W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:

• Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
• Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
• Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)

 

 

• W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]

Jeżeli użytkownik wybierze opcję opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku. Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:

Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku. Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:

Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku. Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:

W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.

Uwaga

W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu. Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.

 

W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.

Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk [Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone. Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk [Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach). Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.

Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.

Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk [Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.

Po wyborze przycisku [Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku. Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.

Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.

Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusu Zarchiwizowany. Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.

Opcja jest dostępna w menu kontekstowym przy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu dokumentu.

W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybrano opcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:

Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane. Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:

W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:

Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.