Do pracy z modułem Comarch DMS Repozytorium w wersji 2022.0.1 wymagane jest utworzenie nowej bazy MongoDB. Migracja danych z wersji 2022.0.0 do wersji bieżącej aktualnie nie jest możliwa. W kolejnej wersji planowane jest udostępnienie migratora danych.
Celem modułu Repozytorium jest przechowywanie dokumentów w formie plików w ramach kreowanej przez administratorów i (częściowo) edytorów struktury folderów. Dostęp danego pracownika do danego folderu lub pliku zależy od tego, czy zostały mu do niego przyznane uprawnienia. W ramach modułu Repozytorium widoczne są dla użytkownika tylko te foldery i pliki, do których przyznał mu dostęp użytkownik o uprawnieniach administratora (Repozytorium lub lokalnego).
W module Repozytorium można przechowywać:
Pliki w dowolnym formacie
Foldery, którym przypisano administratora (obszary)
Foldery, którym nie przypisano administratora (występują w formie folderów podrzędnych)
Repozytorium – licencje
W bieżącej wersji wymagane jest, żeby użytkownik, który korzysta z modułu Repozytorium, posiadał licencję umożliwiającą pracę z tym modułem.
Weryfikacja licencji na moduł Repozytorium będzie następowała za każdym razem, kiedy wykorzystywane będą dane Repozytorium.
Jeżeli użytkownik będzie próbował korzystać z funkcjonalności modułu Repozytorium, choć nie posiada licencji na korzystanie z tego modułu, wyświetlony zostanie komunikat informujący o zaistniałym problemie.
Bez licencji na pracę z modułem Repozytorium nie jest możliwe:
otworzenie okna Repozytorium
dodanie w ramach Comarch DMS załącznika do dokumentu, którego załączniki są zapisywane w Repozytorium
zapis w ramach Comarch DMS dokumentu, którego załączniki są zapisywane w Repozytorium
Repozytorium – konfiguracja i ustawienia dla użytkownika
Moduł Repozytorium jest dostępny zarówno dla Comarch DMS Standalone, jak i dla wszystkich form współpracy: z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i Comarch ERP CEE.
Uwaga
Moduł Repozytorium nie funkcjonuje w przeglądarce Internet Explorer. Do pracy z modułem zalecane są przeglądarki:
Microsoft Edge
Google Chrome
Mozilla Firefox
Opera
Aby przejść do modułu Repozytorium należy uruchomić aplikację webową Comarch DMS. Można to zrobić na dwa sposoby:
wpisać w oknie przeglądarki adres serwera i nazwę, pod którą zainstalowano aplikację DMS, przykładowo localhost/DMS_2021.2.0_XL
wejść do „Menedżera internetowych usług informacyjnych (IIS)”, w panelu „Połączenia” po lewej stronie ekranu nacisnąć strzałkę obok nazwy serwera, następnie strzałkę obok folderu „Witryny”. Później należy nacisnąć strzałkę obok witryny, do której dodano stronę aplikacji webowej DMS (np. „Default Web Site”), kliknąć w nazwę aplikacji webowej i w ramach panelu „Akcje” po prawej stronie ekranu wybrać link ” Przeglądaj*:80 (http)”. Przenosi on do okna logowania do aplikacji webowej DMS.
Po zalogowaniu do aplikacji web należy nacisnąć ikonę , aby przejść do Repozytorium.
Uwaga
Dostęp do Repozytorium jest możliwy jedynie dla użytkowników, którym zostało przyznane przez Administratora uprawnienie ” Obieg Dokumentów i Repozytorium” w zakładce „Praca z modułem” w ramach profilu danego użytkownika w sekcji „Struktura organizacyjna” w aplikacji desktopowej DMS.
Uwaga
Jeżeli użytkownikowi nadano uprawnienia do modułu Repozytorium, ale nie nadano uprawnień do żadnych konkretnych lokalizacji w obrębie Repozytorium, wówczas po wejściu do Repozytorium widoczny jest dla niego tylko obrazek z napisem Brak dostępu. Aby móc dodawać dokumenty do Repozytorium należy się wówczas skontaktować z administratorem Repozytorium lub administratorem lokalnym któregoś z folderów, aby nadał danemu użytkownikowi uprawnienia do określonej lokalizacji.
Przyklad
Użytkownik „Patrycja Kamyk” ma nadane uprawnienia do pracy z Repozytorium, ale po zalogowaniu widzi, że nie ma dostępu do żadnej lokalizacji w Repozytorium.
Użytkownik „Patrycja Kamyk” kontaktuje się z użytkownikiem „Joanna Bławatek” – administratorem lokalnym obszaru „Folder na dokumenty” z prośbą o nadanie uprawnień do wybranej lokalizacji. „Joanna Bławatek” nadaje „Patrycji Kamyk” uprawnienia edytora do obszaru „Folder na dokumenty”.
Teraz użytkownik „Patrycja Kamyk” widzi na liście folderów i dokumentów obszar „Folder na dokumenty”, ma do niego dostęp , może też w jego ramach korzystać z uprawnień edytora.
Ustawienia Repozytorium
Uwaga
W wersji 2022.0.1 została usunięta zakładka Pliki unieważnione, znajdująca się przedtem w zakładce Ustawienia
W ramach zakładki [Ustawienia] dla użytkownika możliwe jest zdefiniowanie widoku kolumn dotyczących szczegółów dokumentów (w ramach parametru „Widok kolumn”)
W ramach zakładki „Widok kolumn” można określić, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.
Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:
Nazwa – kolumna zawierająca nazwę dokumentu lub katalogu dodanego do Repozytorium
Dodano – kolumna pokazująca datę dodania dokumentu lub katalogu do Repozytorium; bez możliwości edycji
Autor – kolumna wskazująca na osobę, która dodała dany dokument lub katalog do Repozytorium; w przypadku dodawania dokumentu do Repozytorium za pomocą kontrolki „Załącznik” w module Workflow przy zaznaczonej opcji „Z konfiguracji” jako autor wyświetla się operator z konfiguracji (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium).
Wersje – liczba wersji danego dokumentu, które są dostępne w oknie zarządzania wersjami dokumentu. Dla folderów w tej kolumnie wyświetlany jest myślnik „ -”.
Rozmiar – rozmiar dokumentu dodanego do Repozytorium; dla katalogu widoczna jest suma rozmiarów dokumentów znajdujących się w danym katalogu
Typ dokumentu – pokazuje typ, do jakiego został przyporządkowany dany plik w module Workflow lub w ramach edycji dokumentu w Repozytorium; przy dodawaniu pliku bezpośrednio do Repozytorium lub braku określenia typu pliku w ustawieniach kontrolki „Załącznik” w module Workflow do pliku zostaje automatycznie przyporządkowany typ „Nieokreślony”. Dla katalogu w tym miejscu jest wyświetlany myślnik – .
Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn poprzez zaznaczenie opcji „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne. Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem. Po modyfikacji ustawień kolumn należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.
