Po uruchomieniu usługi w Konfiguracji > Firma >  Płace > Comarch HRM pojawi się zakładka Harmonogram synchronizacji, gdzie należy uruchomić okresową wymianę danych z serwerem Comarch Data Center.

Należy zaznaczyć:

• Automatyczna synchronizacja danych kadrowo-płacowych z Comarch HRM

Parametr dotyczy synchronizacji danych firmowych, struktury podległościowej, pracowników, kwalifikacji, limitów nieobecności, nieobecności, czasu pracy, planu pracy, zestawień czasu pracy, kont e-mail i powiadomień mailowych, umów cywilnoprawnych, delegacji oraz pozostałych danych słownikowych.

W przypadku, gdy baza danych była wcześniej spinana z aplikacją Comarch HRM poprzez Comarch ERP WAMC, w pierwszej pełnej synchronizacji danych kadrowo-płacowych zostaną przesłane również konta użytkowników, hasła, schematy uprawnień, dane dotyczące szkoleń pracowników, ocen okresowych oraz rekrutacji.

W kolejnym ustawieniu należy określić godziny (od – do), w których będzie wykonywana synchronizacja oraz z jaką częstotliwością (co: 15 min, …, 12 h – wybór z listy). W celu optymalizacji czasu trwania wymiany danych rozpoczęcie synchronizacji jest opóźniane o losową wartość z przedziału 0-4 minut w stosunku do godzin wynikających z harmonogramu.

• Automatyczna synchronizacja danych binarnych z Comarch HRM

Parametr dotyczy synchronizacji wydruków, dokumentów, zdjęć oraz załączników CV. Należy określić godziny (od – do), w których będzie wykonywana synchronizacja oraz z jaką częstotliwością (co: 15 min, …, 12 h – wybór z listy).

Bezpośrednio po uruchomieniu usługi zostanie wykonana pełna synchronizacja danych. Synchronizacja pełna jest obowiązkowym elementem podczas uruchamiania usługi oraz w późniejszych etapach podczas aktualizacji oprogramowania Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR.

Ze względu na ilość przesyłanych danych pełna synchronizacja może trwać nieco dłużej. Dla dużych baz danych zalecane jest zwiększenie parametru w Konfiguracji > Stanowisko > Użytkowe > Parametry – Limit czasu żądania SQL (Command Timeout) np. 7200.

Do chmury zostaną przesłane dane wyświetlane w Comarch HRM: pracownicy i ich zapisy historyczne, limity nieobecności, czas pracy, plan pracy, zestawienia czasu pracy, nieobecności, kwalifikacje, umowy cywilnoprawne, zdjęcia, wydruki oraz dane słownikowe: kalendarze, wydziały, projekty, strefy, centra podległościowe.

Proces synchronizacji pełnej składa się z następujących etapów:

• pobranie informacji z bazy danych programu ERP,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych na serwerze Comarch Data Center.

Po wykonaniu pierwszej pełnej synchronizacji w harmonogramie zostanie automatycznie ustawiona synchronizacja różnicowa. Synchronizacja różnicowa przesyła tylko te dane, które uległy zmianie (zostały dodane, usunięte lub edytowane) od ostatniej poprawnej synchronizacji.

Proces synchronizacji różnicowej składa się z następujących etapów:

• pobranie informacji z bazy danych programu ERP,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych na serwerze Comarch Data Center,
• pobranie informacji z bazy danych na serwerze Comarch Data Center,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych programu ERP.

W przypadku wystąpienia „konfliktów”, np. wpisania danych na ten sam dzień zarówno w bazie danych Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR jak i w aplikacji Comarch HRM, dane w chmurze są usuwane i nadpisywane danymi z bazy danych systemu ERP.

W przypadku zmiany ustawienia na synchronizację pełną w najbliższym zadaniu Serwisu Operacji Automatycznych przesyłają się na nowo wszystkie dane związane z pracownikami z bazy danych systemu ERP do bazy danych w chmurze. W efekcie takiej operacji kasowane są dane w chmurze i nadpisywane są danymi wysłanymi z bazy danych systemu ERP w momencie synchronizacji.

Od wersji 2018.5.1 w aplikacji Comarch HRM administratorzy (konto admin oraz pracownicy, którzy mają przypisany schemat uprawnień Administrator) w sekcji Konfiguracja > Model usługowy mogą odczytać status ostatniej synchronizacji pobierany z serwerów Comarch Data Center:

W trakcie różnicowej synchronizacji bazy danych Użytkownicy mogą zobaczyć na ekranie aplikacji następujący komunikat:

Po zakończeniu synchronizacji dla wszystkich Użytkowników zalogowanych w aplikacji wyświetlana jest krótka informacja o przebiegu wymiany danych. Komunikat po kilku sekundach automatycznie jest zamykany:

Brak synchronizacji przez okres dłuższy niż 4 godziny spowoduje wyświetlenie następującej informacji dla administratorów: