Warunki ogólne

Aplikacja Comarch HRM przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu, użytkownicy aplikacji mogą mieć dostęp do swoich danych etatowych, wydruków, kwalifikacji, umów cywilnoprawnych, planu i czasu pracy, oraz ocen okresowych, nieobecności i delegacji.

Przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje. Pracownicy mogą mieć dostęp do grafika urlopowego ułatwiającego planowanie urlopów w obszarze centrum podległościowego, w którym pracują. Wszystkie operacje wykonane przez użytkowników w aplikacji Comarch HRM są zapisywane w Historii operacji.

Uwaga
Od wersji Comarch HRM 2021.0.1 obowiązuje podział aplikacji na moduły. Dostęp do poszczególnych funkcjonalności jest uzależniony od zakresu posiadanych modułów. Szczegółowe informacje na temat funkcjonalności wchodzących w skład poszczególnych modułów zostały opisane w artykule licencjonowanie. 

Aplikacja Comarch HRM pobiera dane z bazy programów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR lub Comarch ERP Altum HR zwanych dalej bazą danych systemu ERP.

Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Dostępne są również importy czasu pracy z RCP.

Planowanie pracy, jak i odnotowanie rzeczywistego czasu pracy możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w bazie danych systemu ERP. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w bazie danych systemu kadrowo – płacowego nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu.

Warunki Gwarancji

Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej.
Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy.
W przypadku wątpliwości dotyczących zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681-43-00.
Gwarancja na oprogramowanie umożliwia:
  • Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym – nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia)
  • Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu
  • Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego
 W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.


Licencjonowanie

 

Pojęcia związane z licencjonowaniem:

  • pracownik – osoba, która w dniu logowania jest zatrudniona na etat lub posiada trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną. Uwzględnianie umów cywilnoprawnych uzależnione jest od parametru.
  • pracownik kontraktowy – pracownik niezatrudniony na jedną w wyżej wymienionych umów, pracownik spoza firmy lub zatrudniony na podstawie kontraktu, który w dniu logowania ma nadany czasowy dostęp do aplikacji.
  • pracownik niezatrudniony – pracownik aktualnie poza okresem zatrudnienia (zwolniony lub zatrudniony w następnych okresach), który w dniu logowania ma nadany czasowy dostęp do aplikacji.
  • pakiet pracowników – licencja na dostęp do aplikacji dla 10 pracowników etatowych
  • pakiet startowy – informacja handlowa określająca ilość pracowników, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL jest to 60 pracowników (6 pakietów), a dla Comarch ERP Optima 20 (2 pakiety).
  • rozszerzenie pakietów – informacja handlowa mówiąca o tym, o ile pracowników zwiększana jest dana licencja startowa, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL każde rozszerzenie to 30 pracowników (3 pakiety), a dla Comarch ERP Optima 10 (1 pakiet).
  • Samoobsługa pracownicza – podstawowy moduł aplikacji dający dostęp do takich funkcji jak: Pracownicy (Lista pracowników, Kwalifikacje, Umowy cywilnoprawne, Dokumenty, e-Teczka), Urlopy (Limity, Nieobecności, Grafik urlopowy), Delegacje, Intranet (Do pobrania), Obieg dokumentów.
  • Zarządzanie czasem pracy – moduł dodatkowy dający dostęp do: Plan pracy, Czas Pracy, Praca zdalna, RCP (w przypadku posiadania modułu Płace i Kadry Plus w systemie ERP), Podzielnik.
  • Rozwój pracownika – moduł dodatkowy dający dostęp do: Ocena pracownika, Rekrutacja, Szkolenia, Intranet (Kariera).

Uwaga
Podział aplikacji na moduły został wprowadzony od wersji Comarch HRM 2021.0.1. Klienci posiadający aktualną licencję w momencie wprowadzania podziału otrzymują automatycznie dostęp do wszystkich modułów. W momencie jej przedłużania Klient decyduje z jakich modułów chce nadal korzystać.

