Definiowanie punktu konfiguracyjnego

W punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynka pocztową w trybie generowania dokumentów możliwe jest tworzenie nowych dokumentów Comarch DMS na podstawie informacji znajdujących się w wiadomościach e-mail. Możliwe jest przeniesienie do dokumentu Comarch DMS wybranych załączników, treści maila oraz adresatów.

Aby utworzyć punkt konfiguracyjny współpracujący ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów Comarch DMS, należy w menu głównym Comarch DMS wejść w zakładkę ACD [Automatyczne generowanie dokumentów] i za pomocą ikony dodać nowy punkt konfiguracyjny.

Zakładka Tryb współpracy

W oknie „Punkt konfiguracyjny” należy wskazać typ punktu, w tym przypadku: „Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS)”.

Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka Tryb współpracy

W oknie tryb współpracy należy uzupełnić informacje:

  • Serwer poczty przychodzącej
  • Port
  • Metoda szyfrowania
  • Użytkownik skrzynki pocztowej
  • Hasło użytkownika

Zakładka Ogólne

Na zakładce „Ogólne” należy określić nazwę punktu oraz typ obiegu, w ramach którego będą tworzone nowe dokumenty Comarch DMS.

Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne dostępne są parametry:

  • Pozwalaj na usunięcie z listy i ze skrzynki pocztowej – parametr odpowiadający za to, czy operator pracujący z punktem konfiguracyjnym będzie miał możliwość usuwania wiadomości z listy maili w Comarch DMS i ze skrzynki pocztowej, czy tylko z listy maili w Comarch DMS. Gdy parametr jest zaznaczony, na liście maili w punkcie konfiguracyjnym dostępna jest opcja ‘Usuń z listy i ze skrzynki pocztowej’.
  • Po wygenerowaniu dokumentu usuń ze skrzynki pocztowej – zaznaczenie parametru powoduje, że po zainicjowaniu dokumentu w Comarch DMS wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki pocztowej. Gdy parametr pozostanie odznaczony, wiadomości nie będą usuwane.
  • Kopiuj tylko załączniki graficzne – zaznaczenie parametru spowoduje, że na dokument w Comarch DMS zostaną przeniesione wyłącznie załączniki graficzne np. pdf, jpg, tif, png.

Zakładka Lista

Na zakładce „Lista” należy wskazać, które dane będą wyświetlane na liście maili. Dane dotyczące maili mogą być wyświetlane w trzech kolumnach, możliwa jest prezentacja tematu wiadomości, nadawcy i daty otrzymania maila, wymagane jest wyświetlanie przynajmniej jednej z tych kolumn.

Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka Lista

Zakładka Kontrolki

Po określeniu, które kolumny będą wyświetlane na liście maili, należy przejść do zakładki „Kontrolki”, na której zostanie określone mapowanie danych pochodzących z wiadomości e-mail na dokument Comarch DMS.

Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka kontrolki

Na dokument w Comarch DMS mogą być mapowane informacje o nadawcy, odbiorcy, dacie otrzymania maila, temacie i treści maila oraz załączniki. W przypadku mapowania załączników, wystarczy wskazać kontrolkę typu załącznik, do której mają zostać dodane załączniki z maila, to mapowanie jest predefiniowane i nie wymaga wprowadzania polecenia SQL.

Przykład dokumentu utworzonego w ramach punktu współpracującego ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów Comarch DMS

Zakładka Uprawnienia

Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka Uprawnienia

Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.

Uwaga
Dodanie operatora do uprawnień na punkcie konfiguracyjnym skutkuje nadaniem mu uprawnień do zakładki ACD (we właściwościach pracownika, na zakładce „Uprawnienia”, w sekcji „Funkcjonalności” zostaje zmieniona wartość parametru „Automatyczne generowanie dokumentów” na „Tak”).



Okno automatycznego generowania dokumentów

Okno pracującego punktu konfiguracyjnego podzielone jest na trzy sekcje:

sekcja, w której wyświetlane do podglądu są załączniki graficznie typu pdf, jpg, tiff, png, w jej prawej części znajduje się lista załączników, które można wyświetlić po lewej stronie. Na liście załączników dostępne są przyciski umożliwiające zmianę kolejności na liście załączników, przyciski umożliwiające obrót załączonego pliku ( dla plików graficznych), przyciski umożliwiające powiększenie lub pomniejszenie wyświetlanego załącznika, przycisk pozwalający na przełączanie podglądu między podglądem wbudowanym a DevExpress, przycisk umożliwiający przełączanie podglądu do domyślnej aplikacji zewnętrznej oraz przycisk pozwalający na usunięcie załączników z listy załączników.

sekcja, w której po kliknięciu w przycisk wyświetlana jest lista pobranych wiadomości e-mail. W sekcji dostępne są parametry:

  • ‘Pokaż maile przeprocesowane z ostatnich …dni’ parametr odpowiada za wyświetlanie maili z których zostały wygenerowane dokumenty we wskazanej liczbie dni
  • ‘Zaznacz wszystko’ – parametr odpowiadający za zaznaczenie wszystkich pozycji na liście maili.

Sekcja z danymi pobranymi z wiadomości e-mail w punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów. Na definicji punktu zdefiniowano mapowanie informacji pochodzących z wiadomości na kontrolki typu tekst (Temat, Treść maila)  i typu data (data) oraz wskazano mapowanie załącznika na kontrolkę typu załącznik o nazwie Załączniki.

Przykład punktu konfiguracyjnego współpracującego ze skrzynką pocztową w trybie pobierania załączników

W pliku DMS.exe.config znajduje się klucz
<add key=”MailsMaximumNumber” value=”15″ />, w którym można zmienić liczbę maili pobieranych jednorazowo ze skrzynki pocztowej. Domyślnie wartość klucza ustawiona jest na 15, oznacza to że jednorazowe odświeżenie listy maili za pomocą przycisku pobierze i wyświetli na liście kolejne 15 wiadomości.

W przypadku, gdy w kluczu zostanie ustawiona wartość 0, wówczas będą pobierane wszystkie wiadomości e-mail.