Rekrutacja

Aplikacje – formularz kandydata

W każdym ogłoszeniu publikowanym na stronie internetowej lub w Intranecie widoczny jest przycisk , za pomocą którego można przejść do wypełnienia formularza.

Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym pojawią się pola do uzupełnienia:

• dane personalne: imię i nazwisko,
• dane kontaktowe: numer telefonu i adres e-mail,
• załącznik (obsługiwane formaty: *.pdf, *.doc, *.docx, *.rar, *.zip, *.7z, *.odt, maksymalna dopuszczalna wielkość pliku wynosi 5120 KB),
• preferencje – w zależności od parametrów ustawionych w definicji wakatu,
• informacje dodatkowe dla pracodawcy – jeśli kandydat chciałby przekazać dodatkowe dane, które nie zostały wyszczególnione w powyższych pozycjach – wypełnienie tego pola jest dobrowolne,
• wymagane oświadczenie o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.

Przycisk  spowoduje zapisanie aplikacji do bazy danych oraz wyświetlenie podsumowania, w którym może być zawarte np. podziękowanie lub informacja o dalszym kontakcie z kandydatem.

Podczas wysyłki formularza pola wymagane są sprawdzane i oznaczane czerwonym obramowaniem w przypadku braku wypełnienia.

Analogiczny formularz jest wyświetlany przy wysyłaniu aplikacji w rekrutacji wewnętrznej (Intranet > Kariera).

Dane pracownika, które już znajdują się w systemie (np. imię i nazwisko, dane kontaktowe) są wypełniane automatycznie. Część z nich podlega edycji przed wysłaniem aplikacji – można np. zmienić adres mailowy do kontaktu. W rekrutacji wewnętrznej nie jest wymagane dołączenie pliku do zgłoszenia. Zapis wypełnionego formularza jest możliwy poprzez ikonę dyskietki.

Aplikacje – ocena i zatwierdzanie nowego pracownika

Aplikacje wysyłane przez kandydatów są zapisywane w bazie systemu ERP. Dostęp do aplikacji mają kierownicy lub zastępcy centrów podległościowych zgodnie z układem struktury podległościowej w firmie.

W menu bocznym w zakładce Rekrutacja > Aplikacje wyświetlane są pozycje w widoku kafelków z następującymi statusami:

• brak oznaczenia graficznego – aplikacja przed lub w trakcie oceny,
• - aplikacja oczekująca na zatwierdzenie,
• - aplikacja zatwierdzona (została wyrażona zgoda na zatrudnienie nowego pracownika),
•  - aplikacja zamknięta (zatrudniono nowego pracownika z automatycznym utworzeniem formularza kadrowego w module kadrowo-płacowym w bazie systemu ERP),
• - aplikacja archiwalna.

W widoku listy statusy wyświetlane są w postaci kropek w kolorze zgodnym z oznaczeniami na kafelkach. Po najechaniu na kropkę wyświetlony zostanie również słowny opis statusu.

W oknie aplikacji możliwe jest filtrowanie wg następujących kryteriów: Wakat, Status (domyślnie wyświetlane są wszystkie aplikacje oprócz archiwalnych), Stanowisko, Miejsce pracy, Rodzaj rekrutacji, Daty złożenia aplikacji.

W widoku kafelków widoczne są następujące informacje:

• Nazwisko i imię kandydata,
• Stanowisko,
• Data aplikacji,
• Wizualizacja oceny kandydata.

W widoku listy dodatkowo wyświetlane są Miejsce pracy, Centrum podległościowe, Oznaczenie załącznika oraz Rodzaju rekrutacji, z jakiej pochodzi zgłoszenie kandydata.

Wskazówka

Aplikacje można przeglądać także poprzez formularz wakatu. Po zatwierdzeniu wakatu do publikacji pojawi się czwarta zakładka Aplikacje. Zakładka Aplikacje na formularzu wakatu nie jest dostępna na urządzeniach mobilnych.

Po wejściu do aplikacji widoczne są zakładki: Aplikacja, Ocena aplikacji i Wyrażone zgody. W pierwszej z nich widoczne są dane wpisane przez kandydata. Jeśli kandydat załączył do aplikacji cv w formacie PDF będzie tu widoczny również podgląd załączonego dokumentu. Na drugiej zakładce znajduje się:

• pole ogólnej oceny kandydata wg pięciostopniowej skali spełnienia wymagań,
• pole do wpisania komentarza do oceny ogólnej (uwag, uzasadnienia oceny itp.),
• pola dotyczące oceny kandydata według kryteriów wg pięciostopniowej skali,
• pola umożliwiające dodanie komentarza do oceny według kryteriów.

