Arkusze ocen – użytkownicy aplikacji będący kierownikami widzą listę arkuszy ocen przypisanych swoim bezpośrednim podwładnym. W zależności od posiadanych uprawnień do Oceny pracownika (Podgląd lub Edycja do podwładnych) mogą dodawać lub tylko przeglądać poszczególne arkusze.

Na kafelkach zawarta jest informacja o nazwie szablonu, na podstawie którego arkusz został wygenerowany (jako kopia tego szablonu). Pojawia się okres oceny i termin, w jakim należy wykonać ocenę. Jeśli w dniu logowania do aplikacji termin oceny już minął, data jest wyświetlona w kolorze czerwonym.

Jeśli ocena została już wykonana to na kafelkach pojawia się również wartość oceny oraz graficzne oznaczenie trendu wzrostu/spadku w postaci strzałki. Gdy ocena za dany okres jest wyższa niż ocena za okres poprzedni wyświetlana jest zielona strzałka, a jeśli jest niższa to strzałka przyjmuje kolor czerwony. Strzałka trendu jest widoczna także w widoku listy.

Domyślnie pokazywane są arkusze z okresu 3 miesięcy w stosunku do daty bieżącej (miesiąc poprzedni, bieżący i następny).

W celu wyświetlenia arkuszy z innego okresu należy skorzystać z opcji filtrowania. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru pracowników – domyślnie są to bezpośredni podwładni. Możliwe jest także filtrowanie wg Statusu arkusza.

Istnieje również możliwość zaznaczenia/ odznaczenia wszystkich arkuszy przyciskiem oraz zmiany widoku okna kafelków na widok listy po użyciu przycisku  Zmień widok.

Arkusze domyślnie wyświetlane są wg Terminu oceny. Można również posortować listę arkuszy wg pozostałych kolumn.
W widoku listy dodatkowo widoczne są pola Samoocena, Ocena kierownika oraz Waga pracownika. Wartość w polu waga odczytywana jest z aktualnego okresu wagi na arkuszu oceny.

Widoczne statusy ocen oznaczają:

 – takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny w buforze, której termin wypełnienia jest wcześniejszy niż data bieżąca.

Brak oznaczenia  – arkusz przypisany do pracownika, ale jeszcze bez wypełnionej oceny.

 – takie oznaczenie oznacza, że w arkuszu nie wszystkie oceny zostały uzupełnione.

– takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, która jest już wypełniona, ale nie została zatwierdzona przez kierownika.

– takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, którą zatwierdził kierownik.

– ocena zatwierdzona zarówno przez pracownika jak i kierownika.

W widoku listy statusy prezentowane są za pomocą kropki w kolorze zgodnym z oznaczeniem z widoku kafelkowego. Po najechaniu na kropkę pojawi się słowny opis statusu.

Operacje wykonane w obszarze Oceny pracownika są zapisywane w Historii operacji. W filtrze jest to obszar Ocena pracownicza.

 Arkusze ocen – dodawanie i edycja

Kierownicy posiadający uprawnienia do Oceny pracownika (do podwładnych Edycja) mogą dodawać zdefiniowane wcześniej szablony swoim pracownikom w celu sporządzenia oceny okresowej.

Po naciśnięciu przycisku  otworzy się okno z możliwością wskazania pracowników, okresu za jaki będzie wykonywana ocena, metody oceny oraz nazwy szablonu na podstawie którego zostanie utworzony arkusz oceny.

Pracowników, dla których ma zostać dodany arkusz oceny można wskazać na 2 sposoby:

• indywidualnie poprzez wskazanie konkretnych pracowników z listy rozwijalnej,
• seryjnie dla wskazanego centrum.

W celu seryjnego dodania arkusza oceny dla wszystkich pracowników centrum należy zaznaczyć suwak   oraz wskazać określone centrum podległościowe. Dodatkowo za pomocą suwaka można wskazać, aby arkusz został dodany również dla pracowników w centrach podległych.

Lista pracowników lub centrów do wyboru zawężona jest do tych, w których zalogowany Użytkownik wskazany jest jako kierownik lub zastępca kierownika. Wykorzystany szablon nie ma powiązania z poszczególnymi arkuszami. Domyślnie proponuje się okres bieżącego miesiąca z terminem ustawionym na koniec kolejnego miesiąca po dacie 'do’.

Lista szablonów do wyboru przez zalogowanego kierownika jest zawężona do tych szablonów, które zostały mu udostępnione na etapie definiowania szablonów.