Uwaga
Usunięcie z widoku kolumny „Nazwa” nie jest możliwe – dlatego jest wyszarzona w ramach ustawień „Widoku kolumn”.
Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami
Możliwości pracy danego użytkownika w Repozytorium są zależne od tego, czy administrator nadał mu uprawnienia do dostępu do danego pliku lub folderu. Bez przyznanych uprawnień użytkownik nie może dodawać nowych obszarów, folderów i dokumentów ani modyfikować tych, które wprowadzono już do Repozytorium, nie są też dla niego widoczne obszary, foldery oraz dokumenty dodane przez innych użytkowników.
W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu użytkownikowi może zostać nadany przez administratora jeden z trzech rodzajów uprawnień:
Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”, a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.
Uwaga
Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający” administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.
Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem” ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium. W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.
Uwaga
Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor” administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.
Przyklad
Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.
Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.
Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.
Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem” ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.
Uwaga
Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.
Uwaga
Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.
Przyklad
Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.
Następnie w ramach obszaru Folder 5 administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora w stosunku do niego.
Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.
Uwaga
Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .
Zarządzanie uprawnieniami do folderów i dokumentów
Zarządzanie uprawnieniami do folderu lub dokumentu jest możliwe dla użytkownika, któremu przyznano uprawnienie „Administrator” do danego folderu albo dokumentu. Istnieją cztery sposoby na uzyskanie dostępu do zarządzania uprawnieniami:
przesunięcie kursora na dany folder/dokument, a następnie kliknięcie w menu kontekstowe i wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami]
zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami] z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów
zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, wybór ikonki [Info] na prawym panelu, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami]
wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami] po wyborze przycisku „Więcej akcji” w podglądzie dokumentu
Okno „Zarządzaj uprawnieniami folderu”/”Zarządzaj uprawnieniami pliku” składa się z dwóch części:
pola „Nadaj uprawnienia pracownikom” – można w nim wyszukać danego pracownika i dodać go do osób posiadających uprawnienia do folderu/dokumentu. Wyszukiwanie jest możliwe już po wpisaniu jednego znaku, pod wpisywanym tekstem pojawia się lista pracowników, w których imieniu albo nazwisku występuje podana fraza. Aby nadać uprawnienia do folderu/dokumentu pracownikowi, należy kliknąć przycisk [Dodaj]. Jeżeli użytkownik ma już przyznane uprawnienia, obok jego nazwiska na liście pojawia się znak .
pola „Osoby z dostępem do pliku” – wyświetlona jest pod nim lista osób, którym nadano uprawnienia do danego katalogu/dokumentu. Możliwe poziomy uprawnienia to: „Administrator”, „Przeglądający”, „Edytor”. Raz nadany poziom uprawnienia „Administrator” nie podlega edycji (chyba że administratorów jest przynajmniej dwóch i są to administratorzy lokalni), nie można także dodać takiego uprawnienia w ramach opcji „Zarządzaj uprawnieniami folderu”. Natomiast poziom uprawnień „Przeglądający” podlega opcji edycji na „Edytor” i na odwrót. Jeżeli zmieniono poziom uprawnień w ramach katalogu podrzędnego, niebędącego obszarem lub dokumentu znajdującego się w katalogu podrzędnym, wówczas przy poziomie uprawnień danego użytkownika w folderze nadrzędnym pojawia się znak *. Za pomocą ikonki , znajdującej się obok przyznanego poziomu uprawnienia użytkownika i widocznej po najechaniu kursorem na dany wiersz, możliwe jest całkowite usunięcie uprawnień do danego folderu z zawartością/dokumentu dla danego użytkownika. Ta opcja nie jest aktywna dla poziomu uprawnień „Administrator”, chyba że ustalono dwóch lub więcej administratorów lokalnych – wtedy możliwe jest usunięcie wszystkich z nich oprócz jednego.
Przyklad
W ramach folderu nadrzędnego „Folder 5_admin” nadano uprawnienie „Edytor” użytkownikowi „Józef Kowal”.
Następnie w folderze podrzędnym „Pliki graficzne” znajdującym się w folderze „Folder 5_admin” zmieniono poziom uprawnień użytkownika „Józef Kowal” do folderu podrzędnego na „Przeglądający”.
Wówczas przy poziomie uprawnień użytkownika „Józef Kowal” w folderze nadrzędnym „Folder 5_admin” pojawia się gwiazdka, wskazująca na to, że w folderze podrzędnym zostało dla niego zmienione uprawnienie.
Uwaga
Zmiana uprawnień użytkownika z „Edytor” na „Przeglądający” i na odwrót nie wpływa na uprawnienia tego użytkownika w stosunku do folderów podrzędnych z przypisanym administratorem lokalnym i zawartości takich folderów)
Przy nazwisku użytkownika w polu „Osoby z dostępem do pliku” może również pojawić się adnotacja , jeżeli:
użytkownik nie miał przyznanych uprawnień do nowego folderu podrzędnego/dokumentu, ale przyznano mu je wcześniej do innego folderu podrzędnego/dokumentu, a oba te foldery/dokumenty znajdują się we wspólnym folderze nadrzędnym. Oznaczenie „Brak dostępu” pojawia się wtedy przy nazwisku danego użytkownika w zarządzaniu uprawnieniami nowego folderu/dokumentu.
użytkownik miał przyznane uprawnienia do folderu nadrzędnego, później utworzono folder podrzędny/dokument, a następnie usunięto uprawnienia użytkownika na poziomie folderu nadrzędnego. Oznaczenie „Brak dostępu” pojawia się wtedy przy nazwisku danego użytkownika w zarządzaniu uprawnieniami folderu podrzędnego/dokumentu.
W ramach okna zarządzania uprawnieniami dostępne są również poniższe przyciski
– po kliknięciu przycisku zmiany zostają zapisane, a okno zamknięte . Należy nacisnąć go przed opuszczeniem okna, w przeciwnym wypadku wprowadzone zmiany nie zostaną zachowane.
– po kliknięciu przycisku wprowadzone zmiany zostaną anulowane, a okno zamknięte
– po kliknięciu przycisku okno zamyka się bez zapisania zmian
Na okno Repozytorium składają się trzy części: Struktura drzewa folderów, główne okno i prawy panel. Zostaną one omówione poniżej.
Struktura drzewa folderów
Struktura drzewa folderów powstaje poprzez dodawanie kolejnych folderów nadrzędnych i podrzędnych. W ramach drzewa widoczne są dla użytkownika jedynie te foldery, do których nadano mu uprawnienia, wraz z zawartymi w nich podfolderami oraz takie, w których znajduje się inny katalog lub dokument, do którego użytkownik jest uprawniony. W ramach drzewa zastosowano dwa rodzaje oznaczeń folderów ( obszary- foldery, którym podczas ich dodawania przyznano administratorów) i ( foldery, którym podczas dodawania nie przyznano administratorów).
Przyklad
Widok struktury drzewa folderów dla użytkownika JuliaNowacka wynika zarówno z posiadanych przez tego użytkownika uprawnień, jak i ich braku:
Użytkownik JuliaNowacka nie ma nadanych uprawnień do Folderów 2 i 4, dlatego nie są dla niej widoczne na strukturze drzewa folderów.
