMS w ramach okna 'Ustawienia’ na zakładce 'Przechowywanie plików’  (dawna zakładka 'IBARD’) w sekcji 'Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów’ przy wyborze opcji 'Login domyślnego operatora repozytorium’. W imieniu tego operatora pozostali operatorzy mogą przesyłać pliki do Repozytorium. Wybór operatora domyślnego jest dokonywany w ramach listy operatorów DMS, która została zawężona do operatorów mających uprawnienia do pracy z modułem Repozytorium. Jeśli aktywny jest tryb wielospółkowy, operator zostaje wskazany z listy operatorów wybranej spółki. Operatorzy na liście są uszeregowani w kolejności alfabetycznej. Możliwe jest wyświetlenie na liście maksymalnie 11 operatorów, przy większej liczbie pojawia się pasek przewijania. Zmiana operatora domyślnego jest możliwa po usunięciu poprzedniego po kliknięciu ikony kosza i ponownym dokonaniu wyboru z listy.

Jeżeli dokumenty przesłane do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w module Workflow mają trafić także do usługi IBARD, administrator powinien w pliku Web.config (domyślna lokalizacja: C:\inetpub\wwwroot\DMS)  zmienić parametr „DestinationAttachmentWorkflow”, tak, aby „DestinationAttachmentWorkflow” = IBARD.

Wówczas w Ustawieniach w ramach sekcji  Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów pojawia się dodatkowa podsekcja Comarch Ibard. Po wyborze przycisku   zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik, a następnie kliknąć .

Po zalogowaniu do usługi IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD  w sekcji Kontrolki typu Załącznik wyświetlany jest login  użytkownika w IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik trafiają do usługi IBARD.

Wskazówka

Po kliknięciu w drugą sekcję o nazwie ‘Repozytorium’ i naciśnięciu kontrolki „Autoryzacja”  możliwe jest ustawienie konta IBARD, gdzie zostaną zapisane pliki dodawane do repozytorium.

 

Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia automatyczne przesyłanie do Repozytorium plików, które zostały dodane za pomocą kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS w module Workflow.

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: 'Ogólne’ i 'Archiwa’.

W zakładce 'Archiwa’, jeżeli współpraca z modułem Repozytorium jest wyłączona, znajduje się checkbox 'Manager dokumentów’. Jeśli natomiast współpraca z Repozytorium jest włączona, w tym miejscu pojawia się checkbox 'Zapisz do Repozytorium’.

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium była możliwa, należy w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę 'Archiwa’ i zaznaczyć opcję 'Zapisz do Repozytorium’, później zaś określić warunki zapisu, takie jak:

• przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.

 

 

 

• przy wyborze w 'Zastosuj login operatora Repozytorium’ możliwe są dwie opcje:

a) własny (wartość domyślna) – pliki będą dodawane w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki.

b) z konfiguracji – wówczas pliki będą dodawane w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce ‘Ustawienia’  w sekcji ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu w pole ‘Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów’ i w przycisk ‘Ustaw’

Przyklad

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik  w polu ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’ zaznaczono ‘Z konfiguracji’.

 

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji 'Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

• typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny). Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie. Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.  Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

 

 

 

 

• kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone). Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.  Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w 'Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

 

Uwaga

Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow  do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.

 

Przyklad

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

 

 

 

• w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

 

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany. Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu. Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik. Jeśli zostanie wybrany typ inny niż domyślny, dokument otrzyma status ‘Nieokreślony’.

Możliwe jest pobieranie jednego pliku lub wielu plików jednocześnie, także przez wielu użytkowników w tym samym czasie (maksymalna liczba użytkowników jest ustalana w pliku konfiguracyjnym). Jeśli wielu użytkowników pobiera wiele plików na raz, wówczas obowiązuje kolejka pobierania.

Wiele plików pobieranych na raz nie może w sumie przekraczać rozmiaru 10 GB.