Na zakładce Wyrażone zgody znajdują się treści zgód oraz informacja o ich zawarciu.

 

Aplikacja przed lub po przeprowadzeniu oceny może być:

• edytowana,
• usunięta bezpowrotnie z bazy danych ikoną kosza,
• przeniesiona do archiwum
• przywrócona z archiwum
• przekazana do zatwierdzenia nowego pracownika ikoną do osoby z wyższymi uprawnieniami.

Użytkownik posiadający uprawnienie do zatwierdzania nowych pracowników może:

• edytować aplikację,
• cofnąć aplikację do kierownika zgłaszającego ,
• zatwierdzić zatrudnienie nowego pracownika ,
• cofnąć zatwierdzenie nowego pracownika ,
• przesłać dane nowego pracownika do działu kadrowego (poprzez automatyczne utworzenie formularza w module kadrowo-płacowym bazy systemu ERP) – ikoną . Operacja ta jest dostępna tylko jeśli kandydat aplikował w rekrutacji zewnętrznej i w związku z tym nie ma jeszcze jego danych w bazie systemu ERP.

Jeśli zostanie wybrana opcja "Zatwierdź i dodaj kandydata do kadr" to pojawi się pytanie czy dodać pracownikowi arkusz oceny za okres próbny. Wybór opcji "Tak" spowoduje wyświetlenie formularza, w którym Użytkownik wskazuje szablon oceny metodą 90 stopni oraz okres i termin wykonania oceny. Domyślnie podpowiadany jest okres 3 miesięcy rozpoczynający się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu bieżącym.

Wskazówka

Do działu kadrowego są przesyłane następujące dane:

• Imię i Nazwisko,
• Centrum podległościowe,
• Adres e-mail – jako adres prywatny,
• Numer telefonu – jako numer prywatny,

Pracownicy na liście w kadrach pojawią się z automatycznie nadanym akronimem REKR/0001, REKR/0002, REKR/0003 itp.

Uwaga

W przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z systemem Comarch ERP XL / Altum dane pracownika są synchronizowane podczas zapisu edytowanego formularza np. po wpisaniu daty zatrudnienia przez pracownika działu kadrowego lub podczas kolejnej synchronizacji baz danych.

 

Wakaty – dodawanie i zatwierdzanie

W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany kierownik lub zastępca może w swoim centrum podległościowym zgłaszać zapotrzebowanie na nowe wakaty. Formularz nowego wakatu jest dostępny pod ikoną . Aby zapisać nowy wakat należy obowiązkowo określić na zakładce Ogólne następujące parametry:

• Centrum podległościowe – imię i nazwisko kierownika wyświetli się automatycznie,
• Stanowisko – lista jest pobierana ze słownika definiowanego w bazie ERP,
• Miejsce pracy,
• Daty obowiązywania oferty – okres w którym ogłoszenie będzie aktywne,
• Typ oferty,
• Ilość pracowników.

Należy określić także, jaki typ rekrutacji (wewnętrzna / zewnętrzna) będzie dostępny. Ustawienie to jest również możliwe do zmiany na dalszych etapach zatwierdzania wakatu. Pozostałe pola nie są wymagane.

W kolejnej zakładce Ogłoszenie znajduje się formularz oferty. Można wypełnić wstępnie przygotowany schemat ogłoszenia składający się z czterech pól:

• Wstęp,
• Zakres obowiązków,
• Kwalifikacje (wymagane/opcjonalne),
• Oferta,

lub można wykorzystać szablon HTML, który należy przygotować we własnym zakresie. W tym celu należy zaznaczyć suwak przy Użyj własny szablon HTML . Pojawi się wówczas jedno pole do wpisania lub wklejenia treści w HTML oraz przycisk podglądu ogłoszenia:  otwierający nową kartę w przeglądarce internetowej. Edycja HTML jest dostępna tylko na desktopach.

Na zakładce Konfiguracja można dodatkowo zdefiniować, czy kandydat aplikujący na dany wakat będzie mógł wypełnić dodatkowe pola związane z preferencjami:

• Preferowany wymiar czasu pracy,
• Preferowana data rozpoczęcia pracy,
• Preferowane wynagrodzenie brutto.

Wybranie opcji Widoczne będzie oznaczać, że pole pojawi się do uzupełnienia, ale nie będzie obowiązkowe. Zaznaczenie parametru Wymagane spowoduje, że bez podania określonych preferencji dot. przyszłego zatrudnienia wysłanie zgłoszenia nie będzie możliwe.

W sekcji  Aplikacja – Kryterium oceny jest możliwość dodania własnych kryteriów, według których zostaną ocenione aplikacje złożone na ten wakat. Użytkownik może dodać dowolną liczbę kryteriów oceny.

Aby ustawić kryterium oceny należy podać jego opis oraz dodać za pomocą przycisku  . Dodane kryterium można edytować za pomocą opcji dostępnych pod ikoną 3 kropek Na zakładce Konfiguracja znajduje się również sekcja zawierająca Klauzulę poufności. W tym miejscu Użytkownik ma możliwość dodania własnych treści klauzul oraz edycji standardowo dostępnej klauzuli. Aby ustawić nową klauzulę należy podać jej opis a następnie dodać za pomocą przycisku . Klauzule można edytować za pomocą opcji dostępnych pod ikoną 3 kropek . Użytkownik może usunąć jedynie własne treści klauzul. Standardowo dostępna klauzula nie może zostać usunięta. Zaznaczenie parametru Zgoda wymagana spowoduje, że zawarcie danej zgody będzie wymagane podczas uzupełniania formularza aplikacji.

Po przygotowaniu wakatu można zapisać formularz ikoną dyskietki i pozostawić np. do dalszego uzupełnienia lub przekazać do zatwierdzenia do osoby z wyższymi uprawnieniami.

Użytkownik posiadający uprawnienie do zatwierdzania wakatów do publikacji może:

• edytować wakat,
• cofnąć wakat do kierownika zgłaszającego ,
• zatwierdzić wakat do publikacji ,
• cofnąć wakat do ponownego zatwierdzenia .

Ogłoszenie zostanie opublikowane po ostatecznym zatwierdzeniu i zaznaczeniu odpowiednich parametrów dotyczących rodzaju rekrutacji.

W widoku kafelkowym wakaty posiadają odpowiednie statusy:

• brak oznaczenia graficznego - wakat w trakcie przygotowania,
• - wakat oczekujący na zatwierdzenie,
• - wakat zatwierdzony (ogłoszenie jest opublikowane zgodnie z parametrami w wakacie),
•  - wakat zamknięty (zatrudniono wymaganą ilość pracowników lub na formularzu wakatu zaznaczono parametr Zamknięty, wakat zamknięty nie jest publikowany),
• daty w kolorze czerwonym – wakat, którego daty obowiązywania są wcześniejsze niż data logowania.

W widoku listy statusy oznaczane są za pomocą kropek w kolorze zgodnym z oznaczeniami na kafelkach. Po najechaniu na kropkę wyświetlony zostanie również słowny opis statusu.

Na wakacie wyświetlanym w widoku kafelkowym wyświetlana jest informacja o liczbie odsłon danego ogłoszenia oraz liczbie złożonych aplikacji.

W oknie wakatów znajduje się filtr, w którym dostępne są następujące kryteria: Centrum podległościowe, Status, Typ oferty, Stanowisko, Rodzaj rekrutacji, Daty obowiązywania

Publikacja ogłoszeń – konfiguracja

W aplikacji Comarch HRM została przygotowana wstępnie zewnętrzna strona internetowa, do której można skonfigurować przekierowanie np. z głównej strony firmowej. Adres strony jest tworzony poprzez dodanie podstrony /pl/kariera do adresu logowania – np. demo.epracownik.pl/pl/kariera Zalogowany Użytkownik może wyświetlić stronę z publikowanymi ogłoszeniami poprzez kliknięcie w ikonę podglądu , która jest dostępna z poziomu okna wakatów. Wyświetlony zostanie wówczas domyślny szablon strony internetowej widoczny na poniższym rysunku. Do szablonu należy jedynie wpisać numer telefonu i adres e-mail do kontaktu dla kandydatów.

 

Strona ta podlega również własnej konfiguracji z wykorzystaniem materiałów przygotowanych w własnym zakresie w HTML. Dostęp do konfiguracji jest oparty na oddzielnym uprawnieniu z sekcji Zarządzanie.

Zalogowany Użytkownik poprzez ikonę w górnej części okna podglądu będzie mógł przejść w tryb konfiguracji strony z ogłoszeniami. Ikona nie jest widoczna na urządzeniach mobilnych.

