Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – ZUA, ZZA, ZWUA oraz ZIUA – służą do rejestracji, aktualizacji danych oraz wyrejestrowywania ubezpieczonych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

W comarch ERP HR proces tworzenia deklaracji został zautomatyzowany.

System rozpoznaje zdarzenia kadrowe i przygotowuje odpowiednią deklarację zgłoszeniową bez konieczności ręcznego wywoływania procesu przez użytkownika.

Gdy rejestrowane jest zdarzenie kadrowe (np. zatrudnienie pracownika, zmiana kodów ubezpieczenia, zakończenie umowy czy zmiana danych osobowych), system sprawdza termin zgłoszenia. Automatyczne utworzenie deklaracji następuje, gdy data powstania obowiązku ubezpieczeń / wyrejestrowania / zmiany jest nie starsza niż 7 dni w stosunku do daty bieżącej.

Po zapisaniu formularza (karty pracownika, wyrejestrowania lub umowy cywilnoprawnej) deklaracja tworzy się automatycznie ze statusem Naliczona i trafia na listę deklaracji zgłoszeniowych.

Po utworzeniu dokumentu system wyświetla komunikat z informacją o wygenerowaniu deklaracji oraz bezpośrednim odnośnikiem Przejdź do deklaracji, który otwiera listę zgłoszeń.

Przykłady sytuacji objętych automatycznym generowaniem:

• ZUA / ZZA: Dodanie nowego pracownika z uzupełnionym ubezpieczeniem, edycja karty i zgłoszenie do ubezpieczeń czy zapis umowy cywilnoprawnej z indywidualnym kodem ubezpieczenia.
• ZWUA: Zakończenie umowy o pracę / rozwiązanie stosunku pracy, zwolnienie pracownika lub wygaśnięcie/zakończenie umowy cywilnoprawnej.
• ZWUA + ZUA/ZZA: Zmiana ubezpieczeń wymagająca wyrejestrowania z dotychczasowego kodu i zgłoszenia z nowym – system automatycznie generuje komplet dwóch dokumentów.
• ZIUA: Zmiana danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, PESEL, dowód/paszport) na karcie ubezpieczonego.

Dodatkowe sposoby tworzenia deklaracji

Gdy zajdzie potrzeba ręcznego wygenerowania dokumentu lub uzupełnienia danych, użytkownik ma do dyspozycji dwie dodatkowe metody:

A. Generowanie z poziomu formularza pracownika / umowy cywilnoprawnej

Zgłoszenie można wywołać bezpośrednio z kartoteki ubezpieczonego:

• Na zakładce Ubezpieczenia i dane podatkowe w karcie pracownika lub na zakładce Umowy cywilnoprawne za pomocą opcji: Wygeneruj deklarację ZUS ZUA, Wygeneruj deklarację ZUS ZZA, Wygeneruj deklarację ZUS ZWUA).

B. Tworzenie z poziomu listy deklaracji zgłoszeniowych

Deklarację można dodać ręcznie ze zbiorczej listy w menu Deklaracje > Deklaracje ZUS > Deklaracje zgłoszeniowe.

W tym celu na oknie deklaracji zgłoszeniowych należy kliknąć przycisk Dodaj, wskazać Rodzaj deklaracji (ZUA, ZZA, ZWUA, ZIUA) oraz wybrać Pracownika (lub wielu pracowników jednocześnie).

Lista pracowników jest automatycznie filtrowana i zawężana do osób spełniających kryteria dla danego typu zgłoszenia.

Wybranie kilku osób tworzy seryjnie osobne deklaracje. Opcja ta jest przeznaczona głównie do celów wdrożeniowych, migracji danych kadrowych z innego programu oraz do uzupełniania zaległych zgłoszeń.