Dostęp do funkcjonalności obiegu dokumentów dla pracownika jest zależny od ustawień wprowadzonych w schematach Uprawnień.

W schematach uprawnień w sekcji Pozostałe znajduje się pozycja Obieg dokumentów z opcjami Aktywne / Brak. Pozycja jest  widoczna wyłącznie, gdy włączona jest integracja z Comarch DMS.

Dla pracownika z aktywnym uprawnieniem obiegu dokumentów w menu bocznym dostępna jest sekcja Obieg dokumentów, po wybraniu której otrzyma listę dostępnych dla niego obiegów dokumentów.

Na oknie dostępny jest przycisk , który przenosi pracownika na listę jego zainicjowanych obiegów dokumentów w Comarch DMS.

Pierwsze uruchomienie procesu obiegu dokumentu przez pracownika

W celu pierwszego uruchomienia procesu obiegu dokumentów należy z poziomu menu Obieg dokumentów kliknąć w jeden z dostępnych dla danego pracownika obiegów dokumentów.

W sytuacji gdy Pracownik nie posiada konta w Comarch DMS – po kliknięciu w dany obieg w tle zakładane jest dla niego konto Comarch DMS oraz nadane uprawnienie do inicjowania dokumentu w ramach wybranego typu obiegu dokumentu. Pracownik zostaje automatycznie zalogowany do Comarch DMS, a w nowej karcie przeglądarki otwarty zostaje formularz danego obiegu dokumentów Comarch DMS.

Jeżeli Pracownik posiada konto w Comarch DMS – przy pierwszym kliknięciu w dowolny obieg dokumentów pojawi się okno z prośbą o podanie loginu i hasła do Comarch DMS. Po wprowadzeniu poprawnych danych zostaje nadane uprawnienie do inicjowania dokumentu w ramach wybranego typu obiegu dokumentu. Pracownik zostaje automatycznie zalogowany do Comarch DMS, a w nowej karcie przeglądarki otwarty zostaje formularz danego obiegu dokumentów Comarch DMS.

Comarch DMS – logowanie

Kolejne uruchomienia procesu obiegu dokumentu przez pracownika

W przypadku uruchamiania kolejnych obiegów dokumentów przez Pracownika zostaje nadane uprawnienie do inicjowania danego dokumentu w Comarch DMS (o ile nie zostało nadane wcześniej). Pracownik zostaje automatycznie zalogowany do Comarch DMS, a w nowej karcie przeglądarki otwarty zostaje formularz danego obiegu dokumentów Comarch DMS.

Możliwość dodawania oraz zarządzania dostępnością obiegów dokumentów jest przypisana wyłącznie dla operatora Admin. Po wejściu w menu Obieg dokumentów widoczna jest lista dostępnych obiegów dokumentów. Na kafelkach w widoku listy widoczne są informacje o nazwie, obszarze, dostępności oraz dacie dodania obiegu dokumentu.

Obiegi nieaktywne są oznaczane czerwonym statusem .

Obieg dokumentów

W celu dodania nowego obiegu należy wybrać ikonę .

Z poziomu formularza nowego obiegu dokumentów należy wskazać nazwę obiegu pod jakim będzie widoczny w Comarch HRM. Następnie określić Dostępność (domyślnie Publiczny) oraz Obszar (domyślnie Ogólne). Kolejno z listy obiegów w Comarch DMS należy wskazać proces, który pracownik będzie realizował dla tego obiegu dokumentów oraz zapisać zmiany.

Nowy obieg dokumentów

Opcja uruchomienia integracji z Comarch DMS dostępna jest wyłącznie dla Użytkownika Admin. Po zalogowaniu na konto Admina w menu Start widoczna jest sekcja Włącz nowe funkcje.

Po kliknięciu w kafelek Comarch DMS Użytkownik uzyskuje dostęp do okna zawierającego opis aplikacji. Z tego też poziomu, w przypadku posiadania Comarch DMS, może uruchomić integrację między aplikacjami. W tym celu należy wybrać opcję .

W kolejnym kroku należy wprowadzić dane konieczne do uruchomienia integracji z Comarch DMS:

• Adres WWW – należy podać adres pod którym dostępna jest usługa Comarch DMS,
• Klucz wymiany – należy podać unikalny klucz wymiany, dostępny do pobrania w konfiguracji Comarch DMS.

Adres WWW oraz klucz wymiany znajdziesz w aplikacji Comarch DMS zobacz więcej.

Comarch DMS – Klucz wymiany

Jeżeli wprowadzone dane są poprawne wyświetlany jest komunikat:

Połączenie poprawne
Integracja z Comarch DMS jest aktywna

Obieg dokumentów – połączenie poprawne

Ponadto po uruchomieniu integracji na dashboardzie Admina oraz w menu bocznym widoczna jest nowa pozycja Obieg dokumentów.

Dashboard – Obieg dokumentów

Z poziomu menu Administracja/Konfiguracja widoczna jest zakładka Integracje, na której Użytkownik może dokonać zmiany danych wymiany za pomocą opcji Zmień.

Konfiguracja – Integracje