Na drzewie użytkownika JuliaNowacka znajduje się Folder 1, bo użytkownikowi przyznano uprawnienie „Edytor” w stosunku do znajdującej się w nim faktury. Nie jest natomiast widoczny podrzędny Folder 1.1 , ponieważ JuliaNowacka nie posiada uprawnień do Folderu 1.
Folder 3.3 jest widoczny na drzewie użytkownika JuliaNowacka, bo użytkownikowi nadano uprawnienie „Przeglądający” w odniesieniu do tego katalogu, znajduje się tam także Folder 3 jako jego folder nadrzędny. Brak jednakże Folderu 3.1 i Folderu 3.2, bo użytkownik nie ma uprawnień do Folderu 3.
Widoczny jest również Folder 5 i jego foldery podrzędne Folder 5.1 i Folder 5.2, bo użytkownikowi nadano w stosunku do Folderu 5 uprawnienie „Administrator”
Pod strukturą drzewa folderów znajdują się również ikonki:
– po kliknięciu tej ikonki przechodzi się do kosza, gdzie znajdują się usunięte dokumenty i dokumenty, które znajdowały się w usuniętych folderach (zob. Kosz w module Repozytorium).
U samej góry okna znajduje się lokalizacja, w której aktualnie znajduje się użytkownik. Jeśli adres jest długi , ulega skróceniu – jego część zmienia się w znak wielokropka , po kliknięciu którego wyświetla się brakująca część adresu. Możliwe jest wówczas przejście do wybranej lokalizacji poprzez naciśnięcie odpowiedniego odcinka tego adresu.
Poniżej lokalizacji znajduje się pole służące do wyszukiwania wszystkich folderów podrzędnych w ramach folderów nadrzędnych oraz dokumentów w ramach danego folderu.
Jeżeli w danym folderze nie zostanie znaleziona wpisana fraza, wówczas pod wyszukiwarką pojawia się link [Wyszukaj w repozytorium], po wyborze którego wyszukiwanie zostanie powtórzone w całym repozytorium, tylko w zakresie lokalizacji, do których dany użytkownik posiada uprawnienia.
Pod oknem wyszukiwania umieszczono cztery parametry określające filtrowanie wyników wyszukiwania:
– [Status] – odpowiada za filtrowanie dokumentów po ich statusie. W wersji 2022.0.1 filtr Status uległ zmianie – dostępne są w nim następujące opcje:
Zaznacz wszystko – wybór opcji skutkuje zaznaczeniem wszystkich statusów dokumentu – wówczas na liście wyświetlane są tylko dokumenty, bez folderów
Aktywne – po zaznaczeniu tej opcji prezentowane są tylko dokumenty aktywne
Zarchiwizowane – wybór tego statusu powoduje, że na liście wyświetlane są jedynie dokumenty zarchiwizowane
Unieważnione – po wyborze tej opcji na liście dokumentów pokazywane są tylko dokumenty unieważnione
Operator wybiera daną opcję, zaznaczając znajdujące się obok nich checkboxy. Jeżeli użytkownik zaznaczy co najmniej 2 statusy, wówczas na liście dokumentów prezentowane są dokumenty o jednym albo drugim statusie. Jeżeli natomiast żaden status nie został wybrany, wtedy na liście dokumentów widoczne są wszystkie foldery i dokumenty.
Domyślnie nie są wybrane żadne statusy, wyświetla się status Dowolny – wówczas wyświetlana jest lista zarówno wszystkich dokumentów (niezależnie od ich statusu), jak i katalogów, według poziomu uprawnień użytkownika.
Po wyborze co najmniej jednego innego statusu w filtrze wyświetlany jest dany status, np. , a na liście dokumentów pokazywane są jedynie dokumenty, których dotyczy status wybrany w ramach filtra – są to dokumenty znajdujące się w folderze, w którym uruchomiono filtrowanie i w folderach podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).
Po wyborze przycisku [Wyczyść filtry] , wszystkie filtry są odznaczane, a na liście przywracany jest status: Dowolny.
Jeżeli wybrano dwa statusy, wówczas filtr jest prezentowany jako [Status:2/3], a na liście dokumentów widoczne są tylko dokumenty, które mają jeden albo drugi z wybranych statusów – np. po wybraniu statusów Zarchiwizowane i Unieważnione na liście prezentowane są zarówno dokumenty zarchiwizowane, jak i dokumenty unieważnione – zarówno z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).
Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie trzy statusy – Aktywne, Zarchiwizowane i Unieważnione, wówczas dodatkowo zaznaczeniu ulega parametr Zaznacz wszystko, a w filtrze widoczna jest informacja . Podobnie, jeśli użytkownik zaznaczy parametr Zaznacz wszystko, wówczas także pozostałe statusy zostaną zaznaczone, a w filtrze również widoczna jest informacja . W obydwóch przypadkach na liście prezentowane są jedynie dokumenty z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).
– parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone dodane wówczas foldery i dokumenty.
– parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu. Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia). Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.
– parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów. W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry dodano filtr Powód unieważnienia.
Po kliknięciu pola [Wybierz powód] rozwijana jest lista powodów unieważnienia, na której za pomocą checkboxów można zaznaczyć jeden lub wiele powodów unieważnienia, według których odbędzie się filtrowanie dokumentów. Przykładowo, jeśli zaznaczono checkboxy przy powodach Duplikat i Błędny, wówczas wyszukane zostaną zarówno dokumenty, które unieważniono, podając powód Duplikat, jak i dokumenty, które unieważniono, podając powód Błędny. Aby wybrać powody unieważnienia, wystarczy zaznaczyć je i zatwierdzić ich wybór przyciskiem [Wybierz] w ramach listy powodów, a następnie nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki].
W polu [Wybierz powód] po wyborze przynajmniej jednego powodu unieważnienia z listy wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wybranych powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .
Jeśli operator zaznaczy opcję [Zaznacz wszystko], wówczas zaznaczone zostaną wszystkie dostępne powody unieważnienia. Podobnie, jeśli każdy z powodów unieważnienia zostanie pojedynczo zaznaczony, automatycznie zaznaczeniu ulegnie także opcja [Zaznacz wszystko]. Wówczas w ramach pola Wybierz powód wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wszystkich powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .
Wybrane filtry można usunąć, klikając [Wyczyść] na liście powodów unieważnienia. W tym celu można również wybrać przycisk [Wyczyść wszystko] w ramach okna Pozostałe filtry (ale wówczas usunięte zostaną wszystkie filtry z tego okna) lub [Wyczyść filtry] nad listą dokumentów (zostają wtedy jednak usunięte wszystkie filtry, nie tylko filtr Powód unieważnienia).
Jeśli żaden powód unieważnienia nie został wskazany, filtr jest pomijany i nie wlicza się do liczy wybranych filtrów, widocznej na przycisku [Wybrane filtry].
W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry został również dodany dodatkowy predefiniowany filtr Kryterium okresu przechowywania.