 

W panelu konfiguracyjnym można zdefiniować:

• adres strony WWW wyświetlany w prawym górnym rogu,
• wygląd i treść wstępu,
• wygląd i treść sekcji związanej z danymi kontaktowymi,
• wygląd i treść strony z podsumowaniem, w którym może być zawarte np. podziękowanie za złożenie aplikacji przez kandydata i/lub informacja o dalszych etapach rekrutacji. Domyślnie także dla tej strony został przygotowany prosty szablon.

   

Logo firmy wyświetlane w lewym górnym rogu okna jest pobierane z Konfiguracji. W dolnej części okna znajduje się pasek informujący o aplikacji Comarch HRM.

W oknie ogłoszeń wyświetlany jest także standardowy filtr (kryteria: Typ oferty, Stanowisko, Miejsce pracy) oraz wyszukiwarka stanowisk.

Rekrutacja – przykład własnej definicji strony internetowej (dane fikcyjne)

Rekrutacja – przykład własnej definicji strony podsumowania

Rekrutacja – przykład własnej strony ogłoszenia (dane fikcyjne)

Rekrutacja – przykładowy wygląd treści ogłoszenia na urządzeniu mobilnym (standardowy szablon ogłoszenia złożony z czterech sekcji)

Rekrutacja to moduł pozwalający na wykorzystanie aplikacji Comarch HRM do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, składającego się z następujących etapów:

• dodawanie i zatwierdzanie wakatów w wybranych przez Użytkownika centrach podległościowych,
• tworzenie ofert pracy, praktyk i staży,
• publikowanie ogłoszeń na zewnętrznej stronie internetowej (rekrutacja zewnętrzna) oraz poprzez Intranet (rekrutacja wewnętrzna),
• przyjmowanie aplikacji składanych przez kandydatów na wybrane stanowiska pracy oraz ich ocena,
• zatwierdzenie nowego pracownika z możliwością automatycznego uzupełnienia formularza kadrowego w bazie ERP,
• funkcjonalność archiwum aplikacji.

Dla Użytkowników, które są osobami decyzyjnymi w procesie rekrutacji przygotowano nowe opcje w schematach uprawnień. Akcje wykonywane w procesie rekrutacji są zapisywane w Historii operacji. Do Użytkowników wysyłane są także odpowiednie powiadomienia mailowe/SMS.

Rekrutacja – schematy uprawnień

Dostęp do poszczególnych operacji z zakresu Rekrutacji oparty jest na ustawieniach w schemacie uprawnień zalogowanego użytkownika. Ustawienia są dostępne na dwóch poziomach – uprawnienia podstawowe w grupie Rozwój pracownika – Rekrutacja oraz uprawnienia wyższe w grupie Zarządzanie – Rekrutacja i Rekrutacja - konfiguracja. Ustawienie w grupie Rozwój pracownika – Rekrutacja jest dostępne jedynie w odniesieniu do podwładnych, przez których należy rozumieć potencjalnych nowych pracowników biorących udział w procesie rekrutacji. W istniejącym w aplikacji schemacie Domyślny ustawiono dla rekrutacji podwładnych opcję Brak. Zmiana ustawienia na opcję Podgląd oznaczać będzie, że kierownik lub zastępca będą mieć wgląd w wakaty i aplikacje (bez prawa do ich edycji). Zmiana ustawienia na opcję Edycja umożliwi nadanie kierownikowi lub zastępcy określonych praw w zakresie:

• wakatów: dodawanie, usuwanie, edytowanie, przekazywanie do zatwierdzenia publikacji
• aplikacji: usuwanie, edytowanie (ocenianie), przenoszenie do/z archiwum, przekazywanie do zatwierdzenia zatrudnienia

W ustawieniach dotyczących Zarządzania oba uprawnienia domyślnie są ustawione jako Brak. Zmiana ustawienia na Aktywne oznacza umożliwienie Użytkownikowi:

• zatwierdzania wakatu do publikacji (opcja Zarządzanie > Rekrutacja)
• zatwierdzenia zatrudnienia nowego pracownika – w tym z opcją przesłania danych do działu kadrowego (opcja Zarządzanie > Rekrutacja)
• konfigurowania zawartości i wyglądu strony z ogłoszeniami (*\kariera) (opcja Zarządzanie > Rekrutacja - konfiguracja)

We własnych schematach uprawnień należy dokonać odpowiednich ustawień, aby umożliwić wybranym użytkownikom dostęp do menu Rekrutacja. Schemat Administrator posiada włączone wszystkie opcje jako Aktywne i Edycja.