Podczas logowania do programu sprawdzana jest w bazie danych ilość zatrudnionych pracowników. Przez pracownika rozumiemy osobę, która w dniu logowania do Comarch HRM jest zatrudniona na etat lub osobę posiadającą w tym dniu umowę cywilnoprawną. Uwzględnianie osób z trwającymi umowami cywilnoprawnymi zostało uzależnione od parametru (domyślnie nie jest on zaznaczony).

Po zaznaczeniu w Comarch ERP Optima (Konfiguracja > Firma > Płace > Comarch HRM) opcji „Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM” zliczane są zarówno osoby zatrudnione na etat, jak i zleceniobiorcy. Pracownik zatrudniony na kilku etatach jednocześnie (wieloetatowiec) wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów (sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe).

W Informacjach o firmie dostępnych z poziomu zakładki Start w programie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR dostępna jest analiza „Pracownicy zatrudnieni (Comarch HRM)” umożliwiająca zweryfikowanie stanu zatrudnienia w dniu logowania.

W przypadku instalacji stacjonarnej aby mieć dostęp do aplikacji Comarch HRM należy skonfigurować Comarch ERP Menadżer Kluczy dodając klucz wirtualny, uzupełniając identyfikator klienta, PIN i numer klucza. Program Comarch HRM pracuje wyłącznie na kluczu wirtualnym. W przypadku modelu usługowego zasady weryfikacji ilości posiadanych pakietów są analogiczne, a klucz wirtualny znajduje się na serwerach Comarch.

Przykład
Przykład dla Comarch ERP Optima

Firma zatrudnia 35 pracowników etatowych. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną:

  • jedną licencję startową – 20 pracowników (2 pakiety)
  • dwa rozszerzenia licencji po 10 pracowników każde (2 pakiety)

W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Kluczy zostanie wyświetlona liczba 4, oznaczająca 40 pracowników.

Przykład
Przykład dla Comarch ERP XL

Firma zatrudnia 235 pracowników etatowych. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną:

  • jedną licencję startową – 60 pracowników (6 pakietów)
  • sześć rozszerzeń licencji po 30 pracowników każde (18 pakietów)

W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Kluczy zostanie wyświetlona liczba 24, oznaczająca 240 pracowników.

Ilość początkowa prezentowana w Comarch ERP Menadżer Kluczy to liczba pakietów pracowników wynikająca z zakupionego pakietu startowego i rozszerzeń. Ilość aktualna to liczba wolnych pakietów pracowników do dalszego wykorzystania.

 

Przykład
Przykład licencjonowania dla Biur Rachunkowych i podmiotów powiązanych

Biuro Rachunkowe posiada dla 3 klientów (A, B, C) Comarch HRM. W celu ustalenia potrzebnej ilości licencji należy zalogować się do każdej z baz i wykonać analizę „Liczba zatrudnionych na dzień (Comarch HRM)” umożliwiającą zweryfikowanie stanu zatrudnienia w dniu logowania w danej firmie. Liczbę licencji ustalamy dla każdej z firm indywidualnie:

Firma A – 21 zatrudnionych – wymagana liczba licencji: 3 pakiety
Firma B – 55 zatrudnionych – wymagana liczba licencji: 6 pakietów
Firma C – 29 zatrudnionych – wymagana liczba licencji: 3 pakiety

W powyższym przypadku wymagane jest wykupienie 12 pakietów tj:

  • w przypadku instalacji współpracującej z Comarch ERP Optima – jedna licencja startowa (2 pakiety) i dziesięć rozszerzeń licencji po 10 pracowników,
  • w przypadku instalacji współpracującej z Comarch ERP XL – jedna licencja startowa (6 pakietów) oraz 2 rozszerzenia licencji po 30 pracowników.

