Kontakt

Do działań CRM typu: spotkanie oraz kontakt umożliwiono dodawanie oraz wypełnianie zdefiniowanych kwestionariuszy. Spotkanie handlowe, rozmowa z Klientem za każdym razem może przebiegać nieco inaczej. W celu lepszego zarządzania kontaktami z kontrahentem, warto skorzystać z kwestionariuszy, które usystematyzują przebieg spotkania, rozmowy. Po naciśnięciu na przycisk plus w sekcji Kwestionariusz na wzorcu planowania spotkania, można wybrać ankietę zdefiniowaną w systemie Comarch ERP Altum oraz przypiętą do działania CRM: spotkanie, kontakt.

Wybrany kwestionariusz jest widoczny na wzorcu planowanego spotkania i jest możliwy do zmiany lub usunięcia. Na zakładce Kontrahenci należy wybrać kontrahenta, dla którego zostanie zaplanowane Spotkanie.

Po wybraniu Kontrahenta otworzy się nowe okno ze szczegółami, w którym dodatkowo będzie można wybrać osobę kontaktową, ustalić cykliczność działania oraz dodać opis spotkania. W przypadku dodania seryjnego kontrahentów dodatkowe wspomniane okno z dodatkowymi opcjami otworzy się po wybraniu danego kontrahenta zakładki Koszyk.

Na zakładce Koszyk prezentowana jest lista spotkań, która zostanie stworzona po naciśnięciu przycisku .

Na zakładce Dzień można zobaczyć zaplanowane działania w ujęciu dziennym.

Każde spotkanie może być tworzone, jako cykl działań. Aby określić cykl podczas planowania spotkania w sekcji Powtórzenie należy określić cykliczność działania. Możliwe do wyboru warianty powtórzeń zostały zaprezentowane poniżej.

Uwaga

Zrealizowanie, odrzucenie lub usunięcie jednego z wydarzeń typu Spotkanie, które jest częścią cyklu spowoduje podzielenie tego cyklu na dwie mniejsze części: pierwsza część cyklu do tego wydarzenia oraz druga część cyklu od tego wydarzenia. Po wejściu w edycję spotkania będącego w drugiej części cyklu i wybraniu opcji Edytuj: Cały cykl, tak naprawdę zostanie przeplanowana tylko druga część głównego cyklu. Natomiast wybranie opcji Usuń: Cały cykl spowoduje usunięcie wszystkich spotkań z całego głównego cyklu.

Kontakt jest rodzajem działania rejestrowanym przeważnie post factum. Kontakt jest zawsze powiązany z wątkiem przypisanym do Kontrahenta. Kontakt jest zawsze powiązany z wątkiem przypisanym do Kontrahenta. Jednak powiązanie kontaktu z wątkiem będzie występowało tylko w obrębie aplikacji, a wątek nie będzie synchronizowany do systemu ERP. Sam kontakt będzie natomiast wysłany, jako Kontakt CRM. Okno planowania kontaktu składa się z trzech zakładek: Podczas planowania kontaktu na zakładce Wybierz Kontrahentów: określa się Kontrahenta, z którym został zarejestrowany kontakt. Po wybraniu Kontrahenta otworzy się nowe okno ze szczegółami planowania kontaktu, w którym określa się wątek, tytuł kontaktu, datę i czas trwania, osobę kontaktową oraz opis kontaktu. Jak zostało wspomniane na początku punktu Kontakt musi być powiązany z wątkiem. Kontakt można powiązać z istniejącym, niezakończonym wątkiem przypisanym do danego Kontrahenta lub można stworzyć nowy wątek, z którym kontakt zostanie powiązany. Pola oznaczone kolorem czerwonym są polami wymaganymi do wypełnienia w celu zapisania działania. Jeśli do elementu kontakt w systemie Comarch ERP Altum został przypięty przynajmniej jeden kwestionariusz, podczas planowania kontaktu w aplikacji będzie widoczna sekcja: Kwestionariusz, umożliwiająca wybór ankiety oraz jej realizację na kontakcie. Opis wyboru kwestionariusza został zaprezentowany TUTAJ, natomiast jego realizacja kwestionariusza TUTAJ. Przejście do realizacji kwestionariusza na kontakcie odbywa się przy pomocy przycisku . Pytania, które na wzorcu ankiety zostały określone, jako: „wymagające odpowiedzi” oraz cały kwestionariusz zawierający przynajmniej jeden taki element wymagany, są oznaczone w aplikacji kolorem czerwonym. Przy nazwie kwestionariusza w nawiasie jest prezentowana ilość pytań znajdujących się na kwestionariuszu.

Gdy podczas planowania spotkania lub kontaktu został wybrany kwestionariusz, jest on dostępny podczas realizacji tego typu elementu CRM w sekcji: zadania do wykonania. Nazwa kwestionariusza zawierającego pytania wymagające odpowiedzi kolorem czerwonym. Oprócz nazwy i opisu kwestionariusza prezentowana jest także ilość udzielonych odpowiedzi oraz wszystkich pytań znajdujących się na ankiecie.

Kwestionariusz można zrealizować, dodać opis realizacji lub odrzucić. Jeśli na wybranym kwestionariuszu znajduje się przynajmniej jedno pytanie oznaczone w systemie Comarch ERP Altum jako wymagające odpowiedzi, to cały kwestionariusz jest uznany jako obligatoryjny. Podczas realizacji kontaktu nie będzie możliwe zatwierdzenie całego kontaktu, dopóki nie zostaną udzielone odpowiedzi na wymagane pytania.

Natomiast podczas odrzucania kwestionariusza na spotkaniu konieczne jest podanie powodu.

W aplikacji Comarch Mobile istnieje opcja skanowania odpowiedzi do ankiety. Warunkiem działania tej funkcji jest zainstalowana aplikacja Binary Eye na urządzeniu mobilnym. Po wywołaniu przycisku skanowania w oknie odpowiedzi możliwe jest zeskanowanie wartości – odpowiedzi ankiety.