Spotkanie

Uwaga

Przy dodawaniu spotkania w systemie Comarch ERP Altum, które ma zostać zsynchronizowane na urządzenie mobilne, należy zaznaczyć opcję „Dodaj do terminarzy pracowników”.

Spotkanie jest typem działania planowanego przeważnie z wyprzedzeniem. Za jego pomocą można zarejestrować spotkanie u Klienta. W przypadku tworzenia spotkań dostępne są dodatkowe opcje takie jak: wysyłanie działania do systemu po zaplanowaniu, czy też planowanie kolejnego po zrealizowaniu.

Okno planowania spotkania składa się z czterech zakładek:

• Określ wzorzec spotkania,
• Wybierz kontrahentów,
• Koszyk,
• Dzień.

Po wybraniu opcji planowania spotkania, nastąpi przejście na zakładkę: Określ wzorzec spotkania – okno zostało zaprezentowane poniżej.

Przy współpracy z systemem Comarch ERP Altum rodzaje spotkań definiuje się w systemie ERP, jako: Słowniki uniwersalne\CRM\Rodzaj kontaktu. Oznaczenie wybranych godzin w kolorze czerwonym oznacza, że w danym terminie istnieje zaplanowane już inne wydarzenie. Spotkanie może być ponadto powiązane z wątkiem na urządzeniu mobilnym, należy pamiętać jednakże wątek ten nie będzie wysyłany do systemu ERP. Spotkanie można powiązać z istniejącym, niezakończonym wątkiem przypisanym do danego Kontrahenta lub można stworzyć nowy wątek, z którym spotkanie zostanie powiązane. Powiązanie to jest fakultatywne.

Do działań CRM typu: spotkanie oraz kontakt umożliwiono dodawanie oraz wypełnianie zdefiniowanych kwestionariuszy. Spotkanie handlowe, rozmowa z Klientem za każdym razem może przebiegać nieco inaczej. W celu lepszego zarządzania kontaktami z kontrahentem, warto skorzystać z kwestionariuszy, które usystematyzują przebieg spotkania, rozmowy. Po naciśnięciu na przycisk plus w sekcji Kwestionariusz na wzorcu planowania spotkania, można wybrać ankietę zdefiniowaną w systemie Comarch ERP Altum oraz przypiętą do działania CRM: spotkanie, kontakt.

Wybrany kwestionariusz jest widoczny na wzorcu planowanego spotkania i jest możliwy do zmiany lub usunięcia. Na zakładce Kontrahenci należy wybrać kontrahenta, dla którego zostanie zaplanowane Spotkanie.

Po wybraniu Kontrahenta otworzy się nowe okno ze szczegółami, w którym dodatkowo będzie można wybrać osobę kontaktową, ustalić cykliczność działania oraz dodać opis spotkania. W przypadku dodania seryjnego kontrahentów dodatkowe wspomniane okno z dodatkowymi opcjami otworzy się po wybraniu danego kontrahenta zakładki Koszyk.

Na zakładce Koszyk prezentowana jest lista spotkań, która zostanie stworzona po naciśnięciu przycisku .

Na zakładce Dzień można zobaczyć zaplanowane działania w ujęciu dziennym.

Każde spotkanie może być tworzone, jako cykl działań. Aby określić cykl podczas planowania spotkania w sekcji Powtórzenie należy określić cykliczność działania. Możliwe do wyboru warianty powtórzeń zostały zaprezentowane poniżej.

Uwaga

Zrealizowanie, odrzucenie lub usunięcie jednego z wydarzeń typu Spotkanie, które jest częścią cyklu spowoduje podzielenie tego cyklu na dwie mniejsze części: pierwsza część cyklu do tego wydarzenia oraz druga część cyklu od tego wydarzenia. Po wejściu w edycję spotkania będącego w drugiej części cyklu i wybraniu opcji Edytuj: Cały cykl, tak naprawdę zostanie przeplanowana tylko druga część głównego cyklu. Natomiast wybranie opcji Usuń: Cały cykl spowoduje usunięcie wszystkich spotkań z całego głównego cyklu.

Gdy podczas planowania spotkania lub kontaktu został wybrany kwestionariusz, jest on dostępny podczas realizacji tego typu elementu CRM w sekcji: zadania do wykonania. Nazwa kwestionariusza zawierającego pytania wymagające odpowiedzi kolorem czerwonym. Oprócz nazwy i opisu kwestionariusza prezentowana jest także ilość udzielonych odpowiedzi oraz wszystkich pytań znajdujących się na ankiecie.

Kwestionariusz można zrealizować, dodać opis realizacji lub odrzucić. Jeśli na wybranym kwestionariuszu znajduje się przynajmniej jedno pytanie oznaczone w systemie Comarch ERP Altum jako wymagające odpowiedzi, to cały kwestionariusz jest uznany jako obligatoryjny. Podczas realizacji kontaktu nie będzie możliwe zatwierdzenie całego kontaktu, dopóki nie zostaną udzielone odpowiedzi na wymagane pytania.

Natomiast podczas odrzucania kwestionariusza na spotkaniu konieczne jest podanie powodu.

W aplikacji Comarch Mobile istnieje opcja skanowania odpowiedzi do ankiety. Warunkiem działania tej funkcji jest zainstalowana aplikacja Binary Eye na urządzeniu mobilnym. Po wywołaniu przycisku skanowania w oknie odpowiedzi możliwe jest zeskanowanie wartości – odpowiedzi ankiety.

Usunięcie niezrealizowanych spotkań zarejestrowanych na urządzeniu jest możliwe poprzez wybór opcji [Usuń], dostępnej z poziomu menu kontekstowego. Po naciśnięciu przycisku [Usuń] zostanie wyświetlone okno:

Realizacja spotkania polega na wybraniu przycisku [Realizuj] lub [Odrzuć] dostępnych z menu rozwijalnego. Menu rozwijalne i wszystkie dostępne opcje dla Spotkania zostało zaprezentowane na rysunku poniżej.

Po naciśnięciu na przycisk  zostanie wyświetlone okno realizacji spotkania zaprezentowane na rysunku poniżej.

Jeżeli wątek zostaje zamknięty i są z nim powiązane niezrealizowane zdarzenia cykliczne, to zostaną one usunięte. Jeżeli wątek zostaje zamknięty i są z nim powiązane zdarzenia niecykliczne niezrealizowane, to zamknięcie wątku spowoduje ich zakończenie z czasem realizacji 0 i dacie zrealizowania takiej jak data działania, podczas której zamknięto wątek. W uwagach do realizacji automatycznie doda się opis, który świadczy o zakończeniu działań z powodu zamknięcia wątku. Na karcie wątku znajdują się działania powiązane z danym wątkiem. Z tego poziomu istnieje możliwość np. realizacji lub wyświetlenia szczegółów danego działania.

Menu kontekstowe z dostępnymi opcjami zostało zaprezentowane na rysunku poniżej.