Filtr Kryterium okresu przechowywania składa się z kontrolek – (Data od i Data do); użytkownik wybiera w nich zakres dat – wynikiem filtrowania będą dokumenty, których kryterium okresu przechowywania znajduje się w podanym zakresie.
Po uzupełnieniu kontrolek należy nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki]. Okno zostanie wówczas zamknięte, a wyniki filtrowania zostaną wyświetlone na liście dokumentów analogicznie do wyników filtrowania po innych atrybutach, czyli zostaną wyświetlone dokumenty, które znajdują się w folderze, w którym filtrowanie zostało uruchomione oraz we wszystkich folderach podrzędnych (jeśli operator ma do nich uprawnienie co najmniej przeglądającego).
Aby dodać filtr na podstawie atrybutu, należy wybrać opcję [Dodaj nowy filtr], zostanie wyświetlona lista wszystkich atrybutów zdefiniowanych w systemie. Za pomocą wyszukiwarki można znaleźć atrybut, którego nazwa zawiera daną frazę.
Po wybraniu atrybutu należy ustalić jego wartość, według której dokument ma być szukany. Kolejne atrybuty, według których ma być filtrowana lista dokumentów, można dodać klikając [Dodaj kolejny filtr].
W wersji 2022.0.1 jeżeli po wyborze nad listą dokumentów opcji [Więcej filtrów], w ramach okna Pozostałe filtry wybrano opcję [Dodaj kolejny filtr] i w polu [Wybierz atrybut] dokonano wyboru atrybutów, ale ich wartości nie zostały uzupełnione – wówczas filtrowanie według takich atrybutów nie zostaje przeprowadzone.
Przyklad
W ramach okna Pozostałe filtry wybrano 3 atrybuty: Czy zatwierdzony, Data transportu i Firma – ale dla atrybutu Data transportu nie wybrano zakresu dat.
Wówczas atrybut Data transportu nie jest uwzględniany przy filtrowaniu, lista dokumentów jest natomiast zawężana zgodnie z podanymi wartościami atrybutów Czy zatwierdzony i Firma.
W oknie Pozostałe filtry dostępne są przyciski:
[Pokaż wyniki] – po kliknięciu w przycisk, zdefiniowane filtry zostają zapisane, lista folderów i dokumentów zostaje zawężona do tych, na których znajdują się wskazane atrybuty oraz spełniają inne wskazane kryteria.
[Wyczyść wszystko] – powoduje usunięcie wszystkich zdefiniowanych filtrów w oknie Pozostałe filtry i zamyka to okno.
Wybranie przycisku w prawym górnym rogu okna spowoduje:
powrót do listy dokumentów, bez uwzględnienia nowo wprowadzonych filtrów, gdy przed uruchomieniem okna nie było zdefiniowanych dodatkowych filtrów w oknie,
zachowanie uprzednio dodanych filtrów i wartości, zamknięcie okna i powrót do listy dokumentów, bez uwzględnienia wprowadzonych zmian w zestawie dodatkowych filtrów i ich wartości.
Po prawej stronie okna głównego znajdują się dwa przyciski:
– za pomocą tego przycisku można utworzyć nowy folder. Możliwe jest przypisanie innego użytkownika jako administratora folderu lub pozostawienie pola wyboru nowego administratora niezaznaczonego – wtedy administratorem nowego folderu jest tylko administrator lokalny, który go utworzył i administratorzy Repozytorium. Dla użytkownika o poziomie uprawnień edytora do danej lokalizacji dostępne jest tylko dodawanie w tej lokalizacji nowych folderów bez administratora. Jeżeli przycisk jest wyszarzony, oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień, aby tworzyć nowy folder w danej lokalizacji.
– przycisk służący do dodawania do danego folderu pliku z komputera, otwiera okno przeglądania dokumentów. Nie jest dostępny na poziomie katalogu głównego Repozytorium.
Ikona okna Wykonywane akcje – znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Po wybraniu jednej z akcji dostępnych dla elementów w menu kontekstowym na ikonie pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji.
W oknie głównym znajduje się również lista folderów i dokumentów wraz z wybranymi informacjami dodatkowymi. Poniżej listy dokumentów za pomocą opcji możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy dokumentów.
Prawy panel
Na prawym panelu znajdują się ikonki, po kliknięciu których ukazują się informacje o folderze/dokumencie. Są to następujące ikony:
– strzałki służące do rozwijania i zwijania szczegółów prawego panelu
– ikonka, po kliknięciu której ukazuje się panel z takimi szczegółami jak:
nazwa folderu/dokumentu
zakładka „Informacje” (a w niej oznaczenie „folder” lub określenie formatu i rozmiaru dokumentu)
informacja „Plik unieważniony”- tylko jeżeli dokument został unieważniony
zakładka „Identyfikator dokumentu”, zawierająca indywidualny identyfikator dokumentu według jego typu (zob. Dokumenty w Repozytorium)
zakładka „Lokalizacja” (z oznaczeniem, gdzie w ramach Repozytorium znajduje się dany folder lub dokument)
zakładka „Ostatnia modyfikacja” – występuje tylko jeżeli dany folder/ dokument był modyfikowany; data ostatniej modyfikacji folderu/dokumentu wraz z nazwą użytkownika, który jej dokonał
zakładka „Utworzony”- data utworzenia dokumentu i nazwa użytkownika, który go utworzył
zakładka „Zakończenie okresu przechowywania”- informacja wyświetla się tylko dla dokumentów zarchiwizowanych podlegających regule retencji, pokazuje datę, do której dokument podlega retencji; obok znajduje się przycisk Edytuj umożliwiający zmianę daty zakończenia okresu przechowywania dokumentu; jeżeli dokonywano zmian zakończenia okresu retencji dokumentu, wówczas widoczny jest poniżej również przycisk Zobacz historię zmian
zakładka „Liczba wersji” – w sekcji znajdują się: informacja o dotychczasowej ilości wersji danego dokumentu dodanych do danej lokalizacji w Repozytorium oraz przycisk Zarządzaj wersjami uruchamiający okno o tej samej nazwie.
zakładka „Dostęp do pliku” – w ramach tej zakładki znajdują się pierwsze litery nazw użytkowników uprawnionych do danego folderu/dokumentu; po przesunięciu kursora na dany inicjał widoczna jest nazwa danego użytkownika wraz z poziomem jego uprawnień.
– ikonka, po kliknięciu której pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Atrybuty mogą być uzupełnione albo w module Workflow ( jeżeli dokument był dodawany z poziomu kontrolki typu Załącznik – zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) albo z poziomu Repozytorium za pomocą edycji atrybutów w ramach podglądu dokumentu.
– ikonka, po której naciśnięciu wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów. W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem”, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu. Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie. Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.
Lista folderów i dokumentów – informacje ogólne
W ramach listy folderów i dokumentów wyświetlane są foldery oraz dokumenty dodane do Repozytorium. W ramach folderu głównego „Repozytorium” nie jest możliwe dodanie dokumentu, istnieje natomiast opcja (tylko dla użytkownika z uprawnieniami administratora Repozytorium) utworzenia nowego folderu w tym miejscu.
