System Comarch ERP HR pozwala na bezpośrednie przesyłanie przygotowanych deklaracji ZUS DRA (wraz z załącznikami) do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Bezpośrednia wysyłka elektroniczna jest możliwa dla deklaracji, które posiadają jeden z następujących statusów:

• Naliczona
• Zatwierdzona
• Odrzucona przez ZUS (po skorygowaniu błędów)

Wysyłka jest możliwa na jeden z poniższych sposobów:

Metoda 1: Wysyłka pojedynczej deklaracji z listy głównej

Aby wysłać deklarację, należy przejść do menu Deklaracje ZUS > ZUS DRA, odnaleźć na liście odpowiedni dokument, a następnie kliknąć ikonę trzech kropek na końcu wiersza i wybrać opcję Wyślij do ZUS.

W okienku Wybór podpisu kwalifikowanego należy wskazać właściwy certyfikat do autoryzacji wysyłki i zatwierdzić wybór. Po pomyślnym wysłaniu deklaracja automatycznie zmieni status na Oczekuje na odbiór potwierdzenia, a system rozpocznie pobieranie Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP).

Metoda 2: Seryjna wysyłka wielu deklaracji jednocześnie (Operacja zbiorcza)

Aby wysłać kilka deklaracji jednocześnie, np. deklarację za pracowników i deklaracje właścicieli, należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty na liście deklaracji. Na dole ekranu pojawi się pasek operacji seryjnych. Należy na nim kliknąć przycisk Wyślij do ZUS, a następnie wybrać z listy certyfikat podpisu kwalifikowanego.

Program rozpocznie seryjną wysyłkę. Deklaracje będą wysyłane kolejno jedna po drugiej — jeśli wysyłka jednej z nich napotka błąd, system automatycznie przejdzie do kolejnego dokumentu z listy.

Metoda 3: Wysyłka bezpośrednio z formularza szczegółów deklaracji

Aby wysłać deklarację bezpośrednio z jej formularza, należy otworzyć dany dokument, klikając jego identyfikator na liście. W prawym górnym rogu ekranu należy kliknąć główny przycisk Wyślij do ZUS (dostępny dla statusów Naliczona, Zatwierdzona oraz Odrzucona przez ZUS), a następnie wybrać certyfikat podpisu kwalifikowanego i zatwierdzić operację.

Po wysłaniu dokumentu system automatycznie wykona pierwszą próbę odebrania potwierdzenia z ZUS. Pierwsza próba odebrania Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) następuje 10 sekund po wysłaniu dokumentów.

Jeżeli w tym czasie ZUS nie zdąży wygenerować potwierdzenia, program będzie ponawiał próby w tle co 5 minut (bez limitu czasowego), aż do momentu pobrania potwierdzenia lub otrzymania informacji o odrzuceniu. Oczywiście w dowolnym momencie można również wywołać pobranie potwierdzenia ręcznie, wybierając opcję Odbierz potwierdzenie bezpośrednio z menu pod trzema kropkami dla wybranego dokumentu.

W sytuacji gdy deklaracja otrzyma statu Odrzucona przez ZUS oznacza to, że dokument przekazano do ZUS, jednak podczas weryfikacji w systemie ZUS wykryto błędy. Szczegóły błędu zwracanego przez ZUS można sprawdzić na kilka sposobów:

• na liście deklaracji — po najechaniu kursorem myszy na status Odrzucona przez ZUS na liście deklaracji ZUS DRA wyświetla się informacja ze szczegółami błędu pobranymi z raportu.
• Powiadomienie i okno szczegółów — podczas odbioru potwierdzenia (automatycznego po wysyłce lub wywołanego ręcznie) wyświetlany jest komunikat o treści: „Deklaracja ZUS DRA o numerze [Identyfikator] dla [zakres]. Deklaracja została odrzucona. Zobacz więcej”. Kliknięcie odnośnika Zobacz więcej otwiera okno Szczegóły błędu, zawierające pełną treść informacji zwrotnej odebranej z ZUS.
• Logi operacji seryjnych — w przypadku seryjnego odbioru potwierdzeń dla wielu deklaracji szczegółowy powód odrzucenia każdej z nich jest widoczny w oknie postępu przy danej pozycji.

W przypadku wystąpienia błędu należy ustalić, których danych dotyczy problem (np. błędny kod ubezpieczenia, brakujące dane identyfikacyjne, niespójność podstaw składek). Deklaracja o statusie Odrzucona przez ZUS traktowana jest w systemie analogicznie jak deklaracja Naliczona — jej formularz pozostaje otwarty, co umożliwia jego edycję. Po poprawieniu błędnych wartości w formularzu deklaracji lub w kartotece ubezpieczonego/danych firmy deklarację należy przeliczyć ponownie.

Następnie skorygowany dokument przesyła się do ZUS:
1. Ponowna wysyłka deklaracji do ZUS — dla deklaracji ze statusem Odrzucona przez ZUS przycisk Wyślij do ZUS staje się ponownie aktywny (zarówno z poziomu listy, jak i formularza). Należy wybrać certyfikat i wysłać skorygowaną deklarację.
2. Odbiór potwierdzenia — po ponownym wysłaniu status zmienia się na Oczekuje na odbiór potwierdzenia, a system automatycznie (lub po kliknięciu Odbierz potwierdzenie) pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Odrzucenie deklaracji przez ZUS nie wpływa na naliczoną w systemie płatność składkową — utworzona płatność pozostaje bez zmian. Deklarację w statusie Odrzucona przez ZUS można w razie potrzeby edytować, zmienić jej identyfikator lub usunąć (o ile płatność nie została zaksięgowana ani rozliczona w Kasie/Banku).