Możliwe jest pobieranie:

Maksymalnie można pobrać 10000 plików.

W danej chwili jeden użytkownik może pobierać jeden dokument albo jedną paczkę zip – pliki/paczki są kolejkowane – kiedy zostaje zakończone pobieranie pierwszej paczki, rozpoczyna się pobieranie następnej.

Opcjonalnie administrator może zmienić konfigurację masowego pobierania w odniesieniu do limitu rozmiaru pobieranej paczki i liczby użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać dokumenty.

Domyślnie ustawiona jest wartość 1024 MB (1 GB) dla rozmiaru pobieranej paczki i 10 użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać pliki.

Jeżeli administrator Repozytorium chce dokonać zmian danych wartości, wówczas może dodać w pliku konfiguracyjnym appsettings.json dodatkową sekcję, a następnie odmienić w niej wartości:

„DownloadSettings”: {

„PackageSizeLimitInMB”: 1024,

„DownloadConcurrentProcessLimit”: 10

}

Aby masowe pobieranie plików z Repozytorium było aktywne, należy wykonać następujące kroki:

• w ramach pola wyszukiwania przy przycisku „Start” wpisać frazę „Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows” i kliknąć „Otwórz”

 

 

Następnie w oknie, które zostało otwarte, należy rozwinąć zawartość folderu folder „Internetowe usługi informacyjne”, później „Usługi WWW”, potem „Funkcje tworzenia aplikacji”, zaznaczyć checkbox przy folderze „Protokół WebSocket” i kliknąć przycisk .

 

 

Zostanie wówczas otwarte okno Funkcje systemu Windows, w ramach którego system dokona zapisu wprowadzonych zmian.

 

Gdy zmiany zostaną zapisane, informacja o tym zostanie wyświetlona w ramach okna. Należy wówczas zamknąć okno, klikając na przycisk .

 

Następnie należy otworzyć Menadżer Internetowych Usług Internetowych (IIS) i w środkowej części okna, w sekcji Zarządzanie kliknąć na ikonę Edytor konfiguracji, a następnie wybrać opcję Otwórz funkcję, znajdującą się po prawej stronie, w górnej części panelu Akcje.

 

Po wyborze opcji Otwórz funkcję w środkowej części Menedżera zostanie wyświetlony Edytor konfiguracji. W polu Sekcja należy wyszukać na rozwijalnej liście sekcję system.webServer/webSocket, a następnie wybrać dla pola enabled wartość True. Następnie aby zapisać zmiany, wybierz opcję Zastosuj dostępną w ramach panelu Akcje po prawej stronie Menedżera.

 

 

Później należy ponownie uruchomić IIS, wybierając opcję Uruchom ponownie na panelu Akcje w ramach Menedżera IIS.

Po wykonaniu powyższych kroków możliwe jest już pobieranie masowe w ramach modułu Repozytorium.

Funkcjonalność pobierania, zarówno jednego, jak i wielu dokumentów, jest dostępna po wybraniu linka    na belce nad listą dokumentów w Repozytorium, która to belka pojawia się po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu.

 

 

Po kliknięciu w zarówno dla pojedynczych plików, jak i dla wielu plików pakowanych do formatu zip, zostaje wyświetlone okno transferu plików pośrodku Repozytorium. W oknie transferu widoczny jest progres (w formie koła), poprzedzony jednym z następujących statusów pobierania:

• Pobieranie – gdy trwa pobieranie pojedynczego pliku lub wielu plików w formacie zip
• Pobrano – kiedy pojedynczy plik lub plik zip został pobrany
• Nie pobrano - kiedy pojedynczy plik lub plik zip nie został pobrany
• Oczekiwanie – gdy paczka zip oczekuje na rozpoczęcie pobierania

Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:

Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie pobrano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu pobierania.

Błąd w pobieraniu może wystąpić w wyniku:

Po przesunięciu kursora na ikonkę wyświetlany jest wówczas komunikat „ Błąd pobierania. Skontaktuj się z administratorem”.