Uwaga
Folder główny „Repozytorium” ma kilka specyficznych cech:
dostęp do niego mają tylko administratorzy Repozytorium – czyli użytkownicy, którzy w aplikacji desktop posiadają uprawnienia administratora, a w ramach ustawień Struktury organizacyjnej w aplikacji desktop mają wybraną i zapisaną opcję współpracy z modułem ” Obieg Dokumentów i Repozytorium”
w tym folderze możliwe jest tylko dodawanie nowych folderów z przypisanym administratorem
niemożliwe jest dodawanie do niego dokumentów
uprawnienia do niego można nadać lub usunąć jedynie poprzez aplikację desktop
w stosunku do niego nie można nadać innego poziomu uprawnień niż „Administrator”
W folderze głównym „Repozytorium” foldery mogą być sortowane według nazwy lub według daty dodania, za pomocą strzałek znajdujących się przy polach „Nazwa” i „Dodano”. Podobnie odbywa się sortowanie folderów i dokumentów w folderach podrzędnych. Kolumny zawierające informacje o folderze/dokumencie zawierają zawsze nazwę, natomiast widoczność innych kolumn jest zależna od ustawień wybranych przez użytkownika (zob. Repozytorium – konfiguracja dla użytkownika – widok kolumn). Domyślnie na liście folderów i dokumentów może być widocznych 6 kolumn: Nazwa, Dodano, Autor, Wersje, Rozmiar i Typ dokumentu. Kolejność kolumn również zależy od ustawień użytkownika. Możliwe jest wyszukiwanie danego folderu lub dokumentu za pomocą wyszukiwarki nad listą folderów i dokumentów, także przy użyciu dostępnych filtrów (w kwestii filtrów zob. Okno Repozytorium-główne okno)
W dolnej części strony za pomocą opcji można określić liczbę elementów, które mają być widoczne na stronie, a za pomocą strzałek dostępnych obok przejść do następnej strony, wrócić do poprzedniej lub przejść do końca listy dokumentów.
W ramach Repozytorium można wyróżnić 2 rodzaje folderów:
obszar – folder, do którego uprawnienia są wydzielone i przydzielone do administratorów lokalnych podczas tworzenia folderu; folder dziedziczy także uprawnienia użytkowników na poziomie administratora z nadrzędnych obszarów .
folder, do którego nie są przypisani administratorzy lokalni; folder dziedziczy także wszystkie rodzaje uprawnień użytkowników z nadrzędnych obszarów
Użytkownicy z poziomem uprawnień „Edytor” lub Przeglądający” w ramach danego obszaru zachowują swoje uprawnienia w stosunku do wszystkich folderów podrzędnych i dokumentów znajdujących się w folderze, nie mają jednak uprawnień do podrzędnych obszarów (chyba że zostaną im osobno nadane).
Następnie utworzono dwa foldery podrzędne do Folderu 6:
obszar o nazwie Folder 6.1
folder o nazwie Folder 6.2
Po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.1 można zobaczyć, że brak tam uprawnień przyznanych użytkownikom „Józef Kowal” i „Anna Nowa” na poziomie Folderu 6. Oznacza to, że ani „Józef Kowal”, ani „Anna Nowa” nie mają dostępu do Folderu 6.1 i jego zawartości.
Natomiast po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.2 widoczne jest, że obydwoje użytkowników zachowało swe uprawnienia. Oznacza to, że i „Józef Kowal”, i „Anna Nowa” mają dostęp do Folderu 6.2 oraz jego zawartości – oprócz znajdujących się w nim innych obszarów wraz z zawartością.
Nowy folder może zostać dodany przez użytkownika o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” w ramach folderu , do którego ma uprawnienia. Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” może dodawać foldery obydwóch rodzajów – (z administratorem) i (bez administratora), natomiast użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Edytor” – jedynie jednego rodzaju – (bez administratora). Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Nowy folder] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.
Aby utworzyć nowy folder należy nacisnąć ikonkę [Nowy folder]. Pojawia się wówczas okno „Nowy folder”. W polu „Nazwa folderu” należy obowiązkowo wprowadzić nazwę, jaka ma zostać nadana folderowi. Nazwa nie może się powtarzać w ramach jednego folderu nadrzędnego, może jednak ulegać powtórzeniu, jeśli jednakowo nazwane foldery znajdują się w różnych folderach nadrzędnych . Opcjonalnie ( i jeśli pozwalają na to uprawnienia) można przypisać do folderu nowego administratora, zaznaczając checkbox przy polu „Przypisz nowego administratora folderu”. Następnie należy wyszukać użytkownika, któremu mają zostać nadane uprawnienia administratora do folderu, wpisując przynajmniej jedną literę jego imienia lub nazwiska – wyświetli się wówczas lista wyboru spośród nazw użytkowników, w których występuje podana fraza. Kliknięciem w nazwę użytkownika nadaje mu się uprawnienia administratora folderu. Możliwe jest również dodanie w analogiczny sposób kolejnych użytkowników jako administratorów. Później należy nacisnąć przycisk [Utwórz], aby zapisać wprowadzone zmiany lub [Anuluj], aby je anulować. Po naciśnięciu [Utwórz] powstaje nowy folder w ramach folderu nadrzędnego, w którym naciśnięto przycisk [Nowy folder].
Uwaga
Dla umożliwienia w przyszłości edycji uprawnień administratorów folderu zaleca się przyznanie uprawnień administratora folderu dwóm lub większej liczbie osób. W przypadku wyboru tylko jednego administratora nie jest bowiem możliwa w przyszłości edycja lub usunięcie jego uprawnień. Nie można jednak dodać nowego administratora obszaru po utworzeniu tego obszaru, nawet jeśli przy tworzeniu obszaru przypisano do niego dwóch lub więcej administratorów.
Możliwość edycji folderu ogranicza się do zmiany nazwy folderu w ramach jego menu kontekstowego, poprzez wybór opcji [Zmień nazwę], wpisanie nowej nazwy folderu i kliknięcie przycisku „Zapisz”.. Edycji może dokonywać tylko użytkownik o uprawnieniach „Administrator” lub „Edytor”.
Uwaga
Opcja zmiany nazwy jest dostępna tylko dla pojedynczego folderu.
Usuwanie folderów
Uprawnienia do usuwania folderów mają użytkownicy o uprawnieniach „Administratora” lub „Edytora”. Folder może zostać usunięty poprzez wybranie menu kontekstowego folderu i kliknięcie [Usuń]. Można także usunąć wiele folderów na raz, zaznaczając przy nich checkboxy i wybierając opcję z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów, możliwe jest też usuwanie na raz wielu folderów i dokumentów.
Przy usuwaniu folderu/folderów na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu.
Uwaga
Folder nie zostanie usunięty, jeśli znajduje się w nim dokument z włączonym okresem retencji. Jeśli w katalogu znajdują się dokumenty podlegające regule retencji, wtedy przy próbie usunięcia katalogu w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu w link zostaje wyświetlone okno komunikatu z informacją o braku możliwości usunięcia folderu z powodu obecności dokumentów podlegających regule retencji.
