Wielofirmowość umożliwia obsługę scenariusza w którym w grupie kapitałowej kilka firm prowadzi swoją działalność w wykorzystaniem systemów Comarch ERP oraz Comarch DMS. Comarch DMS w trybie wielofirmowym umożliwia skonfigurowanie spółek współpracujących z systemami Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum. W takiej konfiguracji operatorzy korzystają z jednej instalacji Comarch DMS, w której mają możliwość pracy na dokumentach pochodzących z różnych firm.

W przypadku włączenia trybu wielofirmowego na bazie Comarch DMS dotychczas pracującej w trybie jednofirmowym, istnejąca spółka zostanie ustawiona jako pierwsza spółka, w ustawieniach spółek zostanie wyświetlona jako spółka domyślna.

Tryb wielofirmowy jest dostępny na wszystkich platformach aplikacji Comarch DMS (desktop, WWW, mobile: iOS, Android).

Tryb pracy Wielofirmowy

Praca w trybie wielofirmowym możliwa jest po ustawieniu klucza MultiCompany na true: <add key=”MultiCompany” value=”true” />.

Po włączeniu trybu wielofirmowego, wartości poniższych kluczy zdefiniowanych w pliku web.config w sekcji <appSettings> są ignorowane przez aplikację, ponieważ zostały przeniesione na zakładkę „Ustawienia” -> „Połączenia z ERP”:

Pozostałe klucze konfiguracyjne z sekcji <appSettings> są wykorzystywane bez zmian przez aplikację:

Wybór spółki na formatce logowania

Na formatce logowania do aplikacji Comarch DMS na potrzeby funkcjonalności wielofirmowości zostało udostępnione pole umożliwiające wybór spółki. W polu prezentowana jest lista zdefiniowanych spółek. Po wybraniu spółki, aplikacja weryfikuje czy wprowadzony login znajduje się w bazie spółki, a następnie zawęża listę operatorów do tych zdefiniowanych w wybranej spółce.

Po zdefiniowaniu nowych spółek na formatce „Połączenia z ERP”, operator powinien utworzyć strukturę organizacyjną dla każdej ze spółek na zakładce „Struktura organizacyjna”.

Dla każdej spółki operator powinien zdefiniować nowe działy/pracowników/stanowiska. Operatorzy, działy i stanowiska, które są utworzone w jednej spółce nie są widoczne w pozostałych spółkach.

Uprawnienia nadane pracownikowi mają zastosowanie tylko do spółki w ramach, której zostały nadane. Wyjątkiem jest tu uprawnienie „Administrator”. Operator z aktywnym uprawnieniem „Administrator” widzi dokumenty każdej ze spółek. Pozostali operatorzy widzą dokumenty, do których są uprawnieni.

Zdefiniowane w aplikacji typy obiegu są wspólne dla wszystkich spółek. Jednak uprawniania dostępu lub odmowy dostępu do poszczególnych typów obiegu są uzależnione od indywidualnych ustawień operatora w każdej spółce.

Może się zdarzyć, że np. w Spółce 1, operator (sekretarka) ma dostęp do typu obiegu „Obieg 1” a w Spółce 2, ten sam pracownik ma zabroniony dostęp do tego typu obiegu.

Po włączeniu wielofirmowego trybu pracy w Comarch DMS poprzez zmianę wartości klucza „MultiCompany=true” w pliku konfiguracyjnym web.config, zakładka „Autoryzacja API” zostaje zastąpiona zakładką „Połączenia z ERP”, na której definiowane są spółki.

[Dodaj] – opcja dodania nowej spółki

[Zapisz] – opcja zapisu danych

[Usuń] – opcja umożliwiająca usunięcie zdefiniowanej spółki

Definiowanie nowej spółki

Nową spółkę operator dodaje po przyciśnięciu ikony „plusa”. Na prawym panelu pojawia się lista pól do wypełnienia danymi nowej spółki.

– wybór współpracy z ERP Optima lub ERP XL

– definicja połączenia do bazy systemy Comarch ERP Optima. . Po przyciśnięciu linku „zmień” pojawia się formatka połączenia.

– wybór nazwy spółki zdefiniowanej w ERP Optima

– skrót nazwy spółki (max 5 znaków)

– definicja połączenia do firmowej bazy Comarch ERP Optima. Połączenie jest automatycznie konfigurowane po wskazaniu nazwy spółki.

– nazwa serwera klucza licencji

– login operatora Comarch ERP Optima wykorzystywany przez operatorów natywnych Comarch DMS do wykonywania operacji typu: podniesienie formatek listy dokumentów, listy kontrahentów oraz towarów.

– hasło operatora Comarch ERP Optima

W dolnej części ekranu definiowane są ustawienia konfiguracyjne wspólne dla wszystkich spółek. Oznacza to, że wszystkie bazy systemu Comarch ERP Optima powinny pracować na tej samej wersji API.

– lista wyboru wersji API

Wprowadzone dane należy zapisać, używając przycisku dyskietki.