Kiedy rozpoczęto pobieranie pliku lub paczki zip, wówczas możliwe jest anulowanie akcji pobierania poprzez kliknięcie znaku X przy wybranym pliku lub paczce. Zostaje wówczas wyświetlona obok danego pliku/paczki ikona , po najechaniu na którą kursorem widoczna jest informacja Pobieranie anulowane przez użytkownika.

Okno transferu plików można rozwijać   lub zwijać    za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku    w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających pobrań jednocześnie.

Jeśli użytkownik próbuje zamknąć przeglądarkę, a nadal trwa pobieranie plików, przeglądarka wyświetli komunikat ostrzegający o trwaniu akcji, na przykład taki jak poniżej:

Jeśli użytkownik zaznaczy zarówno pliki, jak i foldery, a potem wybierze  , wówczas pojawi się następujący komunikat:

Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:

W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox . Jeśli uzytkownik go zaznaczy i wybierze , wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany. Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.

Podczas wyszukiwania według frazy lub filtrowania według daty dodania, bez używania innych filtrów, w wynikach wyszukiwania/ filtrowania będą znajdować się oprócz plików także katalogi. W przypadku używania innych filtrów w wynikach wyświetlane są jedynie dokumenty. Katalogi są również widoczne jako struktura podrzędna danego katalogu, gdy wyświetlana jest jego zawartość.

Jeżeli użytkownik chce pobrać wszystkie pliki znajdujące się w folderze lub obszarze , wówczas powinien wejść do folderu, a następnie zaznaczyć za pomocą checkboxa jego zawartość.

Przycisk „Pobierz” a kwestia pobierania folderów

Jeśli operator zaznaczył jedynie foldery (ręcznie lub za pomocą checkboxa w nagłówku listy dokumentów), które znajdują się na danej stronie, wówczas przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów nie zostaje wyświetlony, choć widoczna jest informacja o zaznaczonych folderach.

Jeśli operator wybrał przycisk [Zaznacz wszystkie] w ramach belki nad lista dokumentów, a wśród zaznaczonych elementów znajdowały się jedynie foldery, wówczas przycisk [Pobierz] jest widoczny, ale po kliknięciu na niego foldery nie zostają pobrane, a w prawym dolnym rogu wyświetlana jest informacja:

Pobieranie plików unieważnionych

W przypadku, jeśli operator zaznaczył wiele plików jednocześnie i nacisnął na belce nad listą dokumentów [Pobierz], a pośród nich znajdują się pliki unieważnione, wówczas zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Jeżeli natomiast operator zaznaczył wiele plików i folderów jednocześnie, a następnie na belce nad listą dokumentów wybrał przycisk [Pobierz], wtedy pokazuje się następujący komunikat:

Na każdym z powyższych komunikatów można potwierdzić pobranie plików ( w tym unieważnionych) za pomocą przycisku [Pobierz] lub zrezygnować z pobierania, wybierając przycisk [Anuluj] albo znak . Jeśli użytkownik uprzednio zaznaczył checkbox w komunikacie wyświetlanym przy próbie pobrania folderu, wówczas późniejsze komunikaty informują go tylko o próbie pobrania plików unieważnionych.

W wersji 2022.0.1 zmianom uległa funkcjonalność unieważniania dokumentów w Repozytorium, a mianowicie:

W wersji 2022.0.1 zmieniono kwestię dostępności opcji [Unieważnij dokument] w menu kontekstowym – jest ona aktywna jedynie dla zarchiwizowanych dokumentów.