Również folder, w którym znajduje się dokument, który uległ archiwizacji i ma status „zarchiwizowany” (jest „wyszarzony” na liście dokumentów), nie może zostać usunięty. Jeżeli w katalogu znajdują się dokumenty zarchiwizowane, przy próbie jego usunięcia na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o błędzie podczas usuwania elementu.
Menu kontekstowe folderu
Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie. Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.
W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:
dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.
dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”. Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów). Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”. Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze. Opcja „Usuń” zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.
dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”. Opcja „Zarządzaj uprawnieniami” otwiera okno, w którym można nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do folderu (zob. Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora i Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami). Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów). Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”. Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze. Opcja „Usuń” zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.
Dokumenty dodawane do Repozytorium mogą występować w dowolnym formacie. Każdemu dokumentowi dodanemu z poziomu Repozytorium (za pomocą przycisku „Prześlij”) zostaje nadany typ „Nieokreślony”, który można później edytować na inny typ dokumentu, co wiąże się z przypisaniem mu tym samym określonego zestawu atrybutów związanego z danym typem. Pliki dodawane z poziomu kontrolki typu Załącznik w module Workflow, w ramach integracji z modułem Workflow, przyjmują typ dokumentu i atrybuty zdefiniowane w ramach obiegu dokumentów.
Dodawanie dokumentów
Uprawnienia do dodawania i edycji dokumentów mają jedynie użytkownicy o poziomie uprawnień „Administrator” lub „Edytor”. Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Prześlij] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie. Od wersji 2022.0 możliwe jest przesyłanie wielu plików jednocześnie.
Dodawanie dokumentu odbywa się po kliknięciu w przycisk [Prześlij] znajdujący się w prawym górnym rogu okna Repozytorium. Wyświetlane jest wówczas okno eksploratora dokumentów, w którym należy wskazać dokument/dokumenty, które zostaną dodane do Comarch DMS Repozytorium. Możliwe jest także przekazywanie dokumentów do Repozytorium za pomocą przeciągania elementów (metodą drag&drop). Po rozpoczęciu przesyłania wyświetlane jest okno transferu plików, a następnie lista dokumentów jest odświeżana i dokument/dokumenty są wyświetlane w katalogu, w kontekście którego uruchomiono przesyłanie dokumentu/dokumentów.
Uwaga
Nie jest możliwe przesłanie dokumentu do okna głównego Repozytorium.
W ramach Repozytorium możliwe jest dodawanie kolejnych wersji danego dokumentu i zarządzanie nimi.
W celu dodania nowej wersji pliku należy przejść do lokalizacji w Repozytorium, w której znajduje się plik, nacisnąć przycisk [Prześlij] w prawym górnym rogu Repozytorium i w ramach eksploratora plików wybrać plik o tej samej nazwie oraz rozszerzeniu, a następnie potwierdzić przyciskiem .
Wówczas zostaje wyświetlone okno Przesyłanie elementów o tej samej nazwie, w ramach którego można wybrać jedną z trzech opcji:
[Pomiń] – wówczas plik nie będzie dodany do Repozytorium
[Zapisz oddzielnie] – wtedy plik zostanie zapisany osobno, z nazwą nazwa pliku (numer kolejnego przesłania), ale nie jako wersja istniejącego w Repozytorium dokumentu
[Zaktualizuj istniejący] – w takim wypadku dokument będzie zapisany jako wersja bieżąca dokumentu o tych samych: nazwie i rozszerzeniu, który istnieje już w tej lokalizacji
Jeżeli w ramach okna operator zaznaczy checkbox Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze (dostępny tylko przy przesyłaniu wielu dokumentów jednocześnie), wówczas wybór opcji będzie dotyczył także innych aktualnie przesyłanych dokumentów, które mają takie same nazwę i rozszerzenie jak dokumenty znajdujące się już w danej lokalizacji w Repozytorium.
Po wybraniu przycisku [Zaktualizuj istniejący] dokument zostaje zapisany w tej samej lokalizacji jako kolejna wersja istniejącego dokumentu.
Uwaga
Wersjonowanie jest dostępne tylko dla dokumentów aktywnych.
Nie jest możliwe wersjonowanie dokumentów zarchiwizowanych ani zarchiwizowanych unieważnionych
Uwaga
Zmiana wersji dokumentu nie wpływa na dane wyświetlane w kolumnach “Autor” i “Dodano”
Jeżeli operator prześle do danej lokalizacji w Repozytorium dokument, a będzie się już w niej znajdował dokument o takich samych nazwie i rozszerzeniu, ale zarchiwizowany lub zarchiwizowany unieważniony, to wówczas zostanie wyświetlony komunikat Przesyłanie elementów o tej samej nazwie tylko z dwiema opcjami:
[Pomiń] – wówczas plik nie będzie dodany do Repozytorium albo przesłany do danej lokalizacji
[Zapisz oddzielnie] – wtedy plik zostanie zapisany osobno, z nazwą nazwa (numer kolejnego przesłania), ale nie jako wersja istniejącego w Repozytorium dokumentu
Uwaga
Jeżeli użytkownik przesyła pliki o takich samych nazwach i formatach jak pliki znajdujące się już w Repozytorium, a pierwszym z wybranych plików jest plik zarchiwizowany (lub zarchiwizowany unieważniony) w Repozytorium, wówczas jeśli użytkownik zaznaczy w oknie Przesyłanie elementów o tej samej nazwie checkbox Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze i wybierze opcję Zapisz oddzielnie, wszystkie przesyłane pliki zostaną zapisane jako odrębne wersje.
Jeśli dany dokument był wersjonowany przed archiwizacją, wówczas można tylko pobrać jego poprzednie wersje. Nie są wtedy natomiast możliwe takie działania jak:
Edycja bieżącej wersji dokumentu
Dodawanie nowej wersji dokumentu
Usuwanie poprzednich wersji dokumentu
Jeśli Operator 1 wybrał opcję Zarządzaj wersjami ( lub ) dla danego dokumentu, a w tym samym czasie Operator 2 zarchiwizował go , to przy próbie wykonania akcji zostanie wyświetlony komunikat:
Każda z nowododanych wersji pliku zachowuje w stosunku do poprzedniej wersji:
Dotychczasowy typ dokumentu
Dotychczasowe atrybuty wraz z ich wartościami
Procesy powiązane z dokumentem ( w przypadku, kiedy pierwszą wersję dokumentu do Repozytorium przesłano jako załącznik do dokumentu z obiegu dokumentów w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium)
Dodawanie kolejnej wersji pliku jest także możliwe w ramach okna zarządzania wersjami po wyborze linku [Prześlij nową wersję] (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu).
Identyfikator dokumentu
Po zmianie typu nowego dokumentu z „Nieokreślony” na inny dokumentowi zostaje przyznany własny identyfikator, wyświetlany w ramach prawego panelu po naciśnięciu [Szczegóły]. Identyfikator jest złożony z prefiksu typu dokumentu, ukośnika i kolejnego numeru dokumentu dodanego w ramach danego typu. Identyfikator ulega zmianie wraz ze zmianą typu danego dokumentu. Raz wykorzystany identyfikator nie jest używany ponownie.
