Widoczność karty obiegu z momentu przekazania dokumentu – zaznaczenie parametru powoduje, że operator, który przynajmniej raz przekazał dokument do kolejnego etapu ma przez cały czas dostęp do tego dokumentu i na każdym etapie może otworzyć ten dokument do podglądu. Po przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu, operator ma możliwość podglądu wyłącznie tych kontrolek, które były dostępne na etapie, do edycji którego miał uprawnienia, przy czym jeżeli w kolejnych etapach wartość kontrolki uległa zmianie, widoczna będzie zmieniona wartość.

Historia zmian – parametr umożliwiający rejestrację historii wprowadzanych zmian na dokumencie. Domyślnie parametr jest odznaczony, aby włączyć rejestrację historii zmian dokumentów danego typu należy zaznaczyć parametr i zapisać typ obiegu dokumentów.

Ustawienia obiegu 

Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu – parametr odpowiadający za to, czy dodany dokument będzie zapisywany w bazie tuż po otwarciu formatki nowego dokumentu, czy dopiero po wprowadzeniu zmian i kliknięciu w ikonę zapisu.

Zastosuj spółkę zalogowanego operatora podczas generowania dokumentu – parametr dostępny, gdy Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym oraz w pliku web.config ustawiono wartość klucza „CombinationCompanies” jako „TRUE”.

Mechanizm automatycznego zapisu po zainicjowaniu dokumentu polega na tym, że dodany dokument w pierwszej kolejności zapisywany jest w bazie danych uzyskując tym samym własne ID, następnie inicjowane są wartości w zdefiniowanych zapytaniach SQL.

Zaznaczenie parametru „Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu” uruchamia funkcjonalność. Gdy automatyczny zapis jest włączony, nowododany dokument prezentowany jest z kolejnym numerem dokumentu w pierwszym etapie procesu.

Aby zapisać dokument w pierwszym etapie procesu bez uzupełniania wartości w kontrolkach, pomimo że dokument został zapisany automatycznie, konieczny jest zapis poprzez kliknięcie w przycisk lub odpowiedź twierdząca na pytanie ‘Czy zapisać zmiany?’. Jeżeli dokument nie zostanie zapisany za pomocą jednego z powyższych sposobów, system automatycznie usunie dokument z listy dokumentów prezentowanej w aplikacji Comarch DMS.

Nowy dokument dodany w ramach obiegu dokumentów, na którym zaznaczono parametr „Automatyczny zapis po zainicjowaniu dokumentu”

W przypadku, gdy Comarch DMS pracuje w trybie wielofirmowym i w kontrolkach elektronicznych wskazano typ spółki ‘Dowolna spółka ERP XL’, po dodaniu nowego dokumentu pracownik w pierwszej kolejności zostanie wyświetlone pytanie o spółkę, w ramach której rejestrowany jest dokument, następnie dokument zostanie automatycznie zapisany w pierwszym etapie procesu.

Funkcjonalność umożliwia wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej. W celu jej aktywacji należy zaznaczyć parametr „Wydruk książki nadawczej”. Obsługa wydruku książki nadawczej możliwa jest tylko dla operatorów posiadających uprawnienie na właściwościach pracownika: „Wydruk książki nadawczej”.

Dokumenty wchodzące w skład wydruku książki nadawczej pochodzą z etapu lub etapów definiowanych w parametrze „Etapy wydruku książki nadawczej”. Funkcjonalność nie jest dostępna dla dokumentów typu repozytorium. Zdefiniowane etapy można usuwać za pomocą ikony kosza. Wydruk listy w formie książki nadawczej możliwy jest do wykonania dla dokumentów wybranego typu obiegu lub dla dokumentów wszystkich typów obiegu. Zawartość wydruku będzie uzależniona od wyglądu listy dokumentów. Zastosowane na liście filtry będą miały wpływ na liczbę dokumentów ujętych na wydruku.

Dla elementów wydruku książki nadawczej należy wskazać kontrolki z karty obiegu zdefiniowane na danym typie obiegu. Wartości z przypisanych kontrolek na karcie obiegu zostaną przeniesione na wydruk książki nadawczej. Jeżeli dla danego elementu wydruku nie została wskazana żadna kontrolka lub na wskazanym etapie kontrolka nie posiada wartości, na wydruku książki nadawczej w tej pozycji nie będzie żadnej wartości.