W trybie zaznaczeń, jeśli zalogowana osoba ma uprawnienia do edycji oceny podwładnego dostępne są przyciski:

Eksportuj – daje możliwość eksportu zestawienia ocen do pliku MS Excel

Kopiuj arkusz, aby skopiować arkusz oceny pracownika na kolejny okres

 Edytuj arkusz, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

– jeśli wszystkie oceny w arkuszu zostały wypełnione

Usuń ocenę, jeśli np. zmieniono szablon i arkusz ma być ponownie dodany

Wydrukuj arkusz oceny

Dodany pracownikowi szablon oceny podlega edycji. Kierownik może nanieść w nim zmiany używając przycisku Edytuj. Podniesione w tym trybie okno ma nazwę Edytuj arkusz oceny. Możliwe są wówczas zmiany w poszczególnych zakładkach opisanych nazwiskiem pracownika, do momentu kiedy pracownik lub kierownik nie dokona zatwierdzenia oceny.

Dane podlegające edycji w arkuszu oceny zależą od uprawnień zalogowanego kierownika. Jeśli ma on prawo do oceny podwładnego, to może zmieniać dane w zakładkach Ogólne i Arkusz. Jeśli dodatkowo ma prawo do Konfiguracji oceny, to będzie mógł dokonać ewentualnych zmian w zakładce Konfiguracja. Jeśli w arkuszu została już wybrana jakakolwiek ocena, to nie można zmieniać użytej dla niej skali ocen. Kierownik widzi arkusze ocen podwładnego tylko w okresie, kiedy był wpisany jako kierownik tego pracownika.

Przypisany pracownikowi arkusz można skopiować na kolejny okres. Kopiowanie arkusza jest dostępne po zaznaczeniu danego arkusza za pomocą przycisku Kopiuj arkusz . Na oknie kopiowania należy podać okres od-do obowiązywania nowego arkusza oraz termin.

Arkusze ocen – wypełnianie

Kliknięcie lewym klawiszem myszy w kafelek powoduje otwarcie arkusza gotowego do wypełnienia oceny. W tytule okna pojawia się nazwisko pracownika, którego dotyczy ocena.

Arkusze ocen – metoda oceny 180 stopni

Formularz oceny pracownika według metody oceny 180 stopni składa się z czterech zakładek: Arkusz oceny, Komentarz, Notatki i Historia ocen.

W zakładce Arkusz oceny widoczny jest okres za jaki wykonywana jest ocena i waga pracownika, jeśli jest uzupełniona w jego danych. Poniżej znajdują się poszczególne kryteria oceny z opisem. Jeśli w konfiguracji arkusza był zaznaczony parametr dotyczący średniej ważonej to po lewej stronie danego kryterium wyświetlana jest jego waga, a w nagłówku arkusza ocena końcowa kierownika. Korzystając z opcji dostępnych pod ikoną kierownik może ukryć lub pokazać samoocenę pracownika. Dodatkowo jeśli w konfiguracji arkusza zaznaczono parametr „Ocena końcowa według skali” to obok ocen kierownika i pracownika w nawiasie zostanie wyświetlona dodatkowa ocena końcowa według zadeklarowanej skali. Przykład obrazujący sposób wyliczania ocen końcowych został zamieszczony w artykule Moje arkusze.

Aby zatwierdzić wykonaną ocenę wszystkie oceny muszą być wypełnione, w innym przypadku pola zostaną obramowane kolorem czerwonym.

W sytuacji gdy w konfiguracji szablonu oceny został zaznaczony parametr Potwierdzenie zapoznania się z treścią arkusza na końcu arkusza znajduje się komunikat informujący o zapoznaniu się pracownika z celami oraz zadaniami przedstawionymi w arkuszu.

Zakładka Komentarz zawiera informacje, które po uzupełnieniu i zatwierdzeniu oceny będą widoczne dla kierownika, jeśli ocenę zatwierdził pracownik i dla pracownika, jeśli ocenę zatwierdził kierownik. Po wpisaniu komentarza przez pracownika lub kierownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie .

Kolejna zakładka umożliwia przejście do okna Notatek, które po wpisaniu widoczne są tylko dla osoby wypełniającej arkusz. W przypadku wpisania notatek przez Użytkownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie . Dodawanie notatek jest możliwe również w zatwierdzonym arkuszu ocen.

Z poziomu okna Notatek istnieje możliwość podglądu historii notatek wprowadzonych w poprzednich arkuszach ocen danego pracownika.

Ocena pracownika – Notatki

Po przejściu na zakładkę Historia ocen istnieje możliwość zweryfikowania wykresu oraz listy arkuszy ocen danego pracownika. Na wykresie widoczne są linie obrazujące samoocenę pracownika oraz ocenę kierownika. Ukrycie wybranej linii oceny jest możliwe po kliknięciu w jej opis znajdujący się w sekcji legendy.