Edycja dokumentów
W ramach edycji dokumentu możliwe do zmiany są cztery cechy dokumentu:
nazwa dokumentu
typ dokumentu
wartości atrybutów
dodatkowe atrybuty
Edycji nazwy dokumentu może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po wyborze menu kontekstowego lub dokumentu lub przycisku w podglądzie dokumentu i kliknięciu opcji [Zmień nazwę] (zob. Menu kontekstowe dokumentu).
Uwaga
Zmiana nazwy jest dostępna tylko dla pojedynczego dokumentu.
Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po kliknięciu w nazwę danego dokumentu na liście dokumentów i wyborze przycisku [Edytuj atrybuty].
Pola możliwe do edycji:
– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium. Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.
– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany
– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany
– pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne. Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko]. Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór. W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].
Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania. Atrybut ten umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.
Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany. Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:
Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.
Uwaga
Jeżeli, przykładowo, do dokumentu Delegacje przypisano typ dokumentu Pracownicze, który podlega regule retencji, ale nie wskazano dla niego żadnej kontrolki w polu Wybierz kryterium, a następnie w ramach edycji tego typu dokumentu wskazano taką kontrolkę, wówczas data w atrybucie Kryterium okresu przechowywania na dokumencie Delegacje nie zostanie zaktualizowana. Możliwa jest wtedy natomiast zmiana typu dokumentu dla dokumentu Delegacje na inny, a następnie znowu zmiana na typ dokumentu Pracownicze – wówczas zmiana ustawień typu dotyczy również tego dokumentu.
Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów należy nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany. Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.
Usuwanie dokumentów
Usuwanie plików z Comarch DMS Repozytorium możliwe jest zawsze, gdy dokument posiada status Aktywny. Od wersji 2022.0 możliwe jest również usunięcie wielu plików na raz. Gdy dokument został zarchiwizowany nie ma możliwości usunięcia go z Comarch DMS Repozytorium. Po kliknięciu opcji [Usuń] w menu kontekstowym, plik jest przenoszony do kosza, a po wyborze ikonki wyświetlone zostaje okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu.
Uwaga
Dokument archiwizowane nie mogą zostać usunięte.
Jeżeli podczas usuwania wystąpiły błędy, wówczas po kliknięciu w napis [Nie usunięto] w Oknie wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”) wyświetlany jest komunikat informujący o przyczynach nieusunięcia plików.
Menu kontekstowe dokumentu
Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:
przesunięcie kursora na dany dokument i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie (tylko dla pojedynczego dokumentu)
wybór przycisku [Więcej akcji] w podglądzie dokumentu
zaznaczenie checkboxa obok dokumentu lub dokumentów i kliknięcie w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów
W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:
Dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”, Po wybraniu opcji „Pobierz”, dokument zostaje natychmiast pobrany. Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie.
Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:
„Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
„Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
„Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”
„Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
„Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
„Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”
Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:
„Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
„Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
„Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”
„Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
„Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
„Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”
Blokada edycji dokumentu
Jeżeli jeden z użytkowników edytuje dokument, wówczas inny użytkownik nie może w tym samym czasie dokonywać w stosunku do niego takich akcji jak:
edycja
usuwanie dokumentu
usuwanie wersji dokumentu
archiwizacja
zmiana nazwy
unieważnienie
przenoszenie
Inny użytkownik może jednak wtedy:
pobrać dokument (każdy operator uprawniony)
zarządzać uprawnieniami (administrator)
wejść do podglądu dokumentu wraz ze szczegółami (każdy operator uprawniony)
Przyklad
Dwoje użytkowników: „AnnaNowa” i „Abacki” jest zalogowanych w tym samym czasie do Repozytorium DMS. „Anna Nowa” klika w nazwę dokumentu „Dokument 1” w „Folderze 3″, a następnie na przycisk ” Edytuj atrybuty”. W tym samym czasie również użytkownik „Abacki” postanawia edytować „Dokument 1”, jednak kiedy wchodzi do „Folderu 3”, widzi przy dokumencie znak kłódki. Po wejściu do podglądu dokumentu okazuje się, że opcja „Edytuj atrybuty” jest wyszarzona, a pod nazwą dokumentu i w prawym dolnym rogu aplikacji wyświetlana jest informacja o tym, że „AnnaNowa” edytuje dokument i że edycja przez innego użytkownika jest niemożliwa. Użytkownik „Abacki” musi poczekać, aż „AnnaNowa” zakończy edycję, aby sam mógł dokonać zmian w dokumencie.
Podgląd dokumentu
Podgląd dokumentu jest możliwy w przypadku dokumentów w formacie PDF i plików graficznych (JPG, PNG) i dostępny zarówno dla użytkowników o uprawnieniach na poziomie „Administrator” i „Edytor”, jak i na poziomie „Przeglądający”.
Podgląd dokumentu wyświetla się po kliknięciu w nazwę dokumentu na liście folderów i dokumentów. W ramach okna podglądu dokumentu widoczne są ikonki:
w dolnej części podglądu:
– przyciski służące do przechodzenia pomiędzy stronami podglądu dokumentu
– ikonka , po kliknięciu której następuje pobranie dokumentu na dysk
– przycisk, po wyborze którego otwiera się okno drukowania dokumentu
– ikonka, za pomocą której można obracać podgląd dokumentu zgodnie z ruchem wskazówek zegara
– przyciski służące do oddalania i przybliżania widoku podglądu
na prawo od podglądu:
[Więcej akcji] – przycisk, po naciśnięciu którego rozwija się menu kontekstowe; jego zawartość zależy od uprawnień użytkownika (zob. Menu kontekstowe dokumentu). W przypadku dokumentów unieważnionych w ramach menu kontekstowego możliwe jest jedynie pokazanie lub ukrycie szczegółów dokumentu oraz jego pobranie.
[Edytuj atrybuty] – przycisk, po naciśnięciu którego możliwy jest wybór lub edycja typu i atrybutów dokumentu (zob. Edycja dokumentów). Ikonka jest „wyszarzona” i nieaktywna dla użytkowników z poziomem uprawnień „Przeglądający” oraz dla wszystkich użytkowników, jeśli dokument został zarchiwizowany.
Na prawo od podglądu dokumentu widoczny jest również prawy panel, analogiczny do tego, który znajduje się przy liście folderów i dokumentów (zob. Okno Repozytorium).
Masowe przesyłanie dokumentów
Od wersji 2022.0 możliwe jest masowe przesyłanie plików do Repozytorium.
Po kliknięciu w prawym górnym rogu okna Repozytorium w przycisk zostaje otwarte okno dialogowe, w którym można zaznaczyć jeden lub więcej plików, które będą przesłane do Repozytorium.
Uwaga
Nie jest możliwe przesyłanie do Repozytorium całych folderów razem z zawartością – można jednak wejść do folderu i zaznaczyć wszystkie pliki, które się w nim znajdują, do przesłania.