Wskazówka
Aby zwiększyć ilość dostępnych licencji Comarch HRM:
– w przypadku lokalnej instalacji Comarch HRM należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch,
– jeśli posiadamy lokalną instalację Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR oraz Comarch HRM w modelu usługowym należy przesłać zgłoszenie na adres optima.chmura@comarch.pl,
– w przypadku korzystania zarówno z Comarch ERP Optima i Comarch HRM w Chmurze Comarch należy skorzystać z platformy WWW.

Uwaga
Od wersji Comarch HRM 2021.0.1 został wprowadzony podział aplikacji na moduły: Samoobsługa pracownicza, Zarządzanie czasem pracy oraz Rozwój pracownika. Modułem podstawowym jest Samoobsługa pracownicza, natomiast w zależności od potrzeb Klient może rozszerzyć aplikację wykupując dodatkowe moduły. W takiej sytuacji w Comarch ERP Menadżer Kluczy zostanie wyświetlona informacja z nazwą dodatkowego modułu.

Comarch ERP Menadżer Kluczy

Za obsługę pakietów odpowiada aplikacja Comarch ERP Menadżer Kluczy, która ładuje ikonę w prawym dolnym rogu ekranu (obok zegarka) w postaci kłódki . Po kliknięciu prawym klawiszem na ikonie mamy do dyspozycji opcję „Pokaż konfigurację”. Po jej uruchomieniu otwiera się okno aplikacji, z której można dokonać konfiguracji pakietów dostępowych.

Na zakładce Konfiguracja za pomocą przycisku  można dodać klucz z pakietami Comarch HRM.

W poszczególnych polach należy wpisać odpowiednie dane, które otrzymaliśmy np. z działu Logistyki Comarch ERP. Wprowadzone informacje zapisujemy przyciskiem .
Następny krok to aktualizowanie modułów dodanego klucza za pomocą ikony pioruna . Po pomyślnej aktualizacji klucz otrzymuje status Aktywny i praca z Comarch HRM jest możliwa.

Więcej informacji na temat Comarch ERP Menadżer Kluczy można znaleźć w instrukcji związanej z tą aplikacją.

Obecność odpowiedniej ilości pakietów dostępowych na Comarch HRM sprawdzana jest już w momencie uruchomienia strony z aplikacją (wywołania strony logowania). W przypadku braku lub zbyt małej liczby pakietów, na stronie zostanie wyświetlony komunikat (nie będzie możliwości zalogowania się do aplikacji).

Uwaga
Od wersji 2021.0.1 w przypadku przekroczenia dostępnej liczby licencji aplikacja Comarch HRM jest blokowana po upływie 72 godzin od momentu zalogowania przy niewystarczającej liczbie licencji. Jeśli w konfiguracji aplikacji został wskazany adres mailowy dla przekroczenia licencji (panel Administratora -> zakładka Konfiguracja -> sekcja Powiadomienia mailowe -> Przekroczenie licencji) lub numer telefonu dla powiadomienia SMS to zostanie wysłane powiadomienie mailowe informujące o konieczności zwiększenia liczby licencji oraz dacie zablokowania aplikacji lub SMS o braku wymaganej liczby licencji.

Wyświetlenie komunikatu „Nie udało się pobrać informacji o dostępnych pakietach lub ich ilość została wyczerpana. Skontaktuj się z Administratorem” podczas próby logowania do aplikacji może oznaczać:

  • wyczerpanie ilości dostępnych pakietów,
  • brak komunikacji z serwerem, na którym działa usługa Comarch ERP Menadżer Kluczy,
  • brak synchronizacji bazy Comarch ERP XL HR / Altum HR z Comarch ERP XL / Altum,
  • brak gwarancji (data ważności klucza jest wcześniejsza niż data produkcji wersji aplikacji Comarch HRM),
  • brak pierwszej pełnej synchronizacji danych w modelu usługowym w przypadku bazy Comarch ERP XL HR / Altum HR.

Comarch HRM zainstalowany z wykorzystaniem Comarch ERP WAMC nie posiada wersji demo. Baza prezentacyjna jest dostępna pod adresem http://demo.epracownik.pl