Elementy wydruku książki nadawczej:

Ustawienia obiegu – lista dokumentów, jako książka nadawcza

Na zakładce Ustawienia Obiegu dostępna jest sekcja Ustawienia dla aplikacji mobilnej, w której można wskazać jakie informacje będą prezentowane na kaflach w aplikacji mobilnej. W ramach zakładki 'Widok kafli w wersji mobilnej’ można określić ustawienia dla trzech trybów wyświetlania listy dokumentów w aplikacji mobilnej: kompaktowego, podstawowego i szczegółowego. Dla każdego trybu możliwe jest wskazanie zestawu informacji o dokumencie, które będą prezentowane na liście dokumentów.

Funkcjonalność umożliwia współpracę z mobilną wersją aplikacji Comarch DMS dedykowaną na platformę Android i IOS.

Poszczególne tryby różnią się ilością wyświetlanych parametrów na liście dokumentów w aplikacji mobilnej:

Przykłady dostępnych trybów:

• tryb kompaktowy

 

• tryb podstawowy

• tryb szczegółowy

 

W ramach parametru 'Ustawienia dla aplikacji mobilnej', w zakładce „Wybierz ikonę dla typu obiegu” można natomiast dokonać wyboru ikonki, która w aplikacji mobilnej będzie się pojawiać przy dokumentach należących do określonego typu obiegu.

Funkcjonalność umożliwia wyszukiwanie dokumentów na liście dokumentów w oparciu o kombinacje wartości kilku kontrolek z danego typu obiegu dokumentu.

Podczas definiowania typu obiegu na zakładce Ustawienia Obiegu w sekcji Filtry użytkownik może wybrać kontrolki uprzednio dodane na karcie obiegu. Na podstawie wartości w tych kontrolkach będzie możliwe wyszukiwanie danego dokumentu na liście.

Kontrolki można dodać poprzez przyciśniecie przycisku „Ustaw”. Aplikacja zaprezentuje rozwijalną listę kontrolek dostępnych dla danego typu obiegu. Usunięcie kontrolki następuje po przyciśnięciu ikony kosza.

Na liście nie są prezentowane kontrolki, które posiadają typ: Etykieta, Własna akcja, Załącznik, Separator, Dokumenty związane. Nie będą prezentowane także kontrolki, które posiadają na właściwości „Pokaż na liście” ustawioną wartość „Nie”.

Na formatce konfiguracji typu obiegu „Ustawienia obiegu” została dodana sekcja „Uprawnienia do inicjowania dokumentu”. Tylko operatorzy uprawnieni do inicjowania dokumentów na tej formatce mogą tworzyć dokumenty danego typu obiegu.

W momencie zapisu typu obiegu aplikacja weryfikuje czy dla danego typu obiegu zostały nadane uprawnienia do inicjowania dokumentów. W przypadku braku zdefiniowanych uprawnień, generowany jest komunikat: „Nie zostały zdefiniowane uprawnienia do tworzenia dokumentów. Zdefiniuj uprawnienia na zakładce Ustawienia obiegu, w sekcji „Uprawnienia do inicjowania dokumentu”.”

W przypadku zastępstwa, operator zastępujący operatora uprawnionego do inicjowania dokumentów „dziedziczy” uprawnienia od operatora zastępowanego.

Uprawnienia do inicjowania dokumentów

Funkcjonalność Obserwatora została wprowadzona z myślą o użytkownikach, którzy muszą nadzorować pracę współpracowników w wielu obszarach działania firmy. Obserwator nie musi być uprawniony do żadnego z etapów w typie obiegu.

W kolumnie „Typ” ustawiany jest typ uprawnienia „Pracownik”. Obecnie obserwatorem może być tylko pracownik. W kolumnie „Wartość” należy wskazać konkretnego użytkownika, a w ostatniej kolumnie „Tryb pracy” określić jego zakres uprawnień.
Możliwe tryby pracy to:

Powyższe ustawienia są globalne i odnoszą się do wszystkich dokumentów wystawionych w ramach danego typu obiegu we wszystkich instancjach.

Ustawienia obiegu – Obserwator dokumentu

Aby obserwowane dokumenty zostały wyświetlone na liście dokumentów należy ustawiać odpowiednie filtry:

Filtry na liście dokumentów