Po wyborze plików należy potwierdzić wybór, klikając w oknie dialogowym przycisk . Operator może również zamiast używać przycisku , przeciągnąć plik/pliki i upuścić na obszar listy za pomocą kursora (metodą drag&drop). W każdej z tych opcji po wyborze plików do transferu zostanie otwarte okno z informacją o postępie transferu każdego z wybranych plików, widoczne na środku ekranu.
W ramach okna transferu plików dostępne są informacje dotyczące:
Plików przesłanych
Plików nieprzesłanych (wyświetlane są wówczas błędy)
Plików, które są przetwarzane
Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:
Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:
W nagłówku okna: informacja Trwa transfer plików (<liczba plików przesłanych w całości/ liczba wszystkich plików, które wybrano do transferu)
Nazwy poszczególnych plików z informacją: Przesłano (jeśli przesyłanie pliku zakończyło się pomyślnie), Nie przesłano (jeśli podczas przesyłania pliku nastąpił błąd), Przesyłanie (jeśli plik jest właśnie przesyłany) lub Oczekuje (jeżeli plik jest w kolejce do przeslania). Jeśli nazwa pliku jest długa, można wyświetlić ją w całości po przesunięciu na nią kursora
Ikona (jeśli plik został pomyślnie przesłany), ikona (jeśli plik nie został poprawnie przesłany) lub kółko pokazujące stan przesyłania poszczególnych plików (jeżeli trwa transfer danego pliku lub transfer ma się dopiero rozpocząć)
Znak , za pomocą którego można anulować transfer danego pliku
Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie przesłano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu transferu.
Zwinięte – widoczne są wtedy następujące informacje:
Informacja o transferze plików Trwa transfer plików
Liczba plików przesłanych w całości/liczba wszystkich plików, które wybrano do transferu
Okno transferu plików można rozwijać lub zwijać za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających transferów jednocześnie.
Jeżeli w lokalizacji, do której jest przesyłany plik o danej nazwie, znajduje się już plik o takiej samej nazwie, wówczas wyświetlony zostaje poniższy komunikat:
W ramach komunikatu można wybrać jeden z trzech przycisków:
[Pomiń] – wówczas plik nie będzie dodany do Repozytorium
[Zapisz oddzielnie] – plik zostanie dodany do Repozytorium jako osobny plik z dopisanym do nazwy numerem wersji w nawiasie, np. <nazwa> (1)
[Zaktualizuj istniejący] – plik zostanie dodany do Repozytorium jako najnowsza (aktualna) wersja pliku, który już znajduje się w repozytorium
Jeżeli operator zaznaczy w ramach komunikatu checkbox [Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze], wtedy wybrana w ramach komunikatu opcja zostanie zastosowana w stosunku do wszystkich pozostałych przesyłanych elementów.
Jeśli w oknie transferu pliku znajdują się pliki o statusie Przesyłanie lub Oczekuje, a operator próbuje zamknąć przeglądarkę, wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:
Możliwy jest wówczas wybór opcji:
Anuluj – w takim przypadku przeglądarka nie zostanie zamknięta, a transfer plików będzie kontynuowany
Wyjdź – po kliknięciu tego przycisku transfer ulegnie przerwaniu, natomiast przeglądarka zostanie zamknięta
Okno „Wykonywane akcje”
Okno „Wykonywane akcje” to okno powiadomień o wykonywanych akcjach. Zostaje wywołane, jeśli użytkownik dla co najmniej jednego elementu na liście dokumentów w ramach menu kontekstowego wybierze jedną z poniższych opcji:
[Przenieś do]
[Archiwizuj]
[Unieważnij dokument]
[Usuń]
[Usuń na zawsze]
[Przywróć]
Po wybraniu opcji z menu kontekstowego na belce nad Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka, która znika po otwarciu okna. Informacja dotycząca zakończonych akcji znajdują się w oknie aż do czasu drugiego wylogowania z systemu po zapoczątkowaniu akcji.
W ramach okna Wykonywane akcje wyświetlane są następujące elementy:
Komunikat o działaniu w tle wykonywanej akcji
Nazwa akcji i jej stan, przykładowo Trwa przenoszenie, Zakończono usuwanie, Usuwanie – jeżeli trwa oczekiwanie na rozpoczęcie akcji
Pasek postępu – informuje o aktualnym stanie realizacji akcji. Jeżeli akcja została poprawne zakończona, obok paska wyświetlana jest ikona , natomiast jeśli wystąpiły błędy i akcja nie została wykonana dla części elementów – ikona .
Informacja o przeprocesowaniu akcji dla danej liczby elementów spośród wszystkich wybranych elementów wraz z czasem, jaki pozostał do zakończenia wykonywania akcji albo informacja „Oczekuje”.
Znak , za pomocą którego można zatrzymać akcję, gdy operator przesunie na niego kursor, wyświetlona zostaje informacja Anuluj akcję. Po wyborze tego znaku pasek postępu zostaje zatrzymany na takim etapie, na jakim jest – czyli np. jeżeli przenoszono 100 dokumentów, a naciśnięto, gdy informacja pod paskiem postępu brzmiała Przeniesiono 50 z 100, wówczas 50 dokumentów jest przeniesionych do wyznaczonej lokalizacji, 50 pozostałych pozostaje w pierwotnej lokalizacji, a w nazwie akcji widoczny jest napis Zakończono przenoszenie. Jeśli akcja miała status Oczekuje, wtedy po wybraniu akcja zostaje anulowana bez podania informacji.
Uwaga
Po kliknięciu znaku nie ma możliwości wznowienia przerwanych akcji – konieczne jest ponowne wybranie plików i uruchomienie akcji.
Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana np. jako Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.
Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk , znak lub kliknąć poza oknem.
Link Wyczyść zakończone akcje – po jego naciśnięciu, jeżeli wszystkie akcje są zakończone, informacje o nich zostaną usunięte. Natomiast jeśli akcje wciąż trwają, wówczas tylko informacje dotyczące akcji zakończonych zostaną usunięte, a informacje o trwających akcjach pozostaną.
Akcje w ramach okna Wykonywane akcje są ustawione w taki sposób, że te najdawniej rozpoczęte znajdują się w dolnej części okna. Jeżeli w oknie Wykonywane akcje wyświetlane są więcej niż 4 akcje, wówczas istnieje możliwość przechodzenia do kolejnych akcji za pomocą suwaka z prawej strony okna.
Uwaga
Foldery nie podlegają archiwizacji ani unieważnieniu. Jeśli użytkownik wybierze opcję dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie unieważniono: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.
Jeżeli natomiast użytkownik wybierze opcję dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie zarchiwizowano: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie zarchiwizowano i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.
Okno Wykonywane akcje jest dostępne również z listy dokumentów w koszu.
Po naciśnięciu przycisku [Prześlij] w prawym górnym rogu okna Repozytorium i wyborze plików lub przesłaniu ich za pomocą metody drag&drop nie jest wyświetlane okno Wykonywane akcje, ale osobne okno transferu plików.