Wybór spółki na definicji typu obiegu

Na definicji typu obiegu została wprowadzona możliwość wyboru spółki dla kontrolek typu: Liczba całkowita/stałoprzecinkowa/rzeczywista, Tekst, Data i godzina, Lista, Dokument elektroniczny, Dane tabelaryczne, Kontrahent i Towar.

Kontrolki proste (typu Liczba całkowita/stałoprzecinkowa/ rzeczywista, Data i godzina, Tekst)

Wybór spółki jest obowiązkowy dla właściwości „Zmiana wartości (Obserwator)” w przypadku wyboru pozycji „SQL ERP”. Podczas definiowania zapytań SQL system waliduje poprawność składni SQL i musi to zrobić na wskazanej bazie.

Kontrolka typu Lista

Podobnie jak w przypadku kontrolek prostych, na właściwościach kontrolki „Lista” wybór spółki jest obowiązkowy podczas definiowania zapytania typu „SQL”.

Kontrolki elektroniczne (typu Kontrahent, Towar, Dokument elektroniczny)

Kontrolka wyboru spółki prezentowana jest na właściwościach kontrolek typu: Dokument elektroniczny, Kontrahent, Towar. Wybrana wartość spółki określa, z której bazy systemu Comarch ERP Optima będą pobierane wartości dla kontrolek. Wybór spółki nie jest obowiązkowy. Jeżeli na właściwościach kontrolki nie została wskazana spółka to operator musi wskazać spółkę w momencie inicjowania dokumentu.

Do kontrolki „Dokument elektroniczny” dokumenty ERP Optima może dowiązywać tylko operator znajdujący się w tej samej spółce, która został określona na właściwościach kontrolki lub podczas inicjowania dokumentu. Operatorzy z innych spółek nie mogą przeglądać, dodawać lub modyfikować dokumentów ERP Optima. Dla operatorów uprawnionych do dokumentu DMS będących z innych spółek prezentowany jest tylko numer dokumentu ERP Optima.

Wybór spółki na karcie obiegu

Przed rozpoczęciem pracy z dokumentem DMS posiadającym kontrolki typu: dokument elektroniczny, kontrahent, towar lub dokument ERP XL, każda z tego typu kontrolek musi posiadać określoną spółkę. Jeżeli spółka nie została wskazana na właściwościach kontrolek to w momencie inicjowania dokumentu aplikacja wyświetli pytanie z jaką spółką niezainicjowane kontrolki mają współpracować. Po wskazaniu spółki i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem OK, wyświetlana jest karta obiegu w kontekście wskazanej spółki.

Dzięki funkcjonalności dynamicznego wyboru spółki podczas tworzenia dokumentu DMS możliwe jest przygotowanie jednego typu obiegu, który może być wykorzystywany w rożnych spółkach ERP.

Dla przykładu, w procesie w którym występują kontrolki typu: „Kontrahent”, „Dokument elektroniczny”, „Dokumenty ERP XL”, kontrolka z wartością dokumentu pobieraną z bazy ERP, mogą być oznaczone pozycją „Dowolna spółka ERP XL”. W momencie tworzenia dokumentu DMS aplikacja zapyta operatora o spółkę, która zostanie przekazana do kontrolek. Kontrolki „Kontrahent” i „Dokument elektroniczny” zostaną powiązane z wybraną spółką (możliwe będzie otwarcie listy/szczegółów kontrahentów oraz dokumentów dla wskazanej spółki). Na wskazanej spółce wygenerowany zostanie dokument ERP XL (za pomocą kontrolki „Dokumenty ERP XL”). Zapytanie które pobierze wartość dokumentu z bazy ERP XL do kontrolki liczbowej również wykona się na wskazanej spółce.

Każda kontrolka z karty obiegu, która obsługuje wielofirmowość posiada w konfiguracji dodatkowe pozycje: „Dowolna spółka ERP XL”, „Dowolna spółka ERP Optima”, „Dowolna spółka ERP Altum” . Wybór jednej z tych opcji powoduje zwężenie spółek skonfigurowanych w aplikacji Comarch DMS, do spółek wskazanego typu systemu Comarch ERP, na etapie tworzenia dokumentu DMS.

Na diagramie przebytych etapów zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator przekazujący dokument do następnego etapu. Na końcu imienia i nazwiska operatora, w nawiasach zwykłych prezentowany jest skrót spółki. Oznacza to, że dokument do następnego etapu przekazała operator będący w prezentowanej spółce. Takie samo oznaczenie dotyczy operatora, który inicjował dokument.

Na formatce „Lista osób uprawnionych do pracy z dokumentem w następnym etapie” zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator. Spółka (skrót) prezentowana jest na końcu nazwy działu i/lub operatora.

W trybie wielofirmowym nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia „pracownik”, „dział”, „stanowisko”.

Zasada nadawania uprawnień do kolejnego etapu podczas pracy z dokumentem w trybie wielofirmowym, jest taka sama jak w przypadku nadawania uprawnień podczas definicji konfiguracji typu obiegu. Nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia Pracownik, Dział, Stanowisko.

Podczas wyboru operatorów uprawnionych do wyświetlenia dashboardu lub raportu należy wskazać spółkę.