Szczegółowe informacje dotyczące oceny pracownika są widoczne na wykresie po podświetleniu wybranego okresu oceny. W sytuacji gdy za ten sam okres pracownik miał przypisany więcej niż jeden arkusz, na wykresie wyświetlana jest wyższa wartość oceny kierownika. Dodatkowo Użytkownik może określić ile ocen powinno być wyświetlane na wykresie. Domyślnie wyświetlanych jest 8 ostatnich ocen.

Ocena pracownika – Historia ocen

Podczas wypełniania oceny dostępne są również przyciski:

  jeśli uzupełniono tylko część danych w arkuszu, pracownik nie będzie mógł widzieć jeszcze wyników oceny kierownika

jeśli wypełniono wszystkie oceny, pracownik może zobaczyć ocenę kierownika. Przy zatwierdzaniu przez przełożonego arkusza oceny pracownika, proponowane jest dodanie arkusza na kolejny okres.

Wydrukuj arkusz oceny

Edytuj, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

Pokaż/Ukryj samoocenę – przycisk pojawi się jeśli pracownik zatwierdził swoją samoocenę. Na życzenie podczas uzupełniania oceny kierownik może zobaczyć oceny wybrane przez pracownika.

Pokaż informacje pomocnicze

Cofnij zatwierdzenie oceny

Cofnij zatwierdzenie oceny, przycisk pojawi się jeśli arkusz jest zatwierdzony. Istnieje możliwość cofnięcia operacji i powrotu do ponownego wypełniania oceny. Przycisk dostępny jest z listy arkuszy w celu seryjnego cofnięcia zatwierdzenia. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie ‘Czy na pewno cofnąć zatwierdzenie oceny?’

Na formularzu oceny pracownika dostępna jest funkcja autozapisu, która w przypadku dłuższego okresu bezczynności umożliwia zachowanie wprowadzonych informacji.

Arkusze ocen – metoda oceny 90 stopni

Arkusze oceny metodą 90 stopni są uproszczoną wersją oceny 180 stopni. Arkusze stworzone tą metodą można wykorzystać np. do oceny pracownika po okresie próbnym. Ocena wykonana może być wyłącznie przez kierownika, a co za tym idzie nie jest widoczna dla pracownika. W związku z tym, że arkusze nie są dostępne dla pracownika nie zawierają zakładki Komentarz, a wynik oceny jest widoczny w Historii ocen wyłącznie dla kierownika.

Arkusze ocen – metoda OKR (Objectives and Key Results)

Arkusz oceny przygotowany według metody OKR składa się z zakładek Arkusz oceny oraz Notatki. Po pierwszym uzupełnieniu wartości kluczowych rezultatów pojawi się również zakładka Historia.

Na zakładce Arkusz oceny widoczne są wprowadzone w szablonie cele oraz kluczowe rezultaty. Przy każdym z rezultatów Użytkownik odznacza postęp jego realizacji korzystając z suwaka lub podając wartość w polu obok. Można wprowadzić wartość w zakresie od zera do wartości końcowej określonej w szablonie. Wartość końcowa powinna zostać również podana w treści celu. Na podstawie modyfikacji rezultatów wyliczana jest realizacja celu jako średnia z sumy procentowej realizacji poszczególnych rezultatów. Suwak oraz pole z wartością przy celu są wynikiem wyliczeń na podstawie realizacji kluczowych rezultatów i nie podlegają edycji.

Wartość rezultatów można uzupełniać cyklicznie np. raz w tygodniu lub po każdym dniu, aby można było obserwować postęp realizacji danego celu. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości Użytkownik wybiera przycisk . Po każdej edycji wartości rezultatów w zakładce Historia pojawia się wiersz z datą zmiany oraz informacją kto wprowadził zmiany oraz ile rezultatów zostało zmodyfikowanych. Za pomocą ikon  można rozwijać oraz zwijać szczegóły zmian. Po rozwinięciu szczegółów zostaną wyświetlone kluczowe rezultaty, które zostały zmienione wraz z wartością przed i po zmianie.

Do każdego celu zarówno pracownik jak również kierownik może dodawać komentarze. Kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie pola do wpisania oraz wysłania komentarza. Wprowadzone komentarze można ukrywać za pomocą oraz rozwijać . W nawiasie wyświetlana jest aktualna liczba komentarzy.

Zakładka Notatki działa na takiej samej zasadzie jak dla arkusza oceny metodą 180 stopni. Notatka po wprowadzeniu jest widoczna tylko dla strony wprowadzającej, a zakładka jest oznaczona zielonym znacznikiem. .

Po zakończeniu danego okresu oceny postępu realizacji celów kierownik zatwierdza arkusz oceny pracownika przyciskiem .  Wówczas zostanie zablokowana możliwość edycji arkusza oraz dodawania komentarzy. Kierownik może w razie potrzeby cofnąć zatwierdzenie wybierając opcję Cofnij zatwierdzenie oceny dostępną pod przyciskiem .