Opcja opcji [Unieważnij dokument] może zostać wybrana:

Po wyborze opcji [Unieważnij dokument] zostaje wyświetlone okno unieważniania dokumentu, w którym w ramach pola należy wybrać jeden ze wszystkich aktywnych powodów unieważnienia dostępnych na wyświetlonej liście (zobacz: „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora). Użytkownik może zrezygnować z unieważnienia dokumentu, naciskając przycisk [Anuluj] lub znak (niezależnie od tego, czy wybrano powód unieważnienia czy nie) – wtedy okno zostanie zamknięte, a dokument nie będzie unieważniony. Jeżeli natomiast użytkownik nadal chce unieważnić dokument, powinien po wybraniu powodu unieważnienia potwierdzić wybór, klikając przycisk [Unieważnij] – wówczas okno zostanie zamknięte, a dokument ulegnie unieważnieniu, co jest widoczne w ramach okna wykonywanych akcji. Przycisk pozostaje wyszarzony aż do czasu wyboru powodu unieważnienia.

Jeżeli wybrano wiele dokumentów do unieważnienia, wówczas proces ten przebiega analogicznie jak w przypadku unieważniania pojedynczego dokumentu, z tym, że w oknie unieważniania dokumentów w nawiasie jest podana ich liczba, a wybrany powód unieważnienia dotyczy wszystkich unieważnianych w ramach tej akcji dokumentów.

Jeżeli zaznaczono wiele dokumentów, w tym także niezarchiwizowane dokumenty, i we wspólnym menu kontekstowym wybrano opcję [Unieważnij dokument], a następnie powód unieważnienia, wówczas unieważnienie zostanie przeprowadzone tylko dla zarchiwizowanych dokumentów, a dla pozostałych w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlony błąd.

Po kliknięciu na [Nie unieważniono] zostanie wówczas wyświetlone okno z informacją o przyczynie wystąpienia błędu.

Jeżeli wybrano opcję [Unieważnij dokument] dla wielu dokumentów, a wśród nich znalazły się dokumenty unieważnione, wówczas akcja nie zostanie dla nich przeprowadzona, a po kliknięciu na informację w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlone okno z informacjami dotyczącymi przyczyn wystąpienia błędu.

Unieważniony dokument jest oznaczony na liście dokumentów , a po wyświetleniu dla niego prawego panelu na zakładce Szczegóły prezentowana jest informacja [Plik unieważniony] , a poniżej powód unieważnienia.

Pobieranie dokumentów unieważnionych na dysk

W wersji 2022.0.1. zostały wprowadzone zmiany w kwestii pobierania plików unieważnionych – kiedy użytkownik wybierze opcję Pobierz dla dokumentu unieważnionego, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

Jeśli użytkownik wybierze przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów, aby pobrać wiele zaznaczonych dokumentów unieważnionych, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

• [Pobierz] – po kliknięciu przycisku dokumenty zostają pobrane na dysk w formacie zip
• [Anuluj] lub znaku – po naciśnięciu następuje zamknięcie okna komunikatu, bez pobrania żadnego dokumentu

Zmiany w usuwaniu dokumentów unieważnionych

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany dotyczące usuwania dokumentów unieważnionych:

Jeżeli użytkownik zaznaczy wiele dokumentów, w tym dokumentu unieważnione, i wybierze z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów opcję [Usuń], wówczas dla dokumentów unieważnionych akcja nie zostanie przeprowadzona, a po kliknięciu w oknie wykonywanych akcji na informację [Nie usunięto] zostanie wyświetlone okno z informacjami o przyczynach błędów.

Zmiana reguły retencji nie powoduje usunięcia dokumentów unieważnionych.

W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:

• Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
• Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
• Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)

 

 

• W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]

Jeżeli użytkownik wybierze opcję opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku. Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:

Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku. Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:

Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku. Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:

W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.

Uwaga

W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu. Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.

 

W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.

Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk [Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone. Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk [Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach). Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.

Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.

Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk [Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.

Po wyborze przycisku [Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku. Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.

Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.

Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusu Zarchiwizowany. Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.

Opcja jest dostępna w menu kontekstowym przy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu dokumentu.

W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybrano opcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:

Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane. Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